檔案管理系統(tǒng)使用說(shuō)明

1、檔案管理系統(tǒng)使用說(shuō)明系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境：顯示器分分辨率在1024x768以上；windows 9x；windows xp；windows 2000；建議使用windows xp效果最好。excel.97及以上版本；word.97以上版本；建議使用word2003及excel2003系統(tǒng)使用：只需將檔案管理系統(tǒng)直接復(fù)制到硬盤(pán)上D盤(pán)根目錄下（不能在其他位置，若在其它位置將出錯(cuò)）即可使用特別注意：不能更改檔案管理系統(tǒng)內(nèi)任何文件夾內(nèi)的文件結(jié)構(gòu)，任何表格只能增減、修改記錄。一、系統(tǒng)登錄：打開(kāi)D:文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，將快捷圖標(biāo)復(fù)制到桌面上，雙擊打開(kāi)。初始用戶(hù)名：123；密碼：123首次使用，將提示軟件尚未注冊(cè)，點(diǎn)

2、擊“是”打開(kāi)注冊(cè)界面，出現(xiàn)下圖界面時(shí)請(qǐng)電話聯(lián)系索取注冊(cè)碼。二、系統(tǒng)使用方法：注冊(cè)成功后，再次登錄出現(xiàn)如圖主界面：本系統(tǒng)可錄入文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、科技檔案、聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案幾類(lèi)檔案，請(qǐng)參照相關(guān)說(shuō)明操作。其中文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、科技檔案、聲像檔案操作方法完全相同，現(xiàn)以文書(shū)檔案為例進(jìn)行操作方法介紹。點(diǎn)擊“文書(shū)檔案”按鈕，出現(xiàn)以下界面：文書(shū)檔案分為文書(shū)檔案收文簿、文書(shū)檔案整理、文書(shū)檔案歸檔案、文書(shū)檔案管理四個(gè)模塊。完整規(guī)范的收集檔案應(yīng)按這四個(gè)模塊的順序進(jìn)行，但也可直接在“文書(shū)檔案管”理塊中直接錄入檔案目錄。（一） 文書(shū)檔案收文簿1. 新增點(diǎn)擊“新增”按鈕后在左邊的輸入框內(nèi)輸入相應(yīng)內(nèi)容錄入相關(guān)內(nèi)容后將

3、在表格中自動(dòng)增加一條新記錄并自動(dòng)保存。注意：（1）收文號(hào)與年度自動(dòng)生成，一般不需改動(dòng)。但年度發(fā)生變化時(shí)，請(qǐng)改動(dòng)。 （2）收文月與收文日自動(dòng)與上次輸入的內(nèi)容一致（避免同一天收文時(shí)重復(fù)輸入收文月與收文日），若收文月與收文日與當(dāng)前日期不一致，請(qǐng)修改。 2文件處理單打?。禾顚?xiě)文件處理單時(shí)，最好是在新增信息錄入完畢后，點(diǎn)擊文件處理單按鈕，即可實(shí)現(xiàn)對(duì)當(dāng)前新增記錄文件處理單的打印。若不是當(dāng)前記錄，需將要處理的文件設(shè)置為當(dāng)前記錄（用鼠標(biāo)點(diǎn)擊表格中相應(yīng)記錄，在表格的最左邊將出現(xiàn)一個(gè)黑色三角形標(biāo)志，如下圖，該記錄為當(dāng)前記錄），并依次點(diǎn)擊左邊輸入框的收文號(hào)、年度、收文月、收文日、文號(hào)、題名、密級(jí)等項(xiàng)目，該記錄的信息

4、將自動(dòng)進(jìn)入到輸入框內(nèi)，再點(diǎn)擊文件處理單按鈕，實(shí)現(xiàn)該記錄的處理單的打印。當(dāng)前記錄標(biāo)志3. 文件鏈接點(diǎn)擊該按鈕后將自動(dòng)打開(kāi)已收集的電子檔案（word文檔或excel表格）或掃描文件圖片文件夾。注意：請(qǐng)將電子檔案按年度分別存放在 檔案管理系統(tǒng)電子檔案. 相應(yīng)的類(lèi)別內(nèi)。電子檔案可以按文號(hào)或文件名命名保存，并且電子檔案的標(biāo)題必須與檔案系統(tǒng)內(nèi)的文號(hào)或題名完全一致，掃描文件存放在以文號(hào)或題名命名的文件夾內(nèi)。3年度打?。涸谳斎肟騼?nèi)輸入年度后按提示操作。提示: 年度打印導(dǎo)出時(shí)可能會(huì)因?yàn)閑xcel版本兼容、計(jì)算機(jī)性能等問(wèn)題出現(xiàn)錯(cuò)誤，點(diǎn)擊“忽略”后會(huì)正常進(jìn)行。4年度刪除：按提示操作注意：年度刪除只能在歸檔處理與年度

5、打印后執(zhí)行。5返回：返回到主界面(二) 歸檔處理點(diǎn)擊“文書(shū)歸檔處理”按紐后出現(xiàn)下圖界面，初始界面中輸入框不可用，表格數(shù)據(jù)只能讀取，不可更改。1. 點(diǎn)擊查詢(xún)按鈕：在輸入框內(nèi)輸入文號(hào)或題名：輸入部分即可提示：輸入文號(hào)或題名時(shí)可只輸部分內(nèi)容：如要查詢(xún)文號(hào)為：梁平人發(fā)200424號(hào)，在輸入框內(nèi)只需輸入24即可，輸入內(nèi)容越準(zhǔn)備，查找出來(lái)的文件越少。2再次點(diǎn)擊查詢(xún)，出現(xiàn)查詢(xún)記錄的內(nèi)容：3定位輸入：1)系統(tǒng)默認(rèn)第一條記錄為當(dāng)前記錄，若需操作的記錄不是第一條記錄，必須點(diǎn)擊需存檔的記錄進(jìn)行定位（指定當(dāng)前記錄）；當(dāng)前記錄標(biāo)志2) 點(diǎn)擊定位輸入，在輸入框內(nèi)輸入相關(guān)內(nèi)容：4. 修改，定位輸入后必須點(diǎn)擊“修改”才能將輸

6、入框內(nèi)的內(nèi)容保存到表格中。此時(shí)表格可修改，若有錯(cuò)誤可直接在表格內(nèi)更改。如此反復(fù)查詢(xún)定位輸入修改，直至把一個(gè)年度需歸檔文件的整理完。(三)文書(shū)檔案歸檔按提示操作。特別注意：只有當(dāng)一個(gè)年度的需歸檔文件整理完后才能進(jìn)行。且一個(gè)年度只能執(zhí)行一次。（四）文書(shū)檔案管理1查詢(xún) 通過(guò)文號(hào)或題名（只輸入文號(hào)或題名的部分內(nèi)容即可）查找文件在檔案室的位置，方便提取文件。2新增錄入與添加到庫(kù)這兩個(gè)按鈕共同實(shí)現(xiàn)直接向檔案庫(kù)中添加記錄，點(diǎn)擊新增錄入按鈕，在輸入框內(nèi)輸入新增的檔案；輸入完畢后點(diǎn)擊添加到庫(kù)，輸入框內(nèi)的內(nèi)容保存到檔案庫(kù)。若發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，點(diǎn)擊檔案訂正按鈕可用時(shí)直接在表格內(nèi)修改。3刪除：按提示操作；4打?。喊刺崾静僮鳌?/p>

7、（五）系統(tǒng)維護(hù)1導(dǎo)入進(jìn)行此操作前請(qǐng)進(jìn)行如下導(dǎo)入數(shù)據(jù)的整理工作：(1) 打開(kāi)D:文書(shū)檔案管理系統(tǒng)導(dǎo)入數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)到*.exl 并修改表格內(nèi)容：標(biāo)題不可更改紅色方框內(nèi)的內(nèi)容不可更改 特別注意：不能更改該電子表格的結(jié)構(gòu)及標(biāo)題，只能修改記錄內(nèi)容。進(jìn)行了如上準(zhǔn)備工作后，就可進(jìn)入本系統(tǒng)進(jìn)行導(dǎo)入數(shù)據(jù)操作了。操作時(shí)按提示操作即可。每次可導(dǎo)入5000條記錄。2導(dǎo)出數(shù)據(jù)：按提示操作即可（導(dǎo)出的數(shù)據(jù)保存在D:文書(shū)檔案管理系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù) 文件夾內(nèi)）；3數(shù)據(jù)備份：將收文庫(kù)與檔案庫(kù)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，按提示操作即可；4數(shù)據(jù)恢復(fù)：替換收文庫(kù)與檔案庫(kù)數(shù)據(jù)，按提示操作即可；5用戶(hù)管理：修改用戶(hù)名及密碼，按提示操作即可。（六）綜合查詢(xún)通過(guò)此表可直接查詢(xún)檔案庫(kù)中各種類(lèi)別的檔案，只需輸入文號(hào)或文件編號(hào)（科技檔案）或題名的部分內(nèi)容即可實(shí)現(xiàn)，與各類(lèi)檔案管理中的“查詢(xún)”按鈕功能相同。最后要提醒您的是在系統(tǒng)的各項(xiàng)操作過(guò)程中，一定要慎重，在不熟悉本系統(tǒng)的情況下，嚴(yán)格按本幫助操作，從而盡可能地避免錯(cuò)誤與麻煩。真心祝愿您在本系統(tǒng)的幫助下，事半功倍，工作愉快！(七) 退出系統(tǒng)：只