平安郵件文化-文檔資料

1、1平安普惠房交所山東省分公司平安普惠房交所山東省分公司2目目 錄錄 平安的郵件文化平安的郵件文化 郵件禮儀郵件禮儀3平安的郵件文化平安的郵件文化4 郵件文化是平安重要的核心競(jìng)爭(zhēng)力之一，從根郵件文化是平安重要的核心競(jìng)爭(zhēng)力之一，從根本上改變了公司內(nèi)部的溝通交流方式，大幅提升本上改變了公司內(nèi)部的溝通交流方式，大幅提升工作效率。工作效率。 全體員工都應(yīng)習(xí)慣并規(guī)范擬寫并發(fā)送郵件，全全體員工都應(yīng)習(xí)慣并規(guī)范擬寫并發(fā)送郵件，全面掌握郵件處理技能。養(yǎng)成通過郵件開展工作、面掌握郵件處理技能。養(yǎng)成通過郵件開展工作、進(jìn)行溝通交流的良好習(xí)慣，學(xué)會(huì)并習(xí)慣用郵件安進(jìn)行溝通交流的良好習(xí)慣，學(xué)會(huì)并習(xí)慣用郵件安排工作、匯報(bào)請(qǐng)示、

2、交流重要信息、確認(rèn)溝通結(jié)排工作、匯報(bào)請(qǐng)示、交流重要信息、確認(rèn)溝通結(jié)果、歸檔郵件并進(jìn)行工作的交接傳承。果、歸檔郵件并進(jìn)行工作的交接傳承。5678郵件禮儀郵件禮儀9一、主題一、主題主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。1一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的2標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要讓outlook用.才能顯示完你的標(biāo)題3. 標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “王先生收”4一封信盡可能

3、只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理5可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“* !”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。6回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要回復(fù)一大串。10二、正確認(rèn)識(shí)收件人，抄送，密件抄送二、正確認(rèn)識(shí)收件人，抄送，密件抄送111.收件人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)。 2.而抄送的人則只是需要知道這回事，沒有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果抄送人有建議，當(dāng)然可以回Email。 3.而密送，即你不希望收信人看到你將此郵件發(fā)給的人。這個(gè)可能用在非常規(guī)場(chǎng)合，也是盡量不去使用的。 4

4、.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源。5.轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。如果有需要，還應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將回復(fù)了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。 12三、稱呼與問候三、稱呼與問候1 恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度 郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、各位。 如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“xx總”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常

5、的“xx老師” 。2 Email開頭結(jié)尾最好要有問候語 最簡(jiǎn)單的開頭寫個(gè)”你好”；結(jié)尾寫個(gè)”祝您順利”之類的也就可以了。 俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待。13四、正文四、正文Email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順。 如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(zhǎng) 2. 注意Email的論述語氣。根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系或者郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。3. 盡可能

6、避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字。在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。1. 4. 合理提示重要信息。不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。14五、附件五、附件如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件。2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名。3. 正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí)。4. 附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件。5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用1. 6. 如果附

7、件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送，15六、六、 回復(fù)技巧回復(fù)技巧1.及時(shí)回復(fù)Email 收到他人的電子郵件后，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。 對(duì)每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過24小時(shí)。 如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云”。 如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。2. 進(jìn)行針對(duì)性回復(fù) 當(dāng)回件答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡(jiǎn)單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)

8、行必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。3. 不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓 如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。16 如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了 如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該回復(fù)全體，讓大家都知道；不要讓對(duì)方幫你完成這件事情 。 如果你對(duì)發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。6. 主動(dòng)控制郵件的來