工作分析的概述工作分析的基本概念

1、工作分析的概述工作分析的基本概念 第一章工作分析的概述第一節(jié)工作分析的基本概念很多管理者在管理工作中常常會(huì)被這樣一些問題所困擾各個(gè)職位的工作職責(zé)不清有的工作沒有人去做有的工作看似很多人都在做其實(shí)如果這項(xiàng)工作出了問題大家就互相推卸責(zé)任因?yàn)椴]有明確的規(guī)定這項(xiàng)工作到底是誰的責(zé)任組織中一些重要的工作由于沒有人負(fù)責(zé)而被耽擱造成組織的某些重要職能無法在具體的工作中得以實(shí)現(xiàn)而有些簡單的工作由于很多人在重復(fù)地做工作環(huán)節(jié)過于繁瑣而使得工作效率低下有的事情由于沒有人負(fù)責(zé)而變成了突發(fā)事件管理人員花費(fèi)很多事件在處理具體問題不同職位的權(quán)限不清楚出了事情不知該由誰負(fù)責(zé)很多事情無法及時(shí)做出決策對人們的工作結(jié)果和表現(xiàn)進(jìn)行考

2、核時(shí)缺乏績效的指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)對人員進(jìn)行招聘和任用時(shí)不知任職者應(yīng)具備哪些條件具備什么樣素質(zhì)的人能夠勝任工作如何解決類似上面的這些問題呢解決這些問題的方法之一就是運(yùn)用系統(tǒng)性的方法收集有關(guān)工作的各種信息確定組織中各個(gè)職位的工作職責(zé)權(quán)限關(guān)鍵績效指標(biāo)對任職者的基本要求等這就是工作分析所要做的工作一個(gè)組織中會(huì)有各種各樣的職能例如生產(chǎn)銷售財(cái)務(wù)人事研發(fā)等等這些職能需要由各個(gè)職位上的人來承擔(dān)工作分析就是將組織中的各項(xiàng)職能有效地分解到各個(gè)職位上而在每一個(gè)職位上明確地規(guī)定這個(gè)職位的目的或使命規(guī)定該職位所承擔(dān)的各項(xiàng)職責(zé)與所需完成的各項(xiàng)任務(wù)并針對其職責(zé)和任務(wù)規(guī)定相應(yīng)的績效標(biāo)準(zhǔn)明確各個(gè)職位與組織內(nèi)外其它單位和個(gè)人所發(fā)生的關(guān)聯(lián)

3、關(guān)系規(guī)定各個(gè)職位的權(quán)限確定職位任職者的基本要求工作分析是一項(xiàng)對事物進(jìn)行分解的活動(dòng)分解就是將事物拆分成各個(gè)組成部分同時(shí)研究這些組成部分是怎樣構(gòu)成整體的因此工作分析不僅僅關(guān)注構(gòu)成整體的各個(gè)組成部分即各個(gè)職位同時(shí)關(guān)注各個(gè)職位之間的相互關(guān)系各個(gè)職位與整個(gè)組織的關(guān)系它們在整個(gè)組織中的地位和作用以及組織與其中的各項(xiàng)工作之間不斷變化的關(guān)系工作分析能使工作目標(biāo)職權(quán)范圍和工作流程與規(guī)范的變化適應(yīng)組織變革與發(fā)展的要求在以下幾種情況下組織最需要進(jìn)行工作分析當(dāng)新的組織建立時(shí)需要分解和確定各項(xiàng)工作內(nèi)容和條件時(shí)當(dāng)組織發(fā)展變化而使工作內(nèi)容發(fā)生變化或產(chǎn)生新的工作內(nèi)容時(shí)當(dāng)由于制度發(fā)生重要變革或由于新技術(shù)新方法新工藝的應(yīng)用而使工

4、作的性質(zhì)發(fā)生變化時(shí)因此工作分析是組織中的一項(xiàng)重要管理活動(dòng)工作分析收集分析和整理與工作有關(guān)的各種信息為組織管理和變革以及人力資源管理提供支持和依據(jù)第二節(jié)工作分析中常用的幾個(gè)術(shù)語在工作分析中常常會(huì)使用到一些術(shù)語這些術(shù)語的含義經(jīng)常被人們所混淆因此在這里有必要澄清一下這樣有利于大家在后面用同樣的含義來理解問題工作要素工作要素是指工作中不能繼續(xù)再分解的最小動(dòng)作單位例如酒店里負(fù)責(zé)接待客人的服務(wù)員在客人剛剛來到酒店時(shí)要幫助客人運(yùn)送行李運(yùn)送行李的這項(xiàng)工作任務(wù)中就包含有將行李搬運(yùn)到行李推車上推動(dòng)行李推車打開客房的行李架將行李搬運(yùn)到行李架上四個(gè)工作要素任務(wù)任務(wù)是指工作中為了達(dá)到某種目的而進(jìn)行的一系列活動(dòng)任務(wù)可以由

5、一個(gè)或多個(gè)工作要素組成例如生產(chǎn)線上的工人給瓶子貼標(biāo)簽這一任務(wù)就只有一個(gè)工作要素上面提到的運(yùn)送行李的工作任務(wù)中就包含有四個(gè)工作要素責(zé)任責(zé)任是指任職者為實(shí)現(xiàn)一定的組織職能或完成工作使命而進(jìn)行的一個(gè)或一系列工作任務(wù)例如營銷部的經(jīng)理要實(shí)現(xiàn)新產(chǎn)品推廣的責(zé)任就需要完成一系列工作任務(wù)包括制定新產(chǎn)品推廣的策略組織新產(chǎn)品推廣活動(dòng)和培訓(xùn)新產(chǎn)品推廣人員等職位職位也叫崗位在組織中完成一項(xiàng)或多項(xiàng)責(zé)任的組織中的一個(gè)任職者所對應(yīng)的位置就是一個(gè)職位一般來說有多少個(gè)職位就有多少個(gè)任職者例如總經(jīng)理秘書出納招聘主管營銷總監(jiān)等應(yīng)該注意的是職位是以事情為中心確定的強(qiáng)調(diào)的是人所擔(dān)任的崗位而不是擔(dān)任這個(gè)崗位的人例如李強(qiáng)是某公司中的生產(chǎn)部經(jīng)

6、理當(dāng)我們在對生產(chǎn)部經(jīng)理這個(gè)職位進(jìn)行工作分析時(shí)我們所指的生產(chǎn)部經(jīng)理是一個(gè)崗位的概念而不是具體的李強(qiáng)這個(gè)人職務(wù)職務(wù)是由組織中主要責(zé)任相似的一組職位組成的在組織規(guī)模大小不同的組織中根據(jù)不同的工作性質(zhì)一種職務(wù)可以有一個(gè)職位也可以有多個(gè)職位例如營銷人員的職務(wù)中可能有從各種不同營銷工作的人但他們的主要工作責(zé)任是相似的因此可以歸于同樣的職務(wù)中職業(yè)職業(yè)是一個(gè)更為廣泛的概念它是指在不同的組織中從事相似活動(dòng)的一系列職務(wù)職業(yè)的概念有著較大的時(shí)間跨度處在不同時(shí)期從事相似工作活動(dòng)的人都可以被認(rèn)為是同樣的職業(yè)例如教師工程師工人司機(jī)等等都屬于職業(yè)第三節(jié)工作分析所收集的信息有人將工作分析所要回答的問題歸納為6W1H6W即做什

7、么What為什么Why用誰Who何時(shí)When在哪里Where為誰for Whom和如何做How這6W1H基本上概括了工作分析所有收集的信息的內(nèi)容做什么What是指所從事的工作活動(dòng)主要包括任職者所要完成的工作活動(dòng)是什么任職者的這些活動(dòng)要產(chǎn)生什么樣的結(jié)果或產(chǎn)品任職者的工作結(jié)果要達(dá)到什么樣的標(biāo)準(zhǔn)為什么Why表示任職者的工作的目的也就是這項(xiàng)工作在整個(gè)組織中的作用主要包括做這項(xiàng)工作的目的是什么這項(xiàng)工作與組織中的其它工作有什么聯(lián)系對其它工作有什么影響用誰Who是指對從事某項(xiàng)工作的人的要求主要包括從事這項(xiàng)工作的人應(yīng)具備怎樣的身體素質(zhì)從事這項(xiàng)工作的人必須具備哪些知識和技能從事這項(xiàng)工作的人至少應(yīng)接受過哪些教育和

8、培訓(xùn)從事這項(xiàng)工作的人至少應(yīng)具備怎樣的經(jīng)驗(yàn)從事這項(xiàng)工作的人在個(gè)性特征上應(yīng)具備哪些特點(diǎn)從事這項(xiàng)工作的人在其它方面應(yīng)具備什么樣的條件何時(shí)When表示在什么時(shí)間從事各項(xiàng)工作活動(dòng)主要包括哪些工作活動(dòng)是有固定時(shí)間的在什么時(shí)候做哪些工作活動(dòng)是每天必做的哪些工作活動(dòng)有每周必做的哪些工作活動(dòng)是每月必做的在哪里Where表示從事工作活動(dòng)的環(huán)境主要包括工作的物理環(huán)境包括地點(diǎn)室內(nèi)與戶外溫度光線噪音安全條件等工作的社會(huì)環(huán)境包括工作所處的文化環(huán)境例如跨文化的環(huán)境工作群體中的人數(shù)完成工作所要求的人際交往的數(shù)量和程度環(huán)境的穩(wěn)定性等為誰for Whom是指在工作中與哪些人發(fā)生關(guān)系發(fā)生什么樣的關(guān)系主要包括工作要向誰請示和匯報(bào)向誰

9、提供信息或工作結(jié)果可以指揮和監(jiān)控何人如何做How是指任職者怎樣從事工作活動(dòng)以獲得預(yù)期的結(jié)果主要包括從事工作活動(dòng)的一般程序是怎樣的工作中要使用哪些工具操縱什么機(jī)器設(shè)備工作中所涉及到的文件或記錄有哪些工作中應(yīng)重點(diǎn)控制的環(huán)節(jié)有什么第四節(jié)工作分析所輸出的結(jié)果通過對所收集來的信息進(jìn)行整理和分析工作分析所輸出的結(jié)果就是各個(gè)職位的工作說明書工作說明書基本上可以包括兩大部分工作職務(wù)描述和職位要求工作描述主要表達(dá)的是任職者實(shí)際從事的工作活動(dòng)和責(zé)任這些工作活動(dòng)的流程應(yīng)達(dá)到的績效標(biāo)準(zhǔn)與組織內(nèi)外的關(guān)聯(lián)等關(guān)于工作本身特性的信息職位要求則是根據(jù)工作描述所提出的對職位任職者的基本要求例如任職者應(yīng)具備的知識能力教育培訓(xùn)等以及

10、其它方面的要求等概括地說工作分析所提供的結(jié)果信息大體包括以下方面職位名稱是指組織對承擔(dān)特定的工作職責(zé)從事特定的一系列工作任務(wù)的職位所規(guī)定的名稱例如人力資源部經(jīng)理總帳會(huì)計(jì)設(shè)備工程師項(xiàng)目經(jīng)理等等在同一個(gè)組織中不同的職位名稱之間應(yīng)具有一致性即它們應(yīng)該按照同樣的體系來命名例如若規(guī)定部門一級的主管人員稱為部門經(jīng)理部門上一級為辦公室其主管人員稱為主任那么在這個(gè)組織中都應(yīng)該符合這樣的規(guī)律不能夠在部門下面再設(shè)主任職位在組織中所處的位置是指職位處于組織結(jié)構(gòu)中的哪個(gè)部門接受哪個(gè)職位的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督可以領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督哪些職位例如營銷部經(jīng)理在組織結(jié)構(gòu)中是處于營銷部接受營銷總監(jiān)的領(lǐng)導(dǎo)與監(jiān)督對銷售代表職位進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督工作的目的

11、或職位的使命概括職位在組織中所要完成的職責(zé)及對組織所起的作用例如營銷總監(jiān)職位的目的或使命是為了完成銷售額實(shí)現(xiàn)利潤及獲得市場占有率制定營銷策略和營銷部門的組織結(jié)構(gòu)提高部門績效完善服務(wù)質(zhì)量工作職責(zé)與任務(wù)是指一個(gè)職位所承擔(dān)的職責(zé)以及為實(shí)現(xiàn)這些職責(zé)所要求完成的任務(wù)例如招聘主管的工作負(fù)責(zé)人員的招聘使用人部門能及時(shí)用到合適的人員為了實(shí)現(xiàn)這樣的職責(zé)招聘主管所要完成的工作任務(wù)就是制定招聘計(jì)劃找到候選人的來源對可能的候選人進(jìn)行識別向用人部門推薦合適的候選人辦理人員試用的手續(xù)等等各項(xiàng)職責(zé)和任務(wù)所占的比重假設(shè)在所有的職責(zé)和任務(wù)上花費(fèi)的時(shí)間總和為百分之百各項(xiàng)職責(zé)和任務(wù)所占時(shí)間的百分比例如對某個(gè)營銷主管的職位來說制定促

12、銷活動(dòng)計(jì)劃的職責(zé)所占的比重為30對營銷人員進(jìn)行培訓(xùn)的職責(zé)所占的比重為25與分銷商和客戶進(jìn)行聯(lián)絡(luò)溝通的職責(zé)所占的比重為40撰寫報(bào)告所占的比重為5原材料機(jī)器和設(shè)備指在該職位上的任職者在工作中所使用的原材料操作的機(jī)器和設(shè)備衡量績效的標(biāo)準(zhǔn)是指針對各項(xiàng)職責(zé)和任務(wù)從哪些方面來衡量這些職責(zé)和任務(wù)完成的情況績效的標(biāo)準(zhǔn)一般可以從以下五個(gè)方面來進(jìn)行衡量數(shù)量質(zhì)量時(shí)效性成本或費(fèi)用他人的反應(yīng)例如對招聘主管這個(gè)職位來說招聘工作的數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)就是各部門對所需人員的數(shù)量的要求質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)就是指招聘來的人員符合規(guī)定的任職者要求時(shí)效性是指能及時(shí)滿足用人單位的用人需求成本或費(fèi)用是指平均招聘一個(gè)合格的候選人所花費(fèi)的成本他人的反應(yīng)可以是在推薦

13、的候選人試用期間內(nèi)其主管人員對其的評價(jià)權(quán)限是指在某個(gè)職位上的任職者所擁有的權(quán)力范圍即他可以對什么樣的事情做出決定例如有權(quán)決定產(chǎn)品的促銷方式有權(quán)決定人員的招聘方式等等與組織內(nèi)外其它部門和人員的關(guān)聯(lián)關(guān)系指該職位主要與組織內(nèi)部哪些部門和個(gè)人發(fā)生關(guān)系與組織外部哪些部門和個(gè)人發(fā)生聯(lián)系例如一個(gè)外企招聘主管需要同當(dāng)?shù)氐耐馄蠓?wù)總公司政府的人事部門人才中介機(jī)構(gòu)等發(fā)生關(guān)系職位的晉升與替代是指該職位的任職者可以晉升為什么職位當(dāng)任職者臨時(shí)不能在本職位上工作時(shí)可以暫時(shí)性地由什么職位進(jìn)行替代例如招聘專員可以晉升為招聘主管可以由其他的人事專員替代任職者的基本要求是指從事該職位的任職者應(yīng)具備的知識技能接受的教育培訓(xùn)和工作經(jīng)

14、驗(yàn)等例如某網(wǎng)絡(luò)公司的系統(tǒng)管理員要求具有本科以上的計(jì)算機(jī)或相關(guān)專業(yè)學(xué)歷至少2年的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)精通Unix系統(tǒng)的操作管理與維護(hù)精通NetscapeWebserver的配制與調(diào)試了解至少一種大型數(shù)據(jù)庫的操作第五節(jié)工作分析在人力資源管理中的地位和作用工作分析是人力資源管理中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作它所得到的信息是進(jìn)行人力資源管理中的其它活動(dòng)所必須的基礎(chǔ)和依據(jù)從圖中我們可以清楚地看到工作分析在人力資源管理中的地位和作用下面分別從人力資源管理的各個(gè)工作環(huán)節(jié)上來看一看工作分析的地位和作用人力資源規(guī)劃人力資源規(guī)劃是指根據(jù)組織發(fā)展戰(zhàn)略組織目標(biāo)及組織內(nèi)外環(huán)境的變化預(yù)測未來的組織任務(wù)和環(huán)境對組織的要求為完成這些任務(wù)和滿足這些要求而提供人力資源的過程它包括