公司檔案管理規(guī)定模板

1、xxxxxxxx有限公司檔案管理規(guī)定為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作，提高公司檔案管理水平，使檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)模化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理。依照中華人民共和國檔案法和企業(yè)檔案工作條例的要求，現(xiàn)將檔案管理規(guī)定整理如下。附件一：檔案管理制度附件二：檔案管理辦法附件三：檔案保險(xiǎn)期限表附件四：檔案整理程序標(biāo)準(zhǔn)附件五：檔案分類方案檔案員崗位責(zé)任制（職責(zé)）一、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法及其它規(guī)章制度，提高依法治檔的意識(shí)。二、對(duì)本公司文件材料的形成，積累和歸檔進(jìn)行指導(dǎo)，具體負(fù)責(zé)檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，監(jiān)督檢查和歸檔指導(dǎo)，把好檔案質(zhì)量關(guān)。三、編制檢索工具，為提供利用創(chuàng)造條件。四、提高檔案編沿工作，豐富開發(fā)利用形式，爭(zhēng)創(chuàng)效益。五、做好立卷歸檔檔

2、案材料的分類編號(hào)、排列上架及統(tǒng)計(jì)工作，保管好各門類檔案。六、做好檔案安全保衛(wèi)工作，確保檔案萬無一失。七、積極參加社會(huì)活動(dòng)，了解檔案利用情況，提供有價(jià)值的資料為企業(yè)服務(wù)。八、對(duì)前來利用檔案者，熱情接待，堅(jiān)持原則，維護(hù)檔案機(jī)密的安全。立卷歸檔制度一、各部門在各項(xiàng)工作中形成的，具有保存價(jià)值的文件、材料、圖表、聲像均屬于立卷歸檔范圍，全部實(shí)行集中統(tǒng)一管理。二、應(yīng)歸檔的文件、材料、種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)，必須齊全完整，哪個(gè)單位承辦形成的，由公司的兼職檔案員負(fù)責(zé)收集，任何人不得據(jù)為己有。三、文件材料的組合必須遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。四、案卷

3、整理必須按要求整理歸檔。五、每年三月底前，各部門須將上年度文件材料編制案卷移交清冊(cè)向檔案室移交歸檔。檔案利用制度一、檔案室應(yīng)編制案卷目錄，索引等檢索工具，積極開展檔案信息資源，為企業(yè)服務(wù)。二、利用者查閱檔案，必須辦理查閱手續(xù)，填寫查閱檔案登記表和利用效果找反饋記錄及時(shí)將利用檔案信息反饋回來，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，開發(fā)利用檔案。三、檔案員要熟悉室藏檔案分類，編號(hào)情況，提高服務(wù)質(zhì)量。四、檔案應(yīng)在閱覽室查閱，外借時(shí)要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。五、查閱檔案要注意保護(hù)，不得折疊、圈點(diǎn)、勾劃或其它標(biāo)記。六、利用者查閱檔案后，檔案員檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)與原件不符的須酌情處理。檔案管理（保管）制度一、檔案庫專庫專用，屬機(jī)要重地，非檔案管

4、理人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得入內(nèi)。案卷按檔案分類方案排列入庫，科學(xué)、合理的管理，方便檔案的入庫和出庫工作，不得任意挪動(dòng)。二、檔案存放和進(jìn)去利用均由檔案員進(jìn)行，檔案的收進(jìn)、移出、保管、查閱等情況要認(rèn)真進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，做到底子情況清，情況明。三、檔案庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁將易燃易爆品帶入庫內(nèi)。四、做到“七防”工作，即“防光、防火、防高溫、防潮、防盜、防蟲鼠、防塵，定期通風(fēng)，保持環(huán)境清潔衛(wèi)生，離開庫房要做到門窗緊閉，加鎖，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。五、檔案人員因工作變動(dòng)，須辦理好各類檔案的交接手續(xù)。檔案庫房管理制度一、檔案庫房系機(jī)要重地，非管理人員不得進(jìn)入，查閱者應(yīng)在閱覽室等候檔案管理人員閱卷。二、檔案庫房要具備“

5、三鐵一器”、“七防”措施，“三鐵一器”即鐵門、鐵窗、鐵柜、報(bào)警器；“七防”即放火、防光、防高溫、防潮、防盜、防塵、防蟲鼠。三、嚴(yán)禁庫房內(nèi)吸煙，不準(zhǔn)存放其他非檔案物品。四、用科學(xué)的方法管理庫房，維護(hù)檔案的完整。五、定期檢查檔案的安全保管狀況，及時(shí)記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。六、下班時(shí)，要關(guān)好門窗上好鎖。檔案保密制度一、不該說的機(jī)密絕對(duì)不說。二、不該問的機(jī)密絕對(duì)不問。三、不準(zhǔn)在私人通信中涉及機(jī)密。四、不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所及家里談?wù)摍C(jī)密。五、不準(zhǔn)將檔案資料外借私人。六、不私存機(jī)密文件、資料、圖紙等檔案材料。七、不在不利用檔案保密場(chǎng)所談?wù)摍C(jī)密。八、利用者利用檔時(shí)，由檔案人員負(fù)責(zé)調(diào)卷送閱，嚴(yán)禁入庫房自行查找檔案。

6、九、秘密級(jí)檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。十、要經(jīng)常進(jìn)行保密情況檢查，檔案人員必須注意檔案庫門窗的關(guān)閉和上鎖，作好安全保密工作。剔除銷毀文件說明一、重份文件予以剔除，應(yīng)當(dāng)立卷的文件材料與已立卷的文件進(jìn)行核對(duì)。二、對(duì)無保存價(jià)值的材料一律按規(guī)定予以剔除，分類打捆，這些材料有：1、個(gè)人起草的文件草稿，無領(lǐng)導(dǎo)簽字，無時(shí)間、作者的；2、個(gè)人上交的無頭尾的零星記載材料；3、各單位抄送的供參考的文件材料；4、本公司臨時(shí)性的通知及考勤表等；5、一些會(huì)議的零星講話，發(fā)言等殘件。附件二：檔案的管理辦法一、文書檔案是我公司在各項(xiàng)工作中形成的歷史記錄，具有保存價(jià)值的文件材料，具有參考和依據(jù)作用，也是公司的重要組成部分，

7、因此，對(duì)文書檔案必須實(shí)行由公司集中統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人不得據(jù)為已有。二、凡在工作中形成的具有保存價(jià)值的行政文件、圖表和其它適用的文書材料的檔案資料，均由各部門統(tǒng)一整理，向檔案部門移交。三、檔案室接收檔案，應(yīng)符合下列要求。1、按公司歸檔范圍規(guī)定應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整歸檔。2、案卷要按立卷程序的規(guī)定立卷。3、案卷質(zhì)量達(dá)到山西省企事業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。四、各部門一般在第二年三月底前向檔案室移交檔案，交接雙方移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，檔案室嚴(yán)格把關(guān)、并履行簽字手續(xù)。五、檔案室對(duì)接收的案卷，要按照分類編號(hào)方案進(jìn)行分類、排列、編號(hào);分類代號(hào)要統(tǒng)一使用阿拉伯?dāng)?shù)字。六、案卷按分類體系排列上架、不得分裂案卷之間的

8、歷史關(guān)系，不得錯(cuò)亂放轉(zhuǎn)置，以便于檢查利用。七、建立檔案的借閱制度和借閱登記簿，編制案卷分類目錄、全引目錄等檢索工具。八、根據(jù)工作需要，積極開發(fā)信息資源，編制組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記等參考資料。九、檔案室應(yīng)定期對(duì)重復(fù)、超過期限的檔案進(jìn)行登記建冊(cè)，組織鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的存毀，嚴(yán)格履行銷毀手續(xù)。科技檔案的管理辦法一、科技檔案是公司在逐步擴(kuò)大、不斷改進(jìn)、改造、基本建設(shè)管理等工作中直接形成的有保存價(jià)值的科技文件材料。二、公司科技檔案是公司的重要組成部分，各部門必須將科技文件形成材料的形成、積累、整理歸檔納入本單位職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制，做好平時(shí)收集工作，嚴(yán)防檔案材料的流失。三、每項(xiàng)科研，設(shè)備基建項(xiàng)

9、目及其事故等工作鑒定工作結(jié)束后，新形成的全部材料，必須按一個(gè)項(xiàng)目、一項(xiàng)工程、一套設(shè)備、一項(xiàng)產(chǎn)品為單位，保持成套完整加以系統(tǒng)分類整理，組成案卷，認(rèn)真登記卷內(nèi)文件目錄，擬制案卷題名，填寫案卷封面和備考表等。經(jīng)工程負(fù)責(zé)人，單位負(fù)責(zé)人審查后，及時(shí)移交檔案室，集中統(tǒng)一管理，任何人不得據(jù)為己有。四、檔案室對(duì)按接收的科技檔案，應(yīng)按分類編號(hào)方案進(jìn)行分類、編號(hào)必要的加工整理、排列上架。五、檔案室應(yīng)編制必要的科技檔案檢索工具，積極提供檔案為科研、生產(chǎn)、基建、業(yè)務(wù)建設(shè)服務(wù)。六、檔案室必須高度重視科技檔案的安全保護(hù)工作，定期進(jìn)行安全檢查，對(duì)破損褪變的科技檔案要及時(shí)修復(fù)措施。附件三檔案保管期限表1、董事會(huì)各類會(huì)議記錄、

10、決議。11通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、在會(huì)發(fā)言、提案、選舉結(jié)果、討論通過的文件、決議、紀(jì)要、公報(bào)、董事會(huì)議記錄、簡報(bào)、重要的照片、錄音（像）帶等文件材料。永久12賀信、賀電、討論未通過的文件。長期13小組會(huì)議紀(jì)錄、參考文件、會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)的計(jì)劃、總結(jié)等文件材料。短期2、本級(jí)黨委、人民代表大會(huì)、政治協(xié)商會(huì)、工會(huì)、共青團(tuán)、婦發(fā)聯(lián)合會(huì)的常委員、政府常委員、辦公會(huì)議的文件材料。21、公報(bào)、通報(bào)文件、決議、決定、記錄、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、討論通過的文件材料。永久22、討論末通過的文件材料等。短期3、上級(jí)機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議文件材料等。31、主要文件材料。長期32、其它文件材料。短期4、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的文件

11、材料。41、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的文件材料。屬本公司主管業(yè)務(wù)的和非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對(duì)本公司主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件材料。42、 直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬本公司主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的一般文件材料。長期43、其它需要執(zhí)行的文件材料。短期5、國家、省、市級(jí)、上級(jí)機(jī)關(guān)視察、檢查本公司工作時(shí)形成的題詞、講話、聲像等重要文件材料。永久6、本公司、董事會(huì)、分公司、黨組（包括實(shí)行黨委制的黨委）和行政辦公會(huì)的記錄、紀(jì)要、討論通過后的文件材料。永久7、本公司召開會(huì)議的文件材料。71、本公司召開的工作會(huì)議和重要的專業(yè)會(huì)議文件材料。711通知、名單、日程、報(bào)告、講話、決議、決定、紀(jì)要、重要的聲像材料。永久712典型材料、代表發(fā)言、

12、簡報(bào)。長期713小組會(huì)議記錄、參考資料。短期72一般專業(yè)會(huì)議文件材料。721 紀(jì)要、通知、總結(jié)、講話、報(bào)告、重要的聲像材料。永久722典型材料、代表發(fā)言、簡報(bào)。短期8、本公司制發(fā)的（包括其它機(jī)關(guān)聯(lián)合制發(fā)的）文件材料。81、方針、政策法規(guī)性的、重要業(yè)務(wù)問題的。永久82、一般業(yè)務(wù)問題。長期83、事務(wù)性有參考價(jià)值的。短期9、代上級(jí)機(jī)關(guān)起草并采用的文件材料的最后草稿。91 重要的法規(guī)性的。長期92、其它的。短期10、本公司各種文件工作形成的文件材料。101綜合成果、專題成果、方案、總結(jié)、報(bào)告。永久102原始記錄。長期11、本公司專題、典型的調(diào)查報(bào)告。111、重要的。永久112、一般的。短期12、本公司

13、的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)，下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示報(bào)告與本機(jī)關(guān)的批復(fù)、請(qǐng)示。121、方針、政策性的重要問題的。永久122、一般事務(wù)性的問題的。短期13、本公司工作活動(dòng)的工作總結(jié)、報(bào)告。131、重要職能活動(dòng)年度和年度以上的、重要專題的。永久132、半年的、季度的、一般專題的。長期14、本公司計(jì)劃、規(guī)劃控制數(shù)字。141年度和年度以上的。永久142季度的、月份的。短期15、本公司統(tǒng)計(jì)報(bào)表。151、匯報(bào)的、年度和年度以上的、專題的。永久152、季度的、月份的。短期16、本公司機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、組織簡則、工作條例、人員編制、啟用印信文件材料。永久17、干部任免的文件材料。171、本公司領(lǐng)導(dǎo)人，本公司對(duì)直屬單

14、位領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料。永久172、本公司負(fù)責(zé)人的任免材料。長期18、本公司勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者等的文件材料。181、省級(jí)以上的。永久182、市、縣級(jí)以下的。長期19、本公司對(duì)有關(guān)人員的處分材料。19.1、影響大、問題嚴(yán)重的。永久19.2、一般的。長期20、干部職工錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級(jí)、離退休、職務(wù)聘任、復(fù)轉(zhuǎn)、撫恤、死亡等文件材料。長期21、本機(jī)關(guān)職工調(diào)動(dòng)工作的行政、工資、黨團(tuán)組織關(guān)系的介紹及存根。長期22、本公司職工、黨員名冊(cè)。永久23、本公司黨、團(tuán)、工會(huì)的基層組織形式的工作報(bào)告、總結(jié)、會(huì)議文件和團(tuán)員名冊(cè)等文件材料。長期24、本公司組織沿革、大事記。永久25、本公司及本機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的有關(guān)區(qū)域變

15、化和解決邊界糾紛征用土地的文件材料。永久26、本公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證。長期27、本公司編輯的并反映主要職能活動(dòng)的出版物定稿和樣本。永久28、本公司與國內(nèi)外有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議書等文件資料。永久28.1、有歷史意義和長遠(yuǎn)利用價(jià)值的。永久28.2、重要的。長期28.3、一般的。短期29、本公司關(guān)于出國考察、友好往來、參加會(huì)議等外事活動(dòng)形成的文件材料。29.1、重大活動(dòng)的主要文件。永久29.2、一般活動(dòng)的審批手續(xù)考察報(bào)告。長期29.3、其它文件材料。短期30、公司之間協(xié)商工作的往來文件材料。短期31、同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)制發(fā)的非本公司的主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的文件材料。短期32

16、、本公司處理人民來信來訪的文件材料。32.1、有省以上領(lǐng)導(dǎo)人重要批示和處理結(jié)果的。永久32.2、有上級(jí)機(jī)關(guān)或本公司領(lǐng)導(dǎo)人重要批示和處理結(jié)果的。長期32.3、其它有重要處理結(jié)果的。短期32.4、沒有處理結(jié)果的。短期33、下級(jí)單位報(bào)送的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3 3.1、年度和年度以上的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重大問題的專題報(bào)告。長期33.2、年度以下的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、一般專題的報(bào)告和備案的。短期附件四檔案整理程序標(biāo)準(zhǔn)立卷的的基本要求，一個(gè)年度需要立卷的文件材料必須收集齊全、完整。收集重點(diǎn)：本公司已形成的文件材料，各部門形成的文件材料。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過程。一、分類立卷部門在制訂當(dāng)年形成文件的案卷類目

17、，根據(jù)案卷類目做好平時(shí)的文件收集，分類工作，在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，將文件按以下特征逐項(xiàng)分開。1、分年度：將文件按其形成或針對(duì)的年度分開。2、分級(jí)別：將文件按其作者之間的關(guān)系分成上、本、下級(jí)，以有緊密聯(lián)系的文件，如請(qǐng)示上級(jí)的批復(fù)與本級(jí)的文件放在一起。3、分機(jī)構(gòu)：將文件按其產(chǎn)生的部門分開問題，將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。4、分期限：要根據(jù)文書檔案保管期限和有關(guān)專業(yè)檔案保管期限表的規(guī)定將檔案材料按相同的保管期限分開。二、組合經(jīng)過分類的文件，按一定形成組合起來，組合的的基本要求：組合應(yīng)以問題為主，兼顧其它特征，使之聯(lián)系緊密，分級(jí)適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年代不混，保管期限明確。組合的基本方法：1

18、、在本公司管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)中，形成的各種業(yè)務(wù)文件、基建設(shè)備、制度等、一般按單一問題組合，同一問題的請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)件與原件組合在一起。2、會(huì)議文件，根據(jù)文件多少，一會(huì)一卷或數(shù)會(huì)一卷，文件多時(shí)一會(huì)數(shù)卷。3、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等文件，一般同一種格式名稱，同一公司按時(shí)間順序組卷，當(dāng)文件特別少把幾種格式或幾個(gè)單位的組卷。4、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般按作者或名稱組合。5、會(huì)計(jì)檔案，按時(shí)間順序形成的數(shù)定卷。6、簡報(bào)、刊物按名稱一年一卷。7、特殊性文件材料根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。三、編目將經(jīng)過組合以后的文件，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。1、卷內(nèi)文件排列一般批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；原件在前，附件在后；定稿在前，草稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)

19、件在前，原件在后（專門的檔案除外）；其它文件材料按文件重要程度或時(shí)間先后排列。2、卷內(nèi)文件編號(hào)根據(jù)實(shí)際需要，卷內(nèi)文件編頁號(hào)或件號(hào)，成卷裝訂的卷內(nèi)文件的字跡和圖表的畫面，一面編寫一個(gè)頁號(hào)，空白頁不編號(hào)，頁號(hào)的位置在右下角。3、卷內(nèi)文件目錄的編制：卷內(nèi)文件目錄由順序號(hào)、文號(hào)、作者、文件標(biāo)題、文件日期、所在頁號(hào)、備注組成。順序號(hào)：卷內(nèi)文件依其排列先后填寫順序，單份文件裝訂的案卷其卷內(nèi)文件件號(hào)與順序一致。文號(hào)：填寫文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)；作者：填寫文件的署名者；文件標(biāo)題：一般照實(shí)抄原文標(biāo)題，過于簡單不能反映文件內(nèi)容的，在標(biāo)題后用括號(hào)標(biāo)注文件提要；文件日期：填寫文件的制發(fā)日期，沒有日期的文件考證清楚后再填寫；所在頁號(hào)：填寫每份文件首頁號(hào)，最后一份文件填寫起止號(hào)；備注：對(duì)卷內(nèi)文件變化作必要說明。4、卷內(nèi)備考表的編制：卷內(nèi)備考表由本卷情況說明、立卷人、檢