會計電算化系統(tǒng)操作管理制度

1、會計電算化系統(tǒng)操作管理制度( 樣例 )一、系統(tǒng)使用管理、為保證會計電算化系統(tǒng)的安全可靠運行,必須對系統(tǒng)的操作使用做出嚴格的控制。、在會計電算化系統(tǒng)投入運行前 ,由系統(tǒng)管理員確定本電算化系統(tǒng)的合法有權使用人員及其操作權限 ,并報單位主管審核批準后在系統(tǒng)內(nèi)授予其使用權。運行中需要增減使用人員,按同樣手續(xù)辦理。、對各使用人員明確劃分使用操作權限,形成適當?shù)姆止恐?健全內(nèi)部控制制度。、本會計電算化系統(tǒng)原則上專機專用,謝絕無關人員使用機器做其他工作。、設立“計算機使用登記簿”，任何人均須登記方可用機。、任何人員不得直接打開數(shù)據(jù)庫文件進行操作， 不允許隨意增刪改數(shù)據(jù)、 原程序和數(shù)據(jù)庫文件結構。、出納人員

2、不允許進行系統(tǒng)性的操作。、操作人員應嚴格在規(guī)定范圍內(nèi)對系統(tǒng)進行操作，負責數(shù)據(jù)的輸入、關帳表。運算、 記帳和打印有、存檔數(shù)據(jù)、 軟盤、 帳表和文檔資料等由系統(tǒng)管理員按規(guī)定指派專人統(tǒng)一復制、核對和保管。、系統(tǒng)管理員必須做好日常檢查監(jiān)督工作,發(fā)現(xiàn)不規(guī)范使用應及時制止,并采取措施避免同樣情況再次發(fā)生。二、上機操作規(guī)程、操作人員必須是合法有權使用人員,經(jīng)過培訓合格并經(jīng)系統(tǒng)管理員正式認可后,才能上機操作。、操作人員上機操作前后,應進行上機操作登記,必須填寫真實姓名、上機時間、 操作內(nèi)容，供系統(tǒng)管理員檢查核實。、操作人員上機前應做好各項準備工作,盡量減少占用機器時間,提高工作效率。、操作人員的操作密碼應注意

3、保密,不能隨意泄露 ,密碼要不定期變更。、操作人員必須嚴格按操作權限操作,不得越權或擅自上機操作。、操作人員應嚴格按照憑證輸入數(shù)據(jù)， 不得擅自修改憑證數(shù)據(jù)（專職會計員，則應保證輸入的數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)的一致性） 。如發(fā)現(xiàn)差錯，應在輸入前及時反映給憑證編制人員或系統(tǒng)管理員。已輸入計算機的數(shù)據(jù)， 在記帳前發(fā)現(xiàn)差錯， 可按憑證進行修改，如在記帳后發(fā)現(xiàn)差錯，必須另作憑證，以紅字沖銷糾正，輸入機內(nèi)，任何人不能隨意修改帳目。、每次上機工作完畢后都要作好工作備份， 以防發(fā)生意外事故， 備份的數(shù)據(jù)軟盤，應由財務處保管，下次上機備份要與機內(nèi)數(shù)據(jù)復核無誤后方可開始運行。、在系統(tǒng)運行過程中 ,操作人員如要離開工作現(xiàn)場

4、,必須在離開前退出系統(tǒng) ,以防止其他人員越權操作。、任何人如有偽造，非法涂改變更，故意毀壞命令程序、數(shù)據(jù)文件、帳冊、軟盤等行為，依照會計法 ，將受到行政處分，情節(jié)嚴重的要追究法律責任。三、帳務處理程序、帳務系統(tǒng)初始化 :在初次建立會計電算化系統(tǒng)時 ,需要進行系統(tǒng)初始化工作 ,在會計主管授權下進行設置會計科目、帳本格式、憑證類型、期初余額等項內(nèi)容的設定。、帳務系統(tǒng)更改： 系統(tǒng)正常運行期間， 任何對帳務系統(tǒng)的修改變動， 必須得到會計主管的批準。、日常帳務處理：(1)憑證處理 :會計電算化系統(tǒng)輸入的記帳憑證分兩種，即：機制記帳憑證和手工編制的記帳憑證。記帳憑證要嚴格按照國家財會制度規(guī)定編制，對不真實

5、、不合理的原始數(shù)據(jù)、憑證不予受理，對記載不確切、 不完整的原始數(shù)據(jù)和憑證應予以退還，并要求更改和補充。為適應會計電算化系統(tǒng)的正常運行，編制記帳憑證還必須做到：、機制記帳憑證的編制：機制記帳憑證是指各子系統(tǒng)輸入原始憑證 （如銷售原始發(fā)票和銀行收款憑單） 由計算機，按有關規(guī)定編制并打印的記帳憑證。 機制記帳憑證直接通過機內(nèi)程序轉到帳務處理系統(tǒng)進行記帳、編報表等業(yè)務處理。機制記帳憑證編制前，要認真審核原始憑證的合法性、正確性， 輸入計算機及打印出的記帳憑證必須做到科目使用正確，數(shù)字準確無誤。 打印出的機制記帳憑證需加蓋制單人、審核人、記帳員及財務部負責人章，連同所附原始憑證裝訂成冊妥善保管。、手工記

6、帳憑證的編制：手工編制記帳憑證是指會計人員根據(jù)原始憑證采用手工辦法編制的記帳憑證。手編記帳憑證需通過帳務處理系統(tǒng)用鍵盤輸入。手工編制記帳憑證包括：現(xiàn)金收付款憑證，部分銀行收付款憑證和部分轉帳憑證。手工編制的記帳憑證必須做到：a.原始憑證必須是合法憑證。經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容、摘要應規(guī)范化，措詞要確切，其中標準摘要按規(guī)范填寫正確。b.帳戶使用正確。c.借貸方金額相等。d.原始憑證同記帳憑證金額一致。e.轉帳憑證必須填寫清楚借方和貸方科目代碼。對會計分錄的摘要內(nèi)容必須唯一，即：一種摘要內(nèi)容，只能對應一個最細的明細科目，據(jù)此確定其隸屬于那一個一級、二級、三級科目。要求摘要內(nèi)容簡潔、扼要，用盡量少的字表達出該筆

7、業(yè)務的內(nèi)容。凡能歸入標準摘要的業(yè)務內(nèi)容， 應盡量的使用標準摘要。 對于新的業(yè)務內(nèi)容可按上述原則編寫新的標準摘要，并注明所對應的科目名稱及科目代碼。、記帳憑證編號必須連續(xù)。編號間斷時應在斷號后第一張憑證上說明斷號原因并簽字蓋章。、現(xiàn)金日記帳和銀行日記帳可以由機器直接登記， 出納人員不登記帳簿。 為工作方便，出納人員可以自設備查輔助帳。(2)記帳憑證的審核與保管、記帳憑證必須經(jīng)憑證審核員嚴格審核無誤后方可進行登帳處理。、操作員每輸入一張憑證，結束前要自審一次無誤后再按結束鍵。、輸入計算機的憑證、單據(jù)應由制單人、審核員、記帳員、財務部負責人簽字后方為有效憑證。、已輸入的憑證應在輸入操作完畢裝訂成冊后

8、，交會計檔案資料保管員存檔保管。、同一張憑證，制單和復核不能是同一個人。(3) 帳表打印和結帳 :、現(xiàn)金、銀行存款日記帳需要每天打印，并應與出納庫存現(xiàn)金核對無誤。、銀行余額調(diào)節(jié)表每月打印一次。、科目匯總表、總分類帳和各種明細分類帳每月打印一次。、在結帳前按有關規(guī)定做好當月各類帳務數(shù)據(jù)和報表的備份工作。、月底， 以上工作正確完成后，由系統(tǒng)管理員進行結帳，系統(tǒng)自動生成下月期初余額。、每年年末必須將全部帳簿打印輸出，裝訂成冊，作為會計檔案保存。(4) 會計報表、單位應根據(jù)帳簿數(shù)據(jù)準確編制或由計算機自動生成會計報表。一致。帳表之間的數(shù)據(jù)必須銜接、會計報表、計算表、分析表，按各核算子系統(tǒng)及管理要求和時間打印輸出，經(jīng)有關財會負責人審核無誤后簽字蓋章方可生效。、單位上報會計主管部門的會計報表格式與要求，按會計主管部門的統(tǒng)一設計和布置。、單位必須以軟盤和書面形式上報報表， 軟盤和書面報表的數(shù)據(jù)必須一致， 書面報表必須由機器打印并按規(guī)定由有關人員簽字蓋章。制度說明制度是以 執(zhí)行力為保障的。 “制度”之所以可以對個人行為起到約束的作用，是以有效的執(zhí)行力為前提的，即有強制力保證其執(zhí)行和實施，否則制度的約束力將無從實現(xiàn)，對人們的行為也將起不到任何的規(guī)范作用。只有通過執(zhí)行的過程制度才成為現(xiàn)實的制度，就像是一把標尺，如果沒有被用來劃線、測量，它將無異于普通的木條或鋼板，只能是可能性的標尺，而不是現(xiàn)