辦公室管理制度

1、.文件編號HO-A-P-009版 本A/O文件名稱辦公室管理制度頁 次8/8管制文件章序號章文 件 制 / 修 訂 記 錄制/修訂日期版本頁數(shù)修訂頁次修 訂 記 錄200/08/17A/08制訂部門制 訂 者審 核核 準分 發(fā) 部 門行政部董秘辦 1 份 行政中心 3 份總經(jīng)辦 1 份 營銷中心 5 份財務中心 1 份 制造中心 8 份采控中心 1 份 研發(fā)部 1 份 廣州市場部 1 份 北京市場部 1 份上海市場部 1 份 一、目 的 為進一步規(guī)范辦公室人員的工作秩序，創(chuàng)造優(yōu)美的工作環(huán)境，提高工作效率促使辦公秩序規(guī)范化，特制訂本制度。二、范 圍適用于公司全體員工三、管理細則 3.1辦公室禮儀

2、 3.1.1辦公室職員儀表應整潔、大方； 3.1.2辦公室職員在與公司內(nèi)外人員交流時，應隨時注意微笑、有禮，不可與對方發(fā)生言語或肢體沖突； 3.1.3在任何場合應用語規(guī)范，語氣溫和，音量適中，嚴禁大聲喧嘩； 3.1.4接聽電話應及時，一般鈴響不應超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的職員應主動接聽，重要電話作好接聽記錄，嚴禁占用公司電話時間太長；打電話時不要使用免提以免打擾他人辦公。 3.1.5應保持辦公室安靜，不準大聲喧嘩，不準工作中放聽音樂； 3.1.6工作人員辦公時，不準串崗閑談，未經(jīng)部門經(jīng)理同意，不準隨意外出離開公司，不準利用公司電腦私人聊天，玩游戲； 3.1.7辦公室應保持環(huán)境美化，

3、工作人員應講究衛(wèi)生，維護環(huán)境清潔，不得隨地吐痰、講臟話，不準亂丟垃圾； 3.1.8接待客人，要做到舉止文明、談吐文雅、熱情大方，講究禮貌。 3.1.9部門開會或研究討論較長時間的活動，應安排到會議室或洽談室進行； 3.2辦公室上班時間 3.2.1周一至周五：上午上班時間：9:0012:00；下午上班時間：13:0017:30（可根據(jù)實際情況做出相應調(diào)整以行政中心出具通知為準）；按時上下班不得遲到、早退或曠工，有事須請假； 3.3著裝管理 3.3.1員工在上班時間內(nèi)，要注意儀容儀表，總體要求是：得體、大方、整潔，上班不得穿拖鞋。 3.3.2男職員的著裝要求：不得穿奇裝異服，不準袒胸露背。 3.3

4、.3女職員上班不得穿超短裙、低胸衫、吊帶衫或其他有礙觀瞻的奇裝異服。 3.3.4員工要注意個人的清潔衛(wèi)生，上班應注意將頭發(fā)梳理整齊。男職員發(fā)不過耳，并一般不留胡子,女職員提倡化淡妝，金銀或其他飾物的佩帶應得當。 3.4辦公文具管理 3.4.1辦公文具分類（公司辦公室辦公文具分為易耗品、耐用品） 3.4.1.1低值易耗品：如筆芯、紙、電池、訂書釘、回形針、涂改液、膠水、雙面膠、橡皮擦等； 3.4.1.2耐用品：如刀具、卷尺、訂書機、筆婁、電話機、排插、打孔機、白板、快勞夾、文件夾等； 3.4.3辦公文具申領流程 3.4.1各部門在本部指定一名兼職文具申購和申領的人員跟行政部相關辦公文具工作對口；

5、 3.4.2辦公文具易耗品領取必須通過本部門經(jīng)理簽字確認才可申領，辦公文具耐用品由本部經(jīng)理簽字后，行政部經(jīng)理簽字確認才可領取，行政部將領取耐用品登記造冊，以備查閱核對。除新進員工外，其他員工必須遵循以舊換新的原則才可進行再次申領； 3.4.3辦公文具領取時間：每周二、周四行政部進行統(tǒng)一發(fā)放，逾期不予以發(fā)放，如遇特殊情況需行政副總或以上領導簽字才可發(fā)放； 3.4.4新進人員到職時持有效辦公用品需求單，向行政部前臺處領用辦公物品；人員離職時，必須向行政部前臺處辦理辦公物品歸還手續(xù)，未經(jīng)行政部認可的，其它部門不得為其辦理離職手續(xù)； 3.5辦公固定電話管理 3.5.1本公司電話，主要是為了方便與外界溝

6、通，開展業(yè)務之用，嚴禁員工用公司固定電話撥打私人電話。 3.5.2電話管理由行政部統(tǒng)籌負責，使用則由各部門主管負責監(jiān)督與控制。各部門電話與傳真的使用由該部門負責人或指定人員負責。 3.5.3各部辦公電話不得隨意讓非本部門人員使用，特殊情況需報備部門負責人并征得同意。 3.5.4為發(fā)揮電話最大效能，節(jié)省開支 ，員工打電話時，用語應盡量簡潔，明確，以減少通話時間。正常通話不得超過五分鐘。 3.5.5員工因緊急私事使用電話，應征得部門負責人同意。對隱瞞不報者以一罰十并予公示作為警告，嚴重者除照實賠償外，同時予以行政處分。 3.5.6行政部將以每月電話費用清單為依據(jù)，如發(fā)現(xiàn)有與公司業(yè)務無關電話，由部門

7、查實當事人，將處以當事人電話費的雙倍罰款。若部門無法核實當事人，罰款由部門全體人員平攤。3.5.7撥打國際長途，168、QQ充值、網(wǎng)絡游戲充值等特殊收費電話屬嚴重違紀行為，不僅電話費由當事人雙倍承擔，還應視情節(jié)嚴重給當事人行政處分。3.5.8各部門不得自行拉設通信線路。需要增加或改動線路的，須報備行政部核準后，由行政部指定人員施工。 3.5.9電話開通功能申請流程 3.5.9.1申請人提出申請?zhí)顚戦_通外線電話申請單； 3.5.9.1由部門經(jīng)理確認，行政副總核準，最后由行政部安排辦理； 3.5.10在崗位空缺或人員者出差時，相關負責人或使用人員需提前向行政部報備，由行政部進行“加鎖”處理，否則因

8、此造成的浪費由部門負責人或者使用人員承擔； 3.5.11傳真電話不能被占為普通電話使用，以免延誤傳真收發(fā)，公司傳真機應隨時處地開機接由狀態(tài)（假期除外）。 3.6公文管理規(guī)定 3.6.1目的：為加強公司文件管理，做好公文處理工作，使之規(guī)范化、制度化，根據(jù)有關規(guī)定，結(jié)合本公司實際，特制定本管理規(guī)定。 3.6.2發(fā)文處理：擬稿核稿簽發(fā)編號蓋章分發(fā) 3.6.2.1擬稿：按照各部門誰主管，誰擬辦的原則。涉及兩個部門以上會稿的，由主辦部門牽頭擬辦，有關部門協(xié)辦。稿件需填寫公司統(tǒng)一的發(fā)文稿紙作面頁,按規(guī)定要求擬稿。 3.6.2.2核稿：由部門經(jīng)理初核，在面頁上簽名并簽署日期；送行政中心審核，從公文規(guī)格、內(nèi)容

9、上把關。 3.6.2.3簽發(fā)：以公司名義對外的發(fā)文，由公司行政中心相關領導簽發(fā)。 3.6.2.4編號：由行政中心統(tǒng)一登記、編號、計算份數(shù)等。 3.6.2.5打?。簲M辦部門打印完畢，擬稿人校對并在頁面上簽名。 3.6.2.6蓋章：由行政中心辦公室助理辦理有關蓋章手續(xù)。 3.6.2.7分發(fā)：由辦公室助理統(tǒng)一分發(fā)，原稿與正文1份（原件）存檔。 3.6.3收文的處理辦結(jié)交辦呈批擬辦登記拆封 3.6.3.1拆封：當天的來文當天拆封。收文單位署名公司的，由行政中心統(tǒng)一拆封，署名有關部門的，由部門拆封，由政府部門所發(fā)的文件，由行政中心拆封存檔并復印給相關部門。 3.6.3.2登記：凡明確是公司收文的，不論以

10、何種形式收到，都統(tǒng)一由行政中心登記、編號。 各部門收到的由部門登記、編號。 3.6.3.3擬辦：行政中心根據(jù)公文內(nèi)容、性質(zhì)提出擬辦意見。3.6.3.4呈閱、呈批：根據(jù)擬辦意見，需呈總經(jīng)理批閱的由行政中心辦公室助理呈送領導批示，需呈董事長批閱的由董事辦相關人員呈送領導批示。3.6.3.5交辦：根據(jù)公司領導的批示傳遞到承辦部門。緊急公文，文書人員應提出辦理時限，加強督促催辦。3.6.3.6辦結(jié)：經(jīng)辦理的文件要注明辦理結(jié)果和日期，然后存檔。 3.7檔案管理3.7.1目的：為加強檔案資料的管理，充分發(fā)揮檔案資料在公司業(yè)務開展中的作用，保守公司機密，保證各項事務的順利進行，特制訂本規(guī)定。3.7.2文件資

11、料歸檔范圍和分類 3.7.2.1公文類：（行政中心管理） a.國家有關政策法規(guī)、上級或有關主管部門、單位的來文。 b.公司各項規(guī)章制度、各部門工作職責、崗位責任制。 c.公司及各部門年終工作總結(jié)、年度工作計劃。 d.公司內(nèi)部的請示及批復，其它文件資料。 3.7.2.2財務類（財務部管理） 會計檔案，如月、年度計劃、統(tǒng)計資料、計劃報表、會計報表等。 3.7.2.3公司類：（行政中心管理） a.公司營業(yè)執(zhí)照、代碼證、資質(zhì)證書、稅務登記證和業(yè)務許可證等證件；公司章程、協(xié)議和申報成立公司等資料；驗資報告等資信文件。b.各類投資、合作、聯(lián)營、貸款、擔保項目的經(jīng)濟合同或協(xié)議書以及合作方的資信材料。 3.7

12、.2.4音像類：（行政中心管理） 涉及上述歸檔范圍的錄像、錄音和電腦軟件，公司重大活動的照片等等。 3.7.2.5人事類：（行政中心管理）a.員工人事檔案；b.社保資料；c.相關人事資料（如：績效考核、薪酬福利、勞動合同等）。 3.7.3檔案管理要求 3.7.3.1文件資料的歸檔規(guī)定入電腦存檔編號收存登記簽收呈閱 a.保管部門按照文件資料的成文時間或類別等性質(zhì)分門別類，編號收存；凡國家有關政策法規(guī)、上級來文及有關主管部門的批示等，存檔前先交有關負責人審閱、必要時呈公司領導閱示，方可歸檔。 b.為避免存檔資料的遺漏和混亂，必須嚴格存檔的簽收和登記手續(xù)。文件資料經(jīng)辦人要為存檔資料設立登記本，列明存

13、檔資料名稱、份數(shù)及必要說明，交檔時由保管部門在登記本上簽收。保管部門然后將資料目錄編入電腦作存檔登記。 c.行政中心作為歸檔部門，所有加蓋公司章的文檔（包括合同）都必須在行政中心存有正本。請各部門及分公司在走完所有流程后將原件存到行政中心。 3.7.3.2文件資料借閱規(guī)定辦理注銷手續(xù)辦理 登記手續(xù)行政副總批準借閱非機密性文件 歸還總經(jīng)理批準借閱機密性文件出具單位書面證明外來人員查閱 a.查閱借用任何文件資料，必須辦理登記手續(xù)；歸還時必須檢查無誤方可辦理注銷手續(xù)。 b.借閱非機密性文件，須經(jīng)行政中心副總經(jīng)理批準；凡公司重要和機密性資料，未經(jīng)總經(jīng)理批準，不得借出。c.外單位人員來查閱資料，應出具其

14、單位書面證明，并經(jīng)總經(jīng)理批準，方可查閱。d.任何人查閱借用檔案原件，不準拆散案卷、折頁、摘抄、復制；確因工作需要摘抄、復制，須經(jīng)行政副總批準。不準在文件、資料、圖紙上劃線、圈點、涂改或作記號，如需要修改圖紙必須按規(guī)定另行辦理手續(xù)。e.檔案資料發(fā)生損毀時，由于保管員疏忽造成的，首次扣除績效獎金50元，再次扣除100元，并給予行政處分；由于借閱者疏忽造成的，對借閱者進行同樣處罰。檔案資料遺失者，遺失一般資料扣除績效獎金50元/次，遺失重要資料，追究當事人行政法律責任。f.查閱借用檔案者必須嚴守公司機密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄。否則，按公司有關規(guī)定處罰。由于泄漏機密而給公司造成重大經(jīng)濟損失者，將追

15、究其法律責任。 3.7.3.3歸檔時間a.屬歸檔范圍的來往公文、計劃、總結(jié)、會議紀要等文件資料，應在辦文完成后二天內(nèi)交行政中心辦公室專員歸檔。b.經(jīng)政府有關部門批復的批文和藍圖，經(jīng)辦人員領回后應當天交行政中心辦公室助理歸檔。c.經(jīng)有關領導審閱，認為需歸檔的隨時歸檔。d.項目竣工及其驗收工作結(jié)束后，一個月內(nèi)立卷歸檔。 3.8印鑒管理規(guī)定3.8.1目的：公司印章是公司對內(nèi)對外行使權力的標志，也是公司名稱的法律體現(xiàn)，因此，必須對印章進行規(guī)范化、合理化的嚴格管理，以保證公司各項業(yè)務的正常運作。3.8.2印章種類 a.正式(公司)印章，是按照政府規(guī)定，由主管部門批準刻制的代表公司權力的印章。b.專用章，

16、為方便工作專門刻制的用于某種特定用途的印章，如：合同專用章、財務專用章、業(yè)務部門專用章等。c.手章(簽名章)，是以公司法人代表名字刻制的用于公務的印章。 3.8.3印章的管理規(guī)定 a.印章指定專人負責保管和使用，保管印章的地方(桌、柜等)要牢固加鎖，印章使用后要及時收存。b.財務專用章由財務部經(jīng)理負責保管，向銀行備案的印章，應由財務部經(jīng)理、會計人員分別保管。c.印章要注意保養(yǎng)，防止碰撞，還要及時清洗，以保持印跡清晰。d.一般情況下不得將印章攜出公司外使用，如確實因工作所需，則應由使用人填寫戳章申請單，經(jīng)辦行政副總或總經(jīng)理審批后向印章管理人員借用印章并在其用印登記簿登記，用印完畢返還印章須登記確

17、認。e.印章管理人員離職或調(diào)任時，須履行印章交接手續(xù)。 3.8.4公章刻制 印章的刻制需行政副總或以上領導批準，由行政中心辦公室負責辦理刻制、啟用，并交由辦公室助理進行保管。印章管理人員審核行政副總/總經(jīng)理審核簽字部門經(jīng)理審核簽字填寫戳章申請表 3.8.4印章的使用留存歸檔蓋章登記 a.使用任何種類的印章，應由部門經(jīng)理確認、行政副總審核。為方便工作，公司領導也可授權印章管理專責人審核一般性事務用印。b.用印前印章管理人員須認真審核，明確了解用印的內(nèi)容和目的，確認符合用印的手續(xù)后，由用印人在蓋章登記表上進行登記及簽名，方可蓋章。c.對需要留存的材料，蓋印后應留存一份立卷歸檔。d.不得在空白憑證、便箋上蓋章。e.以公司名義行文，未經(jīng)經(jīng)理級以上（不含）人員簽發(fā)，不得蓋章。f.所有合同和協(xié)議在會簽手續(xù)齊全后方可蓋章。g.公司的章程、合同、協(xié)議，所有涉及公司財產(chǎn)產(chǎn)權、財產(chǎn)抵押、擔保、貸款、借款的合同和協(xié)議，以及經(jīng)濟擔保的法人代表委托書、法人代表證明書，未經(jīng)公司法人代表審簽，不得蓋章。h.各印章管理人員