測繪成果資料及檔案管理制度

1、惠州市安圖勘測設(shè)計(jì)有限公亙測繪成果資料及檔案管理制度1、目的為規(guī)范資料檔案的管理，確保資料檔案的安全，促進(jìn)檔案信息化 建設(shè)，根據(jù)中華人民共和國檔案法制定本制度。2、適用范圍對資料檔案的管理適用于本管理制度。3、職責(zé)資料的管理，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，檔案資料 管理的部門綜合部具體負(fù)責(zé)實(shí)施，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。4、基本規(guī)定4.1 業(yè)務(wù)規(guī)定4.1.1 資料檔案必須按要求歸檔；歸檔的資料應(yīng)當(dāng)齊全、完整，分類 整理立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，案卷質(zhì)量符合國家有關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。4.1.2 資料檔案應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家要求，制定歸檔范圍及保管限期表。4.1.3 不得擅自改變檔案分類、組卷、編號方法。

2、4.1.4 永久、長期保存的資料檔案禁止使用紅墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙書寫，只能用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫，以利長期保存。4.1.5 資料檔案的接收、移交，必須附有清單，嚴(yán)格清點(diǎn)和履行簽字手續(xù)。4.1.6 數(shù)據(jù)載體每年輪流抽取不少于5%讀取檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)更換載體或恢復(fù)搶救。4.1.7 接收的檔案必須及時(shí)整理、組卷、歸檔、入庫。當(dāng)年接收的檔案必須當(dāng)年完成歸檔工作。4.1.8 所有檔案必須登記、詳細(xì)到文件級，盡量用數(shù)據(jù)庫或電子表格進(jìn)行登記。4.1.9 做好保密、防蟲、防霉、防盜工作，定期檢查檔案保管狀況，對破損、變質(zhì)檔案資料及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)并提出處理意見。4.2 檔案借閱規(guī)定4.2.1 建立資

3、料檔案借閱利用登記制度，借閱者均須填寫借閱登記表。4.2.2 對各類檔案均按規(guī)定的查閱范圍提供利用、查閱人員要如實(shí)說明查檔的目的和內(nèi)容，符合查閱條件的辦理手續(xù)后，方可查閱，且只能在檔案閱覽室查閱。特殊情況需借出閱覽者，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.2.3 本單位工作人員借閱本人職能范圍內(nèi)的檔案,辦理借閱登記手續(xù)后方可借閱；借閱本人職能范圍外的檔案須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可借閱。4.2.4 如摘抄、拍照、復(fù)制所查檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理人員同意，其中涉密內(nèi)容需抄錄、復(fù)制，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，且只能在檔案閱覽室內(nèi)進(jìn)行，利用者對涉密內(nèi)容要負(fù)責(zé)保密。4.2.5 借閱機(jī)密、絕密檔案材料，需經(jīng)保密責(zé)任

4、人簽署意見，單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.2.6 資料檔案利用者，對所借檔案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、遺失、拆散或損毀檔案，不準(zhǔn)拆卷、抽頁，不得在檔案原件上劃線、加注、勾抹、涂改、圈劃、污損等，未經(jīng)許可，不得摘抄或復(fù)制檔案，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。4.2.7 借閱人員退還檔案時(shí)，檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn)檔案數(shù)量，檢查案卷有無損壞，文件是否齊全等。1.2.8利用人員應(yīng)將利用效果及時(shí)向檔案提供部門反饋，為總結(jié)規(guī)律、擴(kuò)大檔案宣傳積累素材，以更好地提供利用。4.3 庫房管理規(guī)定4.3.1 庫房是檔案資料保護(hù)和貯存的重要基地，是提供利用檔案資料的重要場所，除經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外，非檔案管理部門的工作人員不得入內(nèi)。4.

5、3.2 保管檔案必須有專用庫房，并設(shè)專人負(fù)責(zé)管理。庫房內(nèi)應(yīng)采取有效的防護(hù)措施，保證檔案安全。4.3.3 檔案進(jìn)出庫房，要建立嚴(yán)格的登記制度，包括檔案收進(jìn)入庫，庫存檔案調(diào)出室外及日常的調(diào)閱、歸還。4.3.4 檔案庫房應(yīng)設(shè)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等“八防 ”的設(shè)備和措施，光盤或磁介質(zhì)檔案應(yīng)用防磁檔案 柜存放。4.3.5 對新接收入庫檔案要嚴(yán)格檢查，對有蟲蛀、發(fā)霉及其它問題的檔案須經(jīng)科學(xué)處理后方可入庫。4.3.6 檔案庫房內(nèi)應(yīng)當(dāng)安置溫度計(jì)。環(huán)境的溫濕度應(yīng)相對穩(wěn)定，庫房的溫度應(yīng)控制在14-24之間，相對濕度應(yīng)控制在40-60%之間。4.3.7 庫房內(nèi)應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生，不得堆

6、放與檔案無關(guān)的物品。4.3.8 嚴(yán)禁在庫房區(qū)范圍內(nèi)吸煙。4.3.9 每天下班前，應(yīng)關(guān)閉庫房門窗，切斷水、 電源， 確保檔案安全。4.3.10 定期打掃庫房衛(wèi)生，保持庫房與檔案的清潔。4.4 庫房防火規(guī)定4.4.1 宣傳貫徹上級有關(guān)安全防火的規(guī)章制度，樹立防火意識。4.4.2 要經(jīng)常檢查庫房有無火災(zāi)隱患，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，以便采取有效措施，防患于未然。4.4.3 庫房周圍及內(nèi)部要杜絕火源跡象，嚴(yán)禁吸煙。4.4.4 庫房內(nèi)必須依法配備消防器材和滅火裝置，不準(zhǔn)堆放易燃易爆物品。4.4.5 不準(zhǔn)擅自安裝電器開關(guān)盒其他電器設(shè)備，嚴(yán)禁亂接、亂搭臨時(shí)線。4.4.6 定期檢查消防器材并定點(diǎn)放置，管理人員

7、要了解其性能并能熟練使用。4.4.7 每天下班前，管理人員要做一次責(zé)任片區(qū)的安全檢查，切斷電源。4.5 檔案工作人員要求4.5.1 認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹檔案法，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作的規(guī)章制度，了解檔案工作方針，掌握檔案管理工作的基本技能。4.5.2 忠于職守，負(fù)責(zé)完成測繪成果及資料檔案的收集、整理、 保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)基本工作。4.5.3 積極開發(fā)檔案信息，編制各類檔案檢索工具及參考資料，為生產(chǎn)、科研等各項(xiàng)工作服務(wù)。4.5.4 負(fù)責(zé)檔案借閱登記和利用效果收集工作。4.5.5 負(fù)責(zé)檔案庫房的管理、做好 “八防 ”工作， 確保檔案的完整與安全。4.5.6 熟悉館藏，做好檔案利用工作，積極主動(dòng)熱情為用戶提

8、供服務(wù)。4.5.7 積極參加各種檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和崗位工作質(zhì)量。4.5.8 加強(qiáng)團(tuán)結(jié)協(xié)作，遵守工作紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)工作制度。4.6 檔案鑒定、銷毀工作規(guī)定4.6.1 建立健全檔案鑒定、銷毀工作的組織機(jī)構(gòu)，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)主持，成立檔案鑒定工作小組，其成員由有關(guān)部門人員組成。4.6.2 鑒定工作要根據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定工作的原則和標(biāo)準(zhǔn)，用全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)考查分析檔案價(jià)值，確定保管期限，切忌隨意性。4.6.3 對鑒定結(jié)果要書寫報(bào)告。需延長保管期限的案卷，要在有關(guān)目錄及案卷備考表中注明。對應(yīng)銷毀的檔案，要編制銷毀清冊一式兩份， 報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。4.6.4 對保管期

9、滿但屬國家重大工程項(xiàng)目的檔案，要根據(jù)需要適當(dāng)延 長保管期限。4.6.5 應(yīng)銷毀的檔案不得改作它用或以廢紙出售。4.6.6 銷毀國家密級圖紙或檔案，必須經(jīng)省行政管理部門批準(zhǔn)。4.6.7 銷毀檔案要派兩人以上監(jiān)銷，并在指定地點(diǎn)銷毀，防止檔案遺失和泄密。銷毀人、監(jiān)銷人、批準(zhǔn)人、鑒定小組人員均應(yīng)在銷毀清冊上簽字，以示負(fù)責(zé)。4.6.8 鑒定報(bào)告、銷毀清冊及審批文件，應(yīng)存檔保存。4.7 檔案統(tǒng)計(jì)工作規(guī)定4.7.1 檔案統(tǒng)計(jì)包括檔案數(shù)量、保管狀況、鑒定情況、利用情況及檔案部門基本情況的統(tǒng)計(jì)，檔案部門要建立上述各種情況的登記簿，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。4.7.2 各類檔案的統(tǒng)計(jì)由分管的檔案人員負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)，檔案統(tǒng)計(jì)工作的匯總表，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)制定專人負(fù)責(zé)填報(bào)。4.7.3 要保證統(tǒng)計(jì)資料的準(zhǔn)確性，系統(tǒng)性和及時(shí)性，做到完整、連續(xù)、報(bào)送及時(shí)。4.7.4 對于上報(bào)的檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，由本單位主管負(fù)責(zé)人和統(tǒng)計(jì)人員簽字并對統(tǒng)計(jì)資料、報(bào)表的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。4.7.5 定期統(tǒng)計(jì)檔案利用情況，每年年末統(tǒng)計(jì)當(dāng)年檔案借閱人次、卷數(shù)，總結(jié)檔案利用效果。4.7.6 各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表及綜合統(tǒng)計(jì)表，均要保留一份存檔