測繪成果資料及檔案管理制度

1、惠州市安圖勘測設計有限公亙測繪成果資料及檔案管理制度1、目的為規(guī)范資料檔案的管理，確保資料檔案的安全，促進檔案信息化 建設，根據(jù)中華人民共和國檔案法制定本制度。2、適用范圍對資料檔案的管理適用于本管理制度。3、職責資料的管理，實行領導負責制，由單位分管領導負責，檔案資料 管理的部門綜合部具體負責實施，并指定專人負責檔案管理工作。4、基本規(guī)定4.1 業(yè)務規(guī)定4.1.1 資料檔案必須按要求歸檔；歸檔的資料應當齊全、完整，分類 整理立卷，案卷標題簡明確切，案卷質量符合國家有關規(guī)范、標準。4.1.2 資料檔案應當根據(jù)國家要求，制定歸檔范圍及保管限期表。4.1.3 不得擅自改變檔案分類、組卷、編號方法。

2、4.1.4 永久、長期保存的資料檔案禁止使用紅墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙書寫，只能用藍黑墨水、碳素墨水書寫，以利長期保存。4.1.5 資料檔案的接收、移交，必須附有清單，嚴格清點和履行簽字手續(xù)。4.1.6 數(shù)據(jù)載體每年輪流抽取不少于5%讀取檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時更換載體或恢復搶救。4.1.7 接收的檔案必須及時整理、組卷、歸檔、入庫。當年接收的檔案必須當年完成歸檔工作。4.1.8 所有檔案必須登記、詳細到文件級，盡量用數(shù)據(jù)庫或電子表格進行登記。4.1.9 做好保密、防蟲、防霉、防盜工作，定期檢查檔案保管狀況，對破損、變質檔案資料及時上報領導并提出處理意見。4.2 檔案借閱規(guī)定4.2.1 建立資

3、料檔案借閱利用登記制度，借閱者均須填寫借閱登記表。4.2.2 對各類檔案均按規(guī)定的查閱范圍提供利用、查閱人員要如實說明查檔的目的和內容，符合查閱條件的辦理手續(xù)后，方可查閱，且只能在檔案閱覽室查閱。特殊情況需借出閱覽者，須經主管領導批準。4.2.3 本單位工作人員借閱本人職能范圍內的檔案,辦理借閱登記手續(xù)后方可借閱；借閱本人職能范圍外的檔案須經主管領導或檔案管理部門負責人批準，方可借閱。4.2.4 如摘抄、拍照、復制所查檔案內容，需經檔案管理人員同意，其中涉密內容需抄錄、復制，要經主管領導批準，且只能在檔案閱覽室內進行，利用者對涉密內容要負責保密。4.2.5 借閱機密、絕密檔案材料，需經保密責任

4、人簽署意見，單位主管領導批準。4.2.6 資料檔案利用者，對所借檔案要妥善保管，不得轉借、遺失、拆散或損毀檔案，不準拆卷、抽頁，不得在檔案原件上劃線、加注、勾抹、涂改、圈劃、污損等，未經許可，不得摘抄或復制檔案，不得向無關人員泄露檔案內容。4.2.7 借閱人員退還檔案時，檔案管理人員要認真清點檔案數(shù)量，檢查案卷有無損壞，文件是否齊全等。1.2.8利用人員應將利用效果及時向檔案提供部門反饋，為總結規(guī)律、擴大檔案宣傳積累素材，以更好地提供利用。4.3 庫房管理規(guī)定4.3.1 庫房是檔案資料保護和貯存的重要基地，是提供利用檔案資料的重要場所，除經單位領導批準外，非檔案管理部門的工作人員不得入內。4.

5、3.2 保管檔案必須有專用庫房，并設專人負責管理。庫房內應采取有效的防護措施，保證檔案安全。4.3.3 檔案進出庫房，要建立嚴格的登記制度，包括檔案收進入庫，庫存檔案調出室外及日常的調閱、歸還。4.3.4 檔案庫房應設有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等“八防 ”的設備和措施，光盤或磁介質檔案應用防磁檔案 柜存放。4.3.5 對新接收入庫檔案要嚴格檢查，對有蟲蛀、發(fā)霉及其它問題的檔案須經科學處理后方可入庫。4.3.6 檔案庫房內應當安置溫度計。環(huán)境的溫濕度應相對穩(wěn)定，庫房的溫度應控制在14-24之間，相對濕度應控制在40-60%之間。4.3.7 庫房內應保持整潔、衛(wèi)生，不得堆

6、放與檔案無關的物品。4.3.8 嚴禁在庫房區(qū)范圍內吸煙。4.3.9 每天下班前，應關閉庫房門窗，切斷水、 電源， 確保檔案安全。4.3.10 定期打掃庫房衛(wèi)生，保持庫房與檔案的清潔。4.4 庫房防火規(guī)定4.4.1 宣傳貫徹上級有關安全防火的規(guī)章制度，樹立防火意識。4.4.2 要經常檢查庫房有無火災隱患，發(fā)現(xiàn)問題及時向領導報告，以便采取有效措施，防患于未然。4.4.3 庫房周圍及內部要杜絕火源跡象，嚴禁吸煙。4.4.4 庫房內必須依法配備消防器材和滅火裝置，不準堆放易燃易爆物品。4.4.5 不準擅自安裝電器開關盒其他電器設備，嚴禁亂接、亂搭臨時線。4.4.6 定期檢查消防器材并定點放置，管理人員

7、要了解其性能并能熟練使用。4.4.7 每天下班前，管理人員要做一次責任片區(qū)的安全檢查，切斷電源。4.5 檔案工作人員要求4.5.1 認真學習、貫徹檔案法，嚴格執(zhí)行檔案工作的規(guī)章制度，了解檔案工作方針，掌握檔案管理工作的基本技能。4.5.2 忠于職守，負責完成測繪成果及資料檔案的收集、整理、 保管、鑒定、統(tǒng)計等各項基本工作。4.5.3 積極開發(fā)檔案信息，編制各類檔案檢索工具及參考資料，為生產、科研等各項工作服務。4.5.4 負責檔案借閱登記和利用效果收集工作。4.5.5 負責檔案庫房的管理、做好 “八防 ”工作， 確保檔案的完整與安全。4.5.6 熟悉館藏，做好檔案利用工作，積極主動熱情為用戶提

8、供服務。4.5.7 積極參加各種檔案管理培訓活動，不斷提高自身業(yè)務素質和崗位工作質量。4.5.8 加強團結協(xié)作，遵守工作紀律，嚴格執(zhí)行各項工作制度。4.6 檔案鑒定、銷毀工作規(guī)定4.6.1 建立健全檔案鑒定、銷毀工作的組織機構，由單位分管領導主持，成立檔案鑒定工作小組，其成員由有關部門人員組成。4.6.2 鑒定工作要根據(jù)國家有關檔案鑒定工作的原則和標準，用全面、歷史、發(fā)展的觀點考查分析檔案價值，確定保管期限，切忌隨意性。4.6.3 對鑒定結果要書寫報告。需延長保管期限的案卷，要在有關目錄及案卷備考表中注明。對應銷毀的檔案，要編制銷毀清冊一式兩份， 報分管領導批準后予以銷毀。4.6.4 對保管期

9、滿但屬國家重大工程項目的檔案，要根據(jù)需要適當延 長保管期限。4.6.5 應銷毀的檔案不得改作它用或以廢紙出售。4.6.6 銷毀國家密級圖紙或檔案，必須經省行政管理部門批準。4.6.7 銷毀檔案要派兩人以上監(jiān)銷，并在指定地點銷毀，防止檔案遺失和泄密。銷毀人、監(jiān)銷人、批準人、鑒定小組人員均應在銷毀清冊上簽字，以示負責。4.6.8 鑒定報告、銷毀清冊及審批文件，應存檔保存。4.7 檔案統(tǒng)計工作規(guī)定4.7.1 檔案統(tǒng)計包括檔案數(shù)量、保管狀況、鑒定情況、利用情況及檔案部門基本情況的統(tǒng)計，檔案部門要建立上述各種情況的登記簿，定期進行統(tǒng)計分析。4.7.2 各類檔案的統(tǒng)計由分管的檔案人員負責統(tǒng)計，檔案統(tǒng)計工作的匯總表，由單位分管領導制定專人負責填報。4.7.3 要保證統(tǒng)計資料的準確性，系統(tǒng)性和及時性，做到完整、連續(xù)、報送及時。4.7.4 對于上報的檔案統(tǒng)計報表，由本單位主管負責人和統(tǒng)計人員簽字并對統(tǒng)計資料、報表的準確性負責。4.7.5 定期統(tǒng)計檔案利用情況，每年年末統(tǒng)計當年檔案借閱人次、卷數(shù)，總結檔案利用效果。4.7.6 各類檔案統(tǒng)計報表及綜合統(tǒng)計表，均要保留一份存檔