行政部門管理制度

1、精選優(yōu)質文檔-傾情為你奉上行政部門管理制度一、行政部門工作職責1、在總經(jīng)理的領導下，負責協(xié)調公司各部門的工作關系，以及傳達公司的各項任務、計劃和臨時性的工作。2、協(xié)助并督促各部門定期檢查部門計劃的執(zhí)行情況。3、負責公司文件的收發(fā)、編號、登記、歸檔及管理工作。4、負責擬定公司的行為規(guī)范和辦公紀律。5、負責保管及管理公司印鑒。8、負責公司所有檔案（包括業(yè)務、市場等）資料的保管及管理工作，負責公司機密檔案的保密工作。9、做好涉外交往事宜及處理公共關系事務。10、負責公司員工的著裝、儀容等。11、管理好辦公環(huán)境的安全與衛(wèi)生，做好辦公設施的維護、改善工作。12、辦公場所配備“急救小藥箱”，預備創(chuàng)可貼、創(chuàng)

2、可噴、棉簽、扭傷藥物等，備急用之需。13、組織員工的文體活動。14、負責公司辦公用品的采購、管理、發(fā)放及公司信箋的印刷。15、完成領導分配的其他工作。二、員工行為規(guī)范及辦公制度1、全體員工應本著敬業(yè)樂業(yè)的態(tài)度，熱愛本職工作。2、部門員工之間應一切以工作為出發(fā)點，以“公司利益第一”為準則，同心協(xié)力，互相配合、真誠合作，不推卸責任。對他人工作中的問題須及時善意指出，避免公司損失。3、愛護公司設施、公用辦公設備和個人領用的設備、用品。4、工作中應當做到有事必報，有錯必言，不得隱瞞虛報情況，以免公司蒙受損失。5、積極工作，不得利用工作時間做與工作無關的事情、看與工作無關的書籍報刊。6、不得利用上班時間

3、上網(wǎng)瀏覽非工作需要網(wǎng)站、玩游戲。7、未經(jīng)他人允許不得使用他人電腦，各部門人員要自覺保管好自己的電腦，防止技術泄密。8、保持辦公區(qū)整潔，不得在辦公區(qū)域內吸煙，公司員工吸煙者，每次罰款20元，當場投入（公用基金）箱內，公用基金主要用于公司員工集體活動。9、不得利用公司電話撥打私人長話及聲訊電話，違反者應當自行承擔相應電話費用，并按發(fā)生費用10倍扣罰。10、不得利用公司設備（電腦、打印機、復印機等）制作、打印、復印私人資料。違反者，按發(fā)生費用10倍扣罰。11、任何員工不得在公司私自使用盜版等非法軟件，不得私自將自己、他人或其他單位的商業(yè)秘密帶入公司。擅自使用或帶入，當事人除按公司規(guī)定給予處罰外，還需

4、全部承擔由此產(chǎn)生的一切后果。三、印鑒管理制度1、公司印鑒包括：公司公章（除簽訂合同外其他對外事宜）、財務專用章、合同專用章（簽訂合同）。2、公司公章、合同專用章由財務部負責保管。3、日常財務事務用財務章，由財務部經(jīng)理審閱后蓋上，非財務部門須蓋財務章時，須經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可蓋章。4、公司印鑒一般不能帶出公司，確需帶出時，經(jīng)總經(jīng)理批準后由公章保管人一同攜章外出，并做好記錄。5、公司一般不允許開具空白介紹信或蓋公章的空白信箋，如確因特殊情況需開具時，須經(jīng)總經(jīng)理簽字后方可蓋上，由領取人登記使用說明。未使用的空白介紹信和空白信箋應當及時交回處理，已經(jīng)使用的應當補充登記。6、公章保管人應嚴格負責，如執(zhí)行不

5、力，被他人誤用公章的，以違反規(guī)章制度處罰。情節(jié)嚴重者作違紀辭退。因此造成的公司損失，公章保管人向公司承擔連帶賠償責任。7、公章保管人員使用印章須經(jīng)部門經(jīng)理批準，不論何時，出于什么原因，私自使用印章的，做辭退處理，由此造成損失的，保管人員承擔全部責任。四、辦公物資及勞保用品的采購發(fā)放制度辦公物資的采購由人力資源部負責審批，由行政部負責采購，管理、發(fā)放、維護、維修。一、 辦公用品及勞保用品的采購：1、 辦公室所有辦公用品及勞保用品的采購工作，統(tǒng)一由行政部執(zhí)行；2、 堅持實行集體采購制度，急用現(xiàn)買零散性采購是想雙人采購制度；大宗、批量、貴重物品由采購負責人及有關領導在采購地點，規(guī)格型號和質量價格上予

6、以把關，全程參與采購工作；必要時可邀請有關專業(yè)人員參與；勞保用品按月度購買，每個月在10-15號之間購買，購買物品目前包括紙巾，手套，口罩等，勞保用品的發(fā)放定額為每個月每人1卷紙巾，2個口罩，手套以爛換新；3、 嚴格采購審批制度，隨用隨買的個別零散采購，一次性支付在200元以下的，由采購負責人簽字審批，一次性支出在200以上800以下的，由財務主管簽字審批，凡支出在800以上的，有總經(jīng)理審批；4、 采購前，應做好市場調查，充分掌握欲購物品的性能，價格及附加優(yōu)惠條件，貨比三家，講價壓價，努力達到貨真價實，物美價廉。之后遵循定點采購原則，開具發(fā)票。5、 辦公用品采購的一般程序為：需用單位或個人向部

7、門負責人提出購物申請部門負責人確認行政部確認庫存無可用貨可替代的物品后轉交采購負責人采購采購人員在領導小組的監(jiān)督指導下實施采購所購物品交與相關報關員驗收財務部核銷需用單位或個人領取二、 辦公用品的保管1、 庫存辦公用品的種類和數(shù)量要科學確定，合理控制，常用、易耗、便于保管和適于批量采購的辦公品可適量庫存、要避免不必要的儲存或過量積壓，確保供應好、周轉快、消耗低、費用省。2、 批量購入的辦公用品應及時入庫存儲，物品采購員和倉庫保管員要搞好驗收交接，在辦公用品入庫登記本上如實填寫接收物品的名稱，規(guī)格，單價和數(shù)量，并簽字。3、 加強對辦公舊物的管理。階段性使用和暫時閑置的物品要妥善保管，隨時待用，本

8、門替換下的額各類辦公設備由辦公室人員保管，辦公室人員要及時回收，登記造冊，修舊利廢，充分利用。4、 定期進行辦公用品庫房盤點，確保賬務相符，隨時掌握庫存物品的數(shù)量、質量和需求情況，適時增加庫存，保證供給。三、 辦公用品的領取1、 領取的原則是：工作任務清楚，使用目的明確。按崗、按需，用多少領多少，專領專用，勞保用品的發(fā)放范圍為入職滿1個星期的員工。2、 領取時，領取人須在辦公用品領取登記本上寫明日期、領取物品名稱及規(guī)格、數(shù)量、用途等項并簽字。3、 辦公用品管理部門及人員應嚴格控制辦公用品的領取數(shù)量和次數(shù)，對于小號品，可根據(jù)歷史記錄和經(jīng)驗定期發(fā)放。設置專人專頁，月末進行評比，明顯超出常規(guī)的申領，

9、領取人應作出解釋，否則保管員有權拒付，對于筆記本，簽字筆等辦公用品要以舊換新。4、 領取的非消耗性辦公用品（如訂書機，計算器，剪刀，文件夾和文件架等）應列入移交，如重復申領，應說明原因貨品毀損原物以舊換新，杜絕虛報冒領。5、 大件物品領取后，應列入辦公室固定資產(chǎn)管理序列，明確責任人。辦公用品領取后發(fā)現(xiàn)不適用或未用完部分應立即退還保管員，保管人員根據(jù)情況予以調換貨收回入庫。6、 為接受民主監(jiān)督，強化節(jié)約意識，每季度通報1次辦公用品出入庫數(shù)額和部門領取情況。四、 辦公用品的使用1、 使用辦公用品應牢固樹立節(jié)約光榮，浪費可恥的思想，在日常工作中，處處精打細算，提倡節(jié)省每張紙，每度電，努力降低辦公成本

10、。2、 辦公用品應為辦公所用，不得據(jù)為己有，挪作私用，不得用辦公設備干私活，謀私利，不許講辦公用品隨意丟棄廢置。3、 精心使用辦公設備，認真遵守操作規(guī)程，及時關閉電源，定期維護保養(yǎng)，最大限度的延長辦公設備，用品使用壽命。4、 辦公用品使用要物有所值，物盡其用，不要大材小用，貴材賤用，復印紙應用于復印，不得用作草稿紙，包裝紙，紙張可雙面利用，修改校對稿可先用廢舊紙張打印等，充分發(fā)貨各種辦公用品的最大使用效率。5、 印制文件材料要有科學性和計劃性，要根據(jù)文件材料印制的要求及數(shù)量選擇合適的印制方式，避免不必要的浪費。6、 對于高檔耐用的辦公用品，部門間應盡量協(xié)調相互借用，一般不得重復購置，使用中辦公

11、設備出現(xiàn)故障，有原采購人員負責協(xié)調和聯(lián)系退換，保修，維修，配件事宜，因使用不當，人為造成設備損壞的，直接責任人應負賠償責任。五、會議管理規(guī)定1、公司會議實行簽到制度。通常每周召開一次總經(jīng)理辦公會，由總經(jīng)理主持。由指定人員記錄與會情況。2、各部門組織可根據(jù)工作需要召開工作例會，由部門經(jīng)理主持，指定專人記錄與會情況及會議記錄，并將重要事項以及急需公司領導協(xié)調解決的問題寫成會議紀要，由部門經(jīng)理審核后，呈交總經(jīng)理一份，并抄送有關部門。3、于工作需要，可由總經(jīng)理提議，隨時召開專題會議。由總經(jīng)理擬定會議議題，指定主講人、與會人，由制定人員作好記錄，會后按第一條辦理。4、召開會議要求：1）開短會，主講人準備

12、充分，發(fā)言簡明扼要。2）議題明確，突出重點，要求務實，解決問題。3）與會人員要遵守會議要求，不得遲到、缺席。4）會議記錄層次分明，條理清晰，真實準確。六、公司通信設施及信息管理辦法為了確保公司的通信設施以及信息渠道的暢通，正確使用和維護通信設備的正常進行，根據(jù)計算機信息網(wǎng)絡國際網(wǎng)安全保護管理辦法以及公司保密規(guī)定制定本辦法。1、在使用電話通信以及網(wǎng)絡信息時，盡量做到節(jié)約資源，縮短通話時間，以便使他人更多利用通信設施，提高工作效率。2、原則上不允許使用公司的通信設施、信息資源處理私事。違反者，按發(fā)生費用10倍扣罰當月工資。如有特殊情況，確實需要使用，需請示部門經(jīng)理或以上領導批準方可使用。3、公司員

13、工必須遵守執(zhí)行中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例、計算機信息網(wǎng)絡國際聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法和其它法律、行政法規(guī)的規(guī)定，嚴格執(zhí)行安全保密制度，對所提供的信息負責，不得利用國際互聯(lián)網(wǎng)和企業(yè)內部網(wǎng)從事危害國家安全、泄露國家秘密和公司秘密等違法犯罪活動。4、公司員工不得利用公司計算機網(wǎng)絡從事下列危害性活動：1）未經(jīng)允許，進入公司計算機信息網(wǎng)絡或者使用公司計算機信息網(wǎng)絡資源的；2）未經(jīng)允許，對公司計算機信息網(wǎng)絡功能進行刪除、修改或者增加的；3）未經(jīng)允許，對公司計算機信息網(wǎng)絡中存儲、處理或者傳輸?shù)臄?shù)據(jù)和應用程序進行刪除、修改或者增加的；4）竊取公司計算機信息網(wǎng)絡中的保密信息；5）其他危害公司計算機信息

14、網(wǎng)絡安全的。5、公司員工應注意保護公司計算機網(wǎng)絡的保密性和安全性，不得在網(wǎng)絡上從事與工作無關的事宜，應避免使用可能帶有病毒的軟件和盜版軟件。6、員工有違反本辦法的任何行為，給公司帶來不良影響或嚴重損失，公司將對員工作出立勞動關系的處理決定，并追究員工的民事或刑事責任。七、檔案管理規(guī)定1、歸檔范圍：1）公司成立資料和證照：章程、合同、法人代表資料、營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、法人代碼證以及修改、變更、年審等資料。2）規(guī)章制度，經(jīng)理會議決議、公司收發(fā)文。3）人事資料：員工入職資料，證件，合同簽定記錄，日常更新員工在職考核、工資變動、獎懲記錄等。4）技術檔案：包括所有的技術文檔資料（設計報告、設計方案、軟

15、盤、硬盤、光盤等形式存在）和圖紙等。5）經(jīng)濟合同：包括銷售部、市場部的各類合同及合同訂立、履行、變更、終止、合同糾紛處理過程中產(chǎn)生的有關資料。6）財務資料：年度預算報告、會計憑證、帳簿、報表、財務分析等2、檔案的管理：1）以上1）、2）、4）項歸檔范圍由行政部統(tǒng)一歸檔管理，人事資料由人事部門負責人管理，財務資料由財務部門負責人管理。每次簽訂合同后，銷售部、市場部門應及時將合同交由行政部保管。2）檔案要建立目錄、安全存放、方便查閱；檔案的借閱、收進、移交、銷毀必須做好登記。3）因工作需要借閱檔案和查詢檔案，需經(jīng)部門經(jīng)理批準。借閱檔案必須及時歸還，不得擅自復印。3、檔案的銷毀：1）對超過保存期限、

16、失去保存價值的檔案，由保管人員提出申請，報總經(jīng)理批準后方可銷毀。2）經(jīng)批準銷毀的公司檔案，需編制銷毀清單存檔，并由專人監(jiān)督銷毀。八、 安全保衛(wèi)管理規(guī)定1、 公司保證提供符合法律、法規(guī)規(guī)定的勞動、安全、衛(wèi)生的工作場所。2、 公司法定代表人為本公司勞動安全負責人，行政部具體負責本公司的安全、防盜、消防、衛(wèi)生工作，部門負責人是部門勞動安全負責人。公司設備是重點防火對象，由部門負責人和指定的專職人員負責消防工作，包括檢查、督促整改、培訓等。3、 各部門經(jīng)理為本部門勞動安全責任人，全權負責本部門的消防安全和安全勞動：包括對下屬的安全教育；工作過程中的安全防護；執(zhí)行勞動和消防安全管理規(guī)定，并對因違反規(guī)定而

17、造成的事故負責。在大樓管理處的指導下，定期組織防火檢查，及時消除火災隱患。4、 員工應樹立良好的安全消防意識，自覺維護公司的消防安全和治安安全，對在辦公區(qū)內發(fā)生的有損公司安全的行為，每個員工都有責任加以指正、制止。5、 員工必須遵守防火安全管理規(guī)定，嚴禁在公司區(qū)域內吸煙，尤其是倉庫內部，確保使用電器設備的安全。下班離開辦公室時，所有員工應關閉個人設備及項目組公用設備電源，最后離開辦公室的人員應負責關好電燈、門、窗、空調及室內電源。6、 行政部負責對新員工進行消防培訓、對全體員工進行滅火器、消防栓、火災報警的培訓。保持單位范圍內通道、安全門、出口暢通。嚴禁把消防器材改做它用。7、 任何員工不準把

18、易燃、易爆等危險物品帶入辦公地點及倉庫。 8、 員工發(fā)現(xiàn)辦公樓內的安全或火災事故隱患，應及時報告行政部或大廈管理處，并盡可能采取有效措施消除隱患。10、員工必須妥善保管好個人用品及其它屬于個人保管的物品（如個人領用的設備，工作中形成的或使用的各類文件、資料），防止被盜、遺失。因個人保管不當丟失，責任自負。外出工作或下班時鎖好貴重物品和重要文件。重要文件、資料廢棄時，須立即加以粉碎。11、公司前臺工作人員負責開啟關閉公司大門，檢查阻攔可疑人員進入公司，檢查放行正常進出公司大門的物品，并負責安排好最后離開公司的人員關閉有關電器，鎖好公司大門等。九、員工宿舍管理辦法1、 目的為了規(guī)范公司宿舍管理，為住宿人員提供安全、舒適的工作生活環(huán)境；同時開源節(jié)流，規(guī)范管理，特制定本宿舍管理辦法。2、 范圍適用于所有根據(jù)規(guī)定使用相關宿舍服務的所有員工。3、 主管部門行政部負責統(tǒng)籌宿舍房屋租賃、設施配備、安全管理、衛(wèi)生監(jiān)督、等相關事務，并對宿舍使用情況、費用核算等做日常管理。4、 宿舍管理規(guī)定a) 公司設立員工宿舍，主要目的為各地流動工作人員提供住宿服務。并視條件許可，為出差員工提供住宿服務。b) 宿舍基本配置：床鋪、熱水器、液化石油氣。 c) 宿舍由行政部統(tǒng)一管理，鑰匙指定專人保管，并做領用登記；d) 宿舍進行日常管理登記，含租賃合同、繳費管理、設施登記、宿舍用戶登記管理等。e) 宿舍就餐、住宿等各項