淺談檔案管理存在的問題及對策

1、淺談檔案管理存在的問題及對策關鍵詞檔案管理、問題、對策 檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性。加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。 現(xiàn)代社會建立系統(tǒng)、科學、民主的管理制度，對其生存與發(fā)展極為重要。在一個單位中，檔案管理無疑是單位協(xié)調(diào)、有序、高效運行的有效保證。 一、檔案管理工作中存在的問題     1、對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領導

2、干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現(xiàn)在的管理需求。 2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠

3、真實和準確。 3、檔案室硬件環(huán)境設施不齊全。對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。 二、檔案管理工作的對策 提高檔案管理人員素質(zhì)。要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產(chǎn)黨員從事檔案工作管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。  檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓

4、等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的資源。2、健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度

5、的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權威性。 3、改進和完善檔案功能。使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。 4、采用信息化管理手段。信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。目前，

6、國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內(nèi)，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現(xiàn)人事檔案計算機輔助管理勢在必行。 5、做好檔案管理工作,強化服務意識,提高服務水平是很有必要的。檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發(fā)點和歸宿。要明確服務方向,端正服務態(tài)度,樹立創(chuàng)新意識,提高服務質(zhì)量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標準的重要尺度,發(fā)揮好檔案信息資源的作用,使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設服務,是我們檔案工作者義不容辭的責任。 總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進社會

7、主義和諧社會建設。試論檔案信息化建設與工程檔案管理【關鍵詞】檔案；信息化；工程建設檔案信息化就是以室藏檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來的內(nèi)容信息的情況下，對檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進行符合信息轉(zhuǎn)變原則的改變，使檔案信息社會化，實現(xiàn)檔案資源共享。檔案之所以能夠進行信息化處理，是因為它自身就包涵著信息。1 檔案信息化建設的涵義“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息?？梢姍n案信息化的內(nèi)容就有兩方面:一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化;二是廣義上的

8、信息化，就是將檔案信息與社會政治、經(jīng)濟、文化等方面的信息進行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設的目標就是在現(xiàn)代化的技術條件下，一方面促進檔案本身信息進入社會交流系統(tǒng)，在社會中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務于社會。當然這兩個方面的目標并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進的。因為檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。2 促進檔案信息化建設的幾點建議1/ 檔案工作人員要樹立檔案信息意識.馬克思主義哲學認為意識具

9、有能動性，一定的社會意識就具有一定的社會能動作用。那么社會檔案意識在檔案信息化建設中必然有能動的影響，成為檔案信息化建設的基本推動力。所以，檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”。檔案工作人員是檔案信息化建設的基本力量，他們的能動性事關信息化建設的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認識到檔案信息化建設的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關心檔案信息化建設事業(yè)，認真做好信息化過程中的各項工作，主動思考社會文獻信息系統(tǒng)中各種文獻信息的滲透和融合，促使檔案信息化建設與其他社會信息事業(yè)相互結(jié)合，共同發(fā)展。2 提高檔案信息化水平技術2.1 配備計算機、服務器

10、、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應用或完善，可通過計算機系統(tǒng)軟件的操作進行培訓及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作。2.2 檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標準，實施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節(jié)約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數(shù)字化的進程。2.3 對上網(wǎng)信息進行密級界定。首先制訂密級標準，對室藏檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機密進行界定;其次對檔案信息使用者進行網(wǎng)上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查

11、詢權限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。3 提高檔案信息管理水平信息技術的廣泛采用和電子政務的加快推進，使檔案基礎建設的重心向檔案信息化建設轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)今，在計算機管理滲透的形式下，計算機管理軟件的應用為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化做出了巨大貢獻。檔案部門建立自己的局域網(wǎng)，添置計算機、光盤刻錄機、掃描儀等，在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用過程中發(fā)揮著重要作用。3.1 隨著電子文件的大量產(chǎn)生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現(xiàn)實問題。早在2002年，國家檔案局就發(fā)布了全國檔案信息化建設實施綱要，要求電子文件形成單位和接收單位認真做好電子檔案的管理等工作。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針

12、對性地進行錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設不可回避的一項重要工作。3.2 檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達到科學、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經(jīng)過軟件的整合和開發(fā)，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經(jīng)濟社會發(fā)展過程中的一筆巨大的文化財富。3.3 “工欲善其事，必先利其器”，選取適合的檔案管理軟件是檔案信息化建設工作付諸實施的重要媒介。信息化建設理念，需要科學的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點于一身，是疏通信息化建設管理脈絡，提高檔案工作質(zhì)量和效率的

13、關鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設的成敗。3.4 從安全角度來說，優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設置，如訪問授權、用戶安全級別、密碼設置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全。3 推行檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向工程建設的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的建立是一個漫長而復雜的過程。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了工程檔案建立的難度，信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。1 加強工程檔案信息化建設，選用適合企業(yè)檔案管理的軟件，制定工程檔案

14、信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便公眾利用的條件。2 建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高相關崗位人員工作素質(zhì)和能力。3 檔案工作人員要學習計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運行保持在良好狀態(tài)之中。4 數(shù)據(jù)質(zhì)量是計算機管理系統(tǒng)成敗的關鍵，要嚴把數(shù)據(jù)關，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運行?？煽紤]建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對數(shù)據(jù)進行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后

15、進行認真校對。4 結(jié)束語充分利用計算機功能，提高檔案管理效率。計算機應用的普及和網(wǎng)絡技術的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機和網(wǎng)絡搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現(xiàn)工程檔案的動態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設與社會信息化同步發(fā)展，為促進國民經(jīng)濟和社會發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務。淺談工程基礎設施建設前期檔案管理  摘要：隨著國民經(jīng)濟的發(fā)展和企業(yè)技術改進的不斷深入，各地加強了基礎設施建設和技術改造，眾多新建、續(xù)建的工程基礎設施建設應運而生。如何管理好、使用好工程基礎設施建設前期檔案成為擺在建設單位面前的一個重要課題。關鍵詞：基

16、礎設施建設 前期檔案 管理工程基礎設施建設前期管理已經(jīng)得到了足夠的重視，各單位工程基礎設施建設管理部門也積累了不少工程基礎設施建設前期管理的先進經(jīng)驗，但對于工程基礎設施建設前期管理中很重要的一個方面項目檔案管理卻沒有得到應有的重視。這個現(xiàn)象伴隨著項目檔案管理相關規(guī)定的出臺而得到了很大轉(zhuǎn)變，各個單位也在不知不覺中重視了項目檔案管理工作，只是苦于不知如何做好項目檔案管理工作。工程基礎設施建設前期檔案也叫工程準備階段文件，是指工程開工以前在立項、審批、招投標、勘察、設計以及工程準備過程中形成的文件材料。前期檔案是工程項目檔案的重要組成部分，是工程建設的憑證性和基礎性文件材料，是一個主體單位永久保存的

17、法律原始性憑證。只有規(guī)范前期檔案管理，明確歸檔范圍，保證前期檔案的齊全、完整，才能為主體工程檔案管理打下良好的基礎，才能保證國有資產(chǎn)的完整。一、基礎設施建設檔案管理存在的問題1.面對發(fā)展機遇，國家工程項目建設管理體制改革進一步深化，也頒布了一系列工程項目管理和工程檔案管理法規(guī)、標準，在傳統(tǒng)的基礎設施建設檔案管理工作中同時產(chǎn)生了問題和困難?；A設施建設工程具有工程周期長、流程長、階段多、涉及部門多等特點，使基礎設施建設檔案具有多樣性、復雜性、成套性等特點，由于經(jīng)濟利益或趕工期等原因，人們只重視工程本身，輕視工程檔案，基礎設施建設檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設不能協(xié)調(diào)開展，造成了基礎設施建設

18、檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對檔案資料的利用工作，工程項目管理和技術文件資料處在分散、損壞、丟失等情況下，制約了單位經(jīng)濟和檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。檔案管理意識不強，領導和檔案人員對基礎設施建設檔案重要性的思想認識不夠，基礎設施建設檔案工作的學習宣傳力度不強，基礎設施建設工程隊伍流動性大，人員不穩(wěn)定，使檔案資料管理工作嚴重脫節(jié)，檔案資料流向不清，工程各參建部門缺乏相互溝通交流，檔案管理職責沒有落實到具體人員。由于基礎設施建設工程和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)和技術知識、工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力，使基礎設施建設檔案的收集、整理和歸檔不及時、規(guī)范。對基礎設施建設檔

19、案管理的觀念和認識是做好基礎設施建設檔案工作的前提和保證，目前，隨著經(jīng)濟和科技的發(fā)展，在適應基礎設施建設檔案管理新要求方面存在一定的問題。傳統(tǒng)的基礎設施建設檔案管理模式面臨著重大的挑戰(zhàn)，相關規(guī)章制度不健全，不能采取規(guī)范標準的管理方法和操作流程，基礎設施建設檔案管理各環(huán)節(jié)不符合質(zhì)量要求，由于工程參建單位多，檔案工作標準得不到統(tǒng)一，如歸檔的基礎設施建設檔案質(zhì)量不一，格式和內(nèi)容不相同，給檔案部門帶來一定的負擔?；A設施建設檔案管理工作程序不規(guī)范，沒有履行監(jiān)督、檢查、指導等職能，基礎設施建設檔案管理措施不完善，對當前的改革形式和管理方法缺乏研究和思考?；A設施建設檔案管理體制不完善，由于工程建設單位人

20、員和經(jīng)費的原因，許多單位沒有建立基礎設施建設檔案管理部門，基礎設施建設檔案管理不健全，檔案人員由其他管理人員兼職，沒有設立專職檔案人員，沒有專門的檔案工作場所，檔案質(zhì)量、安全得不到保障?；A設施建設檔案管理設施設備不能滿足檔案管理需要，如沒有專門的庫房，檔案保管達不到“八防”要求，基礎設施建設檔案管理現(xiàn)代化程度不能適應單位和工程建設快速發(fā)展的需要，機應用僅是打字的水平，影響了檔案管理的工作效率和經(jīng)濟效益。二、充分認識工程基礎設施建設前期檔案的重要性 根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的重大工程基礎設施建設前期檔案驗收辦法規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)項目檔案驗收或項目檔案

21、驗收不合格的工程基礎設施建設前期，不得進行或通過整個工程基礎設施建設前期的竣工驗收。由此可以看出，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權，充分體現(xiàn)了項目檔案在工程基礎設施建設前期竣工驗收中的重要性。此外，項目檔案對工程基礎設施建設前期日后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響工程基礎設施建設前期發(fā)揮最大效益。三、如何做好工程基礎設施建設前期檔案管理工作 1.各級領導要高度重視工程基礎設施建設前期檔案工作。工程建設是百年大計，工程基礎設施建設前期檔案同樣是百年大計，有了工程沒有檔案將后患無窮。工程項目從立項開始，

22、主管領導就要指定專人負責文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責任，進行考核并與獎懲掛鉤。 加強對工程基礎設施建設前期檔案工作的組織領導。成立工程基礎設施建設前期檔案工作領導小組，建立工程基礎設施建設前期檔案工作人員網(wǎng)絡體系，明確每人的工作職責，加強考核，建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。 定期召開工程基礎設施建設檔案工作會議。項目建設單位對工程基礎設施建設檔案工作實行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設計、施工、監(jiān)理等參建單位進行有效的監(jiān)督、指導，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。定期召集有關參建單位及檔案管理人員參加項目

23、檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度，安排布署下步工作。 加強工程基礎設施建設前期檔案管理制度建設。俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”。工程基礎設施建設由于規(guī)模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在工程基礎設施建設前期檔案管理中做到規(guī)范化、標準化，僅靠檔案管理部門或工程基礎設施建設前期管理部門少數(shù)幾個人的力量是根本辦不到的。因此，加強和完善有關的制度建設，就成為做好工程基礎設施建設前期檔案管理工作的根本保障。 隨著我國經(jīng)濟發(fā)展的不斷加快，新的歷史時期對工程提出了更高的要求，這就充分顯示出工程檔案管理的重要性。檔案管理人員應該解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，在工程建設期間，加強自己的

24、專業(yè)素質(zhì)，對檔案管理工作認真負責，讓檔案在工程中發(fā)揮重要作用，同時適應檔案信息化建設和工程建設的需求，推動工程檔案管理提高到新的水平。試論企業(yè)檔案管理工作中存在的問題及對策檔案是國家機關、社會團體及個人在社會活動中直接形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，檔案學是一門社會科學。社會功能和社會使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù)，檔案對社會的發(fā)展具有某種或多種積極的甚至不可缺少的作用。企業(yè)檔案工作是企業(yè)工作的重要組成部分，是基層基礎建設的重要內(nèi)容之一。管好、用好企業(yè)檔案是每個企業(yè)必須履行的重要職責。然而，就歷史而言，多數(shù)企業(yè)檔案管理人員更換頻繁，在管理上存在漏洞，現(xiàn)就

25、如何改進企業(yè)檔案管理工作中的不足，提出對策。 一、企業(yè)檔案管理工作中存在的問題 1、檔案管理意識還較為淡薄。一是思想認識模糊。部分企業(yè)沒有把檔案管理工作放到夯實基層基礎的戰(zhàn)略高度加以認識，存在“檔案歸檔案，業(yè)務歸業(yè)務”，互不聯(lián)系的模糊認識，不知道為什么要開展企業(yè)檔案管理工作，怎樣開展檔案管理。二是實際重視不夠。少數(shù)企業(yè)沒有認識到檔案在信息化時代的實用價值，認為檔案管理工作只是收集過時的文件材料，投入人力、物力、財力去管理，出不了政績，是得不償失的徒勞，存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現(xiàn)象。三是缺乏主觀能動性。重形式輕內(nèi)容，重晉級輕效能，晉升檔案管理級別大多是為了應付上級檢查考評，沒

26、有真正從對歷史負責、對企業(yè)負責的高度去做好檔案管理工作。 2、檔案管理力量還較為薄弱。一是隊伍不穩(wěn)定。在基層企業(yè)，檔案管理人員均由辦公室勤雜人員兼任，且變動頻繁，專業(yè)化程度不高，存在不懂不問、不會不學的現(xiàn)象，導致檔案整理、管理混亂。二是管理質(zhì)量不夠高。其主要表現(xiàn)在于：首先有的檔案員只會立卷歸檔的基本知識，對檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管期限混淆不清，出現(xiàn)編錯號、蓋錯章的情況。以某企業(yè)2000年至2009年的文書檔案為例，132卷文書檔案中，蓋錯章的就有128卷，其中裝訂不規(guī)范的有52卷。其次檔案的目錄索引不全，年代久遠的檔案難以找到索引表，致使在用時用不上，不能很好地為企業(yè)工作服務

27、。最后對檔案的重要性認識不足，使檔案的利用價值顯現(xiàn)不出來，致使檔案管理質(zhì)量一直上不去。 3、檔案管理觀念還較為落后。一是管理方式陳舊。當前企業(yè)檔案管理工作以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式，較少運用現(xiàn)代化管理手段，致使檔案管理質(zhì)量較低，查找速度慢，使用效率低。二是資金保障不到位?；鶎悠髽I(yè)辦公經(jīng)費緊缺，用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。 4、管理與服務還存在脫節(jié)現(xiàn)象。一是檔案門類不夠豐富。有的企業(yè)只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與企業(yè)業(yè)務有關的資料的收集，影響了企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和完整性。二是

28、檔案資源個別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷代現(xiàn)象；部分檔案管理人員認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導致一些重要的檔案資料損毀、丟失。三是重保管輕利用。一些基層企業(yè)在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習慣通過檔案資料為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、為企業(yè)管理提供服務，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。 二、加強基層企業(yè)檔案管理工作的幾點思考 1、深化認識，強化責任感。一要提高認識。要充分認識企業(yè)檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項經(jīng)常性、基礎性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期研究、定期分析、定期檢查。二要增強責任感。檔案主管部門要積極

29、主動地向領導匯報檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，增加必要的投入，創(chuàng)造良好的環(huán)境，切實擔負起承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)各方的重任；要經(jīng)常組織檔案管理人員學習檔案法律法規(guī)，樹立檔案工作的責任感，提高做好檔案工作的自覺性。 2、強化培訓，提高業(yè)務素質(zhì)。一要選準用好檔案管理人員。將那些較細心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來，企業(yè)及上級部門要從政治上愛護、生活上關心他們，鼓勵他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發(fā)他們的潛能和熱情。在崗位調(diào)整時，要考慮到保持檔案管理員隊伍穩(wěn)定的重要性，盡量少調(diào)整檔案管理員，確保該隊伍的專業(yè)性。二要強化檔案業(yè)務培訓。要積極選送檔案干部參加檔案部門組織

30、的業(yè)務培訓，鼓勵他們自學檔案管理知識，并從時間和經(jīng)費上給予保障，提高檔案干部的實際操作技能和業(yè)務指導能力。要根據(jù)企業(yè)檔案工作發(fā)展的需要，適時舉辦企業(yè)檔案基礎知識和業(yè)務技能培訓，培養(yǎng)適應新時期檔案工作發(fā)展要求的人才。三要組織觀摩學習。采取“請進來、走出去”的辦法，一方面請檔案主管部門的領導和業(yè)務專家上門指導，另一方面，組織檔案管理人員到一些單位參觀學習檔案管理先進經(jīng)驗和具體操作技能，以促進企業(yè)檔案工作健康、平衡發(fā)展。要形成基層企業(yè)與上層辦公室在檔案管理工作中相互協(xié)作、和諧發(fā)展的格局，定期或不定期地深入企業(yè)檢查指導檔案工作，發(fā)現(xiàn)問題，要及時通報，督促整改，力促規(guī)范。3、規(guī)范管理，提高檔案質(zhì)量。一要

31、規(guī)范歸檔材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，嚴格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集；要創(chuàng)新收集手段，運用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門尋求等形式，做到廣泛收集和重點收集相結(jié)合；要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規(guī)律，適時收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質(zhì)載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價值的實物。二要規(guī)范檔案整理工作。要嚴格按照各類檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷（件）內(nèi)文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確、案卷（件）封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷（件）裝訂結(jié)實美觀。三要規(guī)范檔案管理工作。要實行各種門類、載體檔案集中統(tǒng)一管理，方便檔案的保管和利

32、用；要積極改善檔案保管環(huán)境和物質(zhì)條件，落實檔案庫房、辦公用房和閱檔室三分開，全面配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護設備；要嚴格按照檔案借閱制度開展檔案借閱工作，對逾期不還、丟失、破損或發(fā)生失竊、泄密事件的，必須依法嚴肅查處。 4、更新觀念，強化服務意識。一要提高科技含量。要積極應用企業(yè)檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現(xiàn)代化，為迅速、準確和全方位的檔案信息服務奠定基礎。二要狠抓檔案編研工作。在努力編篡好大事記、組織機構(gòu)沿革、文件匯編等常規(guī)性編研材料的同時，主動了解單位工作動態(tài)，調(diào)查檔案利用需求，深層次、多角度、全方位地開發(fā)檔案信息資源，變被動服務為主動服務，事后服務為超

33、前服務。三要改進檔案服務措施。要研究利用工作的規(guī)律和特點，不斷完善檢索手段，建立多途徑、多形式、多載體的檢索體系，突破傳統(tǒng)單一、狹窄的案卷目錄“一本賬”的狀況。 5、開發(fā)利用，提高利用效率。不管哪種類型的檔案，都有其不容忽視的價值，即能為現(xiàn)實工作提供一定的參考、借鑒和依據(jù)作用，有些情況下甚至起到關鍵性或決定性的作用，所以企業(yè)管理人員要學會并熟練運用檔案特有的功能，著力做好檔案的維護工作，盡力使“死檔案”變?yōu)椤盎钯Y料”，從而更好地為企業(yè)發(fā)展服務。為了逐步使企業(yè)檔案開發(fā)利用工作擺上重要位置，不能片面強調(diào)硬件設施，應當從軟件建設入手做工作，強調(diào)平時運作情況的記載，并以此作為考核本年度檔案工作目標管理

34、的一項重要措施，以推進基層企業(yè)檔案工作為現(xiàn)實業(yè)務服務。同時把基層企業(yè)檔案建設列入基礎設施計劃，統(tǒng)籌解決基層企業(yè)檔案保管條件、規(guī)范化裝備、現(xiàn)代化設備及其他實際困難，積極爭取上級業(yè)務部門下?lián)軐？睿塾跈n案工作的現(xiàn)代化建設，逐步從手工操作轉(zhuǎn)向計算機管理，大力發(fā)展企業(yè)檔案事業(yè)，早日適應新形勢下企業(yè)檔案工作的迫切需要。淺談檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展摘要 隨著計算機技術的快速發(fā)展和網(wǎng)絡信息技術的普遍應用，以及我國高等教育改革的日益深化，高校檔案管理工作發(fā)生了巨大變化。為適應新形勢，更好地發(fā)揮檔案的作用，跟上時代發(fā)展的步伐，高校檔案管理工作必須更新理念，在完善各項規(guī)章制度，提高信息化管理水平和提高人員素質(zhì)等

35、方面狠下功夫。 關鍵詞 檔案管理；創(chuàng)新；制度；信息化 隨著信息時代的到來，以多媒體技術應用為主體的現(xiàn)代化管理技術已經(jīng)在社會各層次管理系統(tǒng)中得到廣泛應用。在現(xiàn)代化過程中，特別是隨著我國高等教育改革的日益深化，高校檔案管理發(fā)生了巨大的變化：管理內(nèi)容更加復雜、管理手段更加多樣、管理水平亟待提高。針對高校檔案管理工作遇到的各種挑戰(zhàn)，本文從完善各項規(guī)章制度、提高信息化管理水平和提高管理人員素質(zhì)等方面來闡述如何在新形勢下更新理念，促進檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。 一、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀 近年來，隨著高校的不斷擴招和教育體制改革的不斷深化，高校檔案的數(shù)量和種類都不斷增加。特別是隨著信息化的發(fā)展，高校檔案管

36、理工作遇到了前所未有的挑戰(zhàn)，集中表現(xiàn)在以下幾個方面： （1）檔案管理制度不健全。近幾年，雖然高校花下不少力氣，制定了一些檔案管理制度，但是從高校檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，仍然存在著檔案管理制度不健全的現(xiàn)象。一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價值；二是因保管制度不健全、基礎設施不完善等原因造成檔案損毀和檔案遺失現(xiàn)象屢屢發(fā)生；三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒有發(fā)揮其應有的價值。這些都極大地影響了對檔案的研究和利用。 （2）信息化水平低。隨著計算機和網(wǎng)絡技術的應用，檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來單一的紙質(zhì)載體發(fā)展為紙質(zhì)、電子等多種載體共存的局面。然而通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，不少高校信息化水平依然很低，沒有引進先進的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工。此外，電子檔案的利用率極其低下，嚴重制約了檔案工作的發(fā)展。 （3）檔案管理人員素質(zhì)不高。一是缺乏專門的檔案管理人才，不少高校的檔案管理人員是兼職人員，缺乏檔案管理的專業(yè)知識；二是對檔案工作重要性認識不夠，只把檔案工作