物品采購(gòu)流程

1、江西飛尚科技有限公司行政物品采購(gòu)流程一、 目的為規(guī)范公司行政類用品采購(gòu)，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)工作效率，特制定此流程。二、 適用范圍適用于公司各種行政類物品采購(gòu)管理。三、 具體內(nèi)容（一） 采購(gòu)物資分類1. 常規(guī)類固定物品采購(gòu)：糧油、調(diào)料、常用禮品、咖啡廳所需食品/飲料、辦公用品等各部門日常長(zhǎng)期需求。2. 一般類物品采購(gòu)：各部門臨時(shí)性采購(gòu)的物品，不在常規(guī)類物品清單中。3. 緊急類物品采購(gòu)：各部門急用物品，需走緊急采購(gòu)流程。4. 采購(gòu)周期：1) 常規(guī)型辦公用品每月請(qǐng)購(gòu)1次；2) 糧油、調(diào)料、常用禮品、咖啡廳食材等每月請(qǐng)購(gòu)1次；3) 一般/緊急類采購(gòu)物品，根據(jù)需求情況，按照規(guī)定流程進(jìn)行物品采購(gòu)。（二

2、） 物資采購(gòu)具體流程1. 各部門填寫OA物資采購(gòu)申請(qǐng)1) 各部門結(jié)合物資實(shí)際需求情況，填寫OA行政物資采購(gòu)申請(qǐng)單，并按照申請(qǐng)單格式填寫所需物品名稱、品牌、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額，如特殊采購(gòu)需提供采購(gòu)?fù)緩健D片等。2) 常規(guī)類采購(gòu)：a) 辦公用品：每月25日各部門相關(guān)人員填寫各部門辦公用品需求，辦公用品管理人員根據(jù)庫(kù)存情況填寫OA行政物資采購(gòu)申請(qǐng)單，行政專員于每月28日前收集需求。b) 糧油、調(diào)料：食堂廚師長(zhǎng)根據(jù)食堂月度用量、現(xiàn)有庫(kù)存及次月使用預(yù)估情況，填寫OA行政物資采購(gòu)申請(qǐng)單。c) 常用禮品、咖啡廳所需食品/飲料：行政接待根據(jù)禮品庫(kù)領(lǐng)用/咖啡廳售賣，計(jì)算現(xiàn)有庫(kù)存及使用預(yù)估情況，填寫OA行政物資

3、采購(gòu)申請(qǐng)單。3) 一般采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限：a) 如申請(qǐng)金額不足3000元，部門物資采購(gòu)申請(qǐng)單通過相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，交由行政部采購(gòu)；b) 如申請(qǐng)金額達(dá)3000元以上，部門物資采購(gòu)申請(qǐng)單需通過相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理審批后，交由行政部采購(gòu)；4) 緊急類采購(gòu)批準(zhǔn)權(quán)限：部門物資采購(gòu)申請(qǐng)單需通過相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理審批后，交由行政部進(jìn)行緊急采購(gòu)。2. 行政部門詢價(jià)行政專員根據(jù)請(qǐng)購(gòu)人所需物品信息尋找三家供應(yīng)商比價(jià)后，進(jìn)行如下方式請(qǐng)購(gòu)：1) 常規(guī)類用品請(qǐng)購(gòu)（糧油、調(diào)料、常用禮品、咖啡廳所需食品/飲料、辦公用品等各部門日常長(zhǎng)期需求）：a) 行政專員整理已有的價(jià)格清單內(nèi)容經(jīng)審批后，報(bào)備財(cái)務(wù)，再次申請(qǐng)時(shí)無(wú)需重新詢價(jià)

4、，只按照之前批準(zhǔn)價(jià)格即可，價(jià)格有效期為1年；b) 就已有物品價(jià)格清單，每季度做一次市場(chǎng)價(jià)格抽樣檢查，確保供應(yīng)商給予的價(jià)格符合市場(chǎng)行情，并保證供應(yīng)商的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)；如價(jià)格有調(diào)整，由供應(yīng)商出具正式的調(diào)價(jià)單，行政進(jìn)行再次詢價(jià)并審批后，方予以調(diào)整。價(jià)格定期檢查流程如下：供應(yīng)商調(diào)價(jià) 季度性價(jià)格抽樣行政部季度性進(jìn)行價(jià)格抽樣檢查市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)，供應(yīng)商調(diào)價(jià)如價(jià)格不符合市場(chǎng)行情如價(jià)格無(wú)調(diào)整，并符合市場(chǎng)行情供應(yīng)商出示正式調(diào)價(jià)單與供應(yīng)商溝通，調(diào)整價(jià)格清單 維持原有價(jià)格清單行政部再次進(jìn)行市場(chǎng)比價(jià)如調(diào)價(jià)不符市場(chǎng)行情如調(diào)價(jià)符合市場(chǎng)行情審批后，方予調(diào)整與供應(yīng)商溝通，保持原價(jià)經(jīng)過再次市場(chǎng)對(duì)比，更新價(jià)格清單表，并上傳至OA中2) 一

5、般類物品采購(gòu)：物品不在常規(guī)類物品價(jià)格清單中，部門需提出新的OA行政物資采購(gòu)申請(qǐng)單，并走正規(guī)采購(gòu)流程，一般情況下行政專員在2個(gè)工作日內(nèi)完成詢價(jià)。3) 緊急類采購(gòu)：對(duì)經(jīng)批準(zhǔn)后的物資采購(gòu)申請(qǐng)單，行政專員需在1個(gè)工作日內(nèi)完成詢價(jià)，并在價(jià)格批復(fù)后加入新的價(jià)格單中。4) 食材（每日菜品）：需單獨(dú)每日采購(gòu)，采購(gòu)價(jià)格參考當(dāng)日網(wǎng)上公布的價(jià)格，每月行政接待提供食材價(jià)格異動(dòng)表。5) 水果：與供應(yīng)商簽訂折扣協(xié)議，需低于市場(chǎng)購(gòu)買價(jià)格水平，供應(yīng)商在每次送貨時(shí)需附上當(dāng)日零售價(jià)表，行政專員每季度進(jìn)行一次市場(chǎng)價(jià)格抽樣調(diào)查。6) 價(jià)格表整理后，上傳至OA中并設(shè)置權(quán)限總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部、行政部可查詢。7) 特殊可不詢價(jià)的采購(gòu)情況：?jiǎn)闻?/p>

6、次低值易耗品（金額在100元以內(nèi)）采購(gòu)，物資采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)部門主管與分管副總批準(zhǔn)后，方可不進(jìn)行詢價(jià)直接購(gòu)買，并憑發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷。3. 行政部門簽訂合同1) 合同簽訂注意事項(xiàng)：a) 常規(guī)類采購(gòu)：行政部在整體詢價(jià)后，與固定的供應(yīng)商簽訂年度采購(gòu)合同，并取得增稅專用發(fā)票；但因?qū)嶋H情況，對(duì)方無(wú)法開具增票，我們將在同等條件下根據(jù)實(shí)際價(jià)格對(duì)比，選擇價(jià)格最低者。b) 除常規(guī)類采購(gòu)：金額大于2000元的購(gòu)銷，行政部需簽訂采購(gòu)合同，同時(shí)取得增值稅專用發(fā)票；但因?qū)嶋H情況，對(duì)方無(wú)法開具增票，我們將在同等條件下根據(jù)實(shí)際價(jià)格對(duì)比，選擇價(jià)格最低者。如遇臨時(shí)性少批次的購(gòu)銷且無(wú)法簽訂合同的情況，需在申請(qǐng)過程中說明原因，方可不簽訂合

7、同。c) 一般購(gòu)買產(chǎn)品或新增物品（如辦公用品等）等無(wú)需簽訂合同類，供應(yīng)商需提供蓋章的紙質(zhì)版價(jià)格單。公司簽字蓋章2) 合同簽訂流程如下：行政部提供經(jīng)律師核定合同模板交由供應(yīng)商簽字蓋章（一式三份）財(cái)務(wù)/行政各留存一份合同交由供應(yīng)商一份3) 合同簽訂周期：a) 常規(guī)類采購(gòu)：行政部在詢價(jià)后于3個(gè)工作日內(nèi)簽訂合同。b) 一般類采購(gòu)：行政部在詢價(jià)后于3個(gè)工作日內(nèi)簽訂合同。c) 緊急類采購(gòu)：在詢價(jià)后1個(gè)工作日內(nèi)簽訂合同。4) 發(fā)票注意事項(xiàng)a) IT類、辦公用品類、辦公家具類、電器類購(gòu)買須取得增值稅專用發(fā)票；b) 食堂類（食材、糧油、調(diào)料、煤等）購(gòu)買，取得普通發(fā)票與增值稅專用發(fā)票均可。4 行政部下采購(gòu)訂單1)

8、 常規(guī)類采購(gòu)：a) 辦公用品：行政專員于每月28日前收集各部門及庫(kù)存需求后，次月1日，通過公司郵箱下采購(gòu)訂單。b) 糧油、調(diào)料：物資采購(gòu)申請(qǐng)單批復(fù)后，行政專員下采購(gòu)訂單。c) 常用禮品、咖啡廳所需食品/飲料：待行政接待提供的物資采購(gòu)申請(qǐng)單批復(fù)后，行政專員下采購(gòu)訂單。2) 一般性采購(gòu)：行政專員在2個(gè)工作日內(nèi)完成詢價(jià)，如供應(yīng)商墊付月結(jié)或貨到付款，則直接通過公司郵箱下采購(gòu)訂單；如款到發(fā)貨（個(gè)人墊付/公對(duì)公預(yù)付款賬），需在詢價(jià)單批準(zhǔn)后，通過公司郵箱下采購(gòu)訂單同時(shí)申請(qǐng)請(qǐng)款或墊付；如需簽訂合同，則需在3個(gè)工作日內(nèi)完成簽訂，再通過公司郵箱下采購(gòu)訂單，并在合同簽訂后及時(shí)申請(qǐng)請(qǐng)款。3) 緊急性采購(gòu)：行政專員1個(gè)

9、工作日內(nèi)完成詢價(jià)，如供應(yīng)商墊付月結(jié)或貨到付款，則直接通過公司郵箱下采購(gòu)訂單；如款到發(fā)貨（個(gè)人墊付/公對(duì)公預(yù)付款賬），需在詢價(jià)單批準(zhǔn)后，在通過公司郵箱下采購(gòu)訂單同時(shí)申請(qǐng)請(qǐng)款或墊付；如需簽訂合同，則需在1個(gè)工作日內(nèi)完成簽訂，再通過公司郵箱下采購(gòu)訂單，并在合同簽訂后及時(shí)申請(qǐng)請(qǐng)款。4) 2000元以上采購(gòu)須通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付，以下兩種情況除外：a) 實(shí)體店、超市等購(gòu)買超過2000元以上零散物品（如零食、水果等），并須進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)付款的情況；b) 網(wǎng)上交易須款到再發(fā)貨的情況：需讓供應(yīng)商提供蓋有發(fā)票專用章或公章的發(fā)貨清單。5 供應(yīng)商送貨行政專員在下好采購(gòu)訂單時(shí)，需聯(lián)系供應(yīng)商送貨：1) 常規(guī)采購(gòu)類：次月5個(gè)工

10、作日內(nèi)，當(dāng)?shù)毓?yīng)商需送貨。2) 一般采購(gòu)類：a) 如供應(yīng)商墊付月結(jié)或貨到付款，當(dāng)?shù)厮拓?，安?5天到貨；外地送貨安排510天到貨；如定制類物品需溝通到貨日期。b) 如款到發(fā)貨（公對(duì)公預(yù)付款賬），行政專員需在詢價(jià)單審批后填寫付款申請(qǐng)單，財(cái)務(wù)付款后，聯(lián)系當(dāng)?shù)厮拓?，安?5天到貨；外地送貨，安排510天到貨；如定制類物品需溝通到貨日期。c) 如款到發(fā)貨（個(gè)人墊付），行政專員直接付款，當(dāng)?shù)厮拓?，安?5天到貨；外地送貨安排510天到貨；如定制類物品需溝通到貨日期。3) 緊急采購(gòu)類：a) 如供應(yīng)商墊付月結(jié)或貨到付款，當(dāng)?shù)厮拓洠?安排2天內(nèi)到貨；外地送貨，安排35天到貨；如定制類物品需溝通到貨日期。b)

11、如款到發(fā)貨（公對(duì)公預(yù)付款賬），行政專員需在詢價(jià)單審批后填寫付款申請(qǐng)單（緊急采購(gòu)人與報(bào)賬人需及時(shí)催促各流程負(fù)責(zé)人審批，各負(fù)責(zé)人需在接到緊急申請(qǐng)流程時(shí)及時(shí)批復(fù)），付款后，當(dāng)?shù)厮拓洠?安排2天內(nèi)到貨；外地送貨，安排35天到貨；如定制類物品需溝通到貨日期。c) 如款到發(fā)貨（個(gè)人墊付），行政專員直接付款，當(dāng)日送貨，安排2天內(nèi)到貨；外地送貨，安排35天到貨；如定制類物品需溝通到貨日期。5. 物品收貨、入庫(kù)行政專員聯(lián)系供應(yīng)商送貨，收貨后需填寫入庫(kù)單（需兩人填寫并確認(rèn)簽字）：1) IT類、辦公用品類需行政專員及IT/辦公用品管理人簽收并入庫(kù)；2) 辦公家具類、電器類需行政專員及該管理人簽收并入庫(kù)；3) 食堂類

12、（食材、糧油、調(diào)料、煤氣等）需行政專員及廚師長(zhǎng)簽收并入庫(kù)。6. 物品出庫(kù)物品出貨時(shí)需填寫出庫(kù)單，并由庫(kù)房人員及領(lǐng)貨人簽字確認(rèn)；庫(kù)房人員需及時(shí)在物品出貨時(shí)做好臺(tái)帳。7. 費(fèi)用報(bào)銷行政專員在收到發(fā)票后統(tǒng)一填寫報(bào)銷單：1) 貨到付款類物品，行政專員在收到發(fā)票后，2天內(nèi)進(jìn)行報(bào)銷并附上入庫(kù)單；2) 款到發(fā)貨類物品（已公對(duì)公預(yù)付款轉(zhuǎn)賬/個(gè)人請(qǐng)款/個(gè)人墊付），行政專員在收到發(fā)票后，2天內(nèi)進(jìn)行沖賬/報(bào)銷并附上入庫(kù)單；3) 咖啡廳零食類，行政專員每月收到發(fā)票后，2天內(nèi)進(jìn)行報(bào)銷并附上入庫(kù)單，每月1次；4) 食堂菜金，廚房每日進(jìn)行報(bào)銷。注：公對(duì)公轉(zhuǎn)賬時(shí)，需盡量確保供應(yīng)商提供發(fā)票上的發(fā)票章與簽署的合同章名稱一致。8.

13、 月底盤點(diǎn)各倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人需對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)存進(jìn)行月度盤點(diǎn)（第三方抽查盤點(diǎn)情況），并在次月5日前發(fā)出當(dāng)月使用情況及盤點(diǎn)報(bào)告，盤點(diǎn)清單表需同時(shí)給至財(cái)務(wù)一份：1) 食堂類：廚師長(zhǎng)、行政接待；2) 咖啡廳、禮品庫(kù)類：行政專員、行政接待；3) 辦公用品、IT類：行政專員（IT）；4) 辦公家具、家電類：行政專員（維修）。9. 此采購(gòu)規(guī)定自批準(zhǔn)之日起生效！物資采購(gòu)基本流程圖部門提出采購(gòu)申請(qǐng)（緊急采購(gòu)，周期為7個(gè)工作日）部門提出采購(gòu)申請(qǐng)（一般采購(gòu)，周期為14個(gè)工作日）天）常規(guī)類固定采購(gòu) 根據(jù)常規(guī)物品做區(qū)分采購(gòu)，具體參見（物資采購(gòu)具體流程常規(guī)類）金額3000元，需部門負(fù)責(zé)人批復(fù)金額3000元，需部門負(fù)責(zé)人/總經(jīng)理批復(fù)需部門負(fù)責(zé)人/總經(jīng)理批復(fù)接到經(jīng)批準(zhǔn)后的申請(qǐng)1天內(nèi)，行政部門挑選三家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)行政專員根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)后的物資采購(gòu)需求，通過郵箱下采購(gòu)訂單接到經(jīng)批準(zhǔn)后的申請(qǐng)2天內(nèi)，行政部門挑選三家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)現(xiàn)付現(xiàn)付個(gè)人請(qǐng)款/公對(duì)公預(yù)付款