收發(fā)文管理制度99480

1、收發(fā)文管理制度一、總則1、為了規(guī)范公司對(duì)收發(fā)文的管理，提高文件的利用效率， 進(jìn)而提高公司工作質(zhì)量和工作效率，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本制度。2、公司文件是傳達(dá)方針對(duì)政策，發(fā)布公司規(guī)章制度，指導(dǎo) 工作，報(bào)告情況等的重要工具。因此，必須認(rèn)真做好文件收發(fā)的管理工作，有效地為公司服務(wù)。3、公司所收發(fā)文件由行政辦公室統(tǒng)一簽收、發(fā)放、傳遞、 保管和立卷歸檔。行政辦公室指定專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)收文和發(fā)文，必須按照準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、統(tǒng)一的原則做好公司的收發(fā)文管理工 作。二、發(fā)文辦理發(fā)文處理：發(fā)文程序包括擬稿、審核、復(fù)核、打印、簽發(fā)、用印、分發(fā)、存檔等1、公文擬稿：一般公文按照分工負(fù)責(zé)的原則和日常工作程序，誰(shuí)主管的事項(xiàng)由誰(shuí)

2、擬辦，帶有政策性、戰(zhàn)略性、全局性的重要文件，有關(guān)負(fù)責(zé)人要親自擬辦，也可以集體研究，提由方案，再指定專(zhuān)人擬辦。2、公文審核公文審核實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)制， 主辦部門(mén)負(fù)責(zé)人要對(duì)本部門(mén)擬定的公文進(jìn)行初審并簽字， 凡公司發(fā)文應(yīng)由辦公室審核后送公司領(lǐng) 導(dǎo)審簽。審核內(nèi)容包括有無(wú)發(fā)文的必要； 用什么名義和文種行文； 內(nèi)容是否符合政策、法規(guī)；主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)是否合適；提由的 措施和要求是否明確具體； 涉及有關(guān)部門(mén)和單位的問(wèn)題是否協(xié)商 一致；篇章結(jié)構(gòu)是否緊湊合理，行文是否恰當(dāng)?shù)取Ｎ唇?jīng)辦公室核稿的公司級(jí)公文，公司領(lǐng)導(dǎo)不予簽發(fā)3、簽發(fā)審核的公文，填制發(fā)文審批單的提交簽發(fā)人。簽發(fā)人審核修改后在"簽發(fā)"欄

3、內(nèi)同意簽批，并簽上姓名和時(shí)間。公司領(lǐng)導(dǎo)口頭同意印發(fā)的公文， 事后，由其助理或下屬讓同意印發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)簽。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，辦公室拒絕承印和蓋章。以公司名義發(fā)生的公文由董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、行政總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)按照分工負(fù)責(zé)的原則簽發(fā)，其中上行文以及涉及有關(guān)重要問(wèn)題或涉及面廣的公文由有關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審簽后，根據(jù)公司章程的規(guī)定權(quán)限送董事長(zhǎng)或總經(jīng)理簽發(fā)。以部門(mén)名義發(fā)生的公文，應(yīng)由部門(mén)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。4、復(fù)核文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之后，由文件主辦部門(mén)負(fù)責(zé)校對(duì)， 辦公室負(fù)責(zé)審核。公文必須依據(jù)簽發(fā)的文稿打印，具全部?jī)?nèi)容必須與文稿一致，不得在打印過(guò)程中擅自增加或減少原文內(nèi)容。沒(méi)有特殊情況，當(dāng)天簽發(fā)的公文，當(dāng)天印發(fā)。打印

4、文稿清樣必須認(rèn)真校對(duì)， 保證不由現(xiàn)錯(cuò)漏現(xiàn)象。 若發(fā)現(xiàn) 原稿中有錯(cuò)漏、疑問(wèn)之處，應(yīng)向擬稿人或簽發(fā)人提由檢查核對(duì)， 由簽發(fā)人考慮改定，校對(duì)人員不得擅自修改。6、用印經(jīng)審核履行正常公文審批程序，復(fù)核無(wú)誤的文稿打印成正式文件后，由辦公室專(zhuān)職人員在文件落款部位蓋章。7、分發(fā)辦公室根據(jù)文件報(bào)、送、發(fā)的范圍，負(fù)責(zé)將文件分發(fā)至相關(guān)單位、部門(mén)或個(gè)人。無(wú)特殊情況，收發(fā)人員必須做到當(dāng)天印制的公文，當(dāng)天送達(dá)，并認(rèn)真履行發(fā)文登記手續(xù)。8、存檔要留下領(lǐng)導(dǎo)簽字的稿本和一份正本交檔案室立卷存檔。公文處理人員必須嚴(yán)格遵守各項(xiàng)保密制度。對(duì)所經(jīng)手的各類(lèi)公文、資料要妥善管理，不失密，不泄密，確保安全無(wú)事故。三收文辦理收文辦理包括簽收

5、、登記、批辦、傳閱、承辦、催辦、存檔等。1、簽收辦公室人員及時(shí)領(lǐng)取文件和郵件。以公司為收件人的文件、郵件由辦公室專(zhuān)員簽收，其中注明絕密、機(jī)密的文件、郵件由辦公室主任簽收，以公司領(lǐng)導(dǎo)為收件人的信件由領(lǐng)導(dǎo)助理或本人簽收，領(lǐng)導(dǎo)本人處理，以部門(mén)為收件人的文件、郵件由部門(mén)收件人簽收。各部門(mén)或各領(lǐng)導(dǎo)收到的文件或郵件，如有存檔需求，須及時(shí)轉(zhuǎn)辦公室簽收存檔，不可自行處理。2、登記文件簽收后，由辦公室逐件進(jìn)行登記，按照收文日期、來(lái)文單位、涉密等級(jí)等分類(lèi)登記、編號(hào)。3、批辦如需批辦的公文，在登記后及時(shí)送呈主要領(lǐng)導(dǎo)批辦，交分管領(lǐng)導(dǎo)閱示。4、傳閱公文傳閱要以公文收發(fā)人員為中心進(jìn)行，即主要領(lǐng)導(dǎo)看完公文后，交公文收發(fā)人員

6、，再由公文收發(fā)人員負(fù)責(zé)往下傳，不能脫 離公文收發(fā)人員自行橫傳， 以保證公文收發(fā)人員及時(shí)了解公文傳 閱情況，防止公文丟失或積壓。 公文在傳閱過(guò)程中或公文傳閱完 畢后，公文收發(fā)人員要及時(shí)對(duì)公文進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)批示時(shí)，要按照批示意見(jiàn)進(jìn)行處理。公文傳閱以郵件形式傳閱的， 公文收發(fā)人員要及時(shí)查看郵件閱讀情況，對(duì)未閱讀郵件及時(shí)提醒接收人查閱。5、承辦各部門(mén)工作人員接到承辦的公文， 要按時(shí)限要求抓緊辦理需 承辦事項(xiàng)。6催辦辦公室或領(lǐng)導(dǎo)助理負(fù)責(zé)公文催辦工作，實(shí)行緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。7、處理辦畢公文。公文辦結(jié)后，公文收發(fā)人員要將公文交 辦公室登記存檔，并在收文登記中注明辦理

7、情況。四文件寄發(fā)1、文書(shū)的郵寄、送發(fā)統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)，遇特殊情況下， 由責(zé)任部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)助理自行寄發(fā)。寄發(fā)文件如需存檔的， 要將寄發(fā)文件正本及時(shí)轉(zhuǎn)交辦公室存檔。2、郵件費(fèi)用由辦公室統(tǒng)一開(kāi)支，及時(shí)結(jié)算報(bào)銷(xiāo)五文件立卷1、公文處理完畢后，要及時(shí)送交辦公室整理立卷，個(gè)人不 得私自保存應(yīng)歸檔的文件。2、凡本公司印發(fā)的公文辦公室要統(tǒng)一歸檔管理。六文件歸檔1、任何公文正本均需交由辦公室歸檔存查。2、文件使用部門(mén)必須使用正本時(shí)，經(jīng)辦人必須報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé) 人、主管副總簽字認(rèn)可后，可暫時(shí)借由，使用后歸還。若正本必 須寄生且無(wú)法收回，可存檔復(fù)印件。3、存檔文件按照公司檔案管理制度進(jìn)行存檔管理。附件：1、文件審批單2、發(fā)文簽收單 3、收文登記表附件1附件2文件審批單保密程度報(bào)審日期：年月日緊急程度文件名：審核人：擬稿人：領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：發(fā)文范圍：主送：抄送：共印份辦公室發(fā)文 經(jīng)辦人：存檔經(jīng)辦人：備注：以往發(fā)布過(guò)的相關(guān)同類(lèi)或相沖突的制度名稱(chēng)： 是否廢止以上制度口是口否紅頭文件口制度類(lèi)口通知類(lèi)口紅頭文件編號(hào)發(fā)文簽收單文件名稱(chēng)發(fā)件時(shí)間發(fā)件部門(mén)簽收部門(mén)