電算化會計論文：淺談會計電算化內部管理控制制度設計VIP

1、電算化會計論文：淺談會計電算化內部管理控制制度設計摘要：企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后，企業(yè)會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，大大加快了會計數據處理的速度，會計核算的準確性和可靠性得到極大的提高，但是，也為企業(yè)的內部控制帶來許多前所未有的新問題。從會計電算化崗位責任制度和安全控制制度等角度對會計電算化內部管理控制制度進行分析。關鍵詞：會計電算化；崗位責任制度；安全控制制度；企業(yè)內部控制是任何企業(yè)或事業(yè)單位進行有效管理和經營的基礎，無論該企業(yè)或事業(yè)單位的會計資料是手工處理還是計算機處理，內部控制都是必不可少的。建立電算化會計系統(tǒng)后，更需要加強內部控制，因為會計信息處理的不可見性和高度集中性

2、，也給電算化會計信息系統(tǒng)的內部控制帶來了高風險性和脆弱性。會計電算化系統(tǒng)潛在的控制問題比手工會計信息系統(tǒng)更多、更為復雜，其技術性也更高。如果會計電算化信息系統(tǒng)內部控制存在漏洞，一旦造成損害，會導致比手工系統(tǒng)更為嚴重的經濟損失。隨著企業(yè)組織形式的不斷發(fā)展、電子商務的興起、網絡財務軟件的日益普及，使封閉型的內部控制系統(tǒng)不可避免地向開放型的內部控制系統(tǒng)轉化，加劇了電算化系統(tǒng)效率與安全之間的矛盾，會計信息的正確性、有效性受到威脅。要使電算化系統(tǒng)既高效又安全地向有關各方提供完整準確的會計信息，必須強化電算化會計信息系統(tǒng)的內部控制，降低系統(tǒng)風險，提高系統(tǒng)的可靠性和穩(wěn)定性，建立完善的電算化會計信息系統(tǒng)的內部

3、控制制度，因此，會計電算化信息系統(tǒng)內部控制制度的設計非常重要。會計電算化內部管理控制是指企業(yè)建立起一整套內部控制制度，以加強和完善對計算機會計系統(tǒng)涉及的各個部門和人員的管理和控制，是會計電算化內部控制制度的重要組成部分。一、會計電算化崗位責任制度設計職責分工是內部控制的關鍵環(huán)節(jié)，企業(yè)為防止舞弊或欺詐，應建立一整套符合職責劃分原則的內部控制制度，分離不相容職責，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業(yè)務，都不能由一個人或一個部門經手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔，同時，還應建立起職務輪換制度。分離不相容職責的一般原則是將四種基本職能，即業(yè)務授權、執(zhí)行、記錄和資產保管予以分開。在計算機會計系統(tǒng)中，

4、不相容的職務主要有系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展職務與系統(tǒng)操作職務；數據維護管理職務與電算審核職務；數據錄入職務與審核記賬職務；系統(tǒng)操作職務與系統(tǒng)檔案管理職務等。通過建立會計電算化崗位責任制，明確每個工作崗位的職責范圍，定人員、定崗位，明確分工，各司其職，有利于會計工作程序化、規(guī)范化，有利于落實責任和會計人員鉆研分管業(yè)務，有利于提高工作效率和工作質量。按照這一原則和會計電算化工作的特點，在實施會計電算化過程中，根據內部牽制制度的要求和工作需要，會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位可分為：會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位；電算化會計崗位是指直接管理、操

5、作、維護計算機及會計軟件系統(tǒng)的工作崗位。以上兩種工作人員之間不得兼任，即系統(tǒng)的開發(fā)、維護人員不應進行日常業(yè)務處理工作；還要明確軟件開發(fā)人員、維護人員不能兼任操作員；建立各崗位人員的崗位責任制度，且分工科學，責任明確，各崗位都要得到一定的授權，并用密碼控制，防止非法操作、越權操作，這樣各崗位人員之間可形成互相制約和內部牽制，從而降低出現(xiàn)錯誤和舞弊的風險。(一)基本會計崗位1.會計主管制定會計電算化發(fā)展規(guī)劃，為總會計師提供重大硬件、軟件使用的決策依據，根據企業(yè)特點合理地設置電算化管理崗位及配備崗位人員，檢查崗位人員的工作情況。嚴格執(zhí)行責任制對各崗位人員經濟現(xiàn)任的約束條款。2.會計核算各崗位主管各崗

6、位主管應合理進行分工和授權，崗位設置應做到：（1）記賬憑證的制單和審核不能是同一人。（2）出納不應兼任記賬憑證的輸入。（3）憑證的輸入和記賬、結賬等工作應分離。（4）支票管理功能由專人負責。3.稽核崗（1）審核原始憑證的合法性及是否有經辦人、驗收人、主管領導簽字。（2）審核憑證制作底稿是否規(guī)范，運用會計科目是否合理，借貸是否平衡。（3）發(fā)現(xiàn)不合理的原始憑證及傳票制作底稿，及時退回業(yè)務發(fā)生崗位進行處理。（4）鑒于業(yè)務處理時間問題，至少一周內對所有原始憑證及憑證制作底稿全面審核一次，確保憑證制作質量。（5）稽核后的憑證要加蓋崗位人員的名章，并對所有因人為因素造成又未及時稽核發(fā)現(xiàn)的憑證制作質量問題負

7、責。4.復核崗（1）對計算機記賬前憑證制作質量起到把關的作用。（2）復核計算機憑證與制作底稿的一致性，配合稽核人員及時發(fā)現(xiàn)原始憑證、憑證底稿的質量問題。（3）按日整理當日所有原始憑證、憑證底稿及計算機憑證，完整地交付裝訂人員進行裝訂。（4）按日進行每筆經濟業(yè)務憑證的復核，發(fā)現(xiàn)問題后，屬于操作問題通知操作人員進行處理，屬于系統(tǒng)維護問題通知系統(tǒng)管理進行處理。（5）負責審核計算機操作人員的操作結果并對審核結果負責，復核后的憑證要加蓋崗位人員印章。(二)電算化會計崗位電算化會計崗位和工作職責一般可劃分如下。1.電算主管負責協(xié)調計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作，要求具備會計和計算機知識以及相關的會計電算化

8、組織管理的經驗。2.電算維護負責保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理機內會計數據。此崗要求具備計算機和會計知識，經過會計電算化中級知識培訓。維護員一般不對實際會計數據進行操作。3.電算審核負責監(jiān)督計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行，防止利用計算機進行舞弊。審查人員要求具備會計和計算機知識，達到會計電算化中級知識培訓的水平。在具體實施會計電算化過程中，可根據內部牽制制度的要求對上述電算化會計崗位進行必要地調整，基本會計崗位和電算化會計崗位，可在保證會計數據安全的前提下交叉設置，各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。二、會計電算化系統(tǒng)數據安全控制制度和檔案管理制度設計(一)數據安全控制制度會計數據的安全維護是為了確保

9、會計數據和會計軟件的安全保密，防止對數據和軟件的非法修改和刪除，主要內容包括：必須經常進行備份工作，以避免意外和人為錯誤造成數據的丟失,每日必須對計算機內的會計資料在計算機硬盤中進行備份，數據保存要實行雙備份。系統(tǒng)維護一般由系統(tǒng)維護員或指定的專人負責，數據錄入員、系統(tǒng)操作員等其他人員不得進行維護操作。另外，應制定會計電算化系統(tǒng)發(fā)生意外事故時會計數據的維護制度，以解決因發(fā)生意外事故而使數據混亂或丟失的問題。1.對重要資料進行備份為了維護會計數據的安全，必須對重要資料進行備份。防止因各種軟硬件故障、病毒入侵和黑客破壞等原因導致系統(tǒng)崩潰，造成重大損失。因此，當天的資料分兩處備份，一份備份到服務器上，

10、一份備份在自己機器上的邏輯硬盤上。2.防病毒安全計算機病毒對計算機網絡的影響是災難性的，計算機網絡病毒的主要來源有兩種：一種來自文件的下載，這些被瀏覽的或是通過Internet下載的文件中可能存在病毒，而這些病毒就會感染共享文件和各種可執(zhí)行文件；另一種主要來自電子郵件，大多數的Internet郵件系統(tǒng)提供在網絡間傳送附帶格式化文檔郵件的功能，受病毒感染的文檔或文件就可能通過網關和郵件傳入局域網內進行傳播。有效地防止病毒入侵，必須安裝防病毒軟、硬件。3.設置防火墻對于內部局域網，可以通過在路由器上進行相關的設置或購買更為強大的防火墻產品來進行。對于路由器產品而言，可通過內置的IOS防火墻的設置，

11、防范部分的攻擊，而購買的硬件防火墻，可以進一步保證局域網的安全性。4.信息保密防范為了保障網絡安全，可以利用網絡操作系統(tǒng)所提供的保密措施，進行用戶名登錄注冊，設置登錄密碼。由網絡管理員增加用戶時，設置原始密碼，并在用戶登錄時自己修改原始密碼。對文件目錄設置訪問權限和密碼，以控制什么用戶訪問什么樣的目錄和文件。(二)電算化會計檔案管理制度電算化會計檔案具有磁性化、不可見及易修改的特點，因此，電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎工作，企業(yè)必須加強對會計檔案管理工作的管理。計算機會計系統(tǒng)有關的資料應及時存檔，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等管理制度，并由專人負責管理。一個合理完善

12、的檔案管理制度一般包括合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設備等。除此之外，還應有定期對所有檔案進行備份的措施，并保管好這些備份。為防止檔案被破壞，企業(yè)應制定出一旦檔案被破壞的事件發(fā)生時相應的應急措施和恢復手段。企業(yè)使用的會計軟件也應具有強制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時恢復到最近狀態(tài)的功能。1.數據資料管理與保密機內數據文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊、報表，應按有關財會制度使用、保管。（1）現(xiàn)金、銀行記賬憑證及日記賬的輸出及保管現(xiàn)金收付業(yè)務要做到日清月結?，F(xiàn)金記賬憑證一律由專職會計人員手工做記賬憑證，審核無誤后當日輸入

13、計算機并打印出現(xiàn)金日記賬頁，審核后交現(xiàn)金出納員核對現(xiàn)金庫存，相符后出納員及主管負責人在賬頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記賬按順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。銀行記賬憑證分機制憑證和手編記賬憑證兩種。有關財務人員必須及時把經審核無誤的原始憑證或手編憑證，當日輸入計算機并打印銀行日記賬，以保證銀行出納當日業(yè)務當日清。銀行賬頁經出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記賬順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。（2）轉賬憑證的輸入、輸出與保管轉賬憑證包括手編憑證和機制憑證兩種，有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證或手工編制的記賬憑證，輸入計算機。機

14、制憑證在輸入計算機后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊，妥為保管。（3）科目匯總表、賬簿打印時間現(xiàn)金、銀行日記賬每天打??；銀行余額調整表每月打印一次；總分類賬和各種明細分類賬每月打印一次；現(xiàn)金、銀行存款、轉賬記賬憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記賬憑證一起裝訂。會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經有關財會人員審核無誤后簽字生效。由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，并由操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章，財務主管簽字蓋章認可。2.數據備份管理（1）由于會計核算數據的重要性，必須經常進行備份工作。（2）在日常工作中，準備兩個移動硬盤循環(huán)使用，隔日進行備份，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。（3）需要做備份的包括系統(tǒng)設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數據文件。（4）機內憑證及總分類賬、明細分類賬、報表，應視同會計資料按月分別使用兩個移動硬盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方，妥為保管。3.會計檔案管理（1）會計檔案存檔手續(xù)：打印輸出的憑證、賬冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。（2）為保