企業(yè)檔案管理體制變革的實(shí)況剖析

1、企業(yè)檔案管理體制變革的實(shí)況剖析縱觀寶鋼30年來(lái)檔案管理體制的變革，可以看出無(wú)外乎四個(gè)方面的變化。一是橫向的工程資料管理與檔案管理的分分合合；二是橫向的情報(bào)工作與檔案管理的合合分分；三是縱向的二級(jí)檔案管理向一級(jí)檔案管理的變革，接著又向檔案“一體化”管理的推進(jìn)；四是承擔(dān)檔案管理職能角色的多變。筆者認(rèn)為：首先，工程資料管理與檔案管理的合二為一，為工程資料與項(xiàng)目檔案的流程化管理創(chuàng)造了條件，由于對(duì)項(xiàng)目檔案形成的源頭工程資料實(shí)施了管控，有效地保證了項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性。這一管理模式在企業(yè)建設(shè)時(shí)期不失為一種有效的管理模式，只是由于工程資料注重的是過程管理（包括工程資料的分發(fā)、復(fù)制、還原、交工驗(yàn)收等），具

2、有時(shí)效性，牽涉了檔案管理人員過多的精力，以至于檔案管理最注重的開發(fā)利用工作無(wú)力開展。其次，情報(bào)工作與檔案管理的合二為一，其目的是旨在通過對(duì)存量檔案進(jìn)行深層次加工、提煉后，與收集的情報(bào)、圖書等信息資源進(jìn)行有效整合，為企業(yè)提供系統(tǒng)的、綜合的、集成的信息服務(wù)。然而，只是組織機(jī)構(gòu)的合并，管理毫無(wú)滲透、融合，則無(wú)法達(dá)到預(yù)期的目的和效果，這樣簡(jiǎn)單的、形式上的合二為一并無(wú)意義。第三，二級(jí)檔案管理向一級(jí)檔案管理的變革以及向檔案“一體化”管理的推進(jìn)，均是在公司整個(gè)管理體制變革的大背景、大環(huán)境下進(jìn)行的，無(wú)可非議，其目的在于更好地統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)公司檔案工作，統(tǒng)一公司檔案管理制度、管理方式以及檔案信息管理平臺(tái)，更

3、優(yōu)質(zhì)、高效地為企業(yè)建設(shè)、生產(chǎn)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)提供服務(wù)。然而，當(dāng)初二級(jí)檔案管理向一級(jí)檔案管理變革時(shí)，曾經(jīng)出現(xiàn)管理脫節(jié)現(xiàn)象，即：二級(jí)廠部由于不設(shè)檔案管理部門，作為上一級(jí)的檔案管理部門對(duì)其設(shè)備變更信息不掌握、無(wú)法控制，致使庫(kù)存圖紙與實(shí)際不符現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)，當(dāng)公司意識(shí)到這個(gè)問題時(shí)，花費(fèi)了大量人力和財(cái)力才得以彌補(bǔ)。如今，“一體化”管理體制的運(yùn)作已經(jīng)不是一個(gè)公司內(nèi)部處室與二級(jí)廠部之間的關(guān)系，而是公司總部與下屬分公司乃至再下屬二級(jí)廠部之間的關(guān)系，其信息掌握程度、協(xié)調(diào)難度更是可想而知。目前的檔案管理“小機(jī)構(gòu)”要承擔(dān)如此范圍廣、任務(wù)重（每年均有幾百個(gè)在建和技改項(xiàng)目要竣工驗(yàn)收）的管理職能，是否能達(dá)到預(yù)期的效果只有等

4、待實(shí)踐來(lái)檢驗(yàn)。此外，承擔(dān)檔案管理職能角色的多變主要是指檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置。一是在企業(yè)集團(tuán)設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)，承擔(dān)檔案管理職能，同時(shí)兼管屬下一個(gè)或多個(gè)子公司的檔案資料管理職能，這種自上而下的管理能發(fā)揮一定的效用，然而由于管理范圍過廣，配備的人員相應(yīng)就較多，這種在企業(yè)集團(tuán)職能管理部門不斷精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)和人員的呼聲中還存在著一支如此龐大的檔案隊(duì)伍現(xiàn)象，顯然不合時(shí)宜；二是企業(yè)集團(tuán)不設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)，其檔案工作委托屬下某子公司管理，這種自下而上的管理缺乏一定的權(quán)威性，效果將大打折扣；三是企業(yè)集團(tuán)和各子公司分別設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)，分別行使檔案管理職能，這種管理體制能克服前兩種體制帶來(lái)的弊病，各司其職，對(duì)企業(yè)檔案工作整

5、體水平的提高有一定的促進(jìn)作用。三、新時(shí)期企業(yè)檔案管理體制的定位與思考寶鋼是改革開放后誕生的企業(yè)，是改革開放的產(chǎn)物，但并不是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，改革開放初期仍處于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期。而計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，企業(yè)檔案工作實(shí)行的是“條塊”結(jié)合、以條為主的宏觀管理體制，國(guó)家檔案行政部門和中央各級(jí)專業(yè)主管機(jī)關(guān)都有責(zé)任對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，企業(yè)的檔案管理模式、機(jī)構(gòu)設(shè)置和管理方式基本雷同；隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的確立和發(fā)展以及現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，企業(yè)法人享有充分的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的自主權(quán)，擁有自己決定內(nèi)部機(jī)構(gòu)的權(quán)力，企業(yè)可以根據(jù)自身情況和市場(chǎng)變化選擇適合自身發(fā)展的檔案管理組織形式和工作方式，企業(yè)檔案工作可以有更大的自主發(fā)展空

6、間，單一、雷同的企業(yè)檔案管理體制逐漸被打破，取而代之的是企業(yè)檔案管理的個(gè)性化。因此，從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的寶鋼及寶鋼檔案工作，同樣經(jīng)歷了以國(guó)家宏觀調(diào)控到企業(yè)自主管理的一個(gè)發(fā)展過程，從寶鋼30年來(lái)檔案管理機(jī)構(gòu)的沿革、檔案管理職能的分配、檔案管理模式的變革等可以看出寶鋼的檔案管理體制隨著時(shí)代的變遷，發(fā)生了很大變化，有利也有弊。然而適合的才是最有效的。通過對(duì)上述檔案管理體制變革的剖析，結(jié)合新時(shí)期企業(yè)檔案工作實(shí)際，筆者認(rèn)為企業(yè)檔案管理體制和管理模式可以有以下幾種方案：一是企業(yè)集團(tuán)必須設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)和人員可以歸屬辦公室，僅承擔(dān)企業(yè)集團(tuán)檔案管理職能。根據(jù)企業(yè)檔案工作規(guī)范，企業(yè)檔案管理部門職能包括

7、：貫徹國(guó)家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案整理、保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；統(tǒng)籌規(guī)劃和負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作；指導(dǎo)本企業(yè)各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作；監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)（含境外機(jī)構(gòu)）的檔案工作。在企業(yè)集團(tuán)設(shè)置了檔案管理機(jī)構(gòu)，上述職能就能名正言順的履行，就能起到承上啟下的作用。反之，企業(yè)集團(tuán)委托下屬單位行使檔案管理職能，機(jī)構(gòu)的不對(duì)等，效果則事倍功半。除在企業(yè)集團(tuán)設(shè)置檔案管理機(jī)構(gòu)外，屬下的各子公司（獨(dú)立法人單位）也應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，掛靠部門可以根據(jù)企業(yè)性質(zhì)決定。由此建

8、立起一個(gè)企業(yè)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，方能有效開展檔案工作，提升企業(yè)檔案管理整體水平。二是當(dāng)企業(yè)已從建設(shè)階段向生產(chǎn)與建設(shè)并列運(yùn)行階段發(fā)展時(shí)期，企業(yè)集團(tuán)屬下可以設(shè)置一個(gè)工程建設(shè)單位和若干個(gè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)單位，而工程資料管理與檔案管理職能則可以分屬上述兩類單位。因?yàn)楣こ藤Y料管理講究的是時(shí)效和過程管理，在實(shí)施過程管理中需要與工程建設(shè)條線的有關(guān)職能管理部門密切配合，為此，將工程資料管理納入工程建設(shè)單位，與規(guī)劃管理、設(shè)計(jì)管理、工程管理、工程設(shè)備管理等部門融合在一起，可以進(jìn)一步提高協(xié)同管理效率；同時(shí)，由一套固定的、專職的工程資料管理隊(duì)伍開展工程資料接收、分發(fā)、翻譯、復(fù)制等管理，比在各單位均設(shè)置工程資料管理隊(duì)伍更趨合理，便于

9、管理方式和管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。此外，這支動(dòng)態(tài)的工程資料管理隊(duì)伍，根據(jù)建設(shè)單位的要求將全部項(xiàng)目文件收集整理后向相關(guān)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)單位檔案管理部門移交后可繼續(xù)下一個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)，而各生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)單位則無(wú)須再配備一定數(shù)量的工程資料管理人員、不需考慮是否還有再建工程。將檔案管理工作從工程資料管理中分離出來(lái)，歸屬于企業(yè)各生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)單位，則工作重心可以放在各類檔案的開發(fā)利用上，此時(shí)的檔案管理工作不妨與情報(bào)、圖書管理工作歸并，前提是真正地將圖書、情報(bào)、檔案這些信息資源進(jìn)行有效整合，創(chuàng)建企業(yè)信息資源共享平臺(tái)，為企業(yè)提供更加快捷、便利的信息利用服務(wù)。三是企業(yè)可以成立檔案服務(wù)中心，掛靠企業(yè)屬下的某一服務(wù)機(jī)構(gòu)，集中人手接受企業(yè)集團(tuán)屬下各單位委托的各類文件材料整理業(yè)務(wù)，則可大大減少各單位檔案管理崗位的定編問題。當(dāng)前，企業(yè)實(shí)行扁平化、一體化管理，旨在精簡(jiǎn)管理機(jī)構(gòu)，削減管理層次，提高運(yùn)轉(zhuǎn)效率。為此，企業(yè)可以將檔案管理工作進(jìn)行分解，企業(yè)職能管理部門中設(shè)立的檔案管理機(jī)構(gòu)重在管理，如：規(guī)劃企業(yè)檔案工作，梳理各類文件歸檔流程，制訂企業(yè)檔案管理制度和檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督檢查以及項(xiàng)目檔案驗(yàn)收等工作，這樣各單位配備的檔案管理人員則重在素質(zhì)而不是數(shù)量，可以少而精，符合企業(yè)精簡(jiǎn)高效原則。而企業(yè)大量的文件材料整理、檔案信息錄入、圖紙掃描、復(fù)曬等操作性、事務(wù)性工作則可委托檔案服務(wù)中心開展，這