萬(wàn)科采購(gòu)系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)管理手冊(cè)

1、萬(wàn)科采購(gòu)系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)管理手冊(cè)(全套)2015-01-01為完善集團(tuán)采購(gòu)中心的組織管理，強(qiáng)化集團(tuán)采購(gòu)中心對(duì)各項(xiàng)目采購(gòu)統(tǒng)一管理，規(guī)范化管理，達(dá)到集中決策與適當(dāng)分權(quán)的合理平衡，為使各盡其責(zé)，特制訂本制度1.1. 0組織架構(gòu)及崗位編制1.1. 1集團(tuán)采購(gòu)中心職能(1) 統(tǒng)籌各項(xiàng)目采購(gòu)工作，并對(duì)其進(jìn)行監(jiān)控、指導(dǎo)和市場(chǎng)信息反饋；(2) 負(fù)責(zé)分析產(chǎn)品市場(chǎng)的品質(zhì)和價(jià)格等行情，對(duì)集團(tuán)采購(gòu)、集團(tuán)選定類材料/設(shè)備簽定相 關(guān)戰(zhàn)略合作協(xié)議；(3) 尋找產(chǎn)品供應(yīng)源，對(duì)每項(xiàng)產(chǎn)品的供貨渠道、價(jià)格、品質(zhì)等加以考察評(píng)估和開(kāi)拓并加 以掌握和利用，以作成本分析、成本控制等；(4) 開(kāi)發(fā)相關(guān)優(yōu)秀供應(yīng)商，建立供應(yīng)商信息檔案庫(kù)；(5) 對(duì)各項(xiàng)

2、目采購(gòu)的材料/設(shè)備質(zhì)量、價(jià)格進(jìn)行監(jiān)控；(6 )建立相關(guān)管理制度流程，規(guī)范采購(gòu)工作，定期對(duì)各項(xiàng)目采購(gòu)巡查考評(píng)；(7) 負(fù)責(zé)各項(xiàng)目采購(gòu)人員編制及任用；1.1. 2米購(gòu)中心崗位職責(zé)、業(yè)務(wù)分工1.1. 2 .0米購(gòu)中心負(fù)責(zé)人(副總監(jiān))崗位職責(zé)(1 )主持采購(gòu)系統(tǒng)全面工作，統(tǒng)籌策劃和確定采購(gòu)內(nèi)容，減少不必要的開(kāi)支，以有效的 資金，保證最大的供應(yīng)，確保各項(xiàng)米購(gòu)任務(wù)完成；(2) 調(diào)查研究集團(tuán)公司各項(xiàng)目材料/設(shè)備需求及工程計(jì)劃情況，熟悉各種材料/設(shè)備的供 應(yīng)渠道和市場(chǎng)變化情況，確保供需心中有數(shù)；(3) 指導(dǎo)并監(jiān)督下屬開(kāi)展業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)技能，確保公司的正常采購(gòu)量；(4) 進(jìn)行供應(yīng)商的評(píng)價(jià)和管理，建立合理的采

3、購(gòu)流程;(5) 監(jiān)督并參與大批量商品訂貨的業(yè)務(wù)洽談，檢查合同的執(zhí)行和落實(shí)情況；(6) 認(rèn)真監(jiān)督檢查各采購(gòu)經(jīng)理/主管的采購(gòu)進(jìn)程和價(jià)格控制。1.1. 2 .1采購(gòu)中心經(jīng)理崗位職責(zé)(7) 組織為供方管理部的供應(yīng)商考核提供依據(jù)；(8 )組織部門檔案管理工作的開(kāi)展1.1. 2 .2采購(gòu)中心供方管理組崗位職責(zé)1.1. 2 .2.0供方管理主管崗位職責(zé)(1) 統(tǒng)籌供方管理組各項(xiàng)工作；(13)定期組織梳理展示面和交樓標(biāo)范圍1.1. 2 .2.1供方管理專員崗位職責(zé)(1 )收集全集團(tuán)供應(yīng)商資源，分類分級(jí)別建立供應(yīng)商信息庫(kù)；(2 )參與新供應(yīng)商評(píng)估考察工作；(3) 組織對(duì)在合作供方的績(jī)效考核并并辦理審批，實(shí)施反饋

4、考核結(jié)果并建立供方績(jī)效評(píng)估檔案；(4 )定期組織與供方的互動(dòng)交流或調(diào)研訪談活動(dòng)1.1. 2 .2.2供方管理價(jià)格專員崗位職責(zé)(1) 建立常用物料的價(jià)格動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)，為材料預(yù)算提供價(jià)格參考；(2) 關(guān)注原材料價(jià)格波動(dòng)與其成品價(jià)格的聯(lián)動(dòng)規(guī)律表，為調(diào)價(jià)提出依據(jù)；(3) 建立并更新價(jià)格敏感材料波動(dòng)規(guī)律表；(4) 收集同行的價(jià)格信息并分析差異原因；(5) 定期提交價(jià)格分析報(bào)表；(6) 收集新供方信息并推薦給上級(jí)評(píng)估1.1. 2 23供方管理跟進(jìn)專員崗位職責(zé)(1)跟進(jìn)展示面和交樓標(biāo)計(jì)劃完成情況并更新表格；(16)負(fù)責(zé)相關(guān)文件、單據(jù)存檔管理工作1.1. 2 .3采購(gòu)中心供應(yīng)鏈管理組崗位職責(zé)1.1. 2 .3.

5、0供應(yīng)鏈管理主管崗位職責(zé)(1) 統(tǒng)籌供應(yīng)鏈管理組各項(xiàng)目工作；(2) 組織建立采購(gòu)系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程制度及規(guī)范化操作管理；(3) 組織建立和實(shí)施采購(gòu)系統(tǒng)內(nèi)部稽查體系(4) 負(fù)責(zé)管理ERP系統(tǒng)采購(gòu)板塊相關(guān)數(shù)據(jù)；(5 )組織采購(gòu)中心內(nèi)部的各項(xiàng)活動(dòng)(6) 組織采購(gòu)系統(tǒng)業(yè)務(wù)知識(shí)及相關(guān)流程制度的培訓(xùn)和貫徹(7) 對(duì)采購(gòu)中心總部經(jīng)辦的采購(gòu)價(jià)格和作業(yè)過(guò)程進(jìn)行稽查1.1. 2 .3.1供應(yīng)鏈管理專員崗位職責(zé)(1)草擬采購(gòu)相關(guān)制度流程；(2 )負(fù)責(zé)新員工入職和業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)；(3) 負(fù)責(zé)各類培訓(xùn)的后勤安排；(4 )對(duì)所轄項(xiàng)目的采購(gòu)價(jià)格和作業(yè)過(guò)程進(jìn)行稽查并編制報(bào)告;(5) 負(fù)責(zé)指導(dǎo)所轄項(xiàng)目采購(gòu)員的業(yè)務(wù)工作；(6) 收集所

6、轄項(xiàng)目委派采購(gòu)員動(dòng)態(tài)并反饋；(7) 收集各項(xiàng)目采購(gòu)員采購(gòu)日?qǐng)?bào)表并協(xié)調(diào)處理相關(guān)問(wèn)題；(8) 收集項(xiàng)目采購(gòu)員考核數(shù)據(jù)，并對(duì)其進(jìn)行月度績(jī)效考核；(9 )輔導(dǎo)項(xiàng)目采購(gòu)員貫徹制度流程的執(zhí)行及業(yè)務(wù)操作的規(guī)范化管理;(10)分配NC材料編碼1.1. 2 .4采購(gòu)中心展示面材料組主管崗位職責(zé)(1)統(tǒng)籌展示面材料組的采購(gòu)工作；(2 )監(jiān)督本組成員對(duì)各項(xiàng)采購(gòu)工作(含招標(biāo)、比價(jià)分析的定價(jià)定標(biāo)工作，訂貨，合同簽 訂等)的完成情況并對(duì)其采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行分析審核做好成本控制；(3) 提高展示面材料相關(guān)材料申購(gòu)的預(yù)見(jiàn)性，并督促各項(xiàng)目提前做好申購(gòu)計(jì)劃；(4) 定期到項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)了解物料的到貨和質(zhì)量情況；(5) 把握本組材料的標(biāo)段劃分

7、和米購(gòu)策略；(6) 參與大宗材料的外出采購(gòu)工作；(7) 負(fù)責(zé)部分材料/設(shè)備的采購(gòu)工作；(8) 組織統(tǒng)計(jì)展示面物料采購(gòu)費(fèi)用并配合制定展示面物料預(yù)算；(9) 在權(quán)限內(nèi)處理展示面物料突發(fā)情況(10) 督促本組成員盡快辦理相關(guān)費(fèi)用的報(bào)銷、借支銷賬、申報(bào)進(jìn)度款等工作；1.1. 2 .5采購(gòu)中心建材材料組主管崗位職責(zé)(1)統(tǒng)籌建材組的采購(gòu)工作；(2 )監(jiān)督本組成員對(duì)各項(xiàng)采購(gòu)工作(含招標(biāo)、比價(jià)分析的定價(jià)定標(biāo)工作，訂貨，合同簽訂等)的完成情況并對(duì)其采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行分析審核做好成本控制；(3) 提高建材相關(guān)材料申購(gòu)的預(yù)見(jiàn)性，并督促各項(xiàng)目提前做好申購(gòu)計(jì)劃；(4) 定期到項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)了解物料的到貨和質(zhì)量情況；(5) 把握本

8、組材料的標(biāo)段劃分和米購(gòu)策略；(6) 參與大宗材料的外出采購(gòu)工作；(7) 負(fù)責(zé)部分材料/設(shè)備的米購(gòu)工作;(8) 在權(quán)限內(nèi)處理建材物料突發(fā)情況;(9) 督促本組成員盡快辦理相關(guān)費(fèi)用的報(bào)銷、借支銷賬、申報(bào)進(jìn)度款等工作；1.1. 2 .6采購(gòu)中心綠化材料組主管崗位職責(zé)(1 )統(tǒng)籌綠化材料組的采購(gòu)工作；(11) 督促本組成員盡快辦理相關(guān)費(fèi)用的報(bào)銷、借支銷賬、申報(bào)進(jìn)度款等工作;(12) 建立并維護(hù)綠化苗木價(jià)格庫(kù)1.1. 2 .7米購(gòu)中心米購(gòu)工程師崗位職責(zé)1. 根據(jù)計(jì)劃完成各項(xiàng)采購(gòu)工作2. 提高相關(guān)材料申購(gòu)的預(yù)見(jiàn)性，并督促各項(xiàng)目提前做好申購(gòu)計(jì)劃；12.及時(shí)辦理集團(tuán)采購(gòu)類物料的對(duì)賬和結(jié)算工作1.1. 2 .8

9、綠化材料組專員崗位職責(zé)1. 整理及更新綠化苗木的歷史價(jià)格庫(kù)；2. 根據(jù)苗木需求清單填制申購(gòu)單固定列；3. 整理供應(yīng)商報(bào)價(jià)表；4. 跟蹤項(xiàng)目到貨情況并及時(shí)反饋給綠化采購(gòu)主管；5. 調(diào)度和指定外來(lái)運(yùn)輸車隊(duì)；6. 做好綠化采購(gòu)檔案管理工作，如：申購(gòu)單原件(報(bào)銷后可留復(fù)印件)；7. 每天做第二天的進(jìn)場(chǎng)預(yù)告和梳理當(dāng)天進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃完成情況；8. 跟催項(xiàng)目返還綠化采購(gòu)單據(jù)；9. 對(duì)部分苗木負(fù)責(zé)下單10. 申報(bào)綠化苗木進(jìn)度款1.1. 2 .9米購(gòu)中心米購(gòu)文員崗位職責(zé)（1）協(xié)助采購(gòu)工程師辦理借支、報(bào)銷等審批手續(xù);（9）負(fù)責(zé)部門行政后勤工作；1.2項(xiàng)目采購(gòu)部項(xiàng)目采購(gòu)部負(fù)責(zé)人崗位職責(zé)（1 ）嚴(yán)格遵守公司規(guī)章制度，對(duì)項(xiàng)目

10、負(fù)責(zé)人及集團(tuán)采購(gòu)中心負(fù)責(zé)；（11）時(shí)刻保持清醒頭腦，以身作則，廉潔奉公，以公司利益為重，搞好廉政建設(shè)。項(xiàng)目采購(gòu)員崗位職責(zé)（1）配合項(xiàng)目采購(gòu)部負(fù)責(zé)人的管理工作，配合集團(tuán)采購(gòu)中心各項(xiàng)工作安排，遵守集團(tuán)公 司及項(xiàng)目公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，維護(hù)公司利益，廉潔自愛(ài)；（8 ）定期整理各種采購(gòu)單據(jù)，并有序交接給采購(gòu)文員做好登記；（9）掌握當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)行情，對(duì)價(jià)格有波動(dòng)的材料及時(shí)向項(xiàng)目采購(gòu)部負(fù)責(zé)人做好調(diào)價(jià)工作并 呈送到集團(tuán)采購(gòu)中心審批（按審批權(quán)限有選擇性地送呈），并跟進(jìn)調(diào)價(jià)補(bǔ)充協(xié)議的簽訂 工作；項(xiàng)目采購(gòu)文員崗位職責(zé)（1）日常電話接聽(tīng)和到訪客人接待；（2 ）文件管理、信息傳遞（收發(fā)、傳遞、跟蹤、反饋、整理、存檔）a）收

11、發(fā)申購(gòu)單、訂貨單、比價(jià)表及其它文件、單據(jù)的傳遞，存檔工作b）公司、部門信息上傳下達(dá)，必要時(shí)負(fù)責(zé)公文起草、收發(fā)和分發(fā)c）負(fù)責(zé)部門會(huì)議后勤工作及會(huì)議紀(jì)要的起草，定期組織清理辦公環(huán)境d）根據(jù)采購(gòu)跟進(jìn)細(xì)則跟蹤采購(gòu)業(yè)務(wù)及其善后工作的關(guān)閉情況 負(fù)責(zé)辦理集團(tuán)合同 協(xié)議收發(fā)、項(xiàng)目合同 協(xié)議編號(hào)蓋章分發(fā) 1.0目的 為增強(qiáng)采購(gòu)工作計(jì)劃性，從物資供應(yīng)上保障企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)，特制定本制度，旨在為集團(tuán) 有關(guān)部門的材料計(jì)劃制定、跟蹤提供操作指引。2.0適用范圍2.1從公司范圍說(shuō)，適用于集團(tuán)下屬地產(chǎn)和建筑項(xiàng)目部的材料計(jì)劃管理2.2從材料范圍說(shuō)，原則上對(duì)行政、營(yíng)銷、工程等材料均需進(jìn)行有計(jì)劃的采購(gòu)，以下材 料可以除外：臨時(shí)、應(yīng)急

12、、零星的材料涉及金額小，可現(xiàn)購(gòu)或生產(chǎn)周期不超過(guò)24小時(shí)的物料包工包料工程中的材料3.0關(guān)于采購(gòu)計(jì)劃各部門的職責(zé)：3.1集團(tuán)采購(gòu)部主導(dǎo)上層材料計(jì)劃的編制負(fù)責(zé)材料采購(gòu)計(jì)劃的跟進(jìn)、反饋及總結(jié)結(jié)合庫(kù)存審核申購(gòu)數(shù)量的合理性對(duì)下層計(jì)劃編制的及時(shí)性進(jìn)行監(jiān)督和考核3.2成本管理中心配合采購(gòu)部提供施工物料種類、規(guī)格及計(jì)劃或預(yù)估使用量等審核計(jì)劃需求量的合理性3.3工程管理中心審核采購(gòu)計(jì)劃中各類物料的必要性及數(shù)量的合理性3.4產(chǎn)品設(shè)計(jì)中心 配合采購(gòu)部提供相關(guān)設(shè)計(jì)的物料清單，包括物料種類及數(shù)量、規(guī)格、圖紙等向采購(gòu)部知會(huì)和抄送涉及材料變更的設(shè)計(jì)變更 3.5營(yíng)銷中心配合采購(gòu)部提供相關(guān)物料種類及數(shù)量、規(guī)格、設(shè)計(jì)方案等3.6

13、行政人事中心配合采購(gòu)部提供相關(guān)物料種類、數(shù)量及規(guī)格等3.7建筑項(xiàng)目部負(fù)責(zé)編制采購(gòu)下層計(jì)劃根據(jù)集團(tuán)采購(gòu)部需要，跟進(jìn)、反饋計(jì)劃的執(zhí)行情況4.0材料的分類：從計(jì)劃角度，材料根據(jù)使用特性和相應(yīng)的市場(chǎng)行情，按采招周期可以分為以下兩種：4.1年度材料定義為集團(tuán)常年使用的物料，通過(guò)年度的招投標(biāo)確定若干常年合作的供應(yīng)商后可解決材料的 供應(yīng)問(wèn)題。材料特性如符合以下條件的物料，可以納入年度采購(gòu)計(jì)劃的編制范圍：能實(shí)施集中采購(gòu)，供應(yīng)商能跨區(qū)域供貨且不太影響采購(gòu)總成本需用量相對(duì)穩(wěn)定，集團(tuán)總使用量持續(xù)，發(fā)生持續(xù)萎縮直至消失的情況機(jī)率很少使用量大，總體價(jià)格比較高，采購(gòu)具有規(guī)模效應(yīng)4.2項(xiàng)目材料 定義圍繞項(xiàng)目施工和銷售過(guò)程所

14、使用的物料，其供應(yīng)商以項(xiàng)目的起止為合作周期。原則上, 歸入年度招標(biāo)計(jì)劃的物料不應(yīng)再納入項(xiàng)目采招計(jì)劃的編制范圍422材料特性符合以下條件之一及以上的材料，均應(yīng)納入項(xiàng)目物資計(jì)劃編制范圍使用量隨項(xiàng)目周期增減變化或消失供應(yīng)商集中在當(dāng)?shù)兀y以實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域供貨物料因個(gè)性化的項(xiàng)目設(shè)計(jì)，和其它項(xiàng)目缺少共性，從而難以進(jìn)行集中采購(gòu)5.0計(jì)劃編制原則和作用：配合項(xiàng)目施工進(jìn)度和營(yíng)銷計(jì)劃的開(kāi)展盡可能準(zhǔn)確地預(yù)估用料數(shù)量、交期，防止缺料斷料保證合理庫(kù)存，避免庫(kù)存過(guò)多，減少資金積壓和空間浪費(fèi)盡量配合公司的資金預(yù)算和周轉(zhuǎn)指導(dǎo)采購(gòu)部門人員按計(jì)劃作業(yè)，保障整個(gè)開(kāi)發(fā)過(guò)程的物料和設(shè)備供應(yīng)6.0附則：本辦法的最終解釋權(quán)歸集團(tuán)采購(gòu)部，并由集

15、團(tuán)采購(gòu)部進(jìn)行修訂。1.0計(jì)劃的分層和精細(xì)度年度材料從年度根據(jù)生成時(shí)間、編制主體、精細(xì)程度不同，自上而下劃分為三個(gè)層次如下：2.0年度招標(biāo)計(jì)劃的編制2.1作用對(duì)年度材料供應(yīng)商的確定一般通過(guò)年度招標(biāo)計(jì)劃開(kāi)展和實(shí)現(xiàn)，本計(jì)劃用于指導(dǎo)和督促集 團(tuán)采購(gòu)部按時(shí)完成年度招標(biāo)工作2.2計(jì)劃的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn) 獲取物料規(guī)格清單當(dāng)某種年度材料有不同規(guī)格時(shí)，集團(tuán)采購(gòu)部須向使用部門或供應(yīng)商等收集規(guī)格清單，經(jīng) 使用部門確認(rèn)后作為供應(yīng)商的報(bào)價(jià)基礎(chǔ)。年度預(yù)估使用量的獲取作為招標(biāo)議價(jià)的籌碼，集團(tuán)采購(gòu)部須向使用部門或財(cái)務(wù)中心收集歷史數(shù)據(jù)，根據(jù)次年的業(yè)務(wù)量預(yù)估，最終生成年度預(yù)估使用量，可用金額或數(shù)量表示。2.3審批流程如下：2.4年度招標(biāo)

16、后處理形成年度供應(yīng)框架協(xié)議根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果，集團(tuán)采購(gòu)部就每類年度材料與供應(yīng)商簽署年度供應(yīng)框架協(xié)議，包括物料規(guī)格清單及其對(duì)應(yīng)的單價(jià)、暫定總價(jià)等屬“集團(tuán)采購(gòu)類”年度材料的需用計(jì)劃，由建筑項(xiàng)目部主導(dǎo)編制，包括物料名稱、具體 規(guī)格、技術(shù)參數(shù)要求、具體到位時(shí)間、當(dāng)月分批使用量及使用部位，需附上圖紙、樣品、 特殊要求等。由集團(tuán)采購(gòu)部采購(gòu)工程師補(bǔ)充單價(jià)、總價(jià)等?！咀ⅰ啃姓?、營(yíng)銷類物料視為年度材料，原則上均需納入月度需用計(jì)劃中編制3.3計(jì)劃審批流程如下4.0月度物料采購(gòu)計(jì)劃編制4.1作用匯總各部門、各項(xiàng)目的物料月度需用計(jì)劃后，由采購(gòu)部門對(duì)每種物料的采購(gòu)時(shí)間及送貨 地點(diǎn)進(jìn)行匯編，以指導(dǎo)和跟進(jìn)物料供應(yīng)的及時(shí)性 4.

17、2計(jì)劃的編制 集團(tuán)采購(gòu)部根據(jù)需用計(jì)劃，針對(duì)每種物料制定下單時(shí)間、樣板獲取時(shí)間等，經(jīng)集團(tuán)采購(gòu) 部副經(jīng)理確認(rèn)后按材料種類分配采購(gòu)任務(wù)。5.0注意事項(xiàng)5.1針對(duì)每類年度材料的供應(yīng)商以23家為宜5.2月度需用計(jì)劃逾期的話，采購(gòu)部不予受理，由使用部門提出單宗的申購(gòu)，按正常申 購(gòu)流程辦理5.3月度材料需用計(jì)劃提交后原則上不予變更，如因特殊客觀原因需在規(guī)格或數(shù)量、需用時(shí)間上變更，如總價(jià)不超計(jì)劃，由使用部門在下單采購(gòu)前2天填寫計(jì)劃/申購(gòu)變更單， 經(jīng)采購(gòu)部副經(jīng)理審批后執(zhí)行5.4對(duì)實(shí)際需用量或總價(jià)超計(jì)劃，應(yīng)按正常申購(gòu)流程辦理。5.5簽訂年度合作框架協(xié)議后，如材料因行情與合同約定產(chǎn)生差異，調(diào)價(jià)流程參照調(diào)價(jià) 管理辦法

18、執(zhí)行1.0計(jì)劃的分層及精細(xì)度項(xiàng)目材料計(jì)劃自上至下分為以下三層次2.0項(xiàng)目采招計(jì)劃編制2.1作用對(duì)項(xiàng)目材料，需根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)工作進(jìn)度提前確定供應(yīng)商，本計(jì)劃旨在保證上述供應(yīng)商的招標(biāo) 按時(shí)實(shí)施。2.2計(jì)劃的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)數(shù)量獲取指每類材料的計(jì)劃使用量，如需要，應(yīng)細(xì)化至各種規(guī)格的使用量，由成本管理中心或營(yíng) 銷中心提供，若時(shí)間不允許，可根據(jù)經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)提供暫定使用量。222規(guī)格/樣板確定 規(guī)格包括具體型號(hào)、技術(shù)參數(shù)指標(biāo)、性能要求，由產(chǎn)品設(shè)計(jì)中心或工程管理中心提供，作為供應(yīng)商報(bào)價(jià)的重要依據(jù)。發(fā)標(biāo)書以開(kāi)始發(fā)標(biāo)書時(shí)間為準(zhǔn)，由集團(tuán)或項(xiàng)目預(yù)算部主導(dǎo)。評(píng)標(biāo)包括開(kāi)標(biāo)和組織評(píng)標(biāo)會(huì)，以結(jié)束評(píng)標(biāo)會(huì)時(shí)間為準(zhǔn)，發(fā)標(biāo)至評(píng)標(biāo)間的時(shí)間一般情況下不得

19、少于7工作日，由集團(tuán)或項(xiàng)目預(yù)算部主導(dǎo)定標(biāo)定標(biāo)包括集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)確定中標(biāo)單位、與中標(biāo)單位約談合同條款、集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽訂合同約談?dòng)?錄表等過(guò)程，以集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽訂合同約談?dòng)涗洉r(shí)間為準(zhǔn)。簽訂合同包括起草合同、合同會(huì)簽、雙方蓋章、合同存檔等過(guò)程，以合同存檔時(shí)間為準(zhǔn)。5.0特殊情況處理5.1除特殊情況外，申購(gòu)單應(yīng)按物料采購(gòu)前置表提前起草，如因申購(gòu)滯后而影響物料正常供應(yīng)，由物料使用部門承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。5.2臨時(shí)變更規(guī)格：需要臨時(shí)變更規(guī)格，申購(gòu)部門應(yīng)立即填寫計(jì)劃/申購(gòu)變更單并說(shuō)明原因，須經(jīng)集團(tuán)采購(gòu)部副經(jīng)理或項(xiàng)目采購(gòu)簽字同意，否則，由此產(chǎn)生的損失由使用部 門承擔(dān)5.3下單后更改或撤單：下單后需要更改或撤單，申購(gòu)部門應(yīng)立即填寫

20、計(jì)劃 /申購(gòu)變更 單并說(shuō)明原因，必要時(shí)應(yīng)先口頭知會(huì)采購(gòu)部。采購(gòu)部門接獲通知后，立即停止一切采 購(gòu)動(dòng)作。未能及時(shí)停止采購(gòu)時(shí)，采購(gòu)部應(yīng)通知使用部門并協(xié)商善后工作。第四部分計(jì)劃管理1.0計(jì)劃的跟蹤 1.1計(jì)劃跟蹤的內(nèi)容以跟蹤計(jì)劃完成情況為主，計(jì)劃編制情況為輔。1.2跟蹤主體采用“誰(shuí)編誰(shuí)跟”原則，其中集團(tuán)采購(gòu)部對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)部的計(jì)劃完成情況有監(jiān)控權(quán)。1.3計(jì)劃跟蹤方式會(huì)議跟蹤集團(tuán)采購(gòu)部或項(xiàng)目部可以定期召開(kāi)會(huì)議，跟蹤計(jì)劃的執(zhí)行情況。適用于預(yù)見(jiàn)性比較強(qiáng)的 物料采招行為。電話跟蹤相關(guān)責(zé)任人可以和供應(yīng)商、使用部門進(jìn)行定期、不定期的電話溝通，跟蹤計(jì)劃執(zhí)行情況 適用于零星物料的跟蹤庫(kù)存系統(tǒng)跟蹤通過(guò)查詢庫(kù)存系統(tǒng)的入倉(cāng)情

21、況，跟蹤計(jì)劃的執(zhí)行情況。1.4跟蹤反饋只針對(duì)沒(méi)完成的情況進(jìn)行反饋，一方面由跟蹤人填報(bào)進(jìn)行登記并存檔，為了對(duì)相關(guān)責(zé)任 人及供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)；另一方面要預(yù)警填寫物料訂購(gòu)跟催表，向供應(yīng)商跟催貨 物。3.0計(jì)劃總結(jié)年度計(jì)劃和項(xiàng)目周期結(jié)束后，由集團(tuán)采購(gòu)部組織收集以下數(shù)據(jù)，并從以下幾點(diǎn)進(jìn)行總結(jié), 以改善下一周期的計(jì)劃制定和執(zhí)行情況3.1節(jié)點(diǎn)的按時(shí)完成率：按時(shí)完成的節(jié)點(diǎn)數(shù)/總節(jié)點(diǎn)數(shù)，此項(xiàng)數(shù)據(jù)說(shuō)明相關(guān)責(zé)任人節(jié)點(diǎn)控 制效率3.2按時(shí)到貨率總結(jié)：按時(shí)到貨批次/總訂貨批次，此項(xiàng)數(shù)據(jù)考察供應(yīng)商的交貨準(zhǔn)時(shí)率3.3計(jì)劃臨時(shí)調(diào)整次數(shù)：考察計(jì)劃的準(zhǔn)確性和可行性3.4協(xié)議補(bǔ)充次數(shù)：考察計(jì)劃和預(yù)算的準(zhǔn)確性4.0計(jì)劃制定和執(zhí)行方

22、面的獎(jiǎng)懲為督促相關(guān)部門和責(zé)任人按照要求制定和執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃，集團(tuán)將按照本辦法進(jìn)行獎(jiǎng)懲：4.1獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)計(jì)劃制定及時(shí)、準(zhǔn)確的部門和項(xiàng)目，實(shí)時(shí)進(jìn)行通報(bào)表?yè)P(yáng)4.2懲罰公司將對(duì)計(jì)劃制定過(guò)程中不與配合的部門或人員進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并將視情節(jié)嚴(yán)重對(duì)以下行為責(zé)任人處以一定數(shù)量的罰款：不按照公司規(guī)定時(shí)間制定計(jì)劃計(jì)劃嚴(yán)重錯(cuò)誤，給公司帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失因缺失計(jì)劃或計(jì)劃嚴(yán)重滯后，影響項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃執(zhí)行不到位，嚴(yán)重影響項(xiàng)目進(jìn)度3.1采購(gòu)業(yè)務(wù)總流程圖3.2材料申購(gòu)審批流程/權(quán)責(zé)總圖各類材料申購(gòu)流程詳細(xì)說(shuō)明物料需求部門編制材料/設(shè)備申購(gòu)單（只接受通過(guò)0A或ERP提交）f倉(cāng)庫(kù)核庫(kù)存f物料 對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目預(yù)算審核并給出目標(biāo)數(shù)量和目標(biāo)成本-集團(tuán)成本

23、中心審核一集團(tuán)采購(gòu)中心（跟進(jìn)專員或米購(gòu)負(fù)責(zé)人在 OA或ERP上進(jìn)行手工分單給對(duì)應(yīng)的材料米購(gòu)員，米購(gòu)員執(zhí)行詢價(jià)、定價(jià)、定板工作，并按權(quán)責(zé)定標(biāo)，定標(biāo)后補(bǔ)充完整申購(gòu)單的單價(jià)及相關(guān)技術(shù)參 數(shù)、規(guī)格型號(hào)并附上定標(biāo)審批件后繼續(xù)提交申購(gòu)單流轉(zhuǎn)審批，定價(jià)過(guò)程祥見(jiàn)第2.6）-集團(tuán)采購(gòu)中心負(fù)責(zé)人審核已補(bǔ)充完整單價(jià)等的申購(gòu)單項(xiàng)目經(jīng)理（項(xiàng)目采購(gòu)類材料權(quán)限） 一集團(tuán)副總裁審批（集團(tuán)選定類材料權(quán)限）集團(tuán)總裁審批（集團(tuán)采購(gòu)類材料權(quán)限） 對(duì)應(yīng)材料采購(gòu)員執(zhí)行訂貨工作（即按已批申購(gòu)單，進(jìn)行下訂單通知供應(yīng)商送貨）。物料需求部門編制材料/設(shè)備申購(gòu)單（只接受通過(guò)OA或ERP提交）f倉(cāng)庫(kù)核庫(kù)存f物料 對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目預(yù)算審核并給出目標(biāo)數(shù)量和目

24、標(biāo)成本-集團(tuán)成本中心審核一集團(tuán)設(shè)計(jì)中心（材料選型給出產(chǎn)品相關(guān)技術(shù)參數(shù)/圖紙）f集團(tuán)采購(gòu)中心（跟進(jìn)專員或采購(gòu)負(fù)責(zé)人在0A或ERP上進(jìn)行手工分單給對(duì)應(yīng)的材料采購(gòu)員，采購(gòu)員執(zhí)行詢價(jià)、定價(jià)、定板工作， 并按權(quán)責(zé)定標(biāo)，定標(biāo)后補(bǔ)充完整申購(gòu)單的單價(jià)及相關(guān)技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號(hào)并附上定標(biāo)審 批件后繼續(xù)提交申購(gòu)單流轉(zhuǎn)審批， 定價(jià)過(guò)程祥見(jiàn)第2.6） f集團(tuán)采購(gòu)中心負(fù)責(zé)人審核已補(bǔ) 充完整單價(jià)等的申購(gòu)單f項(xiàng)目經(jīng)理（項(xiàng)目采購(gòu)類材料權(quán)限）f集團(tuán)副總裁審批（集團(tuán)選 定類材料權(quán)限）f集團(tuán)總裁審批（集團(tuán)采購(gòu)類材料權(quán)限）f對(duì)應(yīng)材料采購(gòu)員執(zhí)行訂貨工 作（即按已批申購(gòu)單，進(jìn)行下訂單通知供應(yīng)商送貨）。集團(tuán)設(shè)計(jì)中心（材料選型給出產(chǎn)品相關(guān)技術(shù)

25、參數(shù) /圖紙）f集團(tuán)采購(gòu)中心（跟進(jìn)專員或采 購(gòu)負(fù)責(zé)人在0A或ERP上進(jìn)行手工分單給對(duì)應(yīng)的材料采購(gòu)員，采購(gòu)員執(zhí)行詢價(jià)、定價(jià)、 定板工作，并按權(quán)責(zé)定標(biāo)，定標(biāo)后補(bǔ)充完整申購(gòu)單的單價(jià)及相關(guān)技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號(hào)并 附上定標(biāo)審批件后繼續(xù)提交申購(gòu)單流轉(zhuǎn)審批，定價(jià)過(guò)程祥見(jiàn)第2.6） f集團(tuán)采購(gòu)中心負(fù)責(zé)人審核已補(bǔ)充完整單價(jià)等的申購(gòu)單f集團(tuán)副總裁審批f對(duì)應(yīng)材料采購(gòu)員執(zhí)行訂貨工作（即按已批申購(gòu)單，進(jìn)行下訂單通知供應(yīng)商送貨）。（詳見(jiàn)第十一章支持性文件及相關(guān)記錄表格）3.3米購(gòu)業(yè)務(wù)職能劃分、定板、定價(jià)、定標(biāo)權(quán)責(zé)清單表（即集團(tuán)米購(gòu)、集團(tuán)選定、項(xiàng)目米 購(gòu)三類業(yè)務(wù)職能定板、定價(jià)、定標(biāo)）A類、集團(tuán)采購(gòu)：集團(tuán)定板、定價(jià)、定供應(yīng)商、

26、簽訂合同、下訂購(gòu)單，項(xiàng)目部組織驗(yàn)收， 集團(tuán)辦理結(jié)算。C類、項(xiàng)目采購(gòu)：項(xiàng)目部定板、定價(jià)、定供應(yīng)商、簽訂合同、下訂購(gòu)單，項(xiàng)目部結(jié)算，價(jià)格由集團(tuán)事后監(jiān)控。3.4采購(gòu)方式選擇（即定價(jià)過(guò)程，通用于整個(gè)采購(gòu)系統(tǒng)）采購(gòu)招標(biāo)文件、供應(yīng)商考核評(píng)估表、開(kāi)標(biāo)記錄表、評(píng)標(biāo)分析表、定標(biāo)公示、中標(biāo)通知書戰(zhàn)略采購(gòu)方式對(duì)于已簽?zāi)甓葏f(xié)議的材料/設(shè)備，由采購(gòu)員直接按年度協(xié)議約定的單價(jià)、供貨范圍、產(chǎn)品 規(guī)格等相關(guān)條款向合作方進(jìn)行直接采購(gòu)。指采購(gòu)方出于提高質(zhì)量、降低成本、提高效率等目的，與若干家戰(zhàn)略供方伙伴簽署協(xié)議， 約定其產(chǎn)品規(guī)格、單價(jià)及服務(wù)范圍等，在一定時(shí)期和數(shù)量范圍內(nèi)直接向其進(jìn)行采購(gòu)的方 式。戰(zhàn)略采購(gòu)定標(biāo)過(guò)程同招標(biāo)采購(gòu)流程一樣

27、，也就是通過(guò)招標(biāo)采購(gòu)后的定標(biāo)審批件作為依據(jù) 進(jìn)一步簽訂戰(zhàn)略合作協(xié)議即年度框架協(xié)議。比價(jià)采購(gòu)方式對(duì)于單次申購(gòu)單同類材料總金額在 1000元（不含1000元）一50萬(wàn)（含50萬(wàn)）的材 料/設(shè)備，由采購(gòu)中心根據(jù)此情況確定采購(gòu)方式，進(jìn)行比價(jià)采購(gòu)，并報(bào)至分管領(lǐng)導(dǎo)審批后 定標(biāo)。指對(duì)多家供應(yīng)商（通常至少三家）的報(bào)價(jià)進(jìn)行對(duì)比，以確保價(jià)格具有競(jìng)爭(zhēng)性，且滿足質(zhì) 量要求的前提下通過(guò)比價(jià)實(shí)現(xiàn)最低成本的采購(gòu)。比價(jià)分析表號(hào)碼由文員進(jìn)行統(tǒng)一分配保管；文員按各項(xiàng)目、流水號(hào)劃定比價(jià)分析表號(hào)碼 的使用（例如N0.00001 ），采購(gòu)員按需在文員處領(lǐng)取比價(jià)分析表號(hào)碼。文員將審批完 畢的比價(jià)分析表原件連同其附件（供應(yīng)商報(bào)價(jià)表）有序存

28、檔，存檔的比價(jià)表不可以斷號(hào)，若 有的比價(jià)表號(hào)碼對(duì)應(yīng)的比價(jià)分析表遺失應(yīng)說(shuō)明理由。?比價(jià)表須按集團(tuán)采購(gòu)中心頒發(fā)的格式統(tǒng)一制作；?必須找多家（原則上至少三家）對(duì)口的材料商報(bào)價(jià)后比價(jià)（以下材料允許一家報(bào)價(jià)：市場(chǎng)壟斷性材料或廠家直銷的產(chǎn)品可以找原生產(chǎn)廠家或廠家指定的供應(yīng)商報(bào)價(jià)后作比價(jià)分析或約談?dòng)涗洷?，如道閘控制器及相關(guān)配件必須找原廠才能匹配的材料）；?比價(jià)分析表后必須附報(bào)價(jià)單位蓋有公章的原始報(bào)價(jià)資料且具有真實(shí)性不得偽造，如報(bào)價(jià)單位實(shí)在無(wú)法提供報(bào)價(jià)單則采購(gòu)經(jīng)辦人應(yīng)注明清楚原因；?比價(jià)分析表必須寫明供貨聯(lián)系人的全名及真實(shí)的聯(lián)系電話；?審批完的比價(jià)表必須統(tǒng)一按比價(jià)表號(hào)碼即流水號(hào)按序存檔至少一年，以便檢查（存檔

29、的比價(jià)表后須附原始報(bào)價(jià)資料及申購(gòu)部門的物料申購(gòu)單）；?比價(jià)表上必須寫清楚產(chǎn)品對(duì)應(yīng)的規(guī)格、型號(hào)、品牌（只有在相同條件下才有可比 性也是為了減少貨不對(duì)板的情況發(fā)生）。344零星類直接定價(jià)采購(gòu)方式對(duì)于單次申購(gòu)單同類材料總金額在 1000元（含1000元）以下的材料/設(shè)備，由采購(gòu)中 心根據(jù)此情況直接確定供應(yīng)商、單價(jià)等。指由于某些特殊情況（如采購(gòu)金額少、數(shù)量少等）無(wú)法或不適宜通過(guò)招標(biāo)方式或比價(jià)采 購(gòu)等方式而采取直接向預(yù)定的個(gè)別供應(yīng)商洽談或議價(jià)來(lái)確定供應(yīng)商及產(chǎn)品單價(jià)的采購(gòu)方式3.5訂貨管理細(xì)則訂貨單號(hào)碼由文員進(jìn)行統(tǒng)一分配保管；文員按各項(xiàng)目、流水號(hào)劃定訂貨單號(hào)碼 的使用（例如N0.00001 ），采購(gòu)員按需

30、在文員處領(lǐng)取訂貨單號(hào)碼。文員將審批完 畢的訂貨單原件有序存檔，存檔的訂貨單不可以斷號(hào)，若有訂貨單號(hào)碼對(duì)應(yīng)的訂貨單遺失應(yīng)說(shuō)明理由。（1）訂貨單須按集團(tuán)采購(gòu)中心頒發(fā)的格式統(tǒng)一制作；（2）訂貨單必須指明本次訂貨的單價(jià)依據(jù)來(lái)源，單價(jià)定價(jià)來(lái)源可以是比價(jià)分析表（比價(jià)分析表審批件的單價(jià) 3個(gè)月內(nèi)有效）、約談?dòng)涗洷恚s談表確定的單價(jià)只對(duì) 當(dāng)批次申購(gòu)對(duì)應(yīng)的材料采購(gòu)有效）、年度框架協(xié)議確定的單價(jià)（在協(xié)議有效期內(nèi)都可以作為定價(jià)依據(jù)），單宗申購(gòu)?fù)N材料總金額在 1000元以下的無(wú)需做比價(jià)分析表便可 直接根據(jù)市場(chǎng)價(jià)確定單價(jià)后制作訂貨單；（3）訂貨單上必須寫清楚所訂產(chǎn)品的規(guī)格、型號(hào)、品牌，以免供貨時(shí)出現(xiàn)貨不對(duì)板 或以次充

31、好的現(xiàn)象發(fā)生；（5）訂貨單必須統(tǒng)一按訂單號(hào)碼即流水號(hào)有序存檔至少一年，以便檢查。3.6 一般材料/設(shè)備組織驗(yàn)收/入庫(kù)管理細(xì)則（1 ）正式入庫(kù)需具備的單據(jù)：按權(quán)責(zé)手冊(cè)已批的申購(gòu)單（合同或經(jīng)集團(tuán)總裁審批的比價(jià)單中規(guī)定一次性到貨的可替代申購(gòu)單）、送貨單、訂貨單。（2）因申購(gòu)手續(xù)未完善暫估入庫(kù)需具備的單據(jù)：送貨單、已批訂貨單。材料采購(gòu)經(jīng)辦人通知倉(cāng)管員回貨時(shí)間，原則上由倉(cāng)庫(kù)主管組織并通知材料稽核員、申購(gòu)部門負(fù)責(zé)人（即各工種的施工主管）參與驗(yàn)收，施工主管不能參與的要通知本部施工員 參與驗(yàn)收，部分材料還要求工程管理中心駐項(xiàng)目工程師參與質(zhì)量驗(yàn)收，其中倉(cāng)管、材料 稽核員、申購(gòu)部門人員必須參加每次材料的驗(yàn)收工作且

32、必須在送貨單單上簽名確認(rèn)。驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)材料/設(shè)備品種、重量、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、價(jià)格及質(zhì)量與采購(gòu)定標(biāo)的審批件 要求不相符時(shí)按以下辦法處理。（1）送貨數(shù)量少于訂單數(shù)量的：以實(shí)際驗(yàn)收數(shù)量入庫(kù)，并在送貨單上注明實(shí)際收貨數(shù)量 或重開(kāi)送貨單，由供需雙方人員簽名確認(rèn)；（2）送貨數(shù)量超出訂單數(shù)量的：原則上超過(guò)部分予以退貨，并在送貨單上注明實(shí)際收貨數(shù)量；若屬項(xiàng)目持續(xù)需要的材料，超出部分不足申購(gòu)量10%的，由項(xiàng)目經(jīng)理判定是否照單收貨，且由項(xiàng)目經(jīng)理在送貨單上簽字確認(rèn)后即可辦理入倉(cāng)；若超出部分大于申購(gòu)量10%的，由項(xiàng)目經(jīng)理判定是否超單收貨，如果確定收貨必須補(bǔ)辦申購(gòu)手續(xù)，申購(gòu)手續(xù) 未完善前，整單材料作暫估入倉(cāng)，待申購(gòu)手續(xù)

33、完善后再轉(zhuǎn)正式入倉(cāng)。（3） 送貨數(shù)量與訂單總數(shù)不變但產(chǎn)品之間的個(gè)數(shù)有增有減時(shí)：此情況只允許單價(jià)高的數(shù)量減少，單價(jià)低的產(chǎn)品數(shù)量增多且必須按最低單價(jià)辦理入倉(cāng)，否則將重新辦理申購(gòu)手續(xù) 審批后才可入倉(cāng)。例如：申購(gòu)了 10棵樹(shù)，其中大樹(shù)有7棵（1000元/棵），小樹(shù)有3 棵（100元/棵），若送貨時(shí)送了 10顆樹(shù)（總數(shù)未變），但大樹(shù)只有 4棵，小樹(shù)6棵, 那可以辦理正式入倉(cāng)且只能按 4*1000+6*100=4600元入倉(cāng)，其它情況必須重新辦理申購(gòu)手續(xù)且審批后才能正式入倉(cāng)。（1）原則上對(duì)規(guī)格、質(zhì)量不符的部分予以退貨，并在送貨單上注明實(shí)際收貨數(shù)量。若屬 項(xiàng)目急需使用的材料，經(jīng)相關(guān)施工主管、技術(shù)總工認(rèn)定符合

34、施工要求的，由項(xiàng)目經(jīng)理判 定是否收貨，由項(xiàng)目采購(gòu)員負(fù)責(zé)后續(xù)處理程序，材料稽核員跟進(jìn)處理結(jié)果。以上人員均需在材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收單上簽注處理意見(jiàn)，并由采購(gòu)中心跟進(jìn)與供應(yīng)商談判材料折扣。在 處理結(jié)果未出來(lái)之前不宜使用該批材料，財(cái)務(wù)暫不辦理入庫(kù)，相關(guān)送貨單據(jù)暫由項(xiàng)目采 購(gòu)員保管。項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目采購(gòu)員一起與供應(yīng)商進(jìn)行談判，將談判結(jié)果寫在材料進(jìn)場(chǎng) 驗(yàn)收單上，于當(dāng)日內(nèi)及時(shí)將項(xiàng)目經(jīng)理已簽批的材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收單及材料相關(guān)圖片發(fā) 給采購(gòu)中心（并電話知會(huì)采購(gòu)經(jīng)辦人），報(bào)采購(gòu)中心總監(jiān)審批（審批時(shí)間不超過(guò)兩個(gè)工 作日）。（2）如項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目采購(gòu)員無(wú)法與供應(yīng)商達(dá)成共識(shí)的，由采購(gòu)經(jīng)辦人及采購(gòu)中心總監(jiān)跟進(jìn)談判。采購(gòu)經(jīng)辦人將折價(jià)審批后

35、的材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收單原件交集團(tuán)建筑財(cái)務(wù)部存檔， 復(fù)印件以0A形式發(fā)送項(xiàng)目相關(guān)人員（倉(cāng)庫(kù)主管、采購(gòu)員、成本會(huì)計(jì)、材料稽核員等等） 并抄送給項(xiàng)目經(jīng)理。（1 ）對(duì)價(jià)格不符的送貨單，應(yīng)先由項(xiàng)目采購(gòu)員了解具體情況，如屬于供應(yīng)商失誤造成的， 應(yīng)由供應(yīng)商重新開(kāi)具送貨單或由供應(yīng)商送貨人員現(xiàn)場(chǎng)修正單價(jià)并簽名確認(rèn)，否則按訂貨單與送貨單兩者最低單價(jià)辦理入庫(kù)；（2 ）如價(jià)格屬市場(chǎng)因素導(dǎo)致，則應(yīng)收集有效的支持文件（該文件由采購(gòu)經(jīng)辦人提供調(diào)價(jià) 函審批件）后才可以正式入倉(cāng)；在未取得相關(guān)文件前，項(xiàng)目成本會(huì)計(jì)按暫估入倉(cāng)處理。3.7安裝工程驗(yàn)收管理辦法對(duì)包安裝的材料/工程，合同編碼上需注明是工程類，而不是采購(gòu)類，一般不需原材料進(jìn) 倉(cāng)

36、。工程俊工后供應(yīng)商向集團(tuán)經(jīng)辦采購(gòu)員書面申請(qǐng)組織驗(yàn)收，經(jīng)辦采購(gòu)員視實(shí)際情況親 自或委托項(xiàng)目采購(gòu)員組織驗(yàn)收，驗(yàn)收人員包括工程管理中心、水電工長(zhǎng)、項(xiàng)目經(jīng)理等， 驗(yàn)收合格后填制工程驗(yàn)收單，相關(guān)人員簽字，一式兩份，供應(yīng)商和采購(gòu)員各一份。3.8材料/設(shè)備/工程款報(bào)銷審批權(quán)責(zé)及所需單據(jù)清單總表（含地產(chǎn)/建筑/綠化材料） 地產(chǎn)材料付款所需單據(jù)結(jié)構(gòu)圖（通用于整個(gè)采購(gòu)系統(tǒng)）4.1材料購(gòu)銷發(fā)票管理細(xì)則 避免遺失供應(yīng)商的發(fā)票、確保發(fā)票單據(jù)的傳遞過(guò)程、時(shí)間、退單現(xiàn)象等情況有據(jù)可察， 及時(shí)跟進(jìn)供應(yīng)商貨款，不造成貨款拖欠現(xiàn)象。本細(xì)則適用于海倫堡地產(chǎn)集團(tuán)采購(gòu)系統(tǒng)材料購(gòu)銷發(fā)票的接收、傳遞、審批、管理等工作。（1）集團(tuán)采購(gòu)類的材

37、料屬集團(tuán)采購(gòu)中心采購(gòu)經(jīng)辦人保管及辦理相關(guān)報(bào)銷手續(xù)；（2 ）集團(tuán)選定、項(xiàng)目采購(gòu)類的材料屬項(xiàng)目采購(gòu)經(jīng)辦人保管及辦理相關(guān)報(bào)銷手續(xù)。（1）委派項(xiàng)目采購(gòu)員收取供應(yīng)商發(fā)票，將發(fā)票單據(jù)（一般為發(fā)票連同相對(duì)應(yīng)的送貨單） 送至集團(tuán)采購(gòu)中心，統(tǒng)一由采購(gòu)中心文員進(jìn)行簽收。文員將發(fā)票單據(jù)分發(fā)給采購(gòu)中心相 應(yīng)采購(gòu)員辦理貨款報(bào)銷；（2）供應(yīng)商將發(fā)票送至集團(tuán)采購(gòu)中心，由對(duì)應(yīng)的采購(gòu)員進(jìn)行簽收；（3）采購(gòu)員外出采購(gòu)發(fā)生的購(gòu)銷發(fā)票。（1 ）供應(yīng)商將發(fā)票送至項(xiàng)目采購(gòu)部，由對(duì)應(yīng)的采購(gòu)員進(jìn)行簽收；（2）采購(gòu)員外出采購(gòu)發(fā)生的購(gòu)銷發(fā)票。（1）采購(gòu)員接收發(fā)票時(shí)必須開(kāi)據(jù)發(fā)票簽收證明，將該證明的第一聯(lián)交至供應(yīng)商；（2）發(fā)票簽收證明的第二聯(lián)由采購(gòu)

38、員按照項(xiàng)目依次進(jìn)行分類存檔以備查驗(yàn)，不可隨（3）采購(gòu)員接收發(fā)票時(shí)必須第一時(shí)間檢查發(fā)票真?zhèn)斡袩o(wú)錯(cuò)誤，確認(rèn)無(wú)誤方可接收并開(kāi)具證明；（4 ）如供應(yīng)商的發(fā)票為快遞、郵寄或由部門其它人員轉(zhuǎn)交送達(dá)采購(gòu)員，則該采購(gòu)員必須 補(bǔ)開(kāi)發(fā)票簽收證明傳真給供應(yīng)商并存檔；（5）發(fā)票簽收證明一式兩聯(lián)必需保持內(nèi)容一致，不可單方面涂改偽造;（6）當(dāng)付款或款項(xiàng)匯出后，已開(kāi)具相對(duì)應(yīng)的發(fā)票簽收證明自動(dòng)失效，但采購(gòu)員仍需 保存第二聯(lián)。（1 ）采購(gòu)單據(jù)（含入庫(kù)單、訂貨單、申購(gòu)單、送貨單）所定供貨商名稱與發(fā)票章的名稱 須一致；（9）檢查報(bào)銷單據(jù)附件（入庫(kù)單、申購(gòu)單）是否按公司規(guī)定的審批流程及權(quán)限完成審批。單據(jù)交接簽收追蹤表、發(fā)票簽收證明4

39、.2采購(gòu)系統(tǒng)單據(jù)傳遞分發(fā)管理細(xì)則使采購(gòu)部日常單據(jù)傳遞分發(fā)工作更規(guī)范、有序地進(jìn)行，提高工作效率。采購(gòu)部日常單據(jù)主要是指訂貨單、比價(jià)分析表、年度框架協(xié)議/材料采購(gòu)合同、 發(fā)票單據(jù)、費(fèi)用報(bào)銷單、借款單等。（1）單據(jù)上呈審批：采購(gòu)員將單據(jù)交主管審核一主管審核后將單據(jù)交采購(gòu)文員簽收一采 購(gòu)文員審單后統(tǒng)一交給采購(gòu)中心負(fù)責(zé)人審核一采購(gòu)文員按海倫堡地產(chǎn)權(quán)責(zé)手冊(cè)權(quán)限送呈 各領(lǐng)導(dǎo)審批一審批后將發(fā)票、費(fèi)用報(bào)銷單、借款單等跟財(cái)務(wù)類相關(guān)的單據(jù)交至財(cái)務(wù)（集團(tuán)/項(xiàng)目），將訂貨單、比價(jià)分析表等單據(jù)直接分發(fā)給相應(yīng)的經(jīng)辦采購(gòu)員 （含項(xiàng)目采購(gòu)員）；（2）單據(jù)退單：退單主要是指單據(jù)在審批過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題反饋回采購(gòu)中心，要求采購(gòu)中 心解

40、決問(wèn)題的情況。外部門或上級(jí)退單至采購(gòu)文員一文員將問(wèn)題明細(xì)登記在退單情況 登記表文員將退單交至對(duì)應(yīng)采購(gòu)員一采購(gòu)員處理問(wèn)題完將單據(jù)交回給文員簽收一文 員繼續(xù)跟進(jìn)各環(huán)節(jié)工作。（3）注意事項(xiàng)：各組主管交單至文員時(shí)，需將訂貨單、比價(jià)表、報(bào)銷單等分類放置指定 文件架；第二章單據(jù)上呈審批：采購(gòu)員將單據(jù)交主管審核（項(xiàng)目采購(gòu)部無(wú)負(fù)責(zé)人的直接交于項(xiàng)目 經(jīng)理審核）一項(xiàng)目采購(gòu)部負(fù)責(zé)人/項(xiàng)目經(jīng)理審核后將單據(jù)交采購(gòu)文員簽收一采購(gòu)文員審單 后按海倫堡地產(chǎn)權(quán)責(zé)手冊(cè)權(quán)限送呈各領(lǐng)導(dǎo)審批一審批后將發(fā)票、費(fèi)用報(bào)銷單、借款單等 跟財(cái)務(wù)類相關(guān)的單據(jù)交至財(cái)務(wù)（集團(tuán)/項(xiàng)目），將訂貨單、比價(jià)分析表等單據(jù)直接分發(fā)給 相應(yīng)的經(jīng)辦采購(gòu)員（若項(xiàng)目無(wú)文

41、員則全過(guò)程由采購(gòu)員負(fù)責(zé)）；第三章單據(jù)退單：退單主要是指單據(jù)在審批過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題反饋回采購(gòu)部，要求采購(gòu)解 決問(wèn)題的情況。外部門或上級(jí)退單至采購(gòu)文員一文員將問(wèn)題明細(xì)登記在退單情況登記 表文員將退單交至對(duì)應(yīng)采購(gòu)員T采購(gòu)員處理問(wèn)題完將單據(jù)交回給文員簽收（若項(xiàng)目 無(wú)文員則全過(guò)程由采購(gòu)員負(fù)責(zé)）。第四章注意事項(xiàng)：各組主管交單至文員時(shí)，需將訂貨單、比價(jià)表、報(bào)銷單等分類放置指 定文件架；424需打包的文件傳遞流程（1）統(tǒng)一交于文員（集團(tuán)/項(xiàng)目）登記一帶件人一項(xiàng)目/集團(tuán)采購(gòu)員的文件交接；（2）文員將包裝好的整包文件交與前往項(xiàng)目/集團(tuán)的帶件人，由帶件人簽收（簽收的內(nèi) 容例：至XX項(xiàng)目采購(gòu)員XXX的文件X包）。同時(shí)需

42、在文件包上面粘貼一張公司版本的 打包單；（3）帶件人前往項(xiàng)目/集團(tuán)將打包文件交給收件人，同時(shí)收件人需在打包單上簽名，帶 件人再將打包單撕下交回文員。4.3采購(gòu)中心員工借款管理細(xì)則明確各采購(gòu)業(yè)務(wù)員借款及沖帳的流程及辦法，及時(shí)借款、報(bào)銷個(gè)人借支，同時(shí)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)人 員的借款行為起到一個(gè)約束管控的作用。適用于采購(gòu)中心及各項(xiàng)目采購(gòu)員的借支及清理借支事宜。采購(gòu)業(yè)務(wù)工作中原則上不允許或盡量杜絕現(xiàn)金采購(gòu)，一般采用月結(jié)方式結(jié)算且公對(duì)公賬 戶轉(zhuǎn)賬或支票，如遇特特殊情況經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可采用現(xiàn)金采購(gòu)。借支款必須?？?專用，嚴(yán)禁挪用。(1 )借支憑證：采購(gòu)員憑經(jīng)審批的申購(gòu)單、合同、約談?dòng)涗洷?、比價(jià)分 析表、訂購(gòu)單其

43、中之一均可辦理借支申請(qǐng)；(2) 借支審批流程：采購(gòu)員填寫借支單一采購(gòu)主管 /經(jīng)理審核一采購(gòu)中心文員查單 并登記采購(gòu)中心負(fù)責(zé)人審批財(cái)務(wù)審核采購(gòu)員領(lǐng)取借款；(3) 借支單填寫注意事項(xiàng)：應(yīng)注明借款事項(xiàng)、擬到貨時(shí)間、受理報(bào)銷主體、提供發(fā)票還 是收據(jù)，并附上借支憑證，借支單一式二聯(lián)，采購(gòu)副總監(jiān)審批后，一聯(lián)交財(cái)務(wù)辦理 借支，另一聯(lián)由采購(gòu)文員在借支臺(tái)帳中登記存檔備案。(4) 借款發(fā)放公司及部門：憑經(jīng)審批的借支單，統(tǒng)一向“廣州市維信房地產(chǎn)有限公 司”財(cái)務(wù)部(會(huì)計(jì)核算經(jīng)理：姚寶華)辦理借支。(1) 受理報(bào)銷主體(2 )材料報(bào)銷/支付申請(qǐng)單填寫方式采購(gòu)文員根據(jù)到貨時(shí)間跟催經(jīng)辦采購(gòu)員在 7個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷以沖抵借

44、支；采購(gòu)文員對(duì)當(dāng)周送貨的供應(yīng)商每周五電話，溝通采購(gòu)款的到帳情況，以防挪用；采購(gòu)文員在報(bào)銷受理人簽收?qǐng)?bào)銷單據(jù)后 3個(gè)工作日內(nèi)，跟進(jìn)財(cái)務(wù)出具收款收據(jù)，并通知 采購(gòu)員簽字領(lǐng)取。采購(gòu)員領(lǐng)取收據(jù)后到采購(gòu)文員處核銷借支單 ；每月第一個(gè)星期五，采購(gòu)文員與財(cái)務(wù)核對(duì)借支未還清單，并在借支臺(tái)帳中更新 借支和沖抵借支情況凡對(duì)到貨后超7個(gè)工作日未辦理報(bào)銷的，由采購(gòu)文員編制報(bào)表在部門內(nèi)公示，并抄送助 理總裁。借支的報(bào)銷手續(xù)應(yīng)在7個(gè)工作日內(nèi)完成，且以采購(gòu)文員收到報(bào)銷單據(jù)核對(duì)通過(guò)為準(zhǔn)，否則 按以下情況給予處罰當(dāng)月有2次或以上，5次以下的報(bào)銷超7天個(gè)人累計(jì)借款超20萬(wàn)當(dāng)月有5次或以上的報(bào)銷超7天，且截止目前未完全清理完畢個(gè)人

45、累計(jì)借款超30萬(wàn)有停薪記錄，達(dá)兩次或以上同一筆借支超60天以上未清理清帳過(guò)程中有借支無(wú)法提供合法憑證，或有借支去向不明4.4購(gòu)銷協(xié)議（合同）管理細(xì)則規(guī)范年度框架協(xié)議/產(chǎn)品采購(gòu)合同簽訂、呈批、歸檔等管理工作有序進(jìn)行，明確財(cái)務(wù)結(jié)算 依據(jù)，保證資金安全，維護(hù)雙方相關(guān)利益、保證產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等相關(guān)工作順利開(kāi) 展。同種材料在一定時(shí)期內(nèi)需要重復(fù)或多次采購(gòu)，采購(gòu)部為了降低成本、提高效率等目的可 根據(jù)需要簽訂年度或季度框架議；所有涉及到產(chǎn)品保修或需支付預(yù)付款且單宗采購(gòu)總金額超 3萬(wàn)元（含3萬(wàn)元）的材料/ 設(shè)備必須簽訂采購(gòu)合同才能辦理財(cái)務(wù)結(jié)算， 已簽?zāi)甓瓤蚣軈f(xié)議的材料/設(shè)備及其它情況可 不簽采購(gòu)合同也可以辦

46、理財(cái)務(wù)結(jié)算。關(guān)于超合同總金額類的材料管理辦法年度框架協(xié)議編號(hào)由采購(gòu)文員進(jìn)行統(tǒng)一分配保管；文員按年份、材料類別、流水號(hào)劃定 協(xié)議號(hào)碼的使用（例如：采字（2010）-XX材料第XX號(hào)，其中“ 2010 ”指的是年份、“ XX號(hào)”指“XX材料”對(duì)應(yīng)的協(xié)議號(hào)每一類或一種材料的編號(hào)都是從第 01開(kāi)始）， 采購(gòu)員按需在文員處領(lǐng)取協(xié)議號(hào)碼。文員將審批完畢且已蓋雙方公章的合同原件連同其 附件（比價(jià)分析表、約談表審批件）有序存檔，另還需把已批協(xié)議原件（2份）給集團(tuán)財(cái)務(wù) 中心、供應(yīng)商（2份）、復(fù)印件分發(fā)給各項(xiàng)目采購(gòu)員或掃描后電郵給各項(xiàng)目采購(gòu)員。 材料采購(gòu)合同/安裝工程合同編號(hào)由采購(gòu)文員進(jìn)行統(tǒng)一分配保管；文員按材料

47、采購(gòu)性質(zhì)（集團(tuán)采購(gòu)、集團(tuán)選定、項(xiàng)目采購(gòu)）、地區(qū)名稱、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目期數(shù)、材料類別、流 水號(hào)劃定合同號(hào)碼的使用（例如GZ-HY-04Q-安裝采購(gòu)-001這是屬集團(tuán)采購(gòu)類的材料合 同編號(hào)其中“GZ”代表廣州地區(qū)、“HY”指花樣項(xiàng)目、“04Q ”指第四期、“安裝采購(gòu)” 指材料類別、“ 001 ”指流水號(hào)；GZ-HYXM-04Q- 土建采購(gòu)-001這是屬集團(tuán)選定、項(xiàng) 目采購(gòu)類的材料合同編號(hào)其中“ GZ”代表廣州地區(qū)、“ HYXM ”指花樣項(xiàng)目、“ 04Q 指第四期、“土建采購(gòu)”指材料類別、“ 001 ”指流水號(hào)），采購(gòu)員按需在文員處領(lǐng)取合 同號(hào)碼。文員將審批完畢且已蓋雙方公章的合同原件連同其附件（比價(jià)

48、分析表、申購(gòu)單、約談表審批件）有序存檔，存檔的合同不可以斷號(hào)，若有的合同號(hào)碼對(duì)應(yīng)的合同遺失 應(yīng)說(shuō)明理由，另還需把已批合同原件（2份）給集團(tuán)財(cái)務(wù)中心、及對(duì)應(yīng)項(xiàng)目采購(gòu)員（1份）、 供應(yīng)商（2份）。合同/協(xié)議會(huì)簽單的項(xiàng)目名稱（結(jié)算主體）、供應(yīng)商名稱、用途、合同內(nèi)容、合同編 號(hào)等必須與該合同/協(xié)議正文內(nèi)容約定的一致； 合同/協(xié)議蓋的公章必須與合同/協(xié)議確定的買賣單位名稱一致； 蓋章完畢的合同/協(xié)議不得私自涂改，如需更改，必須由買賣雙方均在更改處蓋章確認(rèn)方 為有效; 合同/協(xié)議（含相關(guān)附件）須蓋齊縫章;采購(gòu)部相關(guān)人員需認(rèn)真檢查合同/協(xié)議其附件，嚴(yán)防出錯(cuò)，其中采購(gòu)合同必須附申購(gòu)單、定標(biāo)文件（比價(jià)分析表、評(píng)

49、標(biāo)分析表、約談?dòng)涗洷恚徟?，協(xié)議必須附定標(biāo)文件（比價(jià)分析表、評(píng)標(biāo)分析表、約談?dòng)涗洷恚徟豁?xiàng)目的合同/協(xié)議需集團(tuán)蓋章的均由集團(tuán)采購(gòu)中心文員負(fù)責(zé)跟進(jìn)審批回傳等事宜，不得延誤時(shí)間；協(xié)議必須寫明協(xié)議的合作期限，例如合作期限為XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月 XX日止。第九章支持性文件及相關(guān)記錄表格匯總）請(qǐng)點(diǎn)擊，6.1目的建立健全價(jià)格管理體制、規(guī)章制度，對(duì)價(jià)格的制定、調(diào)整和執(zhí)行進(jìn)行有效的組織領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)和監(jiān)督，保持價(jià)格總水平合理，使產(chǎn)品價(jià)格的變動(dòng)在宏觀上不致失去控制，以利于 我方成本風(fēng)險(xiǎn)控制。6.2適用范圍適用于集團(tuán)及各下屬公司經(jīng)采購(gòu)系統(tǒng)經(jīng)辦的所有材料 /設(shè)備之定價(jià)、調(diào)價(jià)工作。6.3價(jià)格調(diào)整

50、管理原則實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”的原則。凡屬采購(gòu)系統(tǒng)經(jīng)辦的材料其價(jià)格調(diào)整計(jì)劃，由集 團(tuán)采購(gòu)中心供方管理組跟進(jìn)制定，采購(gòu)中心負(fù)責(zé)人審核，集團(tuán)副總裁/總裁批準(zhǔn)。6.4價(jià)格監(jiān)督方式集團(tuán)采購(gòu)中心對(duì)各采購(gòu)（含省內(nèi)、省外各項(xiàng)目采購(gòu)）業(yè)務(wù)活動(dòng)中發(fā)生的價(jià)格關(guān)系實(shí)行監(jiān) 督。集團(tuán)采購(gòu)中心由供方管理組，供應(yīng)鏈管理組負(fù)責(zé)監(jiān)督，項(xiàng)目由項(xiàng)目經(jīng)理及材料使用部門負(fù)責(zé)監(jiān)督。6.5價(jià)格確定方式1. 先詢價(jià)后做比價(jià)分析；2. 發(fā)布招標(biāo)文件進(jìn)行招標(biāo)6.6價(jià)格調(diào)整確定的流程及規(guī)范化操作參照第三章采購(gòu)業(yè)務(wù)流程管理第3.4采購(gòu)方式選擇6.7價(jià)格調(diào)整規(guī)范化管理要點(diǎn)（1）對(duì)已核定或已確認(rèn)的材料價(jià)格，采購(gòu)中心供方管理部必須經(jīng)常了解市場(chǎng)行情并分析 或收集相關(guān)資料，作為降低成本或調(diào)價(jià)之依據(jù)；（2）本公司各有關(guān)部門，均可協(xié)助提供價(jià)格信息，以利采購(gòu)中心作比價(jià)參考；（3）已核定之材料/設(shè)備采購(gòu)單價(jià)如需上漲或降低，應(yīng)以單價(jià)審批件（含比價(jià)分析，招 標(biāo)后的評(píng)標(biāo)分析表）形式重新報(bào)批，且附上書面之價(jià)格資料說(shuō)明原因；（5）對(duì)已核定之材料/設(shè)備漲價(jià)時(shí)，統(tǒng)一由供應(yīng)商提出書面申請(qǐng)交于集團(tuán)采購(gòu)中心供方 管理部，材料/設(shè)備需要降價(jià)時(shí)可由使用部門或各采購(gòu)員提出書面申請(qǐng)交于集團(tuán)采購(gòu)中