崗位說(shuō)明書及編制要求

1、崗位說(shuō)明書及編制要求崗位說(shuō)明書(也稱職務(wù)說(shuō)明書，崗位說(shuō)明書) 是通過(guò)職位描 述的工作把直接的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)歸納總結(jié)上升為理論形式， 使之成為 指導(dǎo)性的管理文件。 一般崗位說(shuō)明書是由一線經(jīng)理來(lái)制定的， 人 力資源經(jīng)理起到輔助的作用， 主要是提供制定崗位說(shuō)明書的框架 格式， 并提供參考性建設(shè)建議。 崗位說(shuō)明書是獵頭公司開展業(yè)務(wù) 過(guò)程中必不可少的工具之一。 通常崗位說(shuō)明書為一式三份， 一份 為用人部門負(fù)責(zé)人保管， 一份為員工自己保管， 一份由人力資源 部備份保管。中文名：崗位說(shuō)明書外文名 JOBDESCRIPTIONBOOKLET 別稱：職務(wù)說(shuō)明書解釋：對(duì)企業(yè)崗位的定義性說(shuō)明 組成：職位描述，任職資格要求

2、一、簡(jiǎn)介崗位說(shuō)明書( JOBDESCRIPTIONBOOKLET ) 崗位說(shuō)明書是對(duì)企業(yè)崗位的任職條件、 崗位目的、 指揮關(guān)系、 溝通關(guān)系、 職責(zé)范圍、 負(fù)責(zé)程度和考核評(píng)價(jià)內(nèi)容給予的定義性說(shuō) 明。二、分類崗位說(shuō)明書主要包括兩個(gè)部分： 一是職位描述， 主要對(duì)職位 的工作內(nèi)容進(jìn)行概括， 包括職位設(shè)置的目的、 基本職責(zé)、 組織圖、 業(yè)績(jī)標(biāo)準(zhǔn)、工作權(quán)限等內(nèi)容； 二是職位的任職資格要求，主要對(duì) 任職人員的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行概括， 包括該職位的行為標(biāo)準(zhǔn)， 勝任 職位所需的知識(shí)、技能、能力、 個(gè)性特征以及對(duì)人員的培訓(xùn)需求 等內(nèi)容。 崗位說(shuō)明書的這兩個(gè)部分并非簡(jiǎn)單的羅列， 而是通過(guò)客 觀的內(nèi)在邏輯形成一個(gè)完整的系

3、統(tǒng)。三、構(gòu)成崗位說(shuō)明書根據(jù)用途不同有各種不同的標(biāo)準(zhǔn)， 通常使用的是 內(nèi)部管理用途的崗位說(shuō)明書， 根據(jù)招聘市場(chǎng)的特點(diǎn)， 提出了招聘 用崗位說(shuō)明書的提法。 內(nèi)部管理用途的崗位說(shuō)明書的一般是下面 的有機(jī)組成部分構(gòu)成的：（一）職位名稱。例如，拿人力資源部門的經(jīng)理來(lái)說(shuō)，以下 簡(jiǎn)稱 HRM 。職位名稱應(yīng)該寫為經(jīng)理。（二）部門名稱。 HRM 的部門名稱應(yīng)該寫為人力資源部。（三）任職人。要寫上任職人的名字。 并要有任職人簽字的 地方，以示有效性。（四）直接主管。 HRM 的直接主管應(yīng)該寫為分管副總經(jīng)理。要提供直接主管簽字的地方，以示有效性。（五）任職時(shí)間。任職時(shí)間也就是生效時(shí)間， 一般也就是與 勞動(dòng)合同的時(shí)間

4、一致。（六）任職條件。包括學(xué)歷要求，工作經(jīng)驗(yàn)要求，特殊技能 等等。如 HRM 的特殊技能是指掌握現(xiàn)代人力資源管理運(yùn)作模式， 熟悉國(guó)內(nèi)人力資源管理政策法規(guī)及人才市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等等。（七）下屬人數(shù)。指的是部門內(nèi)所管轄的人數(shù)。（八）溝通關(guān)系。一般分為外部與內(nèi)部?jī)蓚€(gè)層面。如 HRM 的內(nèi)部溝通有分管副總經(jīng)理， 部門經(jīng)理與員工。 外部溝通有上級(jí) 主管部門，所在城市人事勞動(dòng)部門， 各主要媒體或招聘網(wǎng)站， 各 主要培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，應(yīng)聘人員或同行，相關(guān)行業(yè)協(xié)會(huì)。（九）職位設(shè)置的目的。如 HRM 的職位目的為：根據(jù)公司 戰(zhàn)略發(fā)展需求， 設(shè)計(jì)運(yùn)用人力資源管理模式和相關(guān)激勵(lì)政策， 激 發(fā)員工潛力， 開發(fā)人才， 實(shí)現(xiàn)人力資源開發(fā)

5、在行業(yè)內(nèi)具有市場(chǎng)領(lǐng) 先者的目標(biāo)。（十） 行政權(quán)限。 指的是在公司所擁有的財(cái)務(wù)權(quán)限和行政審 批權(quán)限等。（十一）工作內(nèi)容和職責(zé)。 這是崗位說(shuō)明書重之又重的地方， 所耗費(fèi)的筆墨也最多。 包括了職責(zé)范圍與負(fù)責(zé)程度， 衡量標(biāo)準(zhǔn)等。 如 HRM 的職責(zé)包括這幾方面：組織體系與制度；培訓(xùn)；人事考 核與績(jī)效評(píng)估；招聘；薪酬激勵(lì)政策；職位管理，部門管理與建（十二）能力要求與個(gè)性傾向與特征等。 屬于個(gè)性化的東西， 應(yīng)該算是職位的修正要求吧。（十三）職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。 包括職位關(guān)系與理論支持。職 位關(guān)系又分為直接晉升的職位， 相關(guān)轉(zhuǎn)換的職位， 升遷至此的職 位。理論支持是指學(xué)習(xí)和培訓(xùn)所達(dá)到的相關(guān)要求。四、作用1為招

6、聘、錄用員工提供依據(jù) ;2對(duì)員工進(jìn)行目標(biāo)管理 ;3是績(jī)效考核的基本依據(jù) ;4為企業(yè)制定薪酬政策提供依據(jù) ;5員工教育與培訓(xùn)的依據(jù) ; 6為員工晉升與開發(fā)提供依據(jù)。 同時(shí)，人力資源從業(yè)人員在編寫崗位說(shuō)明書至少有以下五項(xiàng) 好處：第一，它有助于實(shí)現(xiàn)組織優(yōu)化。在編寫崗位說(shuō)明書之前，有 一個(gè)職位分析的過(guò)程， 即對(duì)部門職責(zé)進(jìn)行列舉和歸類， 對(duì)工作流 程、各職位間的職責(zé)分配進(jìn)行分析和規(guī)劃， 從而最大限度地發(fā)揮 組織效力。在此過(guò)程中，重點(diǎn)思考的是：人員配置是否冗余？職 責(zé)是否相互重疊？部門職能是否細(xì)化到每個(gè)崗位上？是否忙閑 不均？職責(zé)接口是否得當(dāng)？工作流程是否順暢而且簡(jiǎn)易？這就 像我們實(shí)施 ISO9000 質(zhì)

7、量認(rèn)證一樣，拿到證書不是目的，目的 是通過(guò)認(rèn)證過(guò)程促使企業(yè)建立起完善的質(zhì)量保證體系， 把內(nèi)部的 運(yùn)作流程理順。第二，它使員工各司其責(zé)， 上下目標(biāo)一致。 一份好的崗位說(shuō) 明書可以使員工了解組織的目標(biāo)、 自己在組織中的作用、 相應(yīng)的 責(zé)任和職權(quán)。 特別是對(duì)于新員工， 如果在他上崗之際就能拿到一 份詳盡的崗位說(shuō)明書， 不僅能給他留下公司管理規(guī)范的印象， 而 且有助于他盡快了解工作的全貌， 順利進(jìn)入角色， 同時(shí)便于主管 和下屬共同擬定試用期的考核目標(biāo)與考核方式。 有了員工和主管 共同簽字的崗位說(shuō)明書， 意味著雙方對(duì)工作內(nèi)容達(dá)成了共同的理 解，意味著一種對(duì)工作目標(biāo)和規(guī)范的承諾。第三，崗位說(shuō)明書是各部門制

8、訂績(jī)效管理標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)之一。 好的崗位說(shuō)明書， 既要按照重要性的先后順序， 列明每項(xiàng)職責(zé)的 主要內(nèi)容，又要說(shuō)明該職責(zé)是全責(zé)， 還是部分責(zé)任， 抑或是輔助 支持性的工作；同時(shí)，也要列明相應(yīng)的考核方法。 考核指標(biāo)可以 是反映質(zhì)量的，也可以是反映數(shù)量的。例如，在成本方面，可以 用預(yù)算與實(shí)際之比、人工成本與銷售額之比、單位成本等指標(biāo)； 在時(shí)限方面，可以用交貨時(shí)間、投放市場(chǎng)時(shí)間、客戶響應(yīng)時(shí)間等 指標(biāo)；在數(shù)量方面， 可以用利潤(rùn)率、 產(chǎn)量、增長(zhǎng)率、 市場(chǎng)占有率、顧客保有率、新顧客數(shù)、新產(chǎn)品比例、投資回報(bào)率、每股收益等 指標(biāo)；在質(zhì)量方面，可以用準(zhǔn)確率（錯(cuò)誤率，次品率） 、預(yù)算差 異、可靠性、客戶滿意度、員工滿意

9、度、員工流失率等指標(biāo)。如 果難以用上述標(biāo)準(zhǔn)，可以用概括性的詞語(yǔ)，比如“遵照公司 ISO9001 的要求”。第四，崗位說(shuō)明書是進(jìn)行職位評(píng)估從而確定職位級(jí)別的前提 條件。 職位評(píng)估的內(nèi)容通常包括職責(zé)范圍大小、 工作復(fù)雜難易程 度、勞動(dòng)強(qiáng)度、 勞動(dòng)條件等要素。 有了職位等級(jí)和薪酬調(diào)查結(jié)果， 才便于確定每個(gè)職位的薪酬水平。第五， 它是進(jìn)行人員招聘、 制定培訓(xùn)計(jì)劃和個(gè)人發(fā)展計(jì)劃的 一種依據(jù)。一線經(jīng)理提出用人申請(qǐng)，人事部門在發(fā)布招聘啟事、 甄選面試、確定培訓(xùn)內(nèi)容、 設(shè)計(jì)員工的職位升遷路線時(shí)，都離不 開它。五、編制流程崗位分析根據(jù)組織架構(gòu)， 進(jìn)行崗位梳理和工作分析。 組織架構(gòu)是崗位 設(shè)定的基礎(chǔ)，制定招聘崗位

10、說(shuō)明書， 需要根據(jù)組織架構(gòu)，對(duì)崗位 進(jìn)行梳理和分析 ;新增崗位需要確定其在組織架構(gòu)中的位置和崗 位設(shè)定的目的?？梢圆捎脝?wèn)卷調(diào)查、崗位總結(jié)分析、員工記錄、 直接面談等方法，明確招聘崗位目標(biāo) ;崗位職責(zé) 崗位職責(zé)就是工作說(shuō)明，即該崗位應(yīng)該做什么、怎樣做、需 要達(dá)到什么樣工作標(biāo)準(zhǔn)。 我們一般采取先由各部門負(fù)責(zé)人將崗位 職責(zé)進(jìn)行梳理后， 填報(bào)在統(tǒng)一的模版中上報(bào)的方法， 再經(jīng)過(guò)組織 相關(guān)部門進(jìn)行反復(fù)考慮和論證后，確定最終的崗位職責(zé)描述 ;工作權(quán)限根據(jù)組織架構(gòu)、 工作分析和崗位職責(zé)， 確定該崗位的所屬部 門、具體工作權(quán)限和管轄權(quán)限， 直接負(fù)責(zé)的上下級(jí)關(guān)系和管轄人 數(shù)等內(nèi)容 ; 確定崗位任職資格。根據(jù)該崗位

11、勝任能力確定崗位任 職資格，具體內(nèi)容含：年齡工齡、資格證書、工作經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)技 能、管理能力、學(xué)歷學(xué)位、工作業(yè)績(jī)等等必備的入職條件 ;審批實(shí)施 初步框架出來(lái)后，人力資源部、品質(zhì)部、用人部門就招聘JD 進(jìn)行細(xì)則討論和補(bǔ)充，最后由人力資源部進(jìn)行提煉總結(jié)后， 填寫進(jìn)統(tǒng)一模版，報(bào)公司總經(jīng)理進(jìn)行審批后實(shí)施。適時(shí)調(diào)整隨著公司的發(fā)展和情況變化，招聘 JD 使用過(guò)一段時(shí)間后， 可能需要對(duì)一些內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。 調(diào)整可以由業(yè)務(wù)部門提出調(diào)整申 請(qǐng)、人力資源部進(jìn)行調(diào)整或品質(zhì)部督察過(guò)程發(fā)現(xiàn)問(wèn)題發(fā)出整改 單、人力資源部進(jìn)行調(diào)整均可，調(diào)整按規(guī)定流程進(jìn)行。六、編制要點(diǎn)崗位說(shuō)明書編制要點(diǎn)：1、對(duì)職位的描述，不是任職者的現(xiàn)在工作2、

12、不局限于現(xiàn)狀，著眼于組織設(shè)定崗位需要3、針對(duì)對(duì)崗位而不是人4、歸納而非羅列崗位說(shuō)明書一般用表單形式編制，通常分七大部分設(shè)計(jì)表 單：1、基本信息：職位名稱，部門，直接上級(jí)，所屬下級(jí)，職責(zé)分析日期，編寫日期等；2、職位目的：對(duì)職位概述；3、職責(zé)和權(quán)限：分主要職責(zé)權(quán)限、相關(guān)職責(zé)權(quán)限和臨時(shí)性 工作；4、工作關(guān)系：分內(nèi)部關(guān)系和外部關(guān)系，包括聯(lián)系部門、人 員；5、任職資格：包括教育水平、工作經(jīng)驗(yàn)、技能和水平、個(gè)性和品質(zhì)等；6、考核指標(biāo)，權(quán)重，薪資等級(jí)，職位發(fā)展方向；7、工作環(huán)境。七、其它相關(guān)撰寫問(wèn)題及對(duì)策編寫過(guò)程中容易出現(xiàn)的五個(gè)概念問(wèn)題：一是僅重結(jié)果， 不重過(guò)程。 編寫崗位說(shuō)明書的過(guò)程其實(shí)也是 一種溝通方

13、式。 在編寫崗位說(shuō)明書的過(guò)程中， 主管和下屬應(yīng)充分 溝通，雙向交流，各自表達(dá)對(duì)部門職責(zé)的理解、對(duì)具體職位的看 法和期望，以求得上下一致。 這個(gè)過(guò)程本身， 就是對(duì)業(yè)務(wù)的深入 探討。 可惜的是， 許多一線經(jīng)理匆匆忙忙像應(yīng)付作業(yè)似地草草寫 就，而未能借此機(jī)會(huì)與屬下進(jìn)行交流， 在以后崗位說(shuō)明書的應(yīng)用 過(guò)程中，也就容易出現(xiàn)屬下不理解、不利用、不執(zhí)行的情況，使 崗位說(shuō)明書變成了可有可無(wú)的擺設(shè)。二是“一個(gè)藥方吃到底” 。以 IT 行業(yè)為例。在 IT 行業(yè)，變 革是唯一的常數(shù)。組織結(jié)構(gòu)的頻繁調(diào)整，人事的變化， 部門職能 的變化，會(huì)相應(yīng)地導(dǎo)致職位的工作內(nèi)容發(fā)生變化。 這時(shí)候，崗位 說(shuō)明書如果不能適應(yīng)這種變化及時(shí)

14、修正， 會(huì)很快過(guò)時(shí)。 另一種情 況是，在變化如此迅速的 IT 時(shí)代，有人疑惑： “我們還需要崗位 說(shuō)明書嗎？” 在比較穩(wěn)定的傳統(tǒng)行業(yè)里， 提這個(gè)問(wèn)題有可能被奚 落一番，但在 IT 行業(yè)卻是非常普遍。許多在新興的網(wǎng)絡(luò)公司從 事人力資源管理的同行們，常常發(fā)出這樣的抱怨： “我們的組織 結(jié)構(gòu)圖三周一變， 辦公室?guī)缀跞切旅婵祝?常常是崗位說(shuō)明書剛寫完，職位就又調(diào)整了，整天忙著招人，根本沒有時(shí)間也沒有必要去寫什么崗位說(shuō)明書”。這不禁使人對(duì)其中所蘊(yùn)含的人力資源 風(fēng)險(xiǎn)感到憂慮。在這個(gè)時(shí)候， 更需要對(duì)職位進(jìn)行分析、 編寫崗位 說(shuō)明書，以減少由于人員迅速膨脹、 組織經(jīng)常變動(dòng)所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)， 努力避免員工進(jìn)出頻繁

15、、職責(zé)不清、角色沖突、無(wú)法考核、培訓(xùn) 不力等混亂狀況，降低人力成本。此時(shí)，崗位說(shuō)明書的格式應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔實(shí)用，突出重點(diǎn)，項(xiàng)目不應(yīng)貪多；在描述職責(zé)時(shí)，盡量多用 概括性、通用性的語(yǔ)言，以使崗位說(shuō)明書能有相對(duì)較長(zhǎng)的穩(wěn)定性。 同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)上下溝通，避免出現(xiàn)上層人員熱血澎湃、調(diào)整方向過(guò) 快，而基層員工面對(duì)變化卻無(wú)所適從、仍舊原地踏步的情況。 即使在傳統(tǒng)行業(yè)里，崗位說(shuō)明書一般地也需要每一到兩年修改一 次。三是人事部門大包大攬。 編寫崗位說(shuō)明書不僅僅是人事部門 的事。人事部門的責(zé)任是提供一種格式和方法,培訓(xùn)一線經(jīng)理如何編寫并運(yùn)用崗位說(shuō)明書， 同時(shí)要對(duì)一線部門所撰寫的崗位說(shuō)明 書進(jìn)行審核。一線經(jīng)理是具體的編寫者，所以

16、要經(jīng)常審視下屬的 工作內(nèi)容是否變了，工作要求 （衡量標(biāo)準(zhǔn)）、組織關(guān)系是否變了， 如果有變化，應(yīng)馬上更新崗位說(shuō)明書。 這也是其承擔(dān)人事職能的 一種體現(xiàn)。有的公司是人事部門代行其事，擔(dān)任寫手，這在一定程度上失去了編寫崗位說(shuō)明書的本意。四是過(guò)于詳細(xì)或過(guò)于簡(jiǎn)略。 有的公司把職位等級(jí)、 工作的復(fù) 雜性、 管理責(zé)任的大小評(píng)價(jià)也納入其中， 使得崗位說(shuō)明書過(guò)于復(fù) 雜。我認(rèn)為像這些屬于職位評(píng)估的內(nèi)容， 是不應(yīng)該寫入崗位說(shuō)明 書中的。職責(zé)內(nèi)容寫得很詳實(shí)，別人理解起來(lái)會(huì)很容易，但會(huì)加 大編寫者的工作量， 而且， 一旦職責(zé)內(nèi)容有了細(xì)微變化就要調(diào)整 崗位說(shuō)明書，會(huì)加快崗位說(shuō)明書的更新速度。 同樣， 如果寫得過(guò) 于簡(jiǎn)略，

17、語(yǔ)焉不詳，或者生僻的專業(yè)術(shù)語(yǔ)過(guò)多，會(huì)使人閱讀理解 困難。 還有的公司所寫的崗位說(shuō)明書， 內(nèi)容僅僅局限在工作職責(zé) 方面，這是不夠的。怎樣才算詳簡(jiǎn)得當(dāng)？一句話，實(shí)用就行。五是對(duì)號(hào)入座， 過(guò)分遷就現(xiàn)任職者。 崗位說(shuō)明書僅描述職位 本身所具有的特性，而與從事或即將從事此工作的具體人員無(wú) 關(guān)。編寫時(shí)不應(yīng)摻雜著現(xiàn)有任職者的身影， 盡管這很難做到。 過(guò) 分遷就目前的任職者，會(huì)影響其客觀公正性。 當(dāng)然， 也不要矯枉 過(guò)正，不顧現(xiàn)實(shí)條件， 按照絕對(duì)理想的任職標(biāo)準(zhǔn)和考核標(biāo)準(zhǔn)來(lái)寫， 那會(huì)缺乏實(shí)用性。而在具體操作過(guò)程中， 還會(huì)出現(xiàn)下面的問(wèn)題， 我們要想出解 決辦法：（一）部門職責(zé)分解不充分、 不完全 （在下屬職位中沒

18、有得 到充分的分解，部分職責(zé)沒有相關(guān)職位具體承擔(dān)）1、對(duì)部門所有職位職責(zé)進(jìn)行匯總合并，與部門職責(zé)對(duì)比，然后明確責(zé)任職位進(jìn)行填充；2、對(duì)同一部門職責(zé)， 不同層級(jí)的職位可能擔(dān)負(fù)責(zé)任不一樣， 必須進(jìn)行分級(jí)詳細(xì)的描述；3、如是部門經(jīng)理和業(yè)務(wù)口主管，請(qǐng)?zhí)砑友a(bǔ)充組織建設(shè)相關(guān) 內(nèi)容。（二）工作領(lǐng)域的劃分不合理、不全面 （某些職位從頭到尾 只有一個(gè)領(lǐng)域，某些職位一條職責(zé)對(duì)應(yīng)一個(gè)領(lǐng)域）1、準(zhǔn)確理解職位主要職責(zé)；2、可參考部門工作領(lǐng)域?qū)Ρ韭毼贿M(jìn)行劃分；3、如本職位是負(fù)責(zé)部門工作領(lǐng)域中的單個(gè)領(lǐng)域，請(qǐng)根據(jù)具 體的職責(zé)用合并屬性同類項(xiàng)的方式進(jìn)行領(lǐng)域劃分。（三）職責(zé)描述不符合要求（不規(guī)范、不準(zhǔn)確、不全面，有 重復(fù)、交叉現(xiàn)象）1、請(qǐng)統(tǒng)一按“動(dòng)詞 +內(nèi)容 +目的”的方式進(jìn)行規(guī)范、準(zhǔn)確、 全面地描述，做到無(wú)重復(fù)、 無(wú)交叉， 以利于體現(xiàn)職位價(jià)值和提