秘書學復習提綱

1、秘書學復習提綱第一章 緒論一、秘書的涵義1、最早出現(xiàn)秘書學一詞是在漢代：指物，宮中秘藏之書。2、1912年孫中山成立南京臨時政府，才出現(xiàn)了具有現(xiàn)代意義的秘書和秘書機構。3、西方：輔臣（大秘書）。4、在我國，秘書主要是指黨和政府機關、企業(yè)事業(yè)單位、社會團體、軍隊、院校內的一種行政職位。其主要職能是輔助管理，綜合服務；主要工作是撰擬文稿、管理文書、接待來訪、組織會議、調查研究、處理信息、辦理事務、參謀咨詢、聯(lián)絡協(xié)調等。即所謂秘書，在我國現(xiàn)代主要是指為黨和政府機關、企事業(yè)單位、社會團體或個人提供輔助管理與綜合服務的人員。二、秘書的類別與層次（理解）1、從秘書服務對象的性質來劃分，可分為公務秘書和私人

2、秘書兩類。2、按照秘書人員所從事的行業(yè)來劃分，可分為黨務秘書、行政秘書、軍事秘書、司法秘書、外交秘書、新聞秘書、教學秘書、科研秘書等。3、按照秘書人員所從事的工作內容劃分，可分為行政秘書、文字秘書、機要秘書、信訪秘書、通訊秘書、生活秘書。4、按秘書承擔職責范圍大小和工作任務輕重，在縱向上分為三個層次：高級秘書、中級秘書、初級秘書。三、秘書的職業(yè)特征1、基本特征：綜合服務性。2、具體化特征：綜合輔助性服務性（直接性、廣泛性、穩(wěn)定性）；知識化；年輕化；初級中級秘書女性化；高級秘書男性化。四、秘書工作的含義1、秘書工作：是指秘書機構和秘書人員圍繞領導機構和領導人提供輔助服務過程中所展開的一系列綜合性

3、的工作，包括政務和事務。2、簡單地說：參與政務、管理事務、搞好服務。五、秘書工作的性質：輔助性（根本屬性）、服務性、機密性、綜合性六、秘書工作的職能作用1、助手作用：事務把關和處理。2、參謀作用：政務調研和草擬方案。3、信息樞紐作用：上下左右內外的書面和口頭信息的交流樞紐和集散地，提供、傳遞和反饋各種信息的橋梁和中介環(huán)節(jié)。4、協(xié)調作用：信息樞紐和權威地位和工作方式?jīng)Q定的。5、公共關系作用：內引外聯(lián)、群眾來信來訪、各方來人洽談業(yè)務或協(xié)調工作等等，大都由秘書部門出面辦理。七、做好秘書工作的要求1、三原則：準確、迅速、保密。2、四轉變（1）由單純辦文辦事既辦文辦事，又出謀劃策；（2）由單純傳遞信息綜

4、合處理信息；（3）由被動服務主動服務；（4）由憑老經(jīng)驗辦事科學化管理；3、七趨勢：職業(yè)社會化、任職資格化、職能腦力化、辦公現(xiàn)代化、年輕化、初級秘書女性化、高級秘書男性化。八、傳統(tǒng)秘書三辦：辦文、辦事、辦會。九、現(xiàn)代秘書工作規(guī)律：圓規(guī)律（以領導為中心）、兩條線律（需求線、追逐線）。十、秘書學的涵義秘書學：是一門研究秘書工作規(guī)律和秘書人員任職要求的綜合性、應用性的科學。十一、秘書學的研究對象：秘書工作、秘書人員、秘書機構。十二、秘書學的研究內容：史、論、專、技。（1、秘書史；2、秘書理論；3、與秘書相關的專業(yè)知識技能。）十三、秘書學的學科性質：交叉邊緣綜合應用學科。十四、秘書學產(chǎn)生的原因和條件：原

5、因：古代文獻存于宮禁之中，研究難度大；建國之后受“左”的干擾，沒有引起重視；改革開放以后，現(xiàn)實的迫切需要應運而生。條件：悠久的歷史經(jīng)驗；國家的重視；宏觀指導；現(xiàn)實的需要。第二章 秘書工作的起源和發(fā)展一、最早的秘書工作掌握在“巫”與“史”手里。最早的公文是甲骨文。二、秦漢時期的“三公”是指：丞相、太尉、御史大夫。三、秘書工作起源的條件： 1、基本社會條件：領導機構的形成。 2、重要物質條件：文字和文書的萌生。第三章 秘書素養(yǎng)和悟性一、現(xiàn)代秘書應該具備哪些素養(yǎng)：1、具有博專精的知識結構；2、具有超群的表達、交際、協(xié)調與應變能力；3、具有過硬的政治與理論修養(yǎng)；4、具有正派的思想作風；5、具有堅定的職

6、業(yè)道德；6、具有良好的心理素質，并能夠自我心理調適；7、具有敏銳的工作悟性；8、具有很好的禮儀修養(yǎng)和形象。第四章 秘書職能環(huán)境一、秘書職能環(huán)境層次結構1、秘書機構內部環(huán)境人員構成、工作制度、分工協(xié)作、人際關系、負責人、內部精神、辦公設備和辦公條件。2、所在組織內部環(huán)境（1）組織的結構要素：組織目標、機構、人員、權力分配、工作制度等。（2）組織動態(tài)運行要素：組織效率、節(jié)奏、整體協(xié)作狀態(tài)等。（3）組織的心態(tài)發(fā)展要素：成員對組織的認同程度、權責觀念、團隊意識等。（4）組織的生態(tài)發(fā)展要素：組織適應環(huán)境的程度、反應能力、合理配置各種資源的能力、開拓進取的創(chuàng)新能力、維持組織正常運轉的凝聚力。（5）組織的物

7、質環(huán)境條件：組織的資金、設備、辦公場所等。（6）組織信息要素：組織信息網(wǎng)絡的功能、開放程度、運作能力等。3、秘書所在組織外部要素（1）宏觀的國內外政治、經(jīng)濟、科技、文化等環(huán)境。（2）組織的行業(yè)系統(tǒng)環(huán)境、地區(qū)環(huán)境、市場環(huán)境、社區(qū)環(huán)境等。二、秘書職能環(huán)境的影響因素1、職能環(huán)境的信任度。2、職能環(huán)境的和諧度。3、職能環(huán)境的開放度。4、職能環(huán)境的自由度。三、秘書對具體環(huán)境障礙的排除1、信任障礙的排除。2、理解障礙的排除。3、溝通障礙的排除。4、利益障礙的排除。第五章 秘書的人際關系一、秘書的角色意識的含義秘書的角色意識：是指秘書人員對自己所承擔角色的社會地位、身份及行為模式、規(guī)范的整體認識和判斷。第六

8、章 辦公室事務管理一、辦公室環(huán)境管理的原則：方便、舒適、和諧統(tǒng)一、安全。二、時間管理（理解看）：一般通過編排時間預定表和時間計劃表進行時間安排分配。A、時間管理要素：1、強烈的時間觀念； 2、清晰的時間成本效益觀念； 3、時刻牢記時效觀念； 4、定量控制自己的時間能力。B、A、B、C、D時間管理法：A、很重要，也很緊急B、很重要，但不緊急C、很緊急，但不重要D、即不重要，也不緊急三、會做日程安排表日期時間工作內容地點準備時間參與人員2006/12/282006/12/292006/12/302006/12/312007/1/12007/1/22007/1/32007/1/4四、會設計電話記錄表

9、房地產(chǎn)電話接聽記錄表姓 名性 別需 求 面 積戶 型認知途徑現(xiàn)居?。üぷ鳎﹨^(qū)域幾 口 之 家對價格反應詢 問 內 容是否看過其他小 區(qū)電 話記錄人復 式三室二廳四室二廳廣 告介 紹其 他高低制表人： _填表日期：_ 年 _ 月 _ 日五、保密工作的內容：文件、會議、通訊、計算機、涉外、經(jīng)濟情報、新聞報道和出版的保密。六、郵件接收程序：簽收、拆封、登記、分類、及時處理郵件并記錄、呈送郵件。第七章 接待工作一、會見的含義會見：國際上一般稱接見或拜會，凡身份較高的人士會見身份較低者，或是主人會見客人，一般都稱為會見。二、會談的含義會談：是指雙方或者多方就某些重大的政治、經(jīng)濟、文化、軍事問題，以及其他

10、共同關心的問題交換意見，會談也可以指洽談業(yè)務，即就具體業(yè)務進行談判、會商。三、會見和會談的區(qū)別1、內容不同：會見的內容是禮節(jié)性、事務性較強；會談的內容經(jīng)濟性、利益性較強。2、功能不同：會見主要是為了加強雙方的關系，處理事務；會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。第八章 秘書與信息工作一、信息的特征：客觀性、時效性、開發(fā)性、傳遞性、共享性。二、信息的表現(xiàn)形態(tài)：文字形態(tài)的信息、聲像形態(tài)的信息、記憶形態(tài)的信息。三、零次情報的含義零次情報：是指在人際交流的過程中產(chǎn)生、傳播和被接受的不具有確定性的記錄載體的信息表現(xiàn)。四、零次情報的來源

11、：各種會議、各種信息市場和技術市場、各種公共場所。五、信息工作在秘書工作中的地位和作用1、信息工作是秘書部門的重要職能。2、信息工作是秘書工作的重要基礎。3、信息工作是秘書部門輔助決策的重要手段。4、信息工作有利于開創(chuàng)秘書工作新局面。六、信息工作流程：收集、加工、傳遞、貯存、反饋、開發(fā)利用等。七、信息加工的主要方式：對信息進行編寫八、信息編寫的特征：直接性、真實性、準確性、伸縮性、樸實性、新穎性。九、信息開發(fā)的含義信息開發(fā)：是在收集大量信息的基礎上，根據(jù)決策、管理、經(jīng)營等需要，利用科學的研究方法，對現(xiàn)有信息進行系統(tǒng)的歸納整理，對事物的發(fā)展趨勢作出判斷和預測，提供全面性、高層次信息加工過程。十、

12、信息開發(fā)的基本方式：信息編寫。十一、信息加工的含義：是指對某一類別的信息或一定時間內的信息，從總體上進行系統(tǒng)歸納整理分析研究和綜合處理，形成比較系統(tǒng)，價值更大的信息。十二、調查研究的方法：1、普遍調查 2、典型調查 3、抽樣調查 4、重點調查第九章 會務工作一、會議地含義：是指有組織、有目的的召集人們商議事情，溝通信息，表達意愿的行為過程。二、會議的要素1、形式要素：名稱、時間、地點、與會人員、會議方式、會議主持者、會議主題。2、內容要素：指導思想、議題、目的、任務、作用。3、程序要素：會議準備、會議開始、會議進行、會議結束、會議決定的貫徹落實。4、財務要素：會議經(jīng)費、會議設備、會議服務設施。

13、三、會議的作用與缺陷：作用：1、立法作用。2、行政手段作用。3、上傳下達、部署任務的作用。4、宣傳教育作用。5、理論研究作用。缺陷：造成時間、精力、經(jīng)濟財務、信息資源的浪費，助長不正之風。四、會議的種類（理解）1、按規(guī)模分：特大型（萬人以上）、大型（上千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）。2、按性質分：法定性、決策性、專業(yè)性、動員性、紀念性、外事性、專題性、綜合性。3、按時間分：定期和非定期。4、按出席對象分：聯(lián)席會、內部會、代表會、群眾會。5、按召開方式分：電話會、電視會、廣播會、網(wǎng)絡會。6、公司常見會議類型：經(jīng)理例會與特別例會、員工大會、公司年會、股東大會和董事會、客戶咨詢會、

14、展覽會、訂貨會、業(yè)務洽談會等。五、會議記錄的內容與格式1、記錄頭：會議名稱、會議時間、會議點、會議主席（主持人）、會議出席、列席和缺席情況、會議記錄人、會議主要議題。2、記錄主體：與會者的發(fā)言、議定事項。3、記錄尾部：散會、主持人、記錄人簽字。例文：公司辦公會議記錄時間：一九年月日時地點：公司辦公樓五樓大會議室出席人：缺席人：主持人：公司總經(jīng)理記錄人：辦公室主任劉主持人發(fā)言：(略)與會者發(fā)言散會主持人：(簽名)記錄人：(簽名)(本會議記錄共頁)六、務虛會議：是指產(chǎn)生思想觀念的政策性、理論性會議。第十章 秘書工作規(guī)律一、秘書工作的一般規(guī)律公式（理解）D=KL（S+A）D 表示領導對秘書公務服務的

15、滿意程度。K 表示受各方面環(huán)境影響的參數(shù)。L 表示主輔配合的有效程度。S 表示服務有效投入度（包括智能、體能、時間的投入）。A 表示參謀輔助程度。二、對立統(tǒng)一規(guī)律在秘書工作中的運用1、事務與政務。2、被動與主動。3、綜合性與專業(yè)性。4、維持與適應。5、聽命與勸諫。6、宣傳與保密。7、謀利與執(zhí)行。8、全面與重點。9、規(guī)范性與隨機性。10、間接性與直接性。第十一章 商務文書與商務函電一、商務文書的含義商務文書：是指企業(yè)之間在處理商務往來時的各類重要的文字性工作。比如商務文件、商務文案或制作一些法律文書。二、商務函電的特點1、格式化中透出人情味和成熟。2、規(guī)范化中講究分寸感和禮儀。三、會寫以下6種商

16、務函電商洽函、詢問函、請求函、告知函、答復函、聯(lián)系函商洽事宜函中國科學院研究所關于建立全面協(xié)作關系的函 大學： 近年來，我所與你校雙方在一些科學研究項目上互相支持，取得了一定的成績，建立了良好的協(xié)作基礎。為了鞏固成果，建議我們雙方今后能進一步在學術思想、科學研究、人員培訓、儀器設備等方面建立全面的交流協(xié)作關系，特提出如下意見： 一、 定期舉行所、校之間學術討論與學術交流。（略） 二、根據(jù)所、校各自的科研發(fā)展方向和特點，對雙方共同感興趣的課題進行協(xié)作。（略） 三、根據(jù)所、校各自人員配備情況，校方在可能的條件下對所方研究生、科研人員的培訓予以幫助。（略） 四、雙方科研教學所需要高、精、尖儀器設備，

17、在可能的條件下，予對方提供利用。（略） 五、加強圖書資料和情報的交流。 以上各項，如蒙同意，建議互派科研主管人員就有關內容進一步磋商，達成協(xié)議，以利工作。特此函達，務希研究見復。 中國科學院研究所（蓋章） 年月日四、公文撰制程序：交擬構思-起草-會簽-審核-簽發(fā) 發(fā)文辦理程序：注發(fā)-編號-繕較-用印-封發(fā)-投送第十二章 公文撰制、信訪與檔案工作一、公文撰制程序：交擬、構思、擬議、起草、會簽、審核、簽發(fā)二、信訪的含義：是指公民、法人或者其他組織采用書信、電子郵件、傳真、電話、走訪等形式，向各級人民政府、縣級以上人民政府工作部門反映情況，提出建議、意見或者投訴、請求，依法由有關行政機關處理的活動。

18、三、信訪工作的含義：是指領導機關依照政策法規(guī)受理信訪事項，調整信訪關系的全部活動。四、信訪工作的構成要素與特點：A、構成要素：信訪人；信訪受理者；信訪事項；信訪工作方式；信訪工作效果。B、特點：群眾性、經(jīng)常性、政策性、思想性五、信訪工作的作用1、聯(lián)系群眾的作用。2、民主監(jiān)督的作用。3、促進社會和諧的作用。4、反饋信息的作用。六、信訪條例是1995年10月28日頒布的，2005年1月10日頒布了新的信訪條例，于2005年5月1日起實施。七、接待來訪的程序：接待、登記、接談、處理、回訪。八、檔案的種類（理解）1、從年代劃劃分： 可分為古代、近代、現(xiàn)代檔案；也可以分為中華人民共和國成立以前和中華人民共和國成立以后的檔案。2、從內容上劃分，文書、科技、專業(yè)檔案。3、從載體上劃分，甲骨、金石、簡牘、縑帛、紙質、膠片磁帶、電子檔案等。八、檔