萬科采購系統(tǒng)運營管理手冊

1、萬科采購系統(tǒng)運營管理手冊(全套)2015-01-01為完善集團采購中心的組織管理，強化集團采購中心對各項目采購統(tǒng)一管理，規(guī)范化管理，達到集中決策與適當分權的合理平衡，為使各盡其責，特制訂本制度1.1. 0組織架構及崗位編制1.1. 1集團采購中心職能(1) 統(tǒng)籌各項目采購工作，并對其進行監(jiān)控、指導和市場信息反饋；(2) 負責分析產品市場的品質和價格等行情，對集團采購、集團選定類材料/設備簽定相 關戰(zhàn)略合作協(xié)議；(3) 尋找產品供應源，對每項產品的供貨渠道、價格、品質等加以考察評估和開拓并加 以掌握和利用，以作成本分析、成本控制等；(4) 開發(fā)相關優(yōu)秀供應商，建立供應商信息檔案庫；(5) 對各項

2、目采購的材料/設備質量、價格進行監(jiān)控；(6 )建立相關管理制度流程，規(guī)范采購工作，定期對各項目采購巡查考評；(7) 負責各項目采購人員編制及任用；1.1. 2米購中心崗位職責、業(yè)務分工1.1. 2 .0米購中心負責人(副總監(jiān))崗位職責(1 )主持采購系統(tǒng)全面工作，統(tǒng)籌策劃和確定采購內容，減少不必要的開支，以有效的 資金，保證最大的供應，確保各項米購任務完成；(2) 調查研究集團公司各項目材料/設備需求及工程計劃情況，熟悉各種材料/設備的供 應渠道和市場變化情況，確保供需心中有數；(3) 指導并監(jiān)督下屬開展業(yè)務，不斷提高業(yè)務技能，確保公司的正常采購量；(4) 進行供應商的評價和管理，建立合理的采

3、購流程;(5) 監(jiān)督并參與大批量商品訂貨的業(yè)務洽談，檢查合同的執(zhí)行和落實情況；(6) 認真監(jiān)督檢查各采購經理/主管的采購進程和價格控制。1.1. 2 .1采購中心經理崗位職責(7) 組織為供方管理部的供應商考核提供依據；(8 )組織部門檔案管理工作的開展1.1. 2 .2采購中心供方管理組崗位職責1.1. 2 .2.0供方管理主管崗位職責(1) 統(tǒng)籌供方管理組各項工作；(13)定期組織梳理展示面和交樓標范圍1.1. 2 .2.1供方管理專員崗位職責(1 )收集全集團供應商資源，分類分級別建立供應商信息庫；(2 )參與新供應商評估考察工作；(3) 組織對在合作供方的績效考核并并辦理審批，實施反饋

4、考核結果并建立供方績效評估檔案；(4 )定期組織與供方的互動交流或調研訪談活動1.1. 2 .2.2供方管理價格專員崗位職責(1) 建立常用物料的價格動態(tài)數據庫，為材料預算提供價格參考；(2) 關注原材料價格波動與其成品價格的聯動規(guī)律表，為調價提出依據；(3) 建立并更新價格敏感材料波動規(guī)律表；(4) 收集同行的價格信息并分析差異原因；(5) 定期提交價格分析報表；(6) 收集新供方信息并推薦給上級評估1.1. 2 23供方管理跟進專員崗位職責(1)跟進展示面和交樓標計劃完成情況并更新表格；(16)負責相關文件、單據存檔管理工作1.1. 2 .3采購中心供應鏈管理組崗位職責1.1. 2 .3.

5、0供應鏈管理主管崗位職責(1) 統(tǒng)籌供應鏈管理組各項目工作；(2) 組織建立采購系統(tǒng)業(yè)務流程制度及規(guī)范化操作管理；(3) 組織建立和實施采購系統(tǒng)內部稽查體系(4) 負責管理ERP系統(tǒng)采購板塊相關數據；(5 )組織采購中心內部的各項活動(6) 組織采購系統(tǒng)業(yè)務知識及相關流程制度的培訓和貫徹(7) 對采購中心總部經辦的采購價格和作業(yè)過程進行稽查1.1. 2 .3.1供應鏈管理專員崗位職責(1)草擬采購相關制度流程；(2 )負責新員工入職和業(yè)務知識的培訓；(3) 負責各類培訓的后勤安排；(4 )對所轄項目的采購價格和作業(yè)過程進行稽查并編制報告;(5) 負責指導所轄項目采購員的業(yè)務工作；(6) 收集所

6、轄項目委派采購員動態(tài)并反饋；(7) 收集各項目采購員采購日報表并協(xié)調處理相關問題；(8) 收集項目采購員考核數據，并對其進行月度績效考核；(9 )輔導項目采購員貫徹制度流程的執(zhí)行及業(yè)務操作的規(guī)范化管理;(10)分配NC材料編碼1.1. 2 .4采購中心展示面材料組主管崗位職責(1)統(tǒng)籌展示面材料組的采購工作；(2 )監(jiān)督本組成員對各項采購工作(含招標、比價分析的定價定標工作，訂貨，合同簽 訂等)的完成情況并對其采購價格進行分析審核做好成本控制；(3) 提高展示面材料相關材料申購的預見性，并督促各項目提前做好申購計劃；(4) 定期到項目現場了解物料的到貨和質量情況；(5) 把握本組材料的標段劃分

7、和米購策略；(6) 參與大宗材料的外出采購工作；(7) 負責部分材料/設備的采購工作；(8) 組織統(tǒng)計展示面物料采購費用并配合制定展示面物料預算；(9) 在權限內處理展示面物料突發(fā)情況(10) 督促本組成員盡快辦理相關費用的報銷、借支銷賬、申報進度款等工作；1.1. 2 .5采購中心建材材料組主管崗位職責(1)統(tǒng)籌建材組的采購工作；(2 )監(jiān)督本組成員對各項采購工作(含招標、比價分析的定價定標工作，訂貨，合同簽訂等)的完成情況并對其采購價格進行分析審核做好成本控制；(3) 提高建材相關材料申購的預見性，并督促各項目提前做好申購計劃；(4) 定期到項目現場了解物料的到貨和質量情況；(5) 把握本

8、組材料的標段劃分和米購策略；(6) 參與大宗材料的外出采購工作；(7) 負責部分材料/設備的米購工作;(8) 在權限內處理建材物料突發(fā)情況;(9) 督促本組成員盡快辦理相關費用的報銷、借支銷賬、申報進度款等工作；1.1. 2 .6采購中心綠化材料組主管崗位職責(1 )統(tǒng)籌綠化材料組的采購工作；(11) 督促本組成員盡快辦理相關費用的報銷、借支銷賬、申報進度款等工作;(12) 建立并維護綠化苗木價格庫1.1. 2 .7米購中心米購工程師崗位職責1. 根據計劃完成各項采購工作2. 提高相關材料申購的預見性，并督促各項目提前做好申購計劃；12.及時辦理集團采購類物料的對賬和結算工作1.1. 2 .8

9、綠化材料組專員崗位職責1. 整理及更新綠化苗木的歷史價格庫；2. 根據苗木需求清單填制申購單固定列；3. 整理供應商報價表；4. 跟蹤項目到貨情況并及時反饋給綠化采購主管；5. 調度和指定外來運輸車隊；6. 做好綠化采購檔案管理工作，如：申購單原件(報銷后可留復印件)；7. 每天做第二天的進場預告和梳理當天進場計劃完成情況；8. 跟催項目返還綠化采購單據；9. 對部分苗木負責下單10. 申報綠化苗木進度款1.1. 2 .9米購中心米購文員崗位職責（1）協(xié)助采購工程師辦理借支、報銷等審批手續(xù);（9）負責部門行政后勤工作；1.2項目采購部項目采購部負責人崗位職責（1 ）嚴格遵守公司規(guī)章制度，對項目

10、負責人及集團采購中心負責；（11）時刻保持清醒頭腦，以身作則，廉潔奉公，以公司利益為重，搞好廉政建設。項目采購員崗位職責（1）配合項目采購部負責人的管理工作，配合集團采購中心各項工作安排，遵守集團公 司及項目公司的各項規(guī)章制度，維護公司利益，廉潔自愛；（8 ）定期整理各種采購單據，并有序交接給采購文員做好登記；（9）掌握當地市場行情，對價格有波動的材料及時向項目采購部負責人做好調價工作并 呈送到集團采購中心審批（按審批權限有選擇性地送呈），并跟進調價補充協(xié)議的簽訂 工作；項目采購文員崗位職責（1）日常電話接聽和到訪客人接待；（2 ）文件管理、信息傳遞（收發(fā)、傳遞、跟蹤、反饋、整理、存檔）a）收

11、發(fā)申購單、訂貨單、比價表及其它文件、單據的傳遞，存檔工作b）公司、部門信息上傳下達，必要時負責公文起草、收發(fā)和分發(fā)c）負責部門會議后勤工作及會議紀要的起草，定期組織清理辦公環(huán)境d）根據采購跟進細則跟蹤采購業(yè)務及其善后工作的關閉情況 負責辦理集團合同 協(xié)議收發(fā)、項目合同 協(xié)議編號蓋章分發(fā) 1.0目的 為增強采購工作計劃性，從物資供應上保障企業(yè)正常運營，特制定本制度，旨在為集團 有關部門的材料計劃制定、跟蹤提供操作指引。2.0適用范圍2.1從公司范圍說，適用于集團下屬地產和建筑項目部的材料計劃管理2.2從材料范圍說，原則上對行政、營銷、工程等材料均需進行有計劃的采購，以下材 料可以除外：臨時、應急

12、、零星的材料涉及金額小，可現購或生產周期不超過24小時的物料包工包料工程中的材料3.0關于采購計劃各部門的職責：3.1集團采購部主導上層材料計劃的編制負責材料采購計劃的跟進、反饋及總結結合庫存審核申購數量的合理性對下層計劃編制的及時性進行監(jiān)督和考核3.2成本管理中心配合采購部提供施工物料種類、規(guī)格及計劃或預估使用量等審核計劃需求量的合理性3.3工程管理中心審核采購計劃中各類物料的必要性及數量的合理性3.4產品設計中心 配合采購部提供相關設計的物料清單，包括物料種類及數量、規(guī)格、圖紙等向采購部知會和抄送涉及材料變更的設計變更 3.5營銷中心配合采購部提供相關物料種類及數量、規(guī)格、設計方案等3.6

13、行政人事中心配合采購部提供相關物料種類、數量及規(guī)格等3.7建筑項目部負責編制采購下層計劃根據集團采購部需要，跟進、反饋計劃的執(zhí)行情況4.0材料的分類：從計劃角度，材料根據使用特性和相應的市場行情，按采招周期可以分為以下兩種：4.1年度材料定義為集團常年使用的物料，通過年度的招投標確定若干常年合作的供應商后可解決材料的 供應問題。材料特性如符合以下條件的物料，可以納入年度采購計劃的編制范圍：能實施集中采購，供應商能跨區(qū)域供貨且不太影響采購總成本需用量相對穩(wěn)定，集團總使用量持續(xù)，發(fā)生持續(xù)萎縮直至消失的情況機率很少使用量大，總體價格比較高，采購具有規(guī)模效應4.2項目材料 定義圍繞項目施工和銷售過程所

14、使用的物料，其供應商以項目的起止為合作周期。原則上, 歸入年度招標計劃的物料不應再納入項目采招計劃的編制范圍422材料特性符合以下條件之一及以上的材料，均應納入項目物資計劃編制范圍使用量隨項目周期增減變化或消失供應商集中在當地，難以實現跨區(qū)域供貨物料因個性化的項目設計，和其它項目缺少共性，從而難以進行集中采購5.0計劃編制原則和作用：配合項目施工進度和營銷計劃的開展盡可能準確地預估用料數量、交期，防止缺料斷料保證合理庫存，避免庫存過多，減少資金積壓和空間浪費盡量配合公司的資金預算和周轉指導采購部門人員按計劃作業(yè)，保障整個開發(fā)過程的物料和設備供應6.0附則：本辦法的最終解釋權歸集團采購部，并由集

15、團采購部進行修訂。1.0計劃的分層和精細度年度材料從年度根據生成時間、編制主體、精細程度不同，自上而下劃分為三個層次如下：2.0年度招標計劃的編制2.1作用對年度材料供應商的確定一般通過年度招標計劃開展和實現，本計劃用于指導和督促集 團采購部按時完成年度招標工作2.2計劃的關鍵節(jié)點 獲取物料規(guī)格清單當某種年度材料有不同規(guī)格時，集團采購部須向使用部門或供應商等收集規(guī)格清單，經 使用部門確認后作為供應商的報價基礎。年度預估使用量的獲取作為招標議價的籌碼，集團采購部須向使用部門或財務中心收集歷史數據，根據次年的業(yè)務量預估，最終生成年度預估使用量，可用金額或數量表示。2.3審批流程如下：2.4年度招標

16、后處理形成年度供應框架協(xié)議根據評標結果，集團采購部就每類年度材料與供應商簽署年度供應框架協(xié)議，包括物料規(guī)格清單及其對應的單價、暫定總價等屬“集團采購類”年度材料的需用計劃，由建筑項目部主導編制，包括物料名稱、具體 規(guī)格、技術參數要求、具體到位時間、當月分批使用量及使用部位，需附上圖紙、樣品、 特殊要求等。由集團采購部采購工程師補充單價、總價等。【注】行政類、營銷類物料視為年度材料，原則上均需納入月度需用計劃中編制3.3計劃審批流程如下4.0月度物料采購計劃編制4.1作用匯總各部門、各項目的物料月度需用計劃后，由采購部門對每種物料的采購時間及送貨 地點進行匯編，以指導和跟進物料供應的及時性 4.

17、2計劃的編制 集團采購部根據需用計劃，針對每種物料制定下單時間、樣板獲取時間等，經集團采購 部副經理確認后按材料種類分配采購任務。5.0注意事項5.1針對每類年度材料的供應商以23家為宜5.2月度需用計劃逾期的話，采購部不予受理，由使用部門提出單宗的申購，按正常申 購流程辦理5.3月度材料需用計劃提交后原則上不予變更，如因特殊客觀原因需在規(guī)格或數量、需用時間上變更，如總價不超計劃，由使用部門在下單采購前2天填寫計劃/申購變更單， 經采購部副經理審批后執(zhí)行5.4對實際需用量或總價超計劃，應按正常申購流程辦理。5.5簽訂年度合作框架協(xié)議后，如材料因行情與合同約定產生差異，調價流程參照調價 管理辦法

18、執(zhí)行1.0計劃的分層及精細度項目材料計劃自上至下分為以下三層次2.0項目采招計劃編制2.1作用對項目材料，需根據現場工作進度提前確定供應商，本計劃旨在保證上述供應商的招標 按時實施。2.2計劃的關鍵節(jié)點數量獲取指每類材料的計劃使用量，如需要，應細化至各種規(guī)格的使用量，由成本管理中心或營 銷中心提供，若時間不允許，可根據經驗數據提供暫定使用量。222規(guī)格/樣板確定 規(guī)格包括具體型號、技術參數指標、性能要求，由產品設計中心或工程管理中心提供，作為供應商報價的重要依據。發(fā)標書以開始發(fā)標書時間為準，由集團或項目預算部主導。評標包括開標和組織評標會，以結束評標會時間為準，發(fā)標至評標間的時間一般情況下不得

19、少于7工作日，由集團或項目預算部主導定標定標包括集團領導確定中標單位、與中標單位約談合同條款、集團領導簽訂合同約談記 錄表等過程，以集團領導簽訂合同約談記錄時間為準。簽訂合同包括起草合同、合同會簽、雙方蓋章、合同存檔等過程，以合同存檔時間為準。5.0特殊情況處理5.1除特殊情況外，申購單應按物料采購前置表提前起草，如因申購滯后而影響物料正常供應，由物料使用部門承擔相關責任。5.2臨時變更規(guī)格：需要臨時變更規(guī)格，申購部門應立即填寫計劃/申購變更單并說明原因，須經集團采購部副經理或項目采購簽字同意，否則，由此產生的損失由使用部 門承擔5.3下單后更改或撤單：下單后需要更改或撤單，申購部門應立即填寫

20、計劃 /申購變更 單并說明原因，必要時應先口頭知會采購部。采購部門接獲通知后，立即停止一切采 購動作。未能及時停止采購時，采購部應通知使用部門并協(xié)商善后工作。第四部分計劃管理1.0計劃的跟蹤 1.1計劃跟蹤的內容以跟蹤計劃完成情況為主，計劃編制情況為輔。1.2跟蹤主體采用“誰編誰跟”原則，其中集團采購部對項目采購部的計劃完成情況有監(jiān)控權。1.3計劃跟蹤方式會議跟蹤集團采購部或項目部可以定期召開會議，跟蹤計劃的執(zhí)行情況。適用于預見性比較強的 物料采招行為。電話跟蹤相關責任人可以和供應商、使用部門進行定期、不定期的電話溝通，跟蹤計劃執(zhí)行情況 適用于零星物料的跟蹤庫存系統(tǒng)跟蹤通過查詢庫存系統(tǒng)的入倉情

21、況，跟蹤計劃的執(zhí)行情況。1.4跟蹤反饋只針對沒完成的情況進行反饋，一方面由跟蹤人填報進行登記并存檔，為了對相關責任 人及供應商進行考核評價；另一方面要預警填寫物料訂購跟催表，向供應商跟催貨 物。3.0計劃總結年度計劃和項目周期結束后，由集團采購部組織收集以下數據，并從以下幾點進行總結, 以改善下一周期的計劃制定和執(zhí)行情況3.1節(jié)點的按時完成率：按時完成的節(jié)點數/總節(jié)點數，此項數據說明相關責任人節(jié)點控 制效率3.2按時到貨率總結：按時到貨批次/總訂貨批次，此項數據考察供應商的交貨準時率3.3計劃臨時調整次數：考察計劃的準確性和可行性3.4協(xié)議補充次數：考察計劃和預算的準確性4.0計劃制定和執(zhí)行方

22、面的獎懲為督促相關部門和責任人按照要求制定和執(zhí)行采購計劃，集團將按照本辦法進行獎懲：4.1獎勵對計劃制定及時、準確的部門和項目，實時進行通報表揚4.2懲罰公司將對計劃制定過程中不與配合的部門或人員進行通報批評，并將視情節(jié)嚴重對以下行為責任人處以一定數量的罰款：不按照公司規(guī)定時間制定計劃計劃嚴重錯誤，給公司帶來經濟損失因缺失計劃或計劃嚴重滯后，影響項目進度計劃執(zhí)行不到位，嚴重影響項目進度3.1采購業(yè)務總流程圖3.2材料申購審批流程/權責總圖各類材料申購流程詳細說明物料需求部門編制材料/設備申購單（只接受通過0A或ERP提交）f倉庫核庫存f物料 對應的項目預算審核并給出目標數量和目標成本-集團成本

23、中心審核一集團采購中心（跟進專員或米購負責人在 OA或ERP上進行手工分單給對應的材料米購員，米購員執(zhí)行詢價、定價、定板工作，并按權責定標，定標后補充完整申購單的單價及相關技術參 數、規(guī)格型號并附上定標審批件后繼續(xù)提交申購單流轉審批，定價過程祥見第2.6）-集團采購中心負責人審核已補充完整單價等的申購單項目經理（項目采購類材料權限） 一集團副總裁審批（集團選定類材料權限）集團總裁審批（集團采購類材料權限） 對應材料采購員執(zhí)行訂貨工作（即按已批申購單，進行下訂單通知供應商送貨）。物料需求部門編制材料/設備申購單（只接受通過OA或ERP提交）f倉庫核庫存f物料 對應的項目預算審核并給出目標數量和目

24、標成本-集團成本中心審核一集團設計中心（材料選型給出產品相關技術參數/圖紙）f集團采購中心（跟進專員或采購負責人在0A或ERP上進行手工分單給對應的材料采購員，采購員執(zhí)行詢價、定價、定板工作， 并按權責定標，定標后補充完整申購單的單價及相關技術參數、規(guī)格型號并附上定標審 批件后繼續(xù)提交申購單流轉審批， 定價過程祥見第2.6） f集團采購中心負責人審核已補 充完整單價等的申購單f項目經理（項目采購類材料權限）f集團副總裁審批（集團選 定類材料權限）f集團總裁審批（集團采購類材料權限）f對應材料采購員執(zhí)行訂貨工 作（即按已批申購單，進行下訂單通知供應商送貨）。集團設計中心（材料選型給出產品相關技術

25、參數 /圖紙）f集團采購中心（跟進專員或采 購負責人在0A或ERP上進行手工分單給對應的材料采購員，采購員執(zhí)行詢價、定價、 定板工作，并按權責定標，定標后補充完整申購單的單價及相關技術參數、規(guī)格型號并 附上定標審批件后繼續(xù)提交申購單流轉審批，定價過程祥見第2.6） f集團采購中心負責人審核已補充完整單價等的申購單f集團副總裁審批f對應材料采購員執(zhí)行訂貨工作（即按已批申購單，進行下訂單通知供應商送貨）。（詳見第十一章支持性文件及相關記錄表格）3.3米購業(yè)務職能劃分、定板、定價、定標權責清單表（即集團米購、集團選定、項目米 購三類業(yè)務職能定板、定價、定標）A類、集團采購：集團定板、定價、定供應商、

26、簽訂合同、下訂購單，項目部組織驗收， 集團辦理結算。C類、項目采購：項目部定板、定價、定供應商、簽訂合同、下訂購單，項目部結算，價格由集團事后監(jiān)控。3.4采購方式選擇（即定價過程，通用于整個采購系統(tǒng)）采購招標文件、供應商考核評估表、開標記錄表、評標分析表、定標公示、中標通知書戰(zhàn)略采購方式對于已簽年度協(xié)議的材料/設備，由采購員直接按年度協(xié)議約定的單價、供貨范圍、產品 規(guī)格等相關條款向合作方進行直接采購。指采購方出于提高質量、降低成本、提高效率等目的，與若干家戰(zhàn)略供方伙伴簽署協(xié)議， 約定其產品規(guī)格、單價及服務范圍等，在一定時期和數量范圍內直接向其進行采購的方 式。戰(zhàn)略采購定標過程同招標采購流程一樣

27、，也就是通過招標采購后的定標審批件作為依據 進一步簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議即年度框架協(xié)議。比價采購方式對于單次申購單同類材料總金額在 1000元（不含1000元）一50萬（含50萬）的材 料/設備，由采購中心根據此情況確定采購方式，進行比價采購，并報至分管領導審批后 定標。指對多家供應商（通常至少三家）的報價進行對比，以確保價格具有競爭性，且滿足質 量要求的前提下通過比價實現最低成本的采購。比價分析表號碼由文員進行統(tǒng)一分配保管；文員按各項目、流水號劃定比價分析表號碼 的使用（例如N0.00001 ），采購員按需在文員處領取比價分析表號碼。文員將審批完 畢的比價分析表原件連同其附件（供應商報價表）有序存

28、檔，存檔的比價表不可以斷號，若 有的比價表號碼對應的比價分析表遺失應說明理由。?比價表須按集團采購中心頒發(fā)的格式統(tǒng)一制作；?必須找多家（原則上至少三家）對口的材料商報價后比價（以下材料允許一家報價：市場壟斷性材料或廠家直銷的產品可以找原生產廠家或廠家指定的供應商報價后作比價分析或約談記錄表，如道閘控制器及相關配件必須找原廠才能匹配的材料）；?比價分析表后必須附報價單位蓋有公章的原始報價資料且具有真實性不得偽造，如報價單位實在無法提供報價單則采購經辦人應注明清楚原因；?比價分析表必須寫明供貨聯系人的全名及真實的聯系電話；?審批完的比價表必須統(tǒng)一按比價表號碼即流水號按序存檔至少一年，以便檢查（存檔

29、的比價表后須附原始報價資料及申購部門的物料申購單）；?比價表上必須寫清楚產品對應的規(guī)格、型號、品牌（只有在相同條件下才有可比 性也是為了減少貨不對板的情況發(fā)生）。344零星類直接定價采購方式對于單次申購單同類材料總金額在 1000元（含1000元）以下的材料/設備，由采購中 心根據此情況直接確定供應商、單價等。指由于某些特殊情況（如采購金額少、數量少等）無法或不適宜通過招標方式或比價采 購等方式而采取直接向預定的個別供應商洽談或議價來確定供應商及產品單價的采購方式3.5訂貨管理細則訂貨單號碼由文員進行統(tǒng)一分配保管；文員按各項目、流水號劃定訂貨單號碼 的使用（例如N0.00001 ），采購員按需

30、在文員處領取訂貨單號碼。文員將審批完 畢的訂貨單原件有序存檔，存檔的訂貨單不可以斷號，若有訂貨單號碼對應的訂貨單遺失應說明理由。（1）訂貨單須按集團采購中心頒發(fā)的格式統(tǒng)一制作；（2）訂貨單必須指明本次訂貨的單價依據來源，單價定價來源可以是比價分析表（比價分析表審批件的單價 3個月內有效）、約談記錄表（約談表確定的單價只對 當批次申購對應的材料采購有效）、年度框架協(xié)議確定的單價（在協(xié)議有效期內都可以作為定價依據），單宗申購同種材料總金額在 1000元以下的無需做比價分析表便可 直接根據市場價確定單價后制作訂貨單；（3）訂貨單上必須寫清楚所訂產品的規(guī)格、型號、品牌，以免供貨時出現貨不對板 或以次充

31、好的現象發(fā)生；（5）訂貨單必須統(tǒng)一按訂單號碼即流水號有序存檔至少一年，以便檢查。3.6 一般材料/設備組織驗收/入庫管理細則（1 ）正式入庫需具備的單據：按權責手冊已批的申購單（合同或經集團總裁審批的比價單中規(guī)定一次性到貨的可替代申購單）、送貨單、訂貨單。（2）因申購手續(xù)未完善暫估入庫需具備的單據：送貨單、已批訂貨單。材料采購經辦人通知倉管員回貨時間，原則上由倉庫主管組織并通知材料稽核員、申購部門負責人（即各工種的施工主管）參與驗收，施工主管不能參與的要通知本部施工員 參與驗收，部分材料還要求工程管理中心駐項目工程師參與質量驗收，其中倉管、材料 稽核員、申購部門人員必須參加每次材料的驗收工作且

32、必須在送貨單單上簽名確認。驗收時發(fā)現材料/設備品種、重量、數量、規(guī)格、型號、價格及質量與采購定標的審批件 要求不相符時按以下辦法處理。（1）送貨數量少于訂單數量的：以實際驗收數量入庫，并在送貨單上注明實際收貨數量 或重開送貨單，由供需雙方人員簽名確認；（2）送貨數量超出訂單數量的：原則上超過部分予以退貨，并在送貨單上注明實際收貨數量；若屬項目持續(xù)需要的材料，超出部分不足申購量10%的，由項目經理判定是否照單收貨，且由項目經理在送貨單上簽字確認后即可辦理入倉；若超出部分大于申購量10%的，由項目經理判定是否超單收貨，如果確定收貨必須補辦申購手續(xù)，申購手續(xù) 未完善前，整單材料作暫估入倉，待申購手續(xù)

33、完善后再轉正式入倉。（3） 送貨數量與訂單總數不變但產品之間的個數有增有減時：此情況只允許單價高的數量減少，單價低的產品數量增多且必須按最低單價辦理入倉，否則將重新辦理申購手續(xù) 審批后才可入倉。例如：申購了 10棵樹，其中大樹有7棵（1000元/棵），小樹有3 棵（100元/棵），若送貨時送了 10顆樹（總數未變），但大樹只有 4棵，小樹6棵, 那可以辦理正式入倉且只能按 4*1000+6*100=4600元入倉，其它情況必須重新辦理申購手續(xù)且審批后才能正式入倉。（1）原則上對規(guī)格、質量不符的部分予以退貨，并在送貨單上注明實際收貨數量。若屬 項目急需使用的材料，經相關施工主管、技術總工認定符合

34、施工要求的，由項目經理判 定是否收貨，由項目采購員負責后續(xù)處理程序，材料稽核員跟進處理結果。以上人員均需在材料進場驗收單上簽注處理意見，并由采購中心跟進與供應商談判材料折扣。在 處理結果未出來之前不宜使用該批材料，財務暫不辦理入庫，相關送貨單據暫由項目采 購員保管。項目經理與項目采購員一起與供應商進行談判，將談判結果寫在材料進場 驗收單上，于當日內及時將項目經理已簽批的材料進場驗收單及材料相關圖片發(fā) 給采購中心（并電話知會采購經辦人），報采購中心總監(jiān)審批（審批時間不超過兩個工 作日）。（2）如項目經理與項目采購員無法與供應商達成共識的，由采購經辦人及采購中心總監(jiān)跟進談判。采購經辦人將折價審批后

35、的材料進場驗收單原件交集團建筑財務部存檔， 復印件以0A形式發(fā)送項目相關人員（倉庫主管、采購員、成本會計、材料稽核員等等） 并抄送給項目經理。（1 ）對價格不符的送貨單，應先由項目采購員了解具體情況，如屬于供應商失誤造成的， 應由供應商重新開具送貨單或由供應商送貨人員現場修正單價并簽名確認，否則按訂貨單與送貨單兩者最低單價辦理入庫；（2 ）如價格屬市場因素導致，則應收集有效的支持文件（該文件由采購經辦人提供調價 函審批件）后才可以正式入倉；在未取得相關文件前，項目成本會計按暫估入倉處理。3.7安裝工程驗收管理辦法對包安裝的材料/工程，合同編碼上需注明是工程類，而不是采購類，一般不需原材料進 倉

36、。工程俊工后供應商向集團經辦采購員書面申請組織驗收，經辦采購員視實際情況親 自或委托項目采購員組織驗收，驗收人員包括工程管理中心、水電工長、項目經理等， 驗收合格后填制工程驗收單，相關人員簽字，一式兩份，供應商和采購員各一份。3.8材料/設備/工程款報銷審批權責及所需單據清單總表（含地產/建筑/綠化材料） 地產材料付款所需單據結構圖（通用于整個采購系統(tǒng)）4.1材料購銷發(fā)票管理細則 避免遺失供應商的發(fā)票、確保發(fā)票單據的傳遞過程、時間、退單現象等情況有據可察， 及時跟進供應商貨款，不造成貨款拖欠現象。本細則適用于海倫堡地產集團采購系統(tǒng)材料購銷發(fā)票的接收、傳遞、審批、管理等工作。（1）集團采購類的材

37、料屬集團采購中心采購經辦人保管及辦理相關報銷手續(xù)；（2 ）集團選定、項目采購類的材料屬項目采購經辦人保管及辦理相關報銷手續(xù)。（1）委派項目采購員收取供應商發(fā)票，將發(fā)票單據（一般為發(fā)票連同相對應的送貨單） 送至集團采購中心，統(tǒng)一由采購中心文員進行簽收。文員將發(fā)票單據分發(fā)給采購中心相 應采購員辦理貨款報銷；（2）供應商將發(fā)票送至集團采購中心，由對應的采購員進行簽收；（3）采購員外出采購發(fā)生的購銷發(fā)票。（1 ）供應商將發(fā)票送至項目采購部，由對應的采購員進行簽收；（2）采購員外出采購發(fā)生的購銷發(fā)票。（1）采購員接收發(fā)票時必須開據發(fā)票簽收證明，將該證明的第一聯交至供應商；（2）發(fā)票簽收證明的第二聯由采購

38、員按照項目依次進行分類存檔以備查驗，不可隨（3）采購員接收發(fā)票時必須第一時間檢查發(fā)票真?zhèn)斡袩o錯誤，確認無誤方可接收并開具證明；（4 ）如供應商的發(fā)票為快遞、郵寄或由部門其它人員轉交送達采購員，則該采購員必須 補開發(fā)票簽收證明傳真給供應商并存檔；（5）發(fā)票簽收證明一式兩聯必需保持內容一致，不可單方面涂改偽造;（6）當付款或款項匯出后，已開具相對應的發(fā)票簽收證明自動失效，但采購員仍需 保存第二聯。（1 ）采購單據（含入庫單、訂貨單、申購單、送貨單）所定供貨商名稱與發(fā)票章的名稱 須一致；（9）檢查報銷單據附件（入庫單、申購單）是否按公司規(guī)定的審批流程及權限完成審批。單據交接簽收追蹤表、發(fā)票簽收證明4

39、.2采購系統(tǒng)單據傳遞分發(fā)管理細則使采購部日常單據傳遞分發(fā)工作更規(guī)范、有序地進行，提高工作效率。采購部日常單據主要是指訂貨單、比價分析表、年度框架協(xié)議/材料采購合同、 發(fā)票單據、費用報銷單、借款單等。（1）單據上呈審批：采購員將單據交主管審核一主管審核后將單據交采購文員簽收一采 購文員審單后統(tǒng)一交給采購中心負責人審核一采購文員按海倫堡地產權責手冊權限送呈 各領導審批一審批后將發(fā)票、費用報銷單、借款單等跟財務類相關的單據交至財務（集團/項目），將訂貨單、比價分析表等單據直接分發(fā)給相應的經辦采購員 （含項目采購員）；（2）單據退單：退單主要是指單據在審批過程中發(fā)現問題反饋回采購中心，要求采購中 心解

40、決問題的情況。外部門或上級退單至采購文員一文員將問題明細登記在退單情況 登記表文員將退單交至對應采購員一采購員處理問題完將單據交回給文員簽收一文 員繼續(xù)跟進各環(huán)節(jié)工作。（3）注意事項：各組主管交單至文員時，需將訂貨單、比價表、報銷單等分類放置指定 文件架；第二章單據上呈審批：采購員將單據交主管審核（項目采購部無負責人的直接交于項目 經理審核）一項目采購部負責人/項目經理審核后將單據交采購文員簽收一采購文員審單 后按海倫堡地產權責手冊權限送呈各領導審批一審批后將發(fā)票、費用報銷單、借款單等 跟財務類相關的單據交至財務（集團/項目），將訂貨單、比價分析表等單據直接分發(fā)給 相應的經辦采購員（若項目無文

41、員則全過程由采購員負責）；第三章單據退單：退單主要是指單據在審批過程中發(fā)現問題反饋回采購部，要求采購解 決問題的情況。外部門或上級退單至采購文員一文員將問題明細登記在退單情況登記 表文員將退單交至對應采購員T采購員處理問題完將單據交回給文員簽收（若項目 無文員則全過程由采購員負責）。第四章注意事項：各組主管交單至文員時，需將訂貨單、比價表、報銷單等分類放置指 定文件架；424需打包的文件傳遞流程（1）統(tǒng)一交于文員（集團/項目）登記一帶件人一項目/集團采購員的文件交接；（2）文員將包裝好的整包文件交與前往項目/集團的帶件人，由帶件人簽收（簽收的內 容例：至XX項目采購員XXX的文件X包）。同時需

42、在文件包上面粘貼一張公司版本的 打包單；（3）帶件人前往項目/集團將打包文件交給收件人，同時收件人需在打包單上簽名，帶 件人再將打包單撕下交回文員。4.3采購中心員工借款管理細則明確各采購業(yè)務員借款及沖帳的流程及辦法，及時借款、報銷個人借支，同時對采購業(yè)務人 員的借款行為起到一個約束管控的作用。適用于采購中心及各項目采購員的借支及清理借支事宜。采購業(yè)務工作中原則上不允許或盡量杜絕現金采購，一般采用月結方式結算且公對公賬 戶轉賬或支票，如遇特特殊情況經相關領導審批后方可采用現金采購。借支款必須?？?專用，嚴禁挪用。(1 )借支憑證：采購員憑經審批的申購單、合同、約談記錄表、比價分 析表、訂購單其

43、中之一均可辦理借支申請；(2) 借支審批流程：采購員填寫借支單一采購主管 /經理審核一采購中心文員查單 并登記采購中心負責人審批財務審核采購員領取借款；(3) 借支單填寫注意事項：應注明借款事項、擬到貨時間、受理報銷主體、提供發(fā)票還 是收據，并附上借支憑證，借支單一式二聯，采購副總監(jiān)審批后，一聯交財務辦理 借支，另一聯由采購文員在借支臺帳中登記存檔備案。(4) 借款發(fā)放公司及部門：憑經審批的借支單，統(tǒng)一向“廣州市維信房地產有限公 司”財務部(會計核算經理：姚寶華)辦理借支。(1) 受理報銷主體(2 )材料報銷/支付申請單填寫方式采購文員根據到貨時間跟催經辦采購員在 7個工作日內辦理報銷以沖抵借

44、支；采購文員對當周送貨的供應商每周五電話，溝通采購款的到帳情況，以防挪用；采購文員在報銷受理人簽收報銷單據后 3個工作日內，跟進財務出具收款收據，并通知 采購員簽字領取。采購員領取收據后到采購文員處核銷借支單 ；每月第一個星期五，采購文員與財務核對借支未還清單，并在借支臺帳中更新 借支和沖抵借支情況凡對到貨后超7個工作日未辦理報銷的，由采購文員編制報表在部門內公示，并抄送助 理總裁。借支的報銷手續(xù)應在7個工作日內完成，且以采購文員收到報銷單據核對通過為準，否則 按以下情況給予處罰當月有2次或以上，5次以下的報銷超7天個人累計借款超20萬當月有5次或以上的報銷超7天，且截止目前未完全清理完畢個人

45、累計借款超30萬有停薪記錄，達兩次或以上同一筆借支超60天以上未清理清帳過程中有借支無法提供合法憑證，或有借支去向不明4.4購銷協(xié)議（合同）管理細則規(guī)范年度框架協(xié)議/產品采購合同簽訂、呈批、歸檔等管理工作有序進行，明確財務結算 依據，保證資金安全，維護雙方相關利益、保證產品質量、售后服務等相關工作順利開 展。同種材料在一定時期內需要重復或多次采購，采購部為了降低成本、提高效率等目的可 根據需要簽訂年度或季度框架議；所有涉及到產品保修或需支付預付款且單宗采購總金額超 3萬元（含3萬元）的材料/ 設備必須簽訂采購合同才能辦理財務結算， 已簽年度框架協(xié)議的材料/設備及其它情況可 不簽采購合同也可以辦

46、理財務結算。關于超合同總金額類的材料管理辦法年度框架協(xié)議編號由采購文員進行統(tǒng)一分配保管；文員按年份、材料類別、流水號劃定 協(xié)議號碼的使用（例如：采字（2010）-XX材料第XX號，其中“ 2010 ”指的是年份、“ XX號”指“XX材料”對應的協(xié)議號每一類或一種材料的編號都是從第 01開始）， 采購員按需在文員處領取協(xié)議號碼。文員將審批完畢且已蓋雙方公章的合同原件連同其 附件（比價分析表、約談表審批件）有序存檔，另還需把已批協(xié)議原件（2份）給集團財務 中心、供應商（2份）、復印件分發(fā)給各項目采購員或掃描后電郵給各項目采購員。 材料采購合同/安裝工程合同編號由采購文員進行統(tǒng)一分配保管；文員按材料

47、采購性質（集團采購、集團選定、項目采購）、地區(qū)名稱、項目名稱、項目期數、材料類別、流 水號劃定合同號碼的使用（例如GZ-HY-04Q-安裝采購-001這是屬集團采購類的材料合 同編號其中“GZ”代表廣州地區(qū)、“HY”指花樣項目、“04Q ”指第四期、“安裝采購” 指材料類別、“ 001 ”指流水號；GZ-HYXM-04Q- 土建采購-001這是屬集團選定、項 目采購類的材料合同編號其中“ GZ”代表廣州地區(qū)、“ HYXM ”指花樣項目、“ 04Q 指第四期、“土建采購”指材料類別、“ 001 ”指流水號），采購員按需在文員處領取合 同號碼。文員將審批完畢且已蓋雙方公章的合同原件連同其附件（比價

48、分析表、申購單、約談表審批件）有序存檔，存檔的合同不可以斷號，若有的合同號碼對應的合同遺失 應說明理由，另還需把已批合同原件（2份）給集團財務中心、及對應項目采購員（1份）、 供應商（2份）。合同/協(xié)議會簽單的項目名稱（結算主體）、供應商名稱、用途、合同內容、合同編 號等必須與該合同/協(xié)議正文內容約定的一致； 合同/協(xié)議蓋的公章必須與合同/協(xié)議確定的買賣單位名稱一致； 蓋章完畢的合同/協(xié)議不得私自涂改，如需更改，必須由買賣雙方均在更改處蓋章確認方 為有效; 合同/協(xié)議（含相關附件）須蓋齊縫章;采購部相關人員需認真檢查合同/協(xié)議其附件，嚴防出錯，其中采購合同必須附申購單、定標文件（比價分析表、評

49、標分析表、約談記錄表）審批件，協(xié)議必須附定標文件（比價分析表、評標分析表、約談記錄表）審批件；項目的合同/協(xié)議需集團蓋章的均由集團采購中心文員負責跟進審批回傳等事宜，不得延誤時間；協(xié)議必須寫明協(xié)議的合作期限，例如合作期限為XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月 XX日止。第九章支持性文件及相關記錄表格匯總）請點擊，6.1目的建立健全價格管理體制、規(guī)章制度，對價格的制定、調整和執(zhí)行進行有效的組織領導、協(xié)調和監(jiān)督，保持價格總水平合理，使產品價格的變動在宏觀上不致失去控制，以利于 我方成本風險控制。6.2適用范圍適用于集團及各下屬公司經采購系統(tǒng)經辦的所有材料 /設備之定價、調價工作。6.3價格調整

50、管理原則實行“統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理”的原則。凡屬采購系統(tǒng)經辦的材料其價格調整計劃，由集 團采購中心供方管理組跟進制定，采購中心負責人審核，集團副總裁/總裁批準。6.4價格監(jiān)督方式集團采購中心對各采購（含省內、省外各項目采購）業(yè)務活動中發(fā)生的價格關系實行監(jiān) 督。集團采購中心由供方管理組，供應鏈管理組負責監(jiān)督，項目由項目經理及材料使用部門負責監(jiān)督。6.5價格確定方式1. 先詢價后做比價分析；2. 發(fā)布招標文件進行招標6.6價格調整確定的流程及規(guī)范化操作參照第三章采購業(yè)務流程管理第3.4采購方式選擇6.7價格調整規(guī)范化管理要點（1）對已核定或已確認的材料價格，采購中心供方管理部必須經常了解市場行情并分析 或收集相關資料，作為降低成本或調價之依據；（2）本公司各有關部門，均可協(xié)助提供價格信息，以利采購中心作比價參考；（3）已核定之材料/設備采購單價如需上漲或降低，應以單價審批件（含比價分析，招 標后的評標分析表）形式重新報批，且附上書面之價格資料說明原因；（5）對已核定之材料/設備漲價時，統(tǒng)一由供應商提出書面申請交于集團采購中心供方 管理部，材料/設備需要降價時可由使用部門或各采購員提出書面申請交于集團采購中