人事檔案管理在人力資源管理中的作用初探

1、人事檔案管理在人力資源管理中的作用初探人事檔案管理在人力資源管理中的作用初探人事檔案管理在人力資源管理中的作用初探 摘要:人事檔案在人力資源管理過程中起著非常重要的作用,它是識(shí)別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)。科學(xué)的人事檔案管理能促進(jìn)人力資源的開發(fā)和使用。人事檔案管理必須適應(yīng)現(xiàn)代管理化管理的要求,積極拓展服務(wù)職能,為人力資源 人事檔案管理在人力資源管理中的作用初探 1人事檔案管理對(duì)人力資源開發(fā)的促進(jìn)作用 1.1有助于最大限度地發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力 人事檔案全面記錄了員工的個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程,通過檔案可以了解員工的過去,掌握現(xiàn)在,從而預(yù)測其發(fā)展?jié)摿?及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才,避免壓制人才,

2、埋沒人才;依據(jù)人事檔案提供的信息,可以使各類人才揚(yáng)長避短,各司其職,最大限度地發(fā)揮人才效力。 1.2促進(jìn)人力資源的合理配置 利用人事檔案能夠進(jìn)一步了解員工的相關(guān)信息,從而對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理,根據(jù)不同人才的能力和各類人才的不同特點(diǎn),在組織內(nèi)進(jìn)行合理配置,因事而擇人,因人以治事,把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位,充分發(fā)揮人才的特長,促進(jìn)部門之間、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動(dòng),避免人才擠壓和用非所學(xué)的現(xiàn)象產(chǎn)生,為企事業(yè)的發(fā)展迅速、合理地配置人力資源。 1.3有利于人力資源需求預(yù)測的科學(xué)化與規(guī)范化 影響人力資源需求的因素主要來自組織內(nèi)部,有效的人事檔案對(duì)分析組織內(nèi)部人力資源狀況是否適應(yīng)

3、組織的變革與發(fā)展要求,制定科學(xué)的人力資源計(jì)劃起著重要作用,脫離人事檔案管理而做的人力資源需求預(yù)測必然是盲目的。 2人事檔案管理不足對(duì)人力資源開發(fā)的負(fù)面作用 人力資源管理隨著時(shí)代的發(fā)展出現(xiàn)了新的趨勢(最好用簡潔的字眼概括地指出是什么“新趨勢”,如流動(dòng)性、電子化,而目前人事檔案管理存在的不足,已經(jīng)不能適應(yīng)人力資源發(fā)展的需求,并對(duì)其發(fā)展產(chǎn)生了負(fù)面影響,主要表現(xiàn)在以下方面: 2.1檔案材料失真現(xiàn)象妨礙了人力資源的合理配置 真實(shí)性是檔案的基本特性,沒有真實(shí)性,人事檔案也就失去了利用價(jià)值,失真現(xiàn)象削弱了人事檔案的嚴(yán)肅性。我們?cè)诠ぷ髦邪l(fā)現(xiàn)有的檔案材料中年齡越填越小,學(xué)歷越填越高,工齡越填越長,有的檔案材料甚

4、至出現(xiàn)涂改痕跡。這些情況的出現(xiàn),使檔案喪失了真實(shí)性、權(quán)威性、嚴(yán)肅性,使得人力資源計(jì)劃中的配置計(jì)劃、退休解聘計(jì)劃、補(bǔ)充計(jì)劃不能正確制定,必將對(duì)當(dāng)前配置及未來人力資源的供求造成負(fù)面影響,從而有可能使組織錯(cuò)過發(fā)展機(jī)遇。 2.2檔案材料內(nèi)容簡單雷同,降低了人事檔案對(duì)人力資源開發(fā)的參考價(jià)值 人事檔案是一個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中成長的真實(shí)寫照,本應(yīng)全面、歷史、客觀地反映一個(gè)人的真實(shí)面貌,使考察者在翻閱檔案時(shí)能夠一目了然,如見其人。然而,如今人事檔案材料單一,內(nèi)容抽象,鑒定、考察材料中套話、空話多,體現(xiàn)不出個(gè)性特色,失去真正意義上的參考價(jià)值,進(jìn)而影響到員工的正常晉升和選拔,挫傷了員工的積極性,導(dǎo)致組織蒙受不必要

5、的損失。 2.3個(gè)人檔案材料分散、缺失,破壞了人事檔案的整體性,降低了人力資源的效力 人事檔案歸檔過程應(yīng)是一個(gè)前后銜接、有機(jī)統(tǒng)一的整體,但長期以來,由于宣傳力度不夠,個(gè)人不夠重視,致使檔案材料分散、缺失。如由于工作調(diào)動(dòng),致使一部分材料滯留在原單位;學(xué)生參加工作,檔案留在學(xué)校;取得學(xué)歷文憑,學(xué)歷材料存放在自己手里,等等。現(xiàn)階段人才流動(dòng)性大,各單位為引進(jìn)高素質(zhì)人才,采取一系列措施吸引人才,包括為引進(jìn)人才重新建檔。棄檔、重新建檔現(xiàn)象,破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一,降低了人力資源的效 人事檔案管理在人力資源管理中的作用初探(2)力。 2.4人事檔案管理手段落后,制約了人力資源的開發(fā) 現(xiàn)代人力資源管理要

6、求人事檔案管理科學(xué)化,及時(shí)有效地提供各種信息,為人力資源管理提供服務(wù)。但現(xiàn)階段人事檔案管理仍處于傳統(tǒng)的管理模式,以手工操作、檢索為主, 3.2建立健全合理的人事檔案管理制度 在人事檔案管理活動(dòng)中,對(duì)于不適應(yīng)新形勢、新情況的規(guī)章制度,必須進(jìn)行改革,及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度,使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在材料的收集上要做到及時(shí)、完整;在材料的鑒別上必須做到去偽存真,確保材料的真實(shí)性;在材料歸檔中要做到分類準(zhǔn)確,裝訂整齊;在遞轉(zhuǎn)檔案中要做到按章辦事,確保檔案材料安全可靠;在別人查閱、傳閱檔案時(shí),要熱情服務(wù)而又不失原則,注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還要積極主動(dòng)地跟有關(guān)部門聯(lián)系,及時(shí)更新、補(bǔ)充檔案新材料。這一切,都離不開嚴(yán)格合理的規(guī)章制度。 3.3 加快人事檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程 隨著時(shí)代的發(fā)展,檔案材料越積越多,傳統(tǒng)的管理模式勢必會(huì)給查找檔案帶來諸多不便,容易延誤時(shí)間,而且出錯(cuò)率較高。建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢在必行。人事檔案