檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計實際效益

1、檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計實際效益         <TABLE     style="PADDING-RIGHT: 10px; PADDING-LEFT: 10px; PADDING-BOTTOM: 10px; LINE-HEIGHT: 22px; PADDING-TOP: 10px"     cellSpacing=0 cellPadding=3 width="96%" align=center&

2、#160;    border=0>                                                 

3、     收集和管理檔案的根本目的,除了不使其散失和安全保存外,主要是為了開發(fā)與利用。而在檔案信息資源開發(fā)利用工作中,存在著傳統(tǒng)式的被動(即坐等)服務形式和不重視檔案利用信息反饋的兩大問題,已嚴重影響著檔案信息資源的開發(fā)與利用和檔案事業(yè)的健康發(fā)展。 一、檔案信息資源開發(fā)和信息反饋工作中存在的主要問題。 (一)局限于檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計,不求檔案的實際效益。檔案行政管理部門,了解檔案利用情況時,只需統(tǒng)計幾個利用數(shù)據(jù),如得用人數(shù)、利用檔案卷(冊)數(shù)、頁數(shù)及復印數(shù)據(jù)數(shù)等,而不了解通過檔案信息資源的開發(fā)與利用,而所獲得的社會效益和經(jīng)濟效益。收集統(tǒng)計檔案利用

4、數(shù)據(jù),雖然亦能反映檔案的利用情況,但這是表面現(xiàn)象,說明不了檔案給社會和經(jīng)濟建設帶來的價值和作用。也就是說,統(tǒng)計幾個數(shù)據(jù)只能揭示表面現(xiàn)象,而不能揭示檔案利用的實質(zhì),這是檔案部門普遍存在的一個問題。 (二)在檔案館查(借)閱利用時,只要求填寫其利用目的,不求深層次了解,失去檔案利用信息反饋的機會。檔案信息資源的開發(fā)與利用,可分兩個階段。第一階段,又可稱初級階段;即利用者到檔案館查(借)閱檔案或檔案館主動為利用者提供檔案,這時只反映檔案利用情況;第二階段,又可稱為高級階段,即檔案通過利用者在工作、學習、生產(chǎn)等社會實踐中的利用。而要取得這種信息,事先必須有所了解和掌握,即在利用時有目的地作些深層次了解

5、,并一一記錄在案,以利日后跟蹤調(diào)查。 (三)有了利用實例,不求匯集編發(fā)重返社會。有些館雖也注重檔案利用信息反饋工作,收集有價值的檔案利用實例,但只是作為檔案目標管理認證和達標的材料,因此收集后就將實例束之高閣,不匯編發(fā)表,影響檔案信息資源的開發(fā)與利用。 (四)編研工作滯后,遠遠跟不上檔案信息資源的開發(fā)利用需要。因為,利用單位不了解館藏情況,即你館藏中究竟有些什么資料可供社會利用。因此,檔案管理人員必須了解信息社會動向和需求,結(jié)合館藏實際,有目的、有計劃地編研一些參考性、指導性的資料,提供社會利用。然而,各地各級檔案館編研工作滯后,跟不上社會發(fā)展和經(jīng)濟建設的需求,影響檔案信息資源的開發(fā)與利用。

6、二、檔案館應在了解和掌握檔案利用實際效益上下功夫 檔案館都能夠把每年檔案資料查閱利用情況反映出來,有什么社會效益和經(jīng)濟效益呢?卻一無所知或知之不多。要想取得成果,除了要求利用者主動反饋信息外,檔案館亦可進行跟蹤調(diào)查。調(diào)查收集檔案利用實際效益,主要有以下作用: (一)有利于了解檔案的價值和作用。檔案法第二條稱:“本法所稱的檔案是對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！钡私鈾n案是否具有保存價值,最重要的一點是要提供利用。如果檔案不再利用,最有價值的檔案也就失去保存的意義。而只有通過檔案的利用和開發(fā),才能了解檔案的價值。過去不少單位和領(lǐng)導,為什么對檔案工作不夠重視和支持

7、,主要一個原因是檔案部門長期處在“封閉”狀態(tài),單位和領(lǐng)導也認為檔案不能給本單位出效益、出成果。 (二)有利于檔案的鑒定工作。眾所周知,檔案的保管期限定為永久、長期、短期三種,檔案到了規(guī)定的保管期限,就要組織鑒定,確定其銷毀還是延長保管期限。而檔案的價值是鑒定時必須考慮的一個重要因素。檔案利用頻率高、周期長,即使已到規(guī)定的保管期限,也應繼續(xù)延長基保管期限;反之,檔案利用率較低,保存價值不大,即使未到規(guī)定的保管期限,亦應降低其保管期限。 (三)有利于了解和掌握檔案利用信息,進一步拓寬檔案利用工作的渠道,最大限度地發(fā)揮檔案的價值和作用。通過實際效益的調(diào)查和收集,可以進一步了解社會和市場對檔案利用的需

8、求和利用者的心理,從而改進我們的服務形式,拓寬利用渠道,使更多的利用者了解檔案,熟悉檔案,利用檔案,為社會主義現(xiàn)代化建設服務。 三、開發(fā)利用檔案信息資源,獲得檔案實際效益的基本做法 (一)認真做好查(借)閱登記工作。在登記時,一要認真負責,按項目一一填寫的項目不要漏填;二要把查(借)閱檔案的利用目的,填寫清楚,不可填寫得太簡單,如“工作參考”等,而應填明作那一項工作參考,填明具體內(nèi)容和將起到的作用和效益,這樣便于提供實際效益的線索和確定有否必要進行跟蹤調(diào)查等。 (二)建立用戶聯(lián)系制度。檔案在查(借)閱時,一般不會產(chǎn)生效益,而要通過實踐,才能反映出檔案的實際價值,產(chǎn)生一定的社會效益和經(jīng)濟效益。因

9、此,為了及時取利用信息,可以建立用戶聯(lián)系制度,即把用戶的姓名、單位地址、聯(lián)系電話和郵編等一一登記在冊,以便與用戶聯(lián)系。檔案館亦可把自己的聯(lián)系人和聯(lián)系電話告訴用戶,以利用戶及時反饋信息。 (三)分發(fā)檔案信息反饋表。即在用戶查(借)閱檔案后發(fā)給一張檔案利用信息反饋表,主要內(nèi)容包括利用單位、利用人、時間、案卷名稱和獲取的社會效益、經(jīng)濟效益。特別是效益要寫得具體一點,應有時間、地點、人物和具體事例。 (四)及時編發(fā)檔案利用社會效益、經(jīng)濟效益實例。反饋的信息仍要通過編輯再重返社會,這樣既可進一步宣傳檔案的作用和價值,又可使社會各界進一步了解檔案、熟悉檔案,來利用檔案。特別要將實例送給有關(guān)部門(單位)的領(lǐng)導,使他們認識檔案作用,支持做好檔案工作。如果把反饋的信息收藏起來,便失去了反饋工作的實際意義。 (五)實地調(diào)查和電話采訪。根據(jù)用戶查閱時登記在案的線索,可以及時到實地調(diào)查或電話采訪,掌握利用效果的第一手資料。許多用戶在各自不同的崗位上,都擔負著一定的工作和任務,有時沒有時間來編報得用實例,檔案人員應主動上門服務,把通