Word排版基礎(chǔ)知識

1、LOGOWord排版基礎(chǔ)知識排版基礎(chǔ)知識TOPLOGO第一章第一章 word排版基礎(chǔ)知識排版基礎(chǔ)知識第四節(jié)第四節(jié) 設(shè)置文本對齊設(shè)置文本對齊方式方式4第五節(jié)第五節(jié) 控制段落的自動分頁控制段落的自動分頁5第三節(jié)第三節(jié) 頁面垂直對齊方式頁面垂直對齊方式3第六節(jié)第六節(jié) 給段落硬分頁給段落硬分頁6第二節(jié)第二節(jié) 讓段落首行縮進讓段落首行縮進2第九節(jié)第九節(jié) 設(shè)置頁眉或頁腳首頁設(shè)置頁眉或頁腳首頁、奇偶頁不同、奇偶頁不同9第八節(jié)第八節(jié) 設(shè)置頁眉或頁腳高度設(shè)置頁眉或頁腳高度8第七節(jié)第七節(jié) 創(chuàng)建頁眉和頁腳創(chuàng)建頁眉和頁腳7第一節(jié)第一節(jié) 調(diào)整字符的間距調(diào)整字符的間距1第十節(jié)第十節(jié) 插入頁碼插入頁碼10LOGO第二章第二

2、章 word小技巧小技巧第四節(jié)第四節(jié) 快速選擇字體快速選擇字體4第三節(jié)第三節(jié) 快快捷鍵的捷鍵的第三節(jié)第三節(jié) 快捷快捷鍵的用法鍵的用法3第二節(jié)第二節(jié) 快速插入當(dāng)前日期或快速插入當(dāng)前日期或時間時間2第七節(jié)第七節(jié) 制制作目錄作目錄7第六節(jié)第六節(jié) 并排比較文檔并排比較文檔6第五節(jié)第五節(jié) 將將Word文檔轉(zhuǎn)換成文檔轉(zhuǎn)換成PPT5第一節(jié)第一節(jié) 快速定位到上次編輯快速定位到上次編輯位置位置1第八節(jié)第八節(jié) 死機不用擔(dān)心死機不用擔(dān)心8LOGO第一章第一章 第一節(jié)第一節(jié) 調(diào)整字符的間距調(diào)整字符的間距調(diào)整字符的間距也很實用，如在小篇文檔中，為了適應(yīng)排版的需要，當(dāng)有一段文字占用了二行，第一行是滿行，而第二行僅占用12

3、個字符，這時為了調(diào)版式，想讓這段文字僅占有一行。就可以使用【緊縮】字符間距的辦法來實現(xiàn)。同樣，如果一行文字剛好占用一行滿行，要把它占用兩行，也可以加寬字符的方法來實現(xiàn)。操作方法是：（1）選中要調(diào)整字符間距的整段文字。（2）打開【格式】選擇【字體】,【字符間距】選項卡，在【間距】下拉列表框中選擇【緊縮】或者【加寬】選項，再在【磅值】微調(diào)框中輸入緊縮的磅值。（3）最后單擊【確定】按鈕。另外，Word還提供了利用設(shè)置文字的寬度來調(diào)整字符間距的辦法。方法是選擇需要調(diào)整寬度的文字，單擊【格式】|【調(diào)整寬度】命令。在打開如圖所示的對話框中，輸入需要的寬度。單擊【確定】按鈕。如要取消調(diào)整寬度的效果，可再次打

4、開該對話框，然后單擊【刪除】按鈕就可以了。LOGO第二節(jié) 讓段落首行縮進首行縮進就是在段落的首行縮進兩個字符。一篇文檔是否選用首行縮進功能，除了使用樣式設(shè)置外，還可在【段落】的【縮進和間距】選項卡中進行設(shè)置?？梢栽凇疤厥飧袷健毕吕斜砜蛑锌梢栽O(shè)定設(shè)定“首行縮進”或“懸掛縮進”格式。如果不選用上面的“首行縮進”項，則可以選擇“工具”菜單，選取“自動更正”命令，然后在“自動更正”對話框中分別選中“鍵入時自動套用格式”和“自動套用格式”選項卡上的“段落開頭空格采用首行縮進”復(fù)選框。 LOGO第三節(jié) 頁面垂直對齊方式設(shè)置段落的垂直對齊，可以快速地定位段落的位置，如要制作一個封面標題，設(shè)置段落的垂直居中

5、對齊就可以快速將封面標題置于頁面的中央。設(shè)置段落的垂直對齊的步驟是，單擊【文件】|【頁面設(shè)置】【版式 】命令或標簽。在【垂直對齊方式】下拉列表框中選擇一種對齊選項。LOGO第四節(jié) 設(shè)置文本對齊方式文本對齊方式的作用只有在兩種不同字號大小的段落中才有效果，特別是在圖片與文字之間，效果就特別明顯。經(jīng)常使用的是“底端對齊”、“居中對齊”和“頂端對齊”的文本對齊方式。設(shè)置文本對齊方式的方法是，單擊【格式】|【段落】|【中文版式】命令或選項卡，在【文本對齊方式】右邊的下拉列表框中選擇需要的對齊方式。LOGO第五節(jié) 控制段落的自動分頁排版的時候，Word一般會自動按照用戶所設(shè)置頁面的大小自動進行分頁，以美

6、化文檔的視覺效果、簡化用戶的操作，不過系統(tǒng)自動分頁的結(jié)果并不一定就符合用戶的要求，這時我們就需要手工對文檔的分頁狀況加以調(diào)整。調(diào)整Word自動分頁屬性的具體操作步驟如下：（1）選定需調(diào)整分頁狀態(tài)的段落。（2）單擊【格式】|【段落】命令。（3）從【段落】對話框中選擇【換行和分頁】選項卡。（4） 在【分頁】選項組中，可以設(shè)置自動分頁的屬性，主要有以下幾項：【孤行控制】【與下段同頁】【段前分頁】【段中不分頁】 LOGO第六節(jié) 給段落硬分頁Word的自動分頁功能并不能完全滿足用戶對文檔進行編排的需要，如，一篇包含有正文和附言的文檔，其正文和附言之間一般都需分頁打印，自動分頁功能對此就無能為力，這時我們

7、只能通過手工在文檔中插入一個分頁符的辦法來加以解決。在文檔中插入分頁符的操作步驟如下：（1）單擊需要重新分頁的位置。（2）單擊【插入】|【分隔符】命令。（3）選擇【分頁符】選項。（4）單擊【確定】按鈕。此時，Word會根據(jù)分頁符對文檔進行分頁，其中在頁面視圖方式、打印預(yù)覽方式和在打印出來的文稿中，分頁符后面的內(nèi)容將出現(xiàn)在下一頁上。當(dāng)頁面中填滿文字或圖形時，Word會插入一個【自動】分頁符（也稱軟分頁符），并另起新頁。要在指定位置強制分頁，可以插入【人工】分頁符（也稱硬分頁符）。LOGO第七節(jié) 創(chuàng)建頁眉和頁腳如果一篇文檔是第一次使用頁眉和頁腳，可以通過在頁面視圖情況下，依次選擇【視圖】|【頁眉和

8、頁腳】命令，就可以進行編輯頁眉和頁腳區(qū)域。如果是已經(jīng)存在頁眉頁腳的情況下，可以雙擊頁面中頂部或底部頁眉或頁腳區(qū)域，即可快速進入頁眉頁腳編輯區(qū)。進入頁眉頁腳編輯區(qū)后，這時文檔的正文部分變成灰色，表示當(dāng)前不能對正文進行編輯，屏幕上顯示【頁眉和頁腳】工具欄，就可以編輯頁眉和頁腳了。通過【頁眉和頁腳】工具欄，可以在頁眉和頁腳區(qū)域中進行處理。（1）向頁眉或頁腳添加頁碼、日期、時間等內(nèi)容時，實際上是插入相應(yīng)的域。如果在文檔發(fā)生改動后，而日期、時間和其他內(nèi)容能在打印文檔時更新。如果看到的是類似 PAGE 或 DATE 這樣的域代碼，而非實際的頁碼、日期、時間等，那么按 Alt+F9切換域代碼即可以實際頁碼、

9、日期、時間。（2）如果在頁眉或頁腳區(qū)域中看不到其效果?？梢来螁螕簟竟ぞ摺縷【選項】命令，然后選擇【視圖】選項卡，在打開的對話框中取消【域代碼】前面的復(fù)選項即可，如果為了查看方便，此時可以單擊【域底紋】的下拉列表框中的【不顯示】選項，就可以取消域底紋的顯示了。LOGO第八節(jié) 設(shè)置頁眉或頁腳高度進入頁眉或頁腳區(qū)域以后，該區(qū)域用一個虛線框范圍來表示頁眉或頁腳的高度。要調(diào)整頁眉或頁腳區(qū)域的高度，操作步驟如下：（1）可以在文檔中拖動【垂直標尺】中的【上邊距】標尺可以調(diào)整頁眉區(qū)域至頁邊距的距離。拖動【上邊距】或【下邊距】可以調(diào)整頁眉區(qū)域至正文區(qū)域之間的距離。（2）同樣切換到【頁腳】區(qū)域中，拖動【垂直標尺】

10、中的【上邊距】可以調(diào)整頁腳至正文區(qū)域的距離，拖動【垂直標尺】中的【上邊距】可以調(diào)整頁腳至頁邊距區(qū)域的距離。（3）在【頁面設(shè)置】視圖中的【版式】選項卡中，可以更精確和直觀地設(shè)置頁眉或頁腳，因為紙張大小和頁面版式心大小已經(jīng)確定，所以直接在這里設(shè)置【頁眉或頁腳】距邊界的距離即可。只要在【頁眉】輸入框中輸入從紙張上邊緣到頁眉上邊緣之間的所需距離（如1.5厘米），再在【頁腳】輸入框中輸入從紙張下邊緣到頁腳下邊緣之間的所需距離（如1.75厘米）。LOGO第九節(jié)第九節(jié) 設(shè)置頁眉或頁腳首頁、奇偶頁不同設(shè)置頁眉或頁腳首頁、奇偶頁不同許多文檔中要求頁眉或頁腳首頁、奇、偶頁有不同效果，例如首頁作為封面文檔，奇數(shù)頁需

11、要用章名作頁眉，偶數(shù)頁需要用書名作為頁眉等。下面就介紹制作頁眉或頁腳首頁、奇、偶頁不同的方法。（1）進入【頁眉和頁腳】工具欄，單擊【頁面設(shè)置】按鈕，選擇【版式】選項卡。（2）選中【頁眉和頁腳】區(qū)域中的【奇偶頁不同】復(fù)選項，就可以為奇數(shù)頁創(chuàng)建一種頁眉和頁腳，為偶數(shù)頁創(chuàng)建另一種頁眉和頁腳。（3）選中【首頁不同】復(fù)選項，就可以為節(jié)或文檔的首頁創(chuàng)建與奇、偶頁都不相同的頁眉或頁腳。（4）按【確定】按鈕后，在編輯文檔的【頁眉和頁腳】時就會顯示為【首頁頁眉（頁腳）】、【奇數(shù)頁頁眉（頁腳）】、【偶數(shù)頁頁眉（頁腳）】的字樣。（5）在【頁眉和頁腳】工具欄中單擊【顯示下一頁】按鈕，可以進入偶數(shù)頁頁眉或頁腳區(qū)域進行設(shè)

12、置，再次單擊【顯示下一頁】按鈕，可以進入下一節(jié)的首頁頁眉或頁腳進行設(shè)置。LOGO第十節(jié) 插入頁碼打印文檔時往往需要含有頁碼來區(qū)別不同的頁，另外，一個文檔很長時，可以分為多個文件，這樣每個文件的頁碼設(shè)置就很重要，如果要使后一個文件的頁碼剛好是接在前一個文件頁碼之后，就需要進行頁碼的設(shè)置。插入頁碼的方法是，在任何一個文檔中，單擊【插入】|【頁碼】命令。（1）在【位置】下拉列表框，可以設(shè)置頁碼的位置，有【頁面頂端（頁眉）】、【頁面底端（頁腳）】、【頁面縱向中心】、【縱向內(nèi)側(cè)】和【縱向外側(cè)】多種設(shè)置。（2）在【對齊方式】框中可選擇頁碼的對齊方式，如左側(cè)、居中、右側(cè)、內(nèi)側(cè)或外側(cè)等。其中，【內(nèi)側(cè)】和【外側(cè)

13、】分別相對于要用于裝訂的頁面邊緣的內(nèi)側(cè)（裝訂一側(cè)）和外側(cè)。（3）選中或清除【首頁顯示頁碼】復(fù)選框，可在文檔的章節(jié)首頁是否顯示頁碼。不管是否顯示頁碼，但仍從第1頁就開始出現(xiàn)頁碼。反之第1頁不出現(xiàn)頁碼，但第2頁的頁碼仍然是2。（4）單擊【格式】按鈕（或在【頁眉/頁腳】工具欄中，按下【頁碼格式】），可以對頁碼格式進行設(shè)置，在【頁碼編排】下面選擇頁碼的編排格式，如【續(xù)前節(jié)】或在【起始頁】中輸入頁碼的起始編號。（5）單擊【確定】按鈕，返回【頁碼】對話框再次單擊【確定】按鈕，就可以在指定的位置插入頁碼了。返回LOGO第二章第二章 第一節(jié)第一節(jié) 快速定位到上次編輯位置快速定位到上次編輯位置用WPS編輯文件時

14、有一個特點，就是當(dāng)你下次打開一WPS文件時，光標會自動定位到你上一次存盤時的位置。不過，Word卻沒有直接提供這個功能，但是，當(dāng)我們在打開Word文件后，如果按下Shift+F5鍵您就會發(fā)現(xiàn)光標已經(jīng)快速定位到你上一次編輯的位置了。 小提示：其實Shift+F5的作用是定位到Word最后三次編輯的位置，即Word會記錄下一篇文檔最近三次編輯文字的位置，可以重復(fù)按下Shift+F5鍵，并在三次編輯位置之間循環(huán)。制作書簽LOGO第二節(jié) 快速插入當(dāng)前日期或時間有時寫完一篇文章，覺得有必要在文章的末尾插入系統(tǒng)的當(dāng)前日期或時間，一般人是通過選擇菜單來實現(xiàn)的。其實我們可以按Alt+Shift+D鍵來插入系統(tǒng)

15、日期，而按下Alt+Shift+T組合鍵則插入系統(tǒng)當(dāng)前時間。LOGO第三節(jié) 快捷鍵的用法格式刷：Word中提供了快速多次復(fù)制格式的方法：雙擊格式刷，你可以將選定格式復(fù)制到多個位置，再次單擊格式刷或按下Esc鍵即可關(guān)閉格式刷。F4：重復(fù)上一項操作。F7：選擇“工具”菜單中的“拼寫和語法”命令。F8：擴展所選內(nèi)容。LOGO第四節(jié) 快速選擇字體為了達到快速選擇字體的目的，我們可以將常用字體以按鈕形式放置在工具欄上。首先右擊Word工具欄，選擇“自定義“命令，打開“自定義”對話框，在“自定義”對話框中選擇“命令”選項卡，并移動光標條到類別欄中的“字體”項，看到平時經(jīng)常使用的字體，把它拖到工具欄成為按鈕

16、，以后要快速選擇字體，只要先選中文本，再按下工具欄上字體按鈕即可，省去了從字體下拉列表框中眾多字體中選擇的麻煩。 LOGO第五節(jié) 將Word文檔轉(zhuǎn)換成PPT如果有現(xiàn)成合適的Word文檔，我們可以將Word文檔中的字符轉(zhuǎn)換到PPT演示文稿中來，方法如下：啟動Word，打開需要轉(zhuǎn)換的Word文檔。將作為每張幻燈片標題的字符設(shè)置為“標題1”樣式，將做為小標題和幻燈片內(nèi)容的字符分別設(shè)置為“標題2”和“標題3”樣式。執(zhí)行“文件發(fā)送Microsoft Office PowerPoint” 命令，系統(tǒng)自動啟動PowerPoint，并將上述字符轉(zhuǎn)換到幻燈片中。修飾。LOGO第六節(jié) 并排比較文檔有時在閱讀文檔的

17、同時你可能還需要與其他文檔進行比較，在以前Word版本中要比較兩篇文檔是比較困難的，但現(xiàn)在如果你用的是Word 2003，只需單擊“窗口”菜單中的“與文件名并排比較”命令，就可以使打開的兩個Word文檔左右排開，您甚至還可以同時滾動兩篇文檔來辨別兩篇文檔間的差別，具體使用方法如下： 打開兩篇需要比較的文檔，然后單擊“窗口”菜單中的“與文件名并排比較”命令，窗口會自動以平鋪方式排列，同時顯示出并排比較工具條，上面有三個按鈕。第一個是同步滾動按鈕 ：可以控制一篇文檔在滾動時，與之比較的另一文檔是否同時滾動。另一個是重置窗口位置按鈕 ：當(dāng)窗口位置發(fā)生變化時，單擊它，可以恢復(fù)到并排比較時的初始狀態(tài)。LOGO第七節(jié) 制作目錄1.執(zhí)行“視圖”“工具欄”“大綱”，顯示“大綱”工具欄。 2.將插入點置于要在目錄中顯示的第一個標題中。 3.在“大綱”工具欄上，單擊打開“大綱級別”下拉框，為此標題選擇一個大綱級別。4.對希望包含在目錄中的每個標題重復(fù)進行步驟2和步驟3。5.將插入點置于要插入目錄的位置。 6.執(zhí)行“插入”“引用”“索引和目錄”“目錄”選項卡。 7.單擊“選項”按鈕，取消“樣式”的選擇，單擊“確定”，返回“索引和目錄”對話框。 8.設(shè)置“顯示級別”的數(shù)目。本例指定了四級大綱級別，但僅在目錄中顯示前三級。9.