如何制作電子表格 (2)

1、如何制作電子表格     制作電子表格是辦公軟件的一個(gè)基本功能，制作一個(gè)漂亮的表格其實(shí)并不復(fù)雜。以Excel 2003為例，都是由菜單欄、工具欄、工作區(qū)和狀態(tài)欄組成。工作區(qū)就是我們輸入數(shù)據(jù)的區(qū)域，它又可以稱為“工作表”。在一個(gè)表格文件中可以有多個(gè)工作表，將不同的數(shù)據(jù)分類，就像活頁(yè)夾一樣，方便我們的管理。只要在窗口下方的工作表標(biāo)簽上單擊就可以選擇不同的工作表。    一、制作電子表：制作表格先要新建文件，Excel 2003將會(huì)以默認(rèn)模板方式新建一個(gè)電子表格文件，然后在點(diǎn)擊文件頁(yè)面設(shè)置紙張的方向紙張的大?。ˋ4、16

2、K）頁(yè)邊距居中、垂直前面的鉤打上，然后點(diǎn)確定。二、保存電子表：有些人喜歡在數(shù)據(jù)錄入后才存盤，這樣的習(xí)慣不好。要養(yǎng)成建立好一個(gè)電子表格后立即保存。點(diǎn)擊工具欄上的保存圖標(biāo)保存對(duì)話框，首先選擇保存位置（最好放在那個(gè)盤符里面），在打上工作表的文件名稱，在這里可將當(dāng)前表格存為后綴為.xls，點(diǎn)確定，這樣一個(gè)電子表就建立好了。        三、輸入數(shù)據(jù)：在實(shí)際輸入文字中，如果只用鼠標(biāo)來切換單元格，會(huì)覺得十分不方便?？梢杂谩?、”鍵來改變當(dāng)前單元格的位置。另外，在結(jié)束一個(gè)單元格的輸入后，“Enter”鍵選中當(dāng)前單元格的下面一個(gè)單元格，而“Tab”鍵

3、則選擇右面的一個(gè)單元格。       四、編輯電子表：在電子表格中也可以進(jìn)行復(fù)制、剪切、粘貼等操作。如果要改變字體、對(duì)齊方式等，也是先選擇單元格，再點(diǎn)擊字體下拉框和大小下拉框即可。如果您要批量改變字體的格式，也可以使用工具欄上的格式刷工具。如果要制作相等的行或列時(shí)就選中相等的行或列后點(diǎn)格式行或列行高或列寬直接填數(shù)據(jù)就可以了。如果就改變一行或一列時(shí)，把鼠標(biāo)放在表格的頂端，當(dāng)鼠標(biāo)變成十字箭頭時(shí)拖動(dòng)鼠標(biāo)到適當(dāng)?shù)奈恢镁涂梢粤恕?五、設(shè)置、美化單元格：盡管在工作區(qū)上分布著表格線，但在模擬顯示或打印出來后，這些線條有時(shí)候并不合我們的意。這時(shí)候，要

4、為單元格“美美容”了。選中相應(yīng)的單元格后，單擊“格式”“單元格”命令（鼠標(biāo)放在選中的單元格上面點(diǎn)右鍵設(shè)置單元格格式或者直接按下Ctrl+1快捷鍵）后，就可對(duì)單元格的數(shù)字、對(duì)齊、字體、邊框和背景等外觀元素進(jìn)行自由設(shè)置?！皩?duì)齊”水平方向選擇居中（常規(guī)情況下，文字居左、數(shù)字居右），文本控制下面的“自動(dòng)換行前面打鉤”（在一個(gè)單元格內(nèi)文字需要換行時(shí)就用到這個(gè)功能了）?！白煮w”、“邊框”按表格的需要設(shè)置。學(xué)會(huì)這幾招，你就可以隨心所欲地制作既美觀又實(shí)用的電子表格了。         六、數(shù)字的輸入：我們?cè)陔娮颖砀褫斎肷矸葑C數(shù)據(jù)時(shí)會(huì)出現(xiàn)如圖

5、所示情況，解決方法是：選中單元格點(diǎn)右鍵/設(shè)置單元格格式“數(shù)字”在分類里面把它選擇為“文本”點(diǎn)確定，在重新輸入數(shù)字。        七、制作多個(gè)工作表：在工作表左下角上有sheet1、 sheet2、 sheet3三個(gè)空白的工作表，如果我們還需要多個(gè)工作表時(shí)，就右鍵點(diǎn)擊sheet3插入工作表，要幾個(gè)就插入幾個(gè)就行了，工件表也可以重新命名（對(duì)著sheet1點(diǎn)右鍵/重命名）。如果多個(gè)工作表都是一樣的時(shí)候，作法是首先在sheet1作好一個(gè)完整的工作表（只填入工作表中相同的數(shù)據(jù)）然后在sheet1中用鼠標(biāo)點(diǎn)擊第1行和A1列交叉點(diǎn)的空白單元格同時(shí)

6、選中了sheet1工作表，點(diǎn)右鍵復(fù)制，打開sheet2工作表，點(diǎn)擊第1行和A1列交叉點(diǎn)的空白單元格，點(diǎn)右鍵/粘貼，這樣處理的sheet2、sheet3等工作表和sheet1 就是一模一樣的。 八、在Excel單元格中設(shè)置“斜線”：表格中出現(xiàn)斜線是經(jīng)常的事(如圖)，以前遇到這種情況，就是打印好了之后再用筆加上去。經(jīng)過一番摸索，終于發(fā)現(xiàn)了在Excel中設(shè)置斜線的方法。 1、實(shí)現(xiàn)在單元格中分行的效果：我們首先在單元格中輸入“性別”，這時(shí)候按回車鍵的話，光標(biāo)就會(huì)轉(zhuǎn)到其他單元格中去了，所以必須按住“Alt”鍵的同時(shí)按回車鍵，光標(biāo)轉(zhuǎn)到下一行，接著輸入“姓名”，然后再在“性別”前加入若干空格鍵，即可達(dá)到（如

7、圖）的效果。 2、在單元格中設(shè)置斜線：選擇單元格，在右鍵菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”，在出現(xiàn)的對(duì)話框中選擇“邊框”標(biāo)簽，進(jìn)行斜線的設(shè)置(如圖)。 巧妙處理Excel工作表  一、鎖定表頭   當(dāng)我們編輯過長(zhǎng)或過寬的Excel工作表時(shí)，需要向下或向上滾動(dòng)屏幕，而表頭也相應(yīng)滾動(dòng)，不能在屏幕上顯示，這樣我們搞不清要編輯的數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)于表頭的那一個(gè)信息。按下列方法可將表頭鎖定，使表頭始終位于屏幕可視區(qū)域。首先選定要鎖定的表頭，如果我們要將圖中表頭（1-5行）鎖定，那么單擊A6單元格，然后單擊“窗口”菜單中的“凍結(jié)拆分窗口”命令，即可完成表頭的凍結(jié)

8、。假如還需鎖定表格左側(cè)第四列，那么單擊第五列和第6行交叉處的右下方單元格E6（藍(lán)色框），以下操作步驟同上。如果要取消表頭鎖定，則單擊“窗口”菜單中的“撤消窗口凍結(jié)”命令。    二、為表格多頁(yè)輸出自動(dòng)加表頭如果我們要輸出一個(gè)工作表，而此表需要輸出多頁(yè)，如何讓第一頁(yè)以后的每一頁(yè)都自動(dòng)加上與第一頁(yè)相同的表頭呢？可以這么做：?jiǎn)螕簟拔募辈藛蜗碌摹绊?yè)面設(shè)置”命令，彈出“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框；單擊“工作表”選項(xiàng)卡，在“打印標(biāo)題”下“頂端標(biāo)題行”右邊文本框中單擊鼠標(biāo)左鍵，出現(xiàn)閃爍光標(biāo)后，在Excel 表用鼠標(biāo)左鍵選擇表頭所在行，最后選擇“確定”即可。  

9、60;三、Excel中日期與時(shí)間的快速處理    1、任意日期與時(shí)間的輸入數(shù)字鍵與“/”或“-”配合可快速輸入日期，而數(shù)字鍵與“：”配合可輸入時(shí)間：如輸入“3/25”，然后回車即可得到“3月25日”。又如輸入“9:25”，回車即得到“09:25”。    2、當(dāng)前日期與時(shí)間的快速輸入選定要插入的單元格，按下“Ctrl”鍵與分號(hào)鍵“；”，然后回車即可插入當(dāng)前日期。而要輸入當(dāng)前時(shí)間，同時(shí)按住“Ctrl”鍵、“Shift”鍵與分號(hào)鍵，然后回車即可。   3、日期與時(shí)間格式的快速設(shè)置如果對(duì)日期或時(shí)間的格式不滿意，可以右擊該單元格，選定“設(shè)置單

10、元格格式數(shù)字日期”或“時(shí)間”，然后在類型框中選擇即可。    四、在Excel中不能進(jìn)行求和運(yùn)算   由于在操作中更改了字段的數(shù)值后，求和字段的所有單元格中的數(shù)值沒有隨之變化，造成不能正常運(yùn)算?？梢詥螕簟肮ぞ哌x項(xiàng)”命令，在打開的“選項(xiàng)”對(duì)話框中單擊“重新計(jì)算”選項(xiàng)卡。在“計(jì)算”選項(xiàng)區(qū)中選中“自動(dòng)重算”單選按鈕，單擊“確定”按鈕，就可以進(jìn)行自動(dòng)計(jì)算并更新單元格的值了。    五、快速填充相同數(shù)據(jù)     如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數(shù)據(jù)信息，那么你不必逐個(gè)單元格一個(gè)一個(gè)地輸入

11、，那樣需要花費(fèi)好長(zhǎng)時(shí)間，而且還比較容易出錯(cuò)。我們可以通過下面的操作方法在多個(gè)相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個(gè)數(shù)據(jù)，具體方法為：     1、同時(shí)選中需要填充數(shù)據(jù)的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊鼠標(biāo)左鍵，逐個(gè)選中；    2、輸入要填充的某個(gè)數(shù)據(jù)。按住Ctrl鍵的同時(shí)，按回車鍵，則剛才選中的所有單元格同時(shí)填入該數(shù)據(jù)。   六、連續(xù)兩次選定單元格 我們有時(shí)需要在某個(gè)單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個(gè)數(shù)值，以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個(gè)值后按回車鍵，活動(dòng)單元格均默認(rèn)下移一個(gè)單元格，非常不便。

12、解決此問題的一般做法是通過選擇“工具”“選項(xiàng)”“編輯”，取消“按回車鍵后移動(dòng)”選項(xiàng)的選定來實(shí)現(xiàn)在同一單元格內(nèi)輸入許多數(shù)值，但以后你還得將此選項(xiàng)選定，顯得比較麻煩。其實(shí)，采用連續(xù)兩次選定單元格方法就顯得靈活、方便： 單擊鼠標(biāo)選定單元格，然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標(biāo)選定此單元格。此時(shí)，單元格周圍將出現(xiàn)實(shí)線框。   七、快速清除單元格的內(nèi)容    首先用鼠標(biāo)選定該單元格,然后按住鍵盤上的Delete鍵，此時(shí)你會(huì)發(fā)現(xiàn)你只是刪除了單元格內(nèi)容,它的格式和批注還保留著。那么如何才能徹底清除單元格呢,請(qǐng)看下面的操作步驟：    1、選定想要清除的單

13、元格或單元格范圍；    2、選擇“編輯”菜單中的“清除”命令,這時(shí)顯示“清除”菜單；    3、選擇要清除的命令,可以選擇“全部”或“內(nèi)容”。   八、讓姓名左右對(duì)齊    姓名用字有的是三個(gè)漢字，有的是兩個(gè)漢字，打印出來很不美觀，使姓名用字是兩個(gè)字的與三個(gè)字的左右對(duì)齊的方法是：?jiǎn)螕簟案袷絾卧瘛痹诖蜷_的“單元格格式”對(duì)話框中“對(duì)齊”中的水平對(duì)齊方式中選擇“分散對(duì)齊”選項(xiàng)，確定退出后即可使姓名用字左右對(duì)齊。   九、在電子表格中平方米、度、分?jǐn)?shù)等的打法   方法是（不管你用什么輸入法），先在電子表格內(nèi)打上“米”或“M”，然后按住換檔鍵（ALT）不放，再依次按178三鍵，最后松開換檔鍵，（米2）就出來了。另外按179是立方（3）；176是度（°）；165是人民幣（￥）。在單元格中輸入“03/4”（注意：3前面的0是空格），則顯示為分?jǐn)?shù)（3/4），反之則會(huì)顯示為日期（3月4日）。    十、Excel中快速輸入前面帶0的數(shù)字    如果直接在