工作痕跡管理制度

1、痕跡管理辦法為了加強(qiáng)公司所涉及項(xiàng)目文件的歸檔管理，確保建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、勘察、施工、竣工等全過程工程檔案的完 整收集、歸檔及利用，根據(jù)中華人民共和國檔案法等法 律、法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本辦法。一、痕跡管理的概念痕跡管理，是指公司所涉及各個(gè)項(xiàng)目及各項(xiàng)工作推進(jìn)過 程中，從工作布置到工作落實(shí)全過程的各類有效文字記載。 它既是公司檔案、項(xiàng)目及工作資料管理的需要，也是明確各 工作人員工作責(zé)任的需要。二、痕跡管理的內(nèi)容（一）、公司內(nèi)部及其他相關(guān)部門工作痕跡資料。主要包括：（1）、公司內(nèi)部每周例會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其 他工作會(huì)相關(guān)會(huì)議紀(jì)要；（2）、公司負(fù)責(zé)人及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)某項(xiàng)工作的具體安排及批示；（ 3）

2、、各部門工作交接單、 印章審批單等文件。二）、公司對(duì)外發(fā)文工作痕跡資料。主要包括：（1）、發(fā)文稿紙（須有經(jīng)辦人、部門負(fù)責(zé)人、 公司負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)） 、收發(fā)文登記本； （ 2）、對(duì)外所發(fā)請(qǐng)示、 情況說明等文件的原稿 及紅頭文件等。（三）、政府及其他相關(guān)單位和部門資料。 主要包括：政府及其他相關(guān)單位和部門所發(fā)通知、批示、 相關(guān)政策等文件。（四）、公司內(nèi)部各項(xiàng)工作推進(jìn)工作中所涉及的痕跡資料。主要包括：（1）、各項(xiàng)工作推進(jìn)過程中各節(jié)點(diǎn)的工作記錄 （已簽字蓋章工作匯報(bào)、工作簡(jiǎn)報(bào)等） ；（2）、項(xiàng)目推進(jìn)過程中報(bào)批所需的各類資料；（ 3）、選定各項(xiàng)目參與企業(yè)的各項(xiàng)資料（招標(biāo) 相關(guān)請(qǐng)示、 批復(fù)、招標(biāo)公告、 各

3、企業(yè)標(biāo)書、 評(píng)標(biāo)過程中及開標(biāo)的相關(guān)記錄、 中標(biāo)通知 書等資料）；（4）、各項(xiàng)目土地組件報(bào)件資料；（ 5 ）、各項(xiàng)目修建性詳細(xì)規(guī)劃指導(dǎo)意見和修詳規(guī) 的編制、申報(bào)和申領(lǐng)工作推進(jìn)過程中所上報(bào) 資料和最終所獲結(jié)果的相關(guān)資料；（ 6）、各項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)測(cè)算資料及結(jié)果相關(guān)資料；（ 7）、各項(xiàng)目的成本組價(jià)和控制工作相關(guān)資料 （相 關(guān)會(huì)議紀(jì)要、批復(fù)、測(cè)算結(jié)果等） ；（ 8）、各項(xiàng)目開展審計(jì)工作所需的各項(xiàng)資料（發(fā) 票、單據(jù)、憑證、項(xiàng)目合同或協(xié)議、相關(guān)會(huì)議紀(jì)要等）；（9）、各項(xiàng)目規(guī)劃、報(bào)批等相關(guān)資料； （10）、各項(xiàng)目立項(xiàng)工作相關(guān)資料及預(yù)審并上報(bào)項(xiàng)目審定相關(guān)資料；（11）、各項(xiàng)目報(bào)批所需測(cè)評(píng)、評(píng)估資料（環(huán)境影響報(bào)

4、告、礦產(chǎn)壓覆、地質(zhì)災(zāi)害報(bào)告及評(píng)估、可行性研究報(bào)告、工程勘察和地震安全性評(píng)價(jià)等相關(guān)資料） ；五）公司對(duì)外所簽署各類合同、協(xié)議等痕跡資料主要包括：（1）、各類業(yè)務(wù)合同蓋章簽署前經(jīng)審批通過后的 印章審批單；（2）、各類合同、協(xié)議的原件、上報(bào)備案的相關(guān) 資料。（六）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)痕跡資料。 主要包括： 各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的報(bào)表、帳簿、憑證、工資花 名冊(cè)等相關(guān)財(cái)務(wù)資料。三、工作痕跡資料歸檔 凡是反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)、 具有查考利用價(jià)值、 辦理完畢、 應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料均屬歸檔范圍。 具體包括以下幾 個(gè)方面：1 收進(jìn)和發(fā)出的文件。上級(jí)黨政機(jī)關(guān)頒發(fā)的公司要執(zhí)行的方針、 政策、法律、法令、命令、 條例、規(guī)

5、定、 決定、重要通知和通報(bào)； 公司編制和審批的各種計(jì)劃、 規(guī)劃、方案、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、 普查材料、 預(yù)算、決算；重要總結(jié)、年鑒、匯編；各種合同、協(xié)議、證書； 重要通知、指示、決定、通報(bào)；重要問題的請(qǐng)示及批復(fù)。2 會(huì)議文件。公司召開的黨政、工、團(tuán)及專業(yè)會(huì)議的文件，包括 會(huì)議請(qǐng)示與批復(fù)、通知、名單、日程、工作報(bào)告、年度計(jì)劃、年 度總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料、決定、決議、紀(jì)要、先進(jìn)生產(chǎn)工作者的名單 和模范事跡、 獎(jiǎng)勵(lì)文件材料。 參加上級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)部門召開的會(huì) 議帶回來的具有保存價(jià)值的會(huì)議文件材料。3 內(nèi)部文件。公司在職能活動(dòng)中形成的文件，包括成立、合并、 撤銷、更改名稱、 啟用印信及其組織簡(jiǎn)則、 人員編制等文件材料；

6、 公司房屋買賣、土地征用、重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性 文件材料；重要的電話記錄、 工作職責(zé)、 工作條例、 章程、制度、 歷史沿革、 大事記； 干部任免、 調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、 聘任；黨員、團(tuán)員、干部、工人名冊(cè)、報(bào)表、紀(jì)律檢查、治安保 衛(wèi)及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退職、退休、離休、復(fù)員、 轉(zhuǎn)業(yè)、撫恤、死亡等干部獎(jiǎng)懲等文件材料。四、痕跡管理的要求（一）痕跡管理的要點(diǎn)， 是指反映 公司各項(xiàng)工作活動(dòng)進(jìn)度、 狀況、具有查考利用價(jià)值、 對(duì)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)產(chǎn)生影響的各類相關(guān) 資料。（二）痕跡管理的資料要真實(shí)，嚴(yán)禁弄虛作假；（三）各類工作痕跡資料需要相關(guān)部門或人員簽字、蓋章的正式材料；（四）各類資料的送達(dá)須有回執(zhí)并有接收對(duì)象的簽字或 蓋章；（五）痕跡管理資料列為長(zhǎng)期保存資料，不得破損、遺 失或銷毀；（六）痕跡管理資料一般使用 A4 紙，用鋼筆或水筆書寫， 字跡工整、內(nèi)容齊全，使用統(tǒng)一的檔案袋（盒）保存。五、痕跡管理的實(shí)施按照檔案管理辦法及痕跡管理制度的要求，及 時(shí)檢查及自查，確保各工作環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的痕跡資料及時(shí)、完 整收集和整理。痕跡資料產(chǎn)生后 5 個(gè)工作日內(nèi)由相關(guān)部門和 人員收集整理，根據(jù)工作需要進(jìn)行復(fù)印留檔，并將最終稿報(bào) 送辦公室歸檔留存管理。其中：各個(gè)獨(dú)立項(xiàng)目實(shí)行一戶一檔 制，其他種類的檢