強(qiáng)化高校學(xué)生檔案管理,服務(wù)大學(xué)生成長成才

1、強(qiáng)化高校學(xué)生檔案管理,服務(wù)大學(xué)生成長成才摘要高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的重要組成部分,在服務(wù)大學(xué)生成長、成才中具有重要作用。本文論述了加強(qiáng)高校檔案管理工作的必要性,提出了加強(qiáng)檔案管理,服務(wù)大學(xué)生成長、成才的具體措施。關(guān)鍵詞高校學(xué)生檔案管理成長成才高校學(xué)生檔案是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、經(jīng)歷、品行、能力等方面文字材料的真實(shí)記錄,是國家人事檔案的組成部分,是學(xué)校考察、培養(yǎng)、教育學(xué)生的第一手材料,是大學(xué)生就業(yè)以及社會(huì)選拔考核人才的重要依據(jù)。教育部、國家檔案局頒布的高等學(xué)校檔案管理辦法明確把高校學(xué)生檔案列入高等學(xué)校檔案管理的利用范圍。這就對(duì)高校學(xué)生的檔案管理工作提出了新的標(biāo)準(zhǔn)、要求以及制度保障。因此,強(qiáng)化高

2、校學(xué)生檔案管理,更好地服務(wù)大學(xué)生成長成才在高校培養(yǎng)人才工作中至關(guān)重要。一.加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作的必要性1.學(xué)生檔案管理工作是衡量學(xué)校內(nèi)部管理水平的重要標(biāo)志,是學(xué)校進(jìn)行科學(xué)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化管理,培養(yǎng)合格人才的重要保證。完整、系統(tǒng)的學(xué)生檔案概述了學(xué)生乃至學(xué)校管理日常工作的全貌,歷史地反映了每一個(gè)時(shí)期學(xué)校學(xué)生管理工作的進(jìn)程和具體內(nèi)容,是學(xué)生管理工作內(nèi)容的存在形式和存儲(chǔ)手段,是客觀、真實(shí)的學(xué)校管理信息,是形成學(xué)生在校期間個(gè)人信息的憑證和參考。充分開發(fā)利用學(xué)生檔案,將教學(xué)、學(xué)生管理等各個(gè)環(huán)節(jié)所形成、積累的各種數(shù)據(jù)、資料等檔案信息及時(shí)地、準(zhǔn)確地反饋到相應(yīng)的管理部門,有利于各管理部門對(duì)這些信息進(jìn)行綜合

3、分析,制定相應(yīng)對(duì)策,用以指導(dǎo)和協(xié)調(diào)學(xué)校開展工作。完整的學(xué)生檔案和科學(xué)化的學(xué)生檔案管理,不但為考察高校的歷史和現(xiàn)狀、衡量其教學(xué)水平、師資隊(duì)伍素質(zhì)、學(xué)生素質(zhì)等環(huán)節(jié)提供重要依據(jù),而且能夠促進(jìn)高校內(nèi)部管理水平的提高,強(qiáng)化高校管理、優(yōu)化育人環(huán)境、提高人才質(zhì)量服務(wù)水平。2.學(xué)生檔案在高校學(xué)生思想工作中發(fā)揮重要作用。一方面,在開展學(xué)生思想教育工作中,通過學(xué)生檔案了解學(xué)生具體的實(shí)際情況,從而開展有針對(duì)性的思想政治教育,這是學(xué)生工作取得有效成果的前提。另一方面,高校科學(xué)完整的學(xué)生檔案的建立,對(duì)充分調(diào)動(dòng)學(xué)生的積極性,培養(yǎng)學(xué)生的競爭意識(shí),激勵(lì)學(xué)生奮發(fā)向上,不斷進(jìn)取,充實(shí)自己的人生閱歷,起到了積極的促進(jìn)作用,促使學(xué)生

4、的綜合素質(zhì)得到提高。3.高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的一個(gè)組成部分。它清晰地反映了大學(xué)生的教育成長背景,是大學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間學(xué)習(xí)、生活以及參與各項(xiàng)校內(nèi)活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)記錄和鍛煉成才得歷史見證,是大學(xué)畢業(yè)生就業(yè)及今后選拔、任用、考核的可靠依據(jù)。學(xué)生作為高校教育的特殊“產(chǎn)品”,最終必然要進(jìn)入市場(chǎng)。在人才市場(chǎng),畢業(yè)生是否能夠成為用人單位所滿意,除了看他的言談舉止與所持學(xué)歷證書等外在表現(xiàn)外,還要看他的內(nèi)在素質(zhì)。因此,在保證學(xué)生檔案真實(shí)可靠的前提下,為社會(huì)、用人單位提供一份盡可能詳盡的學(xué)生檔案,對(duì)于學(xué)生的成長、成材至關(guān)重要,是新形勢(shì)下對(duì)學(xué)生檔案工作的客觀要求。二.加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理工作的思路與對(duì)策1

5、.以人為本,適應(yīng)形勢(shì),完善內(nèi)容傳統(tǒng)的檔案管理模式在材料收集方面僅重視個(gè)人政治表現(xiàn)與學(xué)籍成績,缺乏對(duì)個(gè)人的實(shí)際動(dòng)手能力、人際交往能力、創(chuàng)新能力、組織管理能力和心理素質(zhì)、誠信品質(zhì)等情況的關(guān)注。即便是有,也往往是相關(guān)材料質(zhì)量不高,缺乏重點(diǎn)和特色,嚴(yán)重影響材料的實(shí)用價(jià)值和使用質(zhì)量。雖然目前教育部等有關(guān)權(quán)威部門沒有對(duì)檔案材料的收集范圍及教師應(yīng)從哪些方面評(píng)價(jià)學(xué)生作出統(tǒng)一、具體的規(guī)定。但高校應(yīng)按照中央組織部、國家檔案局干部檔案工作條例的精神對(duì)高校學(xué)生檔案進(jìn)行規(guī)范化的整理和管理。從新生一入學(xué)開始就注意觀察和了解學(xué)生在校各種活動(dòng)中所表現(xiàn)出的能力并如實(shí)記載下來,保持材料的齊全和連貫,使學(xué)生檔案材料能較好的體現(xiàn)當(dāng)今

6、大學(xué)生在德智體美勞、心理素質(zhì)、能力特征、發(fā)展?jié)撃?、適應(yīng)崗位等方面的全貌,這樣對(duì)于大學(xué)生的發(fā)展、成長成才非常有利。具體說來,根據(jù)目前的形勢(shì),除常規(guī)材料外,應(yīng)重點(diǎn)涵蓋以下幾個(gè)方面的內(nèi)容:1學(xué)習(xí)成績及排序。大學(xué)期間的學(xué)習(xí)成績因?qū)W校、專業(yè)、教師而異,可比性不強(qiáng),但同校、同專業(yè)、同期畢業(yè)生成績排序能反映學(xué)生學(xué)習(xí)及智力水平,是對(duì)學(xué)生綜合競爭能力進(jìn)行評(píng)價(jià)的重要方面。2與素質(zhì)教育相關(guān)的材料。目前,在校大學(xué)生有三分之一的時(shí)間所接受的教育和從事的學(xué)習(xí)活動(dòng)都與素質(zhì)教育有關(guān)。許多用人單位在招聘和選拔人才時(shí)也都非常注重大學(xué)生在校期間的組織能力、團(tuán)隊(duì)精神、心理素質(zhì)等。因此,應(yīng)將大學(xué)階段參與的學(xué)生工作、社團(tuán)活動(dòng)、各類競賽以

7、及社會(huì)實(shí)踐的總結(jié)、鑒定、評(píng)價(jià)、獲獎(jiǎng)成果證書等及時(shí)、準(zhǔn)確地裝入學(xué)生檔案中。對(duì)于反應(yīng)身體素質(zhì)、心理素質(zhì)、性格特征方面的體檢表、健康卡及體育考試成績、體能測(cè)試表、心理健康調(diào)查表、心理素質(zhì)測(cè)驗(yàn)等也應(yīng)及時(shí)歸檔。3建立健全學(xué)生的誠信檔案及評(píng)價(jià)機(jī)制。大學(xué)生誠信檔案是社會(huì)誠信評(píng)價(jià)體系中的重要組成部分,加強(qiáng)高校學(xué)生誠信檔案的完善與建設(shè),是提升大學(xué)生道德素養(yǎng),促進(jìn)大學(xué)生思想教育管理的重要途徑。當(dāng)前,由于各種因素的影響,部分大學(xué)生誠信意識(shí)淡薄,言行不一,甚至發(fā)生欺詐行為。考試作弊、合同毀約、貸款違約、造假等是當(dāng)前大學(xué)生缺乏誠信的表現(xiàn),給學(xué)校也給學(xué)生自身的發(fā)展帶來很大的負(fù)面影響。因此,要積極探索科學(xué)的誠信檔案建立和評(píng)

8、價(jià)機(jī)制,發(fā)揮好誠信檔案的評(píng)價(jià)和約束功能。一是要積極探索如何通過誠信檔案的建立,在學(xué)生與誠信之間建立契約關(guān)系,使大學(xué)生存在不愿意留下不良誠信記錄的心理顧忌,自身產(chǎn)生一定的壓力,從而使誠信檔案在一定程度上約束其行為。二是要發(fā)揮好誠信檔案對(duì)學(xué)生未來發(fā)展的影響功能。通過“個(gè)人信用檔案”評(píng)價(jià)展示自己的良好信譽(yù),以博得用人單位的認(rèn)同,得到更多的發(fā)展機(jī)會(huì)。三是要加強(qiáng)學(xué)生誠信行為的跟蹤管理與評(píng)價(jià),完善誠信檔案信息記載渠道。根據(jù)學(xué)生在學(xué)習(xí)、生活等方面的表現(xiàn),對(duì)學(xué)生的學(xué)習(xí)活動(dòng)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、社會(huì)交往、家庭經(jīng)濟(jì)情況、個(gè)人交往中的誠信狀況進(jìn)行及時(shí)測(cè)評(píng),劃出不同的測(cè)評(píng)等級(jí),定期做出誠信評(píng)價(jià)報(bào)告,歸入學(xué)生誠信檔案。要積極拓展

9、誠信信息來源途徑,增強(qiáng)誠信信息的豐富性與真實(shí)性。2.完善機(jī)構(gòu),加強(qiáng)專兼職學(xué)生檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)高校學(xué)生檔案管理要做到組織機(jī)構(gòu)落實(shí)、人員落實(shí)、經(jīng)費(fèi)落實(shí),理順管理體制和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。不論當(dāng)前高校對(duì)學(xué)生管理采取何種模式,都要根據(jù)學(xué)校工作的實(shí)際情況,建立大學(xué)生檔案管理組織機(jī)構(gòu),要有專人負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的管理工作。要根據(jù)學(xué)生檔案的數(shù)量,配備適當(dāng)編制的專業(yè)人員,做到人員落實(shí),管理規(guī)范,運(yùn)作有序。要采取有效措施,不斷提高檔案人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平,建立科學(xué)、優(yōu)化、穩(wěn)定的檔案管理專兼職人員隊(duì)伍,使支隊(duì)伍既掌握學(xué)生檔案管理的規(guī)律,又熟悉學(xué)生工作,能經(jīng)常與班主任或輔導(dǎo)員聯(lián)系,及時(shí)收集需要?dú)w檔的材料,保證完整性和時(shí)效性

10、。要重視檔案人員的思想道德建設(shè),經(jīng)常開展相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)活動(dòng),提高檔案人員的業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)文化知識(shí)和運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備的能力。3.增強(qiáng)檔案意識(shí),做好整理審核工作,提高檔案質(zhì)量高校檔案部門應(yīng)利用一切機(jī)會(huì)和可能,向?qū)W校各部門做好宣傳工作,宣傳應(yīng)歸檔案材料的各種要求及規(guī)范檔案材料的實(shí)際意義,增強(qiáng)師生的檔案意識(shí),使他們認(rèn)識(shí)到搞好高校學(xué)生檔案管理工作是關(guān)系到落實(shí)中央決定、深化教育改革,全面推進(jìn)素質(zhì)教育的大事,是為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)的各條戰(zhàn)線輸送跨世紀(jì)人才的大事,是關(guān)系到客觀公正地反映一個(gè)學(xué)生的實(shí)際情況,使他們能夠順利地畢業(yè),較好地就業(yè)的大事,只有各方面提高了思想認(rèn)識(shí),才能形成人人都來關(guān)心高校學(xué)生檔案管理的良

11、好局面。要根據(jù)本校學(xué)生畢業(yè)時(shí)間,安排時(shí)間統(tǒng)一對(duì)畢業(yè)生檔案材料進(jìn)行收集整理。采用計(jì)算機(jī)管理的學(xué)籍檔案和行為表現(xiàn)方面的檔案材料,統(tǒng)一打印格式和紙張型號(hào)以及字型大小,整理時(shí)要按照學(xué)生檔案的形成特點(diǎn),按基本情況材料、思想道德素質(zhì)材料、科學(xué)文化素質(zhì)材料、黨團(tuán)組織材料、個(gè)人信用材料、身體和心理素質(zhì)材料等進(jìn)行分類整理,努力做到內(nèi)容完整、條例清楚、規(guī)格統(tǒng)一、裝訂整齊的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí),還要把好學(xué)生檔案材料最后審批關(guān),審查檔案材料是否缺項(xiàng),相關(guān)材料是否加蓋公章,保證檔案材料的完整,提高檔案質(zhì)量。4.完善制度,實(shí)行規(guī)范化管理高校學(xué)生檔案從建檔、歸檔、到轉(zhuǎn)檔,經(jīng)歷的時(shí)間長,經(jīng)手的部門多,工作量大,如果歸檔制度不健全,轉(zhuǎn)遞

12、手續(xù)不嚴(yán)格,各個(gè)部門之間的工作不能有效銜接,就必然造成管理上的脫節(jié)。由于學(xué)生檔案的產(chǎn)生過程具有連續(xù)性和周期性,要保持學(xué)生檔案的完整性,必須建立健全一套完整的學(xué)生檔案管理制度。在國家教育部還沒有正式頒布高校學(xué)生檔案管理?xiàng)l例的情況下,檔案管理部門首先應(yīng)根據(jù)學(xué)生檔案工作的實(shí)際情況,與形成學(xué)生檔案材料多的部門,共同制定出相應(yīng)的材料收集歸檔聯(lián)系制度。實(shí)行規(guī)范化管理,做到有章可循,以保證學(xué)生檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)。首先,應(yīng)建立健全學(xué)校檔案管理制度,明確形成學(xué)生檔案材料有關(guān)部門的職責(zé),提出專兼職檔案管理人員的任務(wù)和要求,制定新生檔案的清理建檔和歸檔材料的審核歸檔,以及學(xué)生檔案的調(diào)閱利用、保密、安全、交接轉(zhuǎn)遞等方面的規(guī)章制度。特別是要注意及時(shí)收集、整理學(xué)生檔案材料,要從學(xué)生進(jìn)校起就做好建檔工作,學(xué)生各種材料一經(jīng)形成,就要盡快存入學(xué)生檔案,保證學(xué)生各個(gè)階段的各種檔案及時(shí)歸檔。其次,要建立完善