商務(wù)崗位工作內(nèi)容及合同審批流程

1、編號:本資料為word版本，可以直接編輯和打印，感謝您的下載商務(wù)崗位工作內(nèi)容及合同審批流程甲方：乙方：日期：說明：本合同資料適用于約定雙方經(jīng)過談判、協(xié)商而共同承認(rèn)、共同遵守的責(zé)任與 義務(wù)，同時闡述確定的時間內(nèi)達(dá)成約定的承諾結(jié)果。文檔可直接下載或修改，使用 時請詳細(xì)閱讀內(nèi)容。第一節(jié) : 崗位任職說明商務(wù)助理、統(tǒng)計： 學(xué)歷：?？埔陨希ㄎ锪鹘y(tǒng)計類） 健康狀況：良好年齡： 22 以上。 工作經(jīng)驗： 1 年以上工作經(jīng)驗基本技能及素質(zhì)：a ）文字功底好，能獨立起草各種商務(wù)文檔。b ）具有一定的組織、計劃、控制、協(xié)調(diào)能力。c ）具有一定的人際交往能力。d ）具有一定的統(tǒng)計、物流能力。e ）具有較強(qiáng)的計算能力

2、和邏輯思維能力。f） 具有較強(qiáng)的應(yīng)變能力和學(xué)習(xí)能力 g ） 熟悉企業(yè)各項規(guī)章制度。商務(wù)助理崗位職責(zé) :1 、在部門經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，按照崗位職責(zé)及分工，全面開展商務(wù)工作。2 、配合商務(wù)部建立建全崗位職責(zé)、工作流程、作業(yè)表格、管理手冊、績效考核內(nèi)容。3 、 負(fù) 責(zé)本崗位績效考核體系的實施，并根據(jù)實際工作情況對考核內(nèi)容進(jìn)一步完善。為本部門建全績效考核體系提供資料。4 、負(fù) 責(zé)實施公司合同的評審流程，并在規(guī)定時間內(nèi)完成。保證相關(guān)職部門項目合同信息流暢，及時。5 、負(fù) 責(zé)依據(jù)每日針對工廠商務(wù)統(tǒng)計員上報的日產(chǎn)出量數(shù)據(jù)更新每月產(chǎn)、出量報表，并核算出當(dāng)月產(chǎn)值、合同供貨額并上報領(lǐng)導(dǎo)。6 、負(fù)責(zé)已簽訂合同的整理、分類

3、、歸檔。保證商務(wù)中心能夠及時查閱項目合同。7 、 負(fù) 責(zé)建立建全項目合同電子信息（合同匯總信息），將合同條款及款項執(zhí)行情況錄入計算機(jī)并做好保密處理。8 、負(fù) 責(zé)有效合同的下發(fā)，保證公司和工廠、財務(wù)部、配送中心、本部門合同信息管理、本部門經(jīng)理有完整項目合同信息。9 、負(fù) 責(zé)按有效項目合同下發(fā)產(chǎn)品生產(chǎn)任務(wù)單（訂單）至公司，保證訂單下發(fā)及時、內(nèi)容準(zhǔn)確。10 、負(fù)責(zé)公司當(dāng)月銷售業(yè)績及回款的報表編制、校正、上報。保證上報數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤11 、 負(fù)責(zé)依據(jù)有效合同信息、合同產(chǎn)值、執(zhí)行貨款等綜合信息，按子公司相關(guān)銷售負(fù)責(zé)人或項目經(jīng)理的要求（開票明細(xì)表），提交開票信息申請表于部門經(jīng)理簽批。12 、 負(fù)責(zé)將已簽批

4、開票信息申請表提交財務(wù)部，并將財務(wù)結(jié)算中心開據(jù)的稅務(wù)發(fā)票交 至相關(guān)銷售負(fù)責(zé)人或是客戶處，保證客戶的簽收。13 、負(fù)責(zé)依據(jù)回款情況、合同產(chǎn)值、執(zhí)行貨款等信息，及時與公司相關(guān)銷售負(fù)責(zé)人聯(lián)系，做好活欠款工作。14 、負(fù)責(zé)配合公司營銷人員針對項目合同簽訂過程中所需的企業(yè)資格資料的整理、匯總、發(fā)放。保證銷售人員及時簽訂合同。15 、負(fù)責(zé)更新年度公司銷售人員營銷業(yè)績及個人銷售欠款信息。保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，便于上級領(lǐng)導(dǎo)或營銷人員隨時對銷售動態(tài)的查閱。16 、完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性工作。工廠統(tǒng)計專員崗位職責(zé)17 、 負(fù)責(zé)工廠周報的收集、審核、錄入工作，保證現(xiàn)場數(shù)據(jù)及時、有效、準(zhǔn)確的備案；18 、 負(fù)責(zé)合同

5、總量耗損率的產(chǎn)量控制，負(fù)責(zé)報廢品的統(tǒng)計、上報。19 、 負(fù)責(zé)在日常工作中進(jìn)行及時有效的溝通、協(xié)調(diào)，監(jiān)督，上報公司及部門各項工作安排部署及重要會議精神；20 、 負(fù)責(zé)已簽訂合同的整理、分類、歸檔。保證工廠處能夠及時查閱合同。21 、定期錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，核實系統(tǒng)數(shù)據(jù)。22 、 負(fù)責(zé)當(dāng)月月盤點表的收集及單據(jù)郵寄的跟蹤等相關(guān)事宜，及時審核盤點表的規(guī)范性并反饋給公司商務(wù)以便及時更改；23 、 積極配合同事工作，完成上級交辦的其他任務(wù)。；第一節(jié)合同評審管理流程文件1 總則1.1 合同評審的意義：在項目合同簽訂前和簽訂過程中對合同涉及的有關(guān)要素進(jìn)行評判、 審核，在確保公司利益的前提下，保證合同各項條款信息

6、互通。1.2 合同評審要素：合同、產(chǎn)品類型、型號、工程量、價格條款、顧客信譽(yù)度、資金保證、技術(shù)條件、供貨周期、機(jī)器工裝配置等。2 評審流程：2.1 合同提前評審前期：銷售市場營銷根據(jù)公司利潤目標(biāo)，在年初制定各類產(chǎn)品的銷售價格，發(fā)放給相關(guān)人員，人員簽訂合同時在價格底線以上有自主權(quán)，同時向上級主管備案；低于價格底線的向上級主管申請，市場營銷經(jīng)理在合同評審中在銷售價格和付款方式（付款方式按比例由區(qū)域經(jīng)理定）上具有決定權(quán)，必須簽署意見（如人不在應(yīng)電話確認(rèn)后補(bǔ)簽），超出權(quán)限上報總經(jīng)理或執(zhí)行董事；項目合同供貨型號、配送、工廠有建議權(quán)；商務(wù)部門有合同評審流程執(zhí)行權(quán)。 執(zhí)行人：商務(wù)助理要求：依據(jù)項目合同逐一填

7、寫合同評審表，內(nèi)容與合同一致。2.2 合同評審流程執(zhí)行：2.2.1 商務(wù)部評審內(nèi)容：合同在簽訂前由市場營銷相應(yīng)合同負(fù)責(zé)人將已進(jìn)入后期談判的合同交于商務(wù)部合同信息部，由合同信息部助理按合同條款編制合同評審表提交總經(jīng)理。商務(wù)助理針對合同條款內(nèi)的產(chǎn)品型號、數(shù)量、供貨時間進(jìn)行評審。部門經(jīng)理簽字確認(rèn)，總經(jīng)理簽字。確認(rèn)后執(zhí)行下一步操作步驟。 2.2.2配送中心評審內(nèi)容：配送中心針對合同條款中的產(chǎn)品類型、數(shù)量、供貨周期來制定設(shè)備、工裝、原材料、工 廠開 工生產(chǎn)所屆的各類零星材料及工具的配送到位，保證工廠部的工期要求。部門經(jīng)理簽字，總經(jīng)理簽字確認(rèn)后交商務(wù)合同助理執(zhí)行下一步操作步驟。2.2.3 工廠評審內(nèi)容：針

8、對合同條款中的供貨周期、生產(chǎn)地點、產(chǎn)品類型、技術(shù)要求等進(jìn)行評審。并對不符合 公司 相關(guān)條件的合同條款提出更改意見。 部門經(jīng)理簽字，總經(jīng)理簽字確認(rèn)。確認(rèn)后交商務(wù)合 同助理 執(zhí)行下一步操作步驟。2.2.4 財務(wù)部評審內(nèi)容：財務(wù)部針對合同條款中的價格、付款方式、客戶信譽(yù)度等進(jìn)行評審。并對不符合公司相關(guān)條件的合同條款提出更改意見。部門經(jīng)理簽字，總經(jīng)理簽字確認(rèn)后交商務(wù)部合同助理執(zhí)行下一步操作步驟。2.2.5 營銷總監(jiān)評審內(nèi)容：營銷總監(jiān)針對各部門提出的合同更改意見，與合同簽訂負(fù)責(zé)人再次確認(rèn)合同條款，如必 須更改的合同條款將要求銷售負(fù)責(zé)人再次與客戶進(jìn)行商務(wù)條款的談判。如無需更改的合同條款可簽字通過，交于總經(jīng)

9、理最終評審。部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。確認(rèn)后交商務(wù)部合同助理執(zhí)行下一步操作步驟。2.2.6 總經(jīng)理評審內(nèi)容： 總經(jīng)理依據(jù)各職能部門所評審意見，綜合各項合同條款進(jìn)行最終評審簽字確認(rèn)。3 合同評審流程結(jié)束：商務(wù)部合同信息部助理將各相關(guān)部門合同更改意見反饋至銷售訂單負(fù)責(zé)人， 由銷售訂單負(fù)責(zé)人根據(jù)實際情況進(jìn)行條款更改。本部門重新進(jìn)行合同評審流程。商務(wù)部合同信息部助理將已通過的合同評審表與合同一同交丁總經(jīng)理， 并加蓋合同專用章通過評審。將通過評審的合同進(jìn)入合同執(zhí)行管理制度。注：如合同評審?fù)ㄟ^，由商務(wù)助理發(fā)放合同編號并備案。第二節(jié)項目訂單管理流程文件1 項目訂單管理前期：須公司商務(wù)助理下發(fā)的 生產(chǎn)任務(wù)單、需附有新

10、建工廠的圖紙、工程量表 有效合同、并依照工作流程匯總工程總量、工期、原材料、物流相關(guān)訂單信息。執(zhí)行人：商務(wù)助理要求：有效合同按產(chǎn)品分類，由商務(wù)助理依據(jù)產(chǎn)品類型將生產(chǎn)訂單下發(fā)至工廠統(tǒng)計員處， 工廠統(tǒng)計員對廠長制定的生產(chǎn)計劃具體實施進(jìn)度采集的數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)。2 訂單下發(fā)流程：2.1 商務(wù)助理收到客戶回寄的合同時按產(chǎn)品分類編制 生產(chǎn)任務(wù)單，需附有新建工 廠的圖紙、由部門總經(jīng)理簽字后交至工廠處，記錄訂單回執(zhí)情況并督促工程管理處明確生產(chǎn)工廠部。3 訂單執(zhí)行流程：執(zhí)行人：商務(wù)助理、工廠統(tǒng)計員要求：工廠統(tǒng)計員在規(guī)定時間內(nèi)上報公司各類數(shù)據(jù)信息、機(jī)關(guān)隨時能夠掌握回款情況。3.1 商務(wù)助理需與工廠統(tǒng)計員確認(rèn) 生產(chǎn)任務(wù)單

11、簽收情況。3.2 工廠統(tǒng)計員在接收商務(wù)助理下發(fā)的訂單后交至工廠廠長處。 協(xié)調(diào)工廠廠長或工廠主管制 定生產(chǎn)進(jìn)度計劃，并監(jiān)督落實。3.3 工廠統(tǒng)計員每日跟蹤工人生產(chǎn)落實情況， 并在當(dāng)日將各工人的產(chǎn)量分別記錄書面臺賬。 并在當(dāng)日錄入機(jī)算機(jī)的原始數(shù)據(jù)庫內(nèi)。助理3.4 工廠統(tǒng)計員在次日早 9 點前將生產(chǎn)數(shù)據(jù)、工廠生產(chǎn)狀態(tài)、急需解決問題一并上報至商務(wù)處。3.5 商務(wù)助理收到上報數(shù)據(jù)后在4 小時內(nèi)將各原始數(shù)據(jù)庫更新。 并在當(dāng)日發(fā)至總經(jīng)理， 部門 主管審核無誤3.6 工廠統(tǒng)計員每月 20 日依據(jù)原始數(shù)據(jù)庫更新當(dāng)月產(chǎn)值、出貨額，并在 22 日前將生產(chǎn)發(fā) 貨庫存明細(xì)表發(fā)至部門總經(jīng)理處。3.7 工廠統(tǒng)計員在工廠定期

12、配合工廠經(jīng)理辦計價，并在48 小時內(nèi)提供驗工計價所需的各類數(shù)據(jù)，并保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3.8 商務(wù)助理隨時更新各類數(shù)據(jù)庫，便丁上級領(lǐng)導(dǎo)隨時關(guān)丁工廠情況的質(zhì)詢。 上級領(lǐng)導(dǎo)在提出質(zhì)詢時，商務(wù)助理將在8 小時內(nèi)上報相關(guān)數(shù)據(jù)。3.9 工廠部產(chǎn)品全部生產(chǎn)結(jié)束后， 工廠統(tǒng)計員將全部產(chǎn)量按月與產(chǎn)成品助理進(jìn)行核對盤點并 核算總產(chǎn)值。第三節(jié) 合同管理流程文件1 總則1.1 合同執(zhí)行的意義：及時、有效的將項目合同下發(fā)并順利執(zhí)行。1.2 合同執(zhí)行要素：有效合同原件、有效合同復(fù)印件、生產(chǎn)任務(wù)單并附有現(xiàn)有的 圖紙和工程量表（簡稱訂單）、產(chǎn)品類型分類、產(chǎn)值、活欠款。2 合同下發(fā)流程：2.1 合同下發(fā)前期：商務(wù)部助理需按合同

13、原件分別復(fù)印后下發(fā)至相關(guān)部門，合同下發(fā)簽收記錄簿。執(zhí)行人：合同信息部助理要求：合同附件需有新建工廠的圖紙、工程量表2.2 工廠合同下發(fā)流程：2.2.1 工廠商務(wù)助理將有效合同原件及復(fù)印件各1 份。原件交財務(wù)部并簽收，復(fù)印件 1 份 商務(wù)助理簽收。2.2.2 商務(wù)助理根據(jù)合同執(zhí)行情況將新建工廠部的相關(guān)信息（如工程量、工期、場地要求） 報工廠 部負(fù)責(zé)人簽收。3 有效合同錄入流程：執(zhí)行人：商務(wù)部助理要求：有效合同下發(fā)后將合同條款逐一錄入合同信息匯總文件。3.1 有效合同錄入內(nèi)容：按合同編號、簽訂日期、執(zhí)行工廠部、工廠名稱、合同單位、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、價格、 付款方式、甲供原材料、開票日期、開票金額、收

14、款日期、收款金額、負(fù)責(zé)人、歸屆區(qū)域、 合同類型按以上要求將有效合同逐一錄入歸檔。第四節(jié) 營銷文件管理流程文件：1 總則1.1 銷售信息管理的意義：匯總各類銷售信息，提供分析資料，為公司制定下一步營銷方案 提供 依據(jù)。1.2 銷售信息管理要素：銷售業(yè)績、產(chǎn)品銷售金額、開票信息、回款信息。2 銷售業(yè)績信息管理：執(zhí)行人：商務(wù)部助理要求：及時將有效合同錄入合同匯總信息表，按有效合同統(tǒng)計當(dāng)月銷售額、當(dāng)月回款、及時更新銷售業(yè)績及欠款明細(xì)表。2.1.1 商務(wù)助理收到有效合同后， 2 日內(nèi)更新當(dāng)月銷售業(yè)績表、年度個人銷售業(yè)績匯總表。2.1.2 商務(wù)部助理在收到財務(wù)部提供的回款信息后， 30 分鐘內(nèi)更新合同匯總

15、信息表， 2 日內(nèi)更新當(dāng)月回款統(tǒng)計表、年度個人欠款匯總表。2.1.3 商務(wù)助理在收到銷售人員上報回款信息時，須與財務(wù)部核實貨款入賬后方可更新合 同匯 總信息表、當(dāng)月回款統(tǒng)計表、年度個人欠款匯總表。2.1.4 商務(wù)助理依照銷售人員、工廠經(jīng)理要求參照有效合同，對已開票金額及供貨情況核對后開具開票聯(lián)系單并與開票申請人確認(rèn)，部門經(jīng)理，總經(jīng)理簽字后并交財務(wù)部開票。2.1.5 財務(wù)部發(fā)票開出后交商務(wù)助理，由商務(wù)部助理寄往客戶處，并在3 日后與客戶確認(rèn)發(fā)票去向 02.1.6 商務(wù)助理按季、年統(tǒng)計各類產(chǎn)品銷售量、分析各類產(chǎn)品占總銷售額的白分率。2.1.7 各相關(guān)職能部門調(diào)閱有關(guān)營銷文件，如銷售合同、工廠數(shù)據(jù)、

16、回款情況（除本人的信息）需部門總經(jīng)理同意后由商務(wù)助理文件下發(fā)，查閱部門及個人簽字確認(rèn)。工廠出貨管理流程：1 總則1.1 工廠出貨的意義：按合同條款出具送貨單并要求客戶簽字確認(rèn)，便于今后賬目核對及活 欠款。1.2 工廠出貨要素：出貨額、客戶出貨明細(xì)表、回款、出貨限制。2工廠出貨前期：工廠合同出貨應(yīng)依據(jù)回款情況隨時控制出貨進(jìn)度，工廠統(tǒng)計員必須了解合同條款及掌握回款情況。執(zhí)行人：商務(wù)部助理、工廠統(tǒng)計員、部門經(jīng)理要求：工廠統(tǒng)計員掌握每份合同回款情況，掌握并提醒工廠經(jīng)理制定合理出貨計劃。第五節(jié)產(chǎn)品出入庫管理規(guī)定總貝U1.1 為規(guī)范工廠產(chǎn)成品出、入庫流程，強(qiáng)化工廠商務(wù)管理和控制工作，消除出、入庫中單 據(jù)缺

17、失、 入庫主體不明確、賬物不符等現(xiàn)象，特制定本規(guī)定。1.2 本規(guī)定對產(chǎn)成品入庫前、后的保管主體責(zé)任進(jìn)行了界定；對產(chǎn)成品出、入庫手續(xù)辦理規(guī)定了明確的流程；1.3本規(guī)定適用丁公司所屆工廠產(chǎn)成品出、入庫的管理與控制，各控股公司、子公司工廠參照本辦法執(zhí)行。2 工廠管理職能責(zé)任界定2.1 工廠統(tǒng)計員：與工人一起對產(chǎn)成品進(jìn)行活點,同工廠負(fù)責(zé)人辦理入庫交接手續(xù)；對入 庫產(chǎn)成 品進(jìn)行賬務(wù)處理工作；辦理提貨出庫手續(xù)，保管工廠已開具的產(chǎn)成品出、入庫單據(jù)。2.2 工廠小組：負(fù)責(zé)對鋼材加工，新產(chǎn)品研發(fā)。2.3 工廠財務(wù)：負(fù)責(zé)工廠部賬務(wù)的核對與款項的支付。2.4 工廠廠長（小組主管）：對工廠產(chǎn)成品出、入庫全過程負(fù)有監(jiān)督

18、和管理責(zé)任；協(xié)調(diào)工 廠小組 及時解決出、入庫交接中出現(xiàn)的分歧。3 產(chǎn)成品入庫流程3.1 工廠統(tǒng)計員會同工廠負(fù)責(zé)人對合格產(chǎn)成品數(shù)量進(jìn)行活點統(tǒng)計，填寫產(chǎn)成品入庫單，同負(fù)責(zé)人四方簽字確認(rèn)；3.2 工廠商務(wù)統(tǒng)計員開具產(chǎn)成品入庫單建立臺帳，存根由工廠統(tǒng)計保管；3.3 工廠統(tǒng)計員會同工廠工人負(fù)責(zé)人對不合格產(chǎn)品進(jìn)行確認(rèn)，填寫廢品統(tǒng)計表，會同 主管三方簽字確認(rèn)。4、相關(guān)規(guī)定4.1 產(chǎn)成品入庫前的管理4.1.1 設(shè)置專用產(chǎn)成品管理區(qū)域，用丁產(chǎn)成品的保管和存放4.1.2 產(chǎn)成品的入庫交接工作由工廠商務(wù)負(fù)責(zé)牽頭辦理4.1.3 工廠負(fù)責(zé)在產(chǎn)品入庫交接前對產(chǎn)成品進(jìn)行質(zhì)量檢測把關(guān)4.2 產(chǎn)成品的入庫管理4.2.1 入庫時間為當(dāng)天工廠部生產(chǎn)結(jié)束后進(jìn)行4.2.2 產(chǎn)成品入庫時，工廠統(tǒng)計，工人負(fù)責(zé)人對產(chǎn)成品入庫單開具數(shù)據(jù)核對無誤后，由主管、統(tǒng)計員及工廠負(fù)責(zé)人在產(chǎn)成品入庫單上簽字；4.2.3 入庫產(chǎn)品均由負(fù)責(zé)人鑒定的合格產(chǎn)品；對不合格產(chǎn)品，與工人負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，工廠統(tǒng)計員記錄報廢量。如部分破損產(chǎn)品由質(zhì)檢