正確標(biāo)引公文主題詞

1、如何正確標(biāo)引公文主題詞李步其浙江警官職業(yè)學(xué)院 浙江杭州 310018摘要 :目前公文 處理 中大量存在主題詞標(biāo)引不規(guī)范的現(xiàn)象。正確標(biāo)注公 文主題詞已成為公文處理過(guò)程中的一個(gè)難點(diǎn)。 本文就公文主題詞的涵義、 主題詞 表的體系結(jié)構(gòu)、 標(biāo)引方法、 標(biāo)引程序及標(biāo)引主題詞應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題提出粗淺的 看法。關(guān)鍵詞:公文 寫作 主題詞 標(biāo)引為適應(yīng)辦公現(xiàn)代化的要求 , 便于計(jì)算機(jī)檢索和公文管理的科學(xué)化 程度 , 提高辦公效率 , 國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法 (國(guó)發(fā) 200023號(hào)文件中明確規(guī)定:公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)引主題詞。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān) 的要求標(biāo)引主題詞。 同時(shí), 中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)國(guó)家行政機(jī)關(guān) 行政公文格式

2、(GB/T9704-1999 ,進(jìn)一步明確了制作公文主題詞標(biāo) 識(shí)的要求。 因此, 主題詞也就成為各級(jí)行政機(jī)關(guān)公文中的重要組成部 分,其標(biāo)引越來(lái)越受到文秘人員的重視。但是,從各級(jí)行政機(jī)關(guān)公文 主題詞標(biāo)引的現(xiàn)狀來(lái)看, 普遍存在著標(biāo)引質(zhì)量不高的問(wèn)題, 存在著許 多不規(guī)范的現(xiàn)象,諸如主題詞缺標(biāo)、錯(cuò)標(biāo)、漏標(biāo)、超標(biāo)、粗標(biāo)、組配 不當(dāng)、層次混亂、生造亂造主題詞等。鑒于此,筆者擬就主題詞的涵 義、主題詞表的體系結(jié)構(gòu)、 主題詞標(biāo)引的方法、程序以及標(biāo)引中應(yīng)注 意的幾個(gè)問(wèn)題提出一些粗淺的看法。一、 公文主題詞的涵義所謂公文主題詞, 是一些以概念為基礎(chǔ)的、規(guī)范化的、具有組 配性能的、 能體現(xiàn)公文主題特征及其歸屬類別,

3、 并為計(jì)算機(jī)所識(shí)別的 名詞或名詞性詞組 ,是公文版記部分的構(gòu)成要素之一。主題詞既 要體現(xiàn)公文的主要內(nèi)容, 使每一個(gè)公文都能區(qū)別開(kāi)來(lái), 又要指明其歸 屬類別, 便于立卷歸檔。 標(biāo)引主題詞是文書(shū)部門和檔案部門相互銜接 的一項(xiàng)工作。二、 公文主題詞表的體系結(jié)構(gòu)目前各級(jí)行政機(jī)關(guān)使用的主題詞表共由 15類 1049個(gè)主題詞組 成,分為主表和附表兩大部分,主表有 13類 751個(gè)主題詞,附表有2類 298個(gè)主題詞。詞表分為三個(gè)層次。第一層次是對(duì)主題詞區(qū)域的 分類,如綜合經(jīng)濟(jì) 、 財(cái)政、金融類等。第二層是類別詞,即對(duì) 主題詞的具體分類,主要是以政府各部門職責(zé)范圍內(nèi)的工作內(nèi)容劃 分,其特點(diǎn)是內(nèi)涵大、覆蓋面廣,

4、具有確定性,如工交、能源、郵 電類中的工業(yè) 、 交通 、 能源和郵電等。第三層是類屬 詞,是反映公文具體內(nèi)容的詞,如體制 、 職能 、 編制等。第二層和第三層統(tǒng)稱為主題詞,用于文件的標(biāo)引。三、 公文主題詞標(biāo)引的方法1、一份文件一般標(biāo)三五個(gè)主題詞為宜,除類別詞外,最多不超 過(guò)五個(gè)。2、主題詞標(biāo)在文件的抄送欄之上,頂格寫。詞目之間不加頓號(hào), 而是空一字。3、標(biāo)引順序是先標(biāo)類別詞,再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時(shí),先標(biāo) 反映文件內(nèi)容的詞,最后標(biāo)反映文件形式的詞。如國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng) 水土保持工作的通知 , 先標(biāo)類別詞 農(nóng)業(yè) , 再標(biāo)類屬詞 水土保持 , 最后標(biāo)上文種通知 。4、一份文件如有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容,先

5、集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容 進(jìn)行標(biāo)引,再對(duì)第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。如關(guān)于要求落實(shí)杭州鋼 鐵廠二號(hào)焦?fàn)t精洗煤貨源及鐵路運(yùn)輸列入國(guó)家計(jì)劃的函 ,先標(biāo)反映 第一個(gè)主題內(nèi)容的類別詞能源 ,再標(biāo)類屬詞煤炭 ;然后標(biāo)反映 第二個(gè)主題內(nèi)容的類別詞 交通 , 再標(biāo)類屬詞 運(yùn)輸 , 最后標(biāo) 函 。 5、根據(jù)需要,可將不同類的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。也就是說(shuō), 不同類別的主題詞可互相借用標(biāo)引。 如 國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資 料價(jià)格管理以及對(duì)其主要品種實(shí)行最高限價(jià)的通知 ,主題詞標(biāo)為:農(nóng)業(yè) 物資 物價(jià) 管理 通知。 類別詞農(nóng)業(yè)屬于 04A ,而 其后的三個(gè)類屬詞依次屬于 06A 、 01B 、 01B 。6、當(dāng)詞表中找不出準(zhǔn)確

6、反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時(shí),可以在 類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引, 也就是說(shuō), 類屬詞的選擇不受類別區(qū)域 的限制。確定一個(gè)類別詞后,如還需要其他類別詞來(lái)反映公文內(nèi)容, 其他類別詞可充當(dāng)類屬詞使用,需要注意的是在該詞的后面加 以便區(qū)別。如關(guān)于要求解決寧波北侖港區(qū)口岸查驗(yàn)單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、 人員編制和辦公生活設(shè)施的請(qǐng)示 ,可標(biāo)交通 機(jī)構(gòu) 編制 設(shè) 施 請(qǐng)示 。四、 公文主題詞標(biāo)引的程序公文主題詞的標(biāo)引要求較高,難度較大,在標(biāo)引過(guò)程中,不僅 要掌握正確的標(biāo)引方法, 而且要遵循正確的標(biāo)引程序, 才能提高主題 詞標(biāo)引的質(zhì)量與水平。一般說(shuō)來(lái),公文主題詞標(biāo)引的程序大致如下: 1、 閱讀公文, 提煉主題概念。 主題詞

7、是公文主旨的體現(xiàn)和表達(dá), 它和公文的關(guān)系是反映與被反映的關(guān)系。 要使主題詞準(zhǔn)確地體現(xiàn)和表 達(dá)公文的主旨,標(biāo)引者一定要認(rèn)真閱讀公文,了解主要內(nèi)容,吃透基 本精神,準(zhǔn)確提煉主旨,并在此基礎(chǔ)上提煉公文的主題概念。 提煉 主題概念是將文獻(xiàn)主題中有機(jī)結(jié)合的概念或概念組合加以提取, 并用 精煉的自然語(yǔ)言表達(dá)的過(guò)程。 提煉主題概念要對(duì)公文主旨進(jìn)行剖 析,分析出組成主題的主要成分和次要成分。遵循主要成分為主、次 要成分為輔的原則,按正確的概念邏輯關(guān)系,抽取那些最重要的、專 指性最強(qiáng)的主題概念, 并用科學(xué)精煉的語(yǔ)言加以表達(dá), 以利于主題概 念的轉(zhuǎn)換。2、查表選詞,轉(zhuǎn)換主題概念。查閱主題詞表或范疇表、附表, 將主

8、題概念轉(zhuǎn)換為本表中的主題詞。 轉(zhuǎn)換主題概念, 就是將表達(dá)公文 主題概念的自然語(yǔ)言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的主題詞語(yǔ)言的過(guò)程。 如果詞表中 的主題詞與公文主題概念字面或涵義一致時(shí), 就可直接進(jìn)行標(biāo)引; 如 果選定的主題概念在詞表中沒(méi)有相應(yīng)的主題詞, 就可以通過(guò)概念組配 或概念相交組配的方法來(lái)解決。如關(guān)于經(jīng)濟(jì)技術(shù)協(xié)作的辦法 ,主 題概念為經(jīng)濟(jì)技術(shù)協(xié)作 ,它在詞表中無(wú)相應(yīng)的主題詞,但有經(jīng) 濟(jì) 、 技術(shù) 、 協(xié)作 這些相關(guān)的主題詞, 因而可將 經(jīng)濟(jì)技術(shù)協(xié)作 分解為技術(shù)協(xié)作 、 經(jīng)濟(jì)協(xié)作兩個(gè)概念成分,其中技術(shù)協(xié)作 這個(gè)概念可通過(guò)技術(shù)與協(xié)作這兩個(gè)主題詞去組配,而經(jīng)濟(jì) 協(xié)作這個(gè)概念可通過(guò)經(jīng)濟(jì)與協(xié)作這兩個(gè)主題詞去組配。當(dāng)

9、 組配標(biāo)引仍無(wú)法達(dá)到要求時(shí), 可選定最直接的上位主題詞來(lái)標(biāo)引。 如 將掃盲主題概念用主題詞教育標(biāo)引。如上位主題詞仍不合用 時(shí), 可臨時(shí)選擇一個(gè)適當(dāng)?shù)淖杂稍~來(lái)標(biāo)引。 總之, 選定的詞要直接地、 客觀地反映出公文所論述的主旨, 并根據(jù)公文所表述的主題內(nèi)容依次 標(biāo)引,同時(shí)要注意體現(xiàn)公文的思想性。3、著錄標(biāo)引,審核校驗(yàn)。主題概念轉(zhuǎn)換后,要將轉(zhuǎn)換的主題詞 按照規(guī)定的形式標(biāo)引于公文主題詞標(biāo)識(shí)區(qū)域內(nèi)。 主題詞的用詞不考 慮語(yǔ)法上的結(jié)構(gòu), 不考慮詞與詞之間的搭配連接, 僅將各個(gè)詞依次羅列出來(lái)。 為保證標(biāo)引質(zhì)量,在結(jié)束主題詞標(biāo)引之前,要進(jìn)一步審核 主題概念提煉是否準(zhǔn)確、 全面, 主題概念的轉(zhuǎn)換是否符合標(biāo)引規(guī)則和

10、 組配規(guī)則, 同類型公文所選用的主題詞是否一致, 著錄標(biāo)引有無(wú)遺漏 等,如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)加以補(bǔ)救。要建立崗位責(zé)任制,實(shí)行目標(biāo)管 理, 把標(biāo)引質(zhì)量作為考核的主要內(nèi)容, 以充分調(diào)動(dòng)文秘人員的工作積 極性。五、 公文主題詞標(biāo)引應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題1、公文主題詞與標(biāo)題不能等同。二者都用極精煉的語(yǔ)言概括公 文的主旨, 但二者的作用不相同:公文標(biāo)題是為了便于讀者概括地了 解公文的性質(zhì)和要求, 便于根據(jù)公文所反映的問(wèn)題進(jìn)行公文處理 (如 登記、分送、閱讀、批辦等 ;主題詞不僅要能準(zhǔn)確反映公文的主題, 更重要的是根據(jù)公文的類別、內(nèi)容和表現(xiàn)形式為檢索查詢提供方便。 公文標(biāo)題一般寫成以文種為中心詞、 以發(fā)文機(jī)關(guān)和事

11、由作為限制詞 的偏正詞組的形式,重在以內(nèi)容反映問(wèn)題,以文種標(biāo)明性質(zhì),充分發(fā) 揮公文的現(xiàn)實(shí)效用; 主題詞則先要依內(nèi)容區(qū)分類別, 以文種來(lái)反映文 件形式,以便于日后查找利用,重在發(fā)揮公文的歷史效用。 有些公 文撰制者對(duì)主題詞停留在表面理解,把主題詞和標(biāo)題簡(jiǎn)單等同起來(lái), 往往認(rèn)為主題詞就是對(duì)文件標(biāo)題主要詞素的簡(jiǎn)單切分和照搬引用。 這 種只看標(biāo)題不看內(nèi)容的做法是非常片面的, 不可能準(zhǔn)確的掌握公文的 基本觀點(diǎn)和基本思想,無(wú)法正確地提煉出公文的主旨。2、注意主題詞排列的順序。前面提及,主題詞的排列應(yīng)按照從 類別詞到類屬詞、從內(nèi)容到形式的順序排列,換句話說(shuō),也就是按范 圍、內(nèi)容、文種的次序排列。如關(guān)于煤炭?jī)r(jià)

12、格調(diào)整的通知 ,主題 詞可標(biāo)為:能源 煤炭 價(jià)格調(diào)整 通知。 這里需要注意的是,對(duì) 反映文種以外的主題詞, 則應(yīng)按其涵義由大到小進(jìn)行排列。 如果揭示 文件主題的主題詞能夠井然有序地排列出來(lái), 就會(huì)使人一看就明白文 件的主要內(nèi)容和中心思想, 而如果雜亂無(wú)章地隨意處置, 就使人難以 看懂,也不利于電子計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)和檢索。3、正確進(jìn)行概念組配。行政機(jī)關(guān)豐富的職能活動(dòng)僅靠上千條正 式主題詞來(lái)涵蓋是不大可能的, 這就導(dǎo)致了公文主題概念找不到相對(duì) 應(yīng)的專指主題詞。 因而, 可考慮利用詞表中最直接相關(guān)的兩個(gè)或兩個(gè) 以上的主題詞組配成新的主題詞進(jìn)行標(biāo)引。 尤其要注意的是不能越級(jí) 組配,在滿足專指性規(guī)則的條件下

13、,優(yōu)先考慮交叉組配,然后再考慮非交叉組配。如關(guān)于加強(qiáng)黃河水利工程管理的通知中的黃河水 利工程 ,如組配標(biāo)引為黃河水利 、 工程就不能準(zhǔn)確地表達(dá)主 題概念,應(yīng)用黃河水利 、 水利工程才對(duì)。為保證主題詞的專指 度,必須選用與公文主題關(guān)系最密切、最相近的詞進(jìn)行組配,不能采 用太泛指的主題詞組配。4、標(biāo)引用詞要規(guī)范。在公文處理過(guò)程中,不少文秘人員缺乏主 題詞標(biāo)引方面的知識(shí),沒(méi)有認(rèn)真研讀過(guò)國(guó)務(wù)院公文主題詞表 ,往 往只靠自己的理解,摻雜個(gè)人的觀點(diǎn),隨意用自然語(yǔ)言(非正式主題 詞標(biāo)引代替主題詞,用詞不規(guī)范或自覺(jué)不自覺(jué)受方言口語(yǔ)的影響。 如浙江省教育廳廳高等學(xué)校精品課程申報(bào)評(píng)審辦法的通知 (浙教 高教 20

14、03186號(hào) , 其主題詞標(biāo)為: 高等教育 精品課程 申報(bào) 辦 法 通知。 其中,類別詞高等教育和類屬詞精品課程 、 申 報(bào)便不夠規(guī)范。更有甚者,一些基層文秘人員常常撇開(kāi)國(guó)務(wù)院公 文主題詞表而自行生造亂造主題詞 ,如浙江省教育廳關(guān)于印 發(fā)浙江省教育系統(tǒng)預(yù)防與控制傳染性非典型肺炎應(yīng)急預(yù)案的通知 (浙教體 2003222號(hào)將防控當(dāng)作主題詞, 浙江省教育廳關(guān) 于調(diào)整非典型肺炎防治工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員的通知 (浙教體 2003221號(hào)將非常設(shè)機(jī)構(gòu)作為主題詞等,這就難免形成各行其是,標(biāo)準(zhǔn) 不一,質(zhì)量不一的局面,不能正確地反映出公文的內(nèi)容和主題,失去 了主題詞標(biāo)引的實(shí)際意義和作用。5、適當(dāng)增加部分主題詞。國(guó)務(wù)

15、院辦公廳為了規(guī)范公文主題詞標(biāo) 引,特制定了國(guó)務(wù)院公文主題詞表 ,收錄國(guó)家級(jí)主題詞,上報(bào)國(guó) 家的各類公文只允許使用國(guó)家級(jí)主題詞標(biāo)引; 省級(jí)人民政府也編制有 公文主題詞, 作為省政府下發(fā)文件以及省內(nèi)各機(jī)關(guān)上報(bào)各類公文的標(biāo) 引依據(jù)。如浙江省人民政府公文主題詞表中,根據(jù)浙江省實(shí)際情 況, 增加了 109個(gè)省級(jí)主題詞, 如 聯(lián)營(yíng) 、 評(píng)估 、 公交 、 防臺(tái) 、 集團(tuán)購(gòu)賣 、 來(lái)料加工 、 職業(yè)病等。不少文秘人員參照國(guó)務(wù) 院公文主題詞表 、地方政府公文主題詞表標(biāo)引公文主題詞時(shí),總覺(jué) 得主題詞數(shù)量太少,不能滿足需要。因而,該單位可根據(jù)資料管理方 面的特殊需要,在國(guó)務(wù)院公文主題詞表 、地方政府公文主題詞表

16、的基礎(chǔ)上, 適當(dāng)增加一些類別詞或類屬詞, 以滿足本單位公文管理的 需要。 如 浙江省監(jiān)獄管理局公文處理暫行辦法 根據(jù)監(jiān)獄工作特點(diǎn), 在下行文中增加獄政 、 教育改造 、 生活衛(wèi)生 、 創(chuàng)建工作等類屬詞。 6、正確標(biāo)引印（轉(zhuǎn)）發(fā)公文的主題詞。印發(fā)的公文，一般都是 規(guī)范類或指令類文書(shū)，如規(guī)定、條例、意見(jiàn)、辦法等,其正文一般是 闡述印發(fā)的緣由和提出一兩句指示性意見(jiàn)或要求， 其目的是為了貫徹 執(zhí)行“附件”的內(nèi)容。對(duì)印發(fā)文件的公文進(jìn)行標(biāo)引，要以附件內(nèi)容為 主要依據(jù)，先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞，只不過(guò)反映文件形式的詞由兩 個(gè)文種名稱構(gòu)成而已。如關(guān)于印發(fā)浙江省罪犯獎(jiǎng)懲考核辦法的 通知 （浙司200361 號(hào)）

17、其主題詞可標(biāo)為： ， “司法 監(jiān)獄 罪犯 考 核 辦法 通知。 ”但轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知就沒(méi)有這么簡(jiǎn)單，這是因?yàn)楸?轉(zhuǎn)發(fā)的文件不是本機(jī)關(guān)的文件，或者被轉(zhuǎn)發(fā)的文件很多時(shí)候也是通 知。 “對(duì)于這樣的文件來(lái)說(shuō)，如果簡(jiǎn)單地按印發(fā)文件的通知那樣標(biāo)引 主題詞（不標(biāo)出轉(zhuǎn)發(fā)一詞） ，則很容易與本單位直接制發(fā)的關(guān)于 某一事項(xiàng)的通知混同。 .因此，標(biāo)引轉(zhuǎn)發(fā)公文主題詞的時(shí)候，如果 ” 被轉(zhuǎn)發(fā)的公文屬非法規(guī)性文件，則其文種可不作為主題詞標(biāo)引，但要 注意將“轉(zhuǎn)發(fā)”作為主題詞標(biāo)引于“通知”之前，而不應(yīng)將“轉(zhuǎn)發(fā)” 置于類別詞的位置。如關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)浙江省委組織部、浙江省人事廳 關(guān)于進(jìn)一步完善黨政機(jī)關(guān)年度考核辦法加大考核工作力度的意見(jiàn) 的 通知