論秘書辦公的協(xié)同性分析研究 文秘學(xué)專業(yè)

1、論秘書辦公的協(xié)同性摘 要企業(yè)辦公室秘書人員工作在領(lǐng)導(dǎo)中樞，負(fù)有溝通上下左右關(guān)系的責(zé)任，面對(duì)新的形勢(shì)，秘書就應(yīng)該發(fā)揮紐帶和橋梁作用，主動(dòng)協(xié)調(diào)部門行動(dòng)，理順關(guān)系，統(tǒng)一思想和工作目標(biāo)，使各部門在整體工作中同心協(xié)力，相互補(bǔ)充配合，優(yōu)化內(nèi)部資源，形成合力，從而促進(jìn)企業(yè)機(jī)關(guān)職能作用更好地發(fā)揮。 如今，隨著社會(huì)的快速發(fā)展，交往的日益頻繁，秘書的工作日益多元化。秘書要及時(shí)完成本職工作，在日常工作中進(jìn)行協(xié)同辦公是很重要的。在秘書工作中，秘書要與人保持協(xié)同的關(guān)系，即保持與領(lǐng)導(dǎo)、同事和單位以外人員的協(xié)同性，還要與工具和政策保持協(xié)同關(guān)系。本文對(duì)秘書辦公的協(xié)同性作簡(jiǎn)要的探討和分析，并針對(duì)人與人、人與工具和人與

2、政策這三個(gè)方面的協(xié)同性進(jìn)行闡述并提出一些粗略的建議。關(guān)鍵詞： 秘書，辦公，協(xié)同性The theory of collaborative secretary in the officeABSTRACTThe office of the Secretary of staff work in the central leadership, responsible for communication about the relationship between responsibility, facing the new situation, the secretary should have and

3、 play a role as a bridge, take the initiative to coordinate sectoral action, straighten out the relationship between the unity of thinking and working target, make each department for work in the whole, complement each other, to optimize the internal resources. To form a cohesive force, so as to pro

4、mote enterprise organs function better play. Today, with the rapid development of society, exchanges have become more frequent, the Secretary of the work of diversification. It is very important for the Secretary to finish his work in time. In the secretarial work, the secretary should maintain a co

5、operative relationship with others, that is, to maintain cooperation with the leadership, colleagues and staff outside the unit, but also to maintain a cooperative relationship with tools and policies. In this paper, the Secretary of the office of a brief discussion and analysis, and in view of the

6、people and people, people and tools and people and the policy of these three aspects of the synergy and put forward some rough suggestions.KEYWORDS：secretary, work , collaborative目 錄前言11 秘書的主要工作22 協(xié)同辦公在秘書工作中的重要性32.1 協(xié)同辦公是秘書有效完成本職工作的前提32.2 協(xié)同辦公是秘書順利推進(jìn)文秘工作的保證43 秘書辦公中的協(xié)同性63.1 人與人的協(xié)同性63.1.1 秘書與領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)同性63.

7、1.2 秘書與本單位同事的協(xié)同性83.1.3 與本單位以外人員的協(xié)同性93.2 人與工具的協(xié)同性113.3 人與政策的協(xié)同性12參考文獻(xiàn)14后 記15- ii -前言如今，隨著社會(huì)的快速發(fā)展，對(duì)秘書的要求也越來越高。要想使一個(gè)組織單位能在這競(jìng)爭(zhēng)激烈的信息社會(huì)立足，一個(gè)高素質(zhì)、經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)的秘書是必不可少的。雖說秘書在一個(gè)組織中只是很渺小的一員，但作為領(lǐng)導(dǎo)者身邊協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員，其作用斷不可小覷。而作為一個(gè)秘書，首先要對(duì)自己有高標(biāo)準(zhǔn)的要求，不可隨意應(yīng)付了事。在知識(shí)方面要做到具有廣博的知識(shí)面，在人際交往上要找準(zhǔn)自己的位置，正確理解與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的行為規(guī)律要進(jìn)行了

8、解和適應(yīng)，同時(shí)要保持與領(lǐng)導(dǎo)默契協(xié)同的關(guān)系。另外，秘書在與領(lǐng)導(dǎo)保持協(xié)同關(guān)系的同時(shí)，更要處理好組織內(nèi)部員工之間、部門之間以及外部人員與部門之間的復(fù)雜關(guān)系，為領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)施工作創(chuàng)立一個(gè)便捷的環(huán)境。除了人際交往上，秘書辦公中還要注重對(duì)新型的辦公方式的應(yīng)用，例如辦公自動(dòng)化，其中一些先進(jìn)的設(shè)備將對(duì)其工作有很好的促進(jìn)作用。最后，秘書辦公中，政策對(duì)其辦公的效率和質(zhì)量也有很大影響。秘書要對(duì)當(dāng)前的一些新的政策有明確地了解。故本文試圖從秘書辦公中的協(xié)同性來探析如何使秘書更好地勝任秘書工作。- 15 -1 秘書的主要工作秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助理和參謀，是領(lǐng)導(dǎo)者的左右手，通俗點(diǎn)可以說是領(lǐng)導(dǎo)的小棉襖。在一個(gè)組織單位中,秘書作為單位

9、的樞紐,主要通過辦文、辦會(huì)、辦事等來對(duì)組織單位輔助管理、綜合服務(wù)和協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行決策并保證決策的順利實(shí)施，另外還會(huì)幫領(lǐng)導(dǎo)者處理一些日常事務(wù)。主要有以下幾點(diǎn)：1.要及時(shí)了解和掌握領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的最新的信息和熱點(diǎn)問題，并能快速準(zhǔn)確地對(duì)信息進(jìn)行收集整理。2.要進(jìn)行檔案管理、負(fù)責(zé)文書的起草、制定、收發(fā)和跟蹤等工作。3.做好會(huì)前準(zhǔn)備，在開會(huì)過程中做好會(huì)議記錄，最后對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行整理。4.在本單位準(zhǔn)備舉行一些活動(dòng)時(shí)，要進(jìn)行活動(dòng)的策劃工作，負(fù)責(zé)管理和維護(hù)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，保證活動(dòng)的正常進(jìn)行。5.對(duì)于本單位的一些新產(chǎn)品和新服務(wù)，要做好宣傳活動(dòng)。6.在單位內(nèi)部還要負(fù)責(zé)辦公用品的領(lǐng)用和分發(fā)等工作。7.對(duì)來訪者要耐心、禮貌地接待

10、，對(duì)來電也要耐心、禮貌地接聽，對(duì)來訪者和來電者的咨詢或反映的問題要進(jìn)行詳細(xì)地記錄并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，傳遞相關(guān)信息。8.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好本單位內(nèi)部各部門之間的協(xié)調(diào)工作的同時(shí)也要與本單位以外人員及部門保持好協(xié)同關(guān)系?！叭齻€(gè)臭皮匠，勝過一個(gè)諸葛亮”，秘書的工作多且雜，要完成這些本職工作，僅靠秘書自己的努力是不行的。為了完成本職工作或者協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成組織的目標(biāo)，就需要秘書聯(lián)合本單位部門和人員之間的協(xié)作，以及與其他單位的合作，步調(diào)一致地完成工作或組織目標(biāo)，這就是秘書的協(xié)同辦公。2 協(xié)同辦公在秘書工作中的重要性協(xié)同論是聯(lián)邦德國(guó)斯圖亞特大學(xué)教授H.Hake在上世紀(jì)70年代提出的。協(xié)同論認(rèn)為，在千差萬別的系統(tǒng)中，雖然

11、其屬性不同，但在整個(gè)環(huán)境中，各個(gè)系統(tǒng)間存在著相互影響而又相互合作的關(guān)系。作為秘書，在工作中雖然與其他單位和部門人員的工作性質(zhì)不同，但是存在著千絲萬縷的聯(lián)系。如今，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，社會(huì)各組織和單位對(duì)秘書辦公的要求也隨之提高。秘書在工作中不僅需要解決辦文、辦會(huì)、辦事這些日常的工作，還要對(duì)新時(shí)代下辦公自動(dòng)化的技術(shù)進(jìn)行掌握和了解，改變過去低效的手工辦公模式，同時(shí)還要及時(shí)進(jìn)行信息收集和處理，為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供強(qiáng)有力的依據(jù)。秘書的這些工作之間及相互影響有相互聯(lián)系，所以，秘書作為一個(gè)中介人員，在工作中就需要要把本單位各部門和人員以及其他單位人員之間無序的工作狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)椴秸{(diào)一致的有序的辦公模式，這就需要

12、協(xié)同辦公。2.1 協(xié)同辦公是秘書有效完成本職工作的前提秘書的本職工作不僅量大，而且內(nèi)容繁多，要完成這些工作，單靠秘書個(gè)人的付出是不行的。“秘書工作固然有像撰寫公文之類主要依靠個(gè)人力量完成的，但更多的是需要依靠群體合作完成，如會(huì)務(wù)工作、督查工作、信訪工作、調(diào)研工作等等，如果合作不好，就很可能事倍功半；但如果合作得好，則可以事半功倍，最大限度地發(fā)揮每個(gè)人的潛力?！?所以，作為一名合格的秘書，在工作中有效運(yùn)用協(xié)同辦公，合理協(xié)調(diào)各方關(guān)系來共同完成一件事，這也是秘書有效完成本職工作的前提。如：在知識(shí)經(jīng)濟(jì)浪潮中，微軟的視窗操作系統(tǒng)不斷地升級(jí)，其軟件運(yùn)行環(huán)境對(duì)硬件的要求越來越高，需要更高性能的CPU支持，否

13、則，新的操作系統(tǒng)將無法正常運(yùn)行或由于速度過慢而沒有使用價(jià)值。而英特爾公司的芯片不斷地更新?lián)Q代，運(yùn)行速度越來越快，就需要與之相適應(yīng)的軟件，否則，高性能的芯片便沒有市場(chǎng)。如果兩家公司單獨(dú)開發(fā)支持與其主打產(chǎn)品相配套的硬件或軟件，其開發(fā)費(fèi)用是巨大的。微軟和英特爾公司明確地認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，并認(rèn)識(shí)到彼此的產(chǎn)品具有很好的互補(bǔ)性，于是Wintel聯(lián)盟形成，他們之間選擇了協(xié)同，互相合作、默契配合。英特爾的386、486、奔騰、奔騰Pro、奔騰MMX、奔騰二代、奔騰三代、奔騰四代系列微處理器所向披靡，而微軟基于英特爾芯片的DOS操作系統(tǒng)、Windows3.0、Windows3.1、Windows3.2、Window

14、s95、Windows2000、WindowsXP則確定了軟件產(chǎn)業(yè)的工業(yè)秩序，主宰著軟件產(chǎn)業(yè)的發(fā)展方向。2從以上這則案例中我們可以知道，正是由于微軟公司和英特爾公司具有很強(qiáng)的互補(bǔ)性，他們通過選擇聯(lián)盟互補(bǔ)來進(jìn)行協(xié)同，互相合作、默契配合，才最終奪得個(gè)人電腦產(chǎn)業(yè)“巨無霸”的地位。如果他們沒有進(jìn)行協(xié)同，而是各自單獨(dú)開發(fā)支持與其主打產(chǎn)品相配套的硬件或者軟件，個(gè)人電腦產(chǎn)業(yè)的歷史也將改寫。所以，從這個(gè)例子中我們也可以認(rèn)識(shí)到，作為一名秘書，若僅僅靠自己的力量去完成工作，那將是很艱難的。永遠(yuǎn)停留在一個(gè)人工作上的秘書，永遠(yuǎn)實(shí)現(xiàn)不了自己的價(jià)值。畢竟人無完人，一個(gè)人的知識(shí)和能力是有限的，不與人合作，不與人協(xié)同，秘書的

15、工作這時(shí)就不能及時(shí)、有效地完成，不能及時(shí)、有效地為領(lǐng)導(dǎo)提供及時(shí)、有效信息。“任何一名秘書，不僅要具備必須的秘書工作基本知識(shí)和技能，而且必須具備所在單位和部門工作素質(zhì)的要求?！?而協(xié)同辦公就是新時(shí)代下社會(huì)各單位和部門賦予秘書的一項(xiàng)工作素質(zhì)要求。所以，在社會(huì)快速發(fā)展的今天，一個(gè)合格的秘書要有效、及時(shí)地完成自己的本質(zhì)工作，前提就是有效地協(xié)同辦公。 2.2 協(xié)同辦公是秘書順利推進(jìn)文秘工作的保證秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，在日常工作中，在處理好辦文、辦會(huì)、辦事這些基本工作的同時(shí)，還要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)維持組織的正常運(yùn)作，推進(jìn)組織工作的順利進(jìn)行，就需要做好各方面的協(xié)調(diào)工作。在實(shí)際工作中，“領(lǐng)導(dǎo)者不可能事無巨細(xì)都去過問

16、，大量的協(xié)調(diào)工作是由秘書和秘書部門去完成的?！?所以，秘書要順利完成文秘工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)保持組織的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，促進(jìn)組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，就要懂得運(yùn)用協(xié)同理論來正確處理好組織內(nèi)外的各種關(guān)系。如：一天早晨，某縣縣長(zhǎng)羅某要趕到市里參加一個(gè)會(huì)議，但他平時(shí)乘坐的汽車因機(jī)械故障無法開動(dòng)。羅縣長(zhǎng)立即找縣政府辦公室調(diào)車?？h政府辦公室楊副主任情急之下將常務(wù)副縣長(zhǎng)方某車乘坐的豐田轎車臨時(shí)調(diào)給羅縣長(zhǎng)使用。沒想到，這次調(diào)車竟捅了馬蜂窩。楊副主任送走縣長(zhǎng)，剛回到辦公室，正與馬主任研究當(dāng)天的工作，就聽到樓下院子里傳來一陣斥責(zé)聲：“為什么用我的車？是誰決定的？”楊副主任一聽，是方副縣長(zhǎng)的聲音?！斑@車我不坐，我不去了！”方副縣長(zhǎng)在大聲

17、嚷嚷。馬、楊二位主任正欲下樓了解情況，秘書小沈匆匆跑來報(bào)告。原來方副縣長(zhǎng)不巧今天也要到省城開經(jīng)濟(jì)工作會(huì)，頭天晚上他沒有告訴辦公室，盡早一到政府小車班，聽說他乘坐的車臨時(shí)調(diào)給縣長(zhǎng)了，很不高興，大發(fā)脾氣，并拒絕乘坐改派給他的車，說省城的經(jīng)濟(jì)工作會(huì)他不去參加了。馬主任一聽，意識(shí)到問題的嚴(yán)重性，立即起身要去找方副縣長(zhǎng)解釋，楊副主任攔住了他說：“我先去，你是辦公室的一把手，不宜首先出面，我先去向他解釋，你隨后來?！闭f完他就先走了。過了約10分鐘，馬主任慢慢走到方副縣長(zhǎng)的辦公室門口，聽到楊副主任正跟方副縣長(zhǎng)解釋?！拔覀冏蛱焱砩喜恢滥ナ〕情_會(huì)，今天早上羅縣長(zhǎng)要車又很急.”馬主任推門而入，看到坐在椅子上

18、的方副縣長(zhǎng)的表情已緩和了很多，知道楊副主任的工作已經(jīng)奏效，就趁勢(shì)來了一番自我批評(píng)：”方副縣長(zhǎng)，使我們的工作失誤，影響了領(lǐng)導(dǎo)的工作，首先是我這個(gè)主任接受批評(píng)，這個(gè)教訓(xùn)我們一定認(rèn)真吸取。剛才臨時(shí)調(diào)換的車如果您覺得不合適，我們?cè)谙敕ㄕ{(diào)，還可以到別的部門借，知道領(lǐng)導(dǎo)滿意為止，您看.”這么一來，方副縣長(zhǎng)倒不好意思了?！靶辛?，就這輛車吧，這件事也不能全怪你們?！甭犃朔礁笨h長(zhǎng)這句話，馬、楊二人才松了口氣。結(jié)果，方副縣長(zhǎng)還是坐著政府辦公室最初調(diào)換的車到省城開會(huì)去了。5從這個(gè)例子中我們可以看出，作為秘書，在領(lǐng)導(dǎo)因自己的專車被調(diào)換大鬧情緒時(shí)，秘書要第一時(shí)間去與領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)，是重新協(xié)調(diào)一輛車給方副縣長(zhǎng)還是按原來方案給方

19、副縣長(zhǎng)調(diào)車，秘書都要運(yùn)用自己的經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)和才干采取各種方法來跟領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)。而這也是協(xié)同的藝術(shù)。這個(gè)案例中，倘若縣政府辦公室馬、楊二人面對(duì)正在氣頭上且蠻不講理的上司，沒有采取冷靜的處理方法，沒有正確處理與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，后果可想而知。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難是自己的職責(zé)，但不能把自己當(dāng)作領(lǐng)導(dǎo)，而對(duì)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)號(hào)施令。例子中馬、楊二位辦公室秘書就處理得非常好，他們既充分尊重了領(lǐng)導(dǎo)，又完成了協(xié)調(diào)工作，順利說服了方副縣長(zhǎng)，從而推進(jìn)了組織工作的有序開展。所以，協(xié)同辦公是秘書順利推進(jìn)文秘工作的保證。3 秘書辦公中的協(xié)同性3.1 人與人的協(xié)同性3.1.1 秘書與領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)同性秘書的工作主要是輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作的，

20、這種工作性質(zhì)要求秘書必須適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者的行為規(guī)律，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者要有絕對(duì)的了解?！懊貢禽o助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作的，其從屬性決定了秘書必須適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的行為規(guī)律，同領(lǐng)導(dǎo)保持一種默契、協(xié)同的關(guān)系。”6只有在這樣的關(guān)系下，秘書才能更好地完成自己的本職工作，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者管理好整個(gè)組織。首先，對(duì)于工作上的事一定要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。遇到大事更是不可擅自做主。但并不是所有的事都要通過領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)于一些瑣碎的小事要靈活應(yīng)對(duì)，有自己的主見，如果在自己的權(quán)利范圍內(nèi)就盡量自己解決。不能在領(lǐng)導(dǎo)面前表現(xiàn)的太無知，要敢于提出自己的見解，發(fā)揮自己的專長(zhǎng)，尤其是在領(lǐng)導(dǎo)要做出一些決策時(shí)，應(yīng)當(dāng)給予領(lǐng)導(dǎo)一些科學(xué)適當(dāng)?shù)慕ㄗh。如果在必要的時(shí)候，秘書不能明確表明

21、自己的態(tài)度，這不僅對(duì)秘書個(gè)人的發(fā)展不利，對(duì)組織的發(fā)展也有很大的影響。其次，秘書不能為了討好領(lǐng)導(dǎo)而故意吹捧，阿諛奉承，要實(shí)實(shí)在在地針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作提出自己的見解。作為領(lǐng)導(dǎo)，在面臨一些棘手的問題時(shí)不免會(huì)出現(xiàn)心煩氣躁的情況，在這種時(shí)候，秘書要控制好自己的脾氣，不要意氣用事，要學(xué)會(huì)設(shè)身處地地站在領(lǐng)導(dǎo)的角度看問題，努力做到為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難。這就需要秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的性格的了解，只有這樣秘書才能更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，更好地開展秘書工作。工作中，秘書在意見上要與領(lǐng)導(dǎo)保持高度一致，一切以領(lǐng)導(dǎo)為中心，時(shí)刻為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，樹立和維護(hù)良好的領(lǐng)導(dǎo)形象和組織形象，起到紐帶和橋梁的作用。在需要時(shí)，積極為領(lǐng)導(dǎo)的工作出謀劃策。千萬不要吹捧領(lǐng)導(dǎo)

22、，這樣不僅讓領(lǐng)導(dǎo)覺得你不真誠(chéng)，虛偽，甚至?xí)o自己帶來不必要的麻煩，久而久之，就會(huì)失去領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己的信任，領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)不放心將事情交給秘書做。另外，由于領(lǐng)導(dǎo)的工作比較繁忙，秘書要幫領(lǐng)導(dǎo)減輕負(fù)擔(dān)，學(xué)會(huì)幫領(lǐng)導(dǎo)擋駕。例如在進(jìn)行接待工作時(shí)，有可能會(huì)遇到一些沒有提前約定就來訪的訪者，針對(duì)這種情況，秘書首先不能有反感情緒，要耐心地向來訪者解釋。有些蠻橫的來訪者不分青紅皂白就要見領(lǐng)導(dǎo)，這會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)的工作帶來很大的不便。通過擋駕，秘書既幫領(lǐng)導(dǎo)排憂解難，也提高了自己的交際能力，幫助人民群眾解決困難，贏得群眾的信賴和贊賞。在接待來訪者的過程中，秘書要詳細(xì)了解來訪者的身份和目的，并作簡(jiǎn)要的記錄，以便事后向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。對(duì)一些難應(yīng)

23、付的來訪者，秘書要具備良好的心理素質(zhì)和敏感的判斷分析能力，在來訪者表達(dá)自己不滿的時(shí)候，秘書要控制好自己的脾氣，決不能由著自己的性子對(duì)來訪者態(tài)度強(qiáng)硬，這不僅對(duì)自己不利，更會(huì)影響到組織的形象。冷靜，謙和的態(tài)度更能贏得對(duì)方的好感，讓對(duì)方的情緒漸漸穩(wěn)定下來，從而達(dá)到說服的效果。秘書在與領(lǐng)導(dǎo)相處的過程中，要時(shí)刻提醒自己服從領(lǐng)導(dǎo)的安排，畢竟領(lǐng)導(dǎo)是上級(jí)，站在主要的地位；秘書是下級(jí)，處于輔助地位。只有兩者相互配合好，保持默契，和諧的關(guān)系，才能達(dá)到辦公的最好效果,從而促進(jìn)組織的良好發(fā)展。秘書的辦公要做到完全以領(lǐng)導(dǎo)為中心，配合領(lǐng)導(dǎo)完成工作，隨時(shí)滿足領(lǐng)導(dǎo)的需要。秘書要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀。由于秘書和領(lǐng)導(dǎo)是上下級(jí)關(guān)系

24、，這種特殊的關(guān)系決定了秘書工作的被動(dòng)性，但秘書工作不能一味的被動(dòng)，應(yīng)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候變被動(dòng)為主動(dòng)。倘若秘書在平時(shí)的日常工作中積極主動(dòng)，這會(huì)為今后的工作帶來一定的方便。在有些單位中，某些領(lǐng)導(dǎo)者能力低下，無法做出正確的決策，如果這時(shí)秘書不主動(dòng)幫忙，就會(huì)導(dǎo)致組織事務(wù)一塌糊涂，不利于組織工作的順利開展。但主動(dòng)歸主動(dòng)，千萬不能越位，把自己的做好，對(duì)自己不該管的事絕對(duì)不能插手。對(duì)于一些感情用事的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)秘書放任自由，不加以制約和監(jiān)督，自己甘愿變?yōu)榭?，這時(shí)那些有野心的秘書就容易越權(quán)越位，濫用職權(quán)，甚至目無組織，目無法紀(jì)背后操權(quán)。但是作為領(lǐng)導(dǎo)也不能所有的事都要自己親手做，不能做到事無巨細(xì)，否則秘書就會(huì)整體無事可

25、干，無所事事。有些領(lǐng)導(dǎo)只會(huì)關(guān)注自己，全身心投入到工作，不花時(shí)間去了解秘書，不對(duì)秘書的辦公加以引導(dǎo)和指正，單純地認(rèn)為秘書就是服從命令，聽從指揮的機(jī)器，只要聽話辦事就行，而作為秘書也不對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行了解，不去主動(dòng)領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，僅僅只是被動(dòng)地應(yīng)付，認(rèn)為只要自己完全按照領(lǐng)導(dǎo)的吩咐做事，不受批評(píng)就可以了。這種完全脫節(jié)的關(guān)系對(duì)工作非常不利，嚴(yán)重影響了工作的效率和質(zhì)量?？傊?，秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間保持默契的協(xié)同性對(duì)雙方工作的正常開展有著極其重要的作用。所以作為一名合格的秘書人員，第一步要做的就是同領(lǐng)導(dǎo)保持好關(guān)系，為領(lǐng)導(dǎo)做好輔助工作。例如：某局局長(zhǎng)平時(shí)大手大腳，造成了一些浪費(fèi)。但在一次大會(huì)上他所做的關(guān)于勤儉節(jié)約的報(bào)告卻

26、既生動(dòng)又深刻，秘書科萬科長(zhǎng)會(huì)后對(duì)局長(zhǎng)說:“群眾反映你的講話很好，要求作為文件下發(fā)，您看行不行?”“當(dāng)然行，不過要作為文件下發(fā)，還的修改充實(shí)一下，這只有請(qǐng)你這個(gè)秀才代勞了?！比f科長(zhǎng)說:“那是不是在你的演講稿后面增添幾條杜絕浪費(fèi)的措施來?！本珠L(zhǎng)爽快地說：“行，你去寫吧?！庇谑侨f科長(zhǎng)在整理局長(zhǎng)的講稿的時(shí)候，增添了幾條反對(duì)浪費(fèi)的具體措施，有幾條內(nèi)容是針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)浪費(fèi)現(xiàn)象的。文稿交上去之后，萬科長(zhǎng)心里很是不踏實(shí)，但沒想到局長(zhǎng)很快把文件下發(fā)，還親自送到他手上，說：“你修改的很符合實(shí)際，打印下發(fā)到全局貫徹落實(shí)實(shí)行?！薄拔铱墒前凑漳阒v的內(nèi)容改寫的啊?！比f科長(zhǎng)說。局長(zhǎng)笑著說：“我知道是我講的，我也會(huì)按照我講的去做的

27、。”發(fā)文以后，由于局領(lǐng)導(dǎo)以身作則，該局浪費(fèi)現(xiàn)象也很快得到抑制，勤儉節(jié)約開始風(fēng)行。7該案例中，萬科長(zhǎng)作為一名秘書，是領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀。他充分領(lǐng)悟到了領(lǐng)導(dǎo)的意圖，他忠于職守，利用自己的職能，遵從局長(zhǎng)的意見實(shí)事求是地對(duì)局長(zhǎng)的浪費(fèi)現(xiàn)象巧妙地提出了勸告，并把自己的合理的意見和建議融入到?jīng)Q策方案中去，使之得到充實(shí)和完善，從而使“勤儉節(jié)約開始風(fēng)行”。萬科長(zhǎng)履行了自己的職責(zé)，正確處理了與局長(zhǎng)的關(guān)系，與局長(zhǎng)保持一種默契、協(xié)同的關(guān)系，從而使秘書的工作能順利地進(jìn)行下去。倘若作為秘書的萬科長(zhǎng)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的浪費(fèi)現(xiàn)象沒有主動(dòng)地提出自己的意見和方案，任由其發(fā)展下去，這不僅不利于組織工作的開展，也不利于秘書與領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)同，久而久之

28、，萬科長(zhǎng)就會(huì)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系出現(xiàn)脫節(jié)，領(lǐng)導(dǎo)的形象也會(huì)大損。所以，作為秘書，必須處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，保持與領(lǐng)導(dǎo)的高度協(xié)同。3.1.2 秘書與本單位同事的協(xié)同性秘書不僅要與領(lǐng)導(dǎo)保持好默契的協(xié)同關(guān)系，還要與本單位同事做到關(guān)系融洽。首先要善于發(fā)現(xiàn)自己的缺點(diǎn)和不足，學(xué)會(huì)肯定別人的優(yōu)點(diǎn)，不要吝嗇給予贊美和鼓勵(lì)，要常常表達(dá)自己對(duì)他人的欣賞。用真誠(chéng)的態(tài)度對(duì)待別人，尊重他人用一顆充滿愛的心與他人交往，學(xué)會(huì)關(guān)心他人。另外還要信守承諾，說到做到，不說空話大話，許諾別人的事要盡全力做到。在本單位舉行的集體活動(dòng)秘書要積極參與，這樣能夠培養(yǎng)秘書與同事之間的感情，增強(qiáng)集體凝聚力，培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)意識(shí)。與同事之間要經(jīng)常保持聯(lián)系，而不是在

29、需要的時(shí)候才想起對(duì)方。如今科技如此發(fā)達(dá)，并不像古代那樣來往不便利。在一些節(jié)假日可以用短信，傳真，電子郵件等送出自己的祝福，要舍得在人際關(guān)系上進(jìn)行投資。只有這樣才能讓別人感受到你的真誠(chéng)，從而取得大家的信任和支持。在面對(duì)別人善意的批評(píng)時(shí)不能顯示出不滿的情緒，而要學(xué)會(huì)接受，學(xué)會(huì)說謝謝，擁有一顆感恩的心。其次，要勇于為自己的過失承擔(dān)責(zé)任，不為自己的錯(cuò)誤找借口，決不推脫責(zé)任，更不居功搶功?？傊貢獙?duì)未來充滿自信，對(duì)生活要用積極的心態(tài)來面對(duì)，在人際交往中享受與人交往的過程與樂趣。秘書要溝通而不封閉堵塞。秘書不僅要做到與同事相處融洽，還要幫助其他同事之間和諧相處。因?yàn)槊貢ぷ饔幸欢ǖ奶厥庑?，從而使他們?/p>

30、了領(lǐng)導(dǎo)最親近的人，經(jīng)常發(fā)布一些文件，甚至安排辦理一些事情。在這個(gè)過程中，如果秘書不能很好的處理與下級(jí)工作人員的關(guān)系，那么就會(huì)直接影響到下級(jí)工作人員的工作積極性，而且這會(huì)使得工作的效率和質(zhì)量產(chǎn)生影響。所以，正確處理好與下級(jí)員工之間的關(guān)系，對(duì)今后秘書工作的開展是極為重要的。平等應(yīng)該是秘書與下級(jí)員工交往時(shí)的關(guān)鍵，讓員工感到彼此是共同協(xié)作的關(guān)系，工作上也只是職位不同，讓人感到親切，從而得到大家的好感與支持。下級(jí)犯錯(cuò)誤也應(yīng)用寬容的態(tài)度看待。此外，秘書在處理與下級(jí)工作人員的關(guān)系時(shí)，除了關(guān)心他們工作的事外，還應(yīng)關(guān)心他們的家庭情況日常生活，性格特點(diǎn)，興趣愛好等工作外的事情，樹立良好的形象，從而保障工作的效率性

31、和準(zhǔn)確性。俗話說，一個(gè)巴掌拍不響。一個(gè)單位是由許多部門和成員組成的，要想讓本單位能夠迅速發(fā)展當(dāng)然需要大家共同努力，單靠一個(gè)人的力量是絕對(duì)不夠的。所以，在企業(yè)單位中，每個(gè)人都要樹立起團(tuán)隊(duì)意識(shí)，明確各自的分工，在目標(biāo)意見上做到高度的一致。秘書作為一個(gè)中間人物，要做好團(tuán)結(jié)工作，調(diào)動(dòng)大家的積極性和熱情，讓大家各司其職，充分發(fā)揮自己的潛能。只有每個(gè)人都能夠兢兢業(yè)業(yè)地做事，充滿組織榮譽(yù)感，才能促進(jìn)組織工作的高效進(jìn)行，從而實(shí)現(xiàn)利益的最大化。例如：年輕的劉秘書剛到公司A部門不久，有一次被分配到B部門協(xié)調(diào)工作，卻沒有很好地完成，她很生氣。中午工作餐的時(shí)候，她便和自己部門的同事抱怨說:”明明公司規(guī)定，各部門之間要

32、相互協(xié)調(diào)，B部門雖然口頭說支持我們的工作，但是卻不肯借調(diào)他們的技術(shù)員過來幫我們忙完這一段，我要跟經(jīng)理告狀?！迸赃叺耐趺貢莻€(gè)老秘書了，聽完后笑瞇瞇的對(duì)劉秘書說:”小劉啊不要生氣，你不應(yīng)該去和經(jīng)理告狀，你可以這么和經(jīng)理說,就說我們部門的工作近來進(jìn)度比較緊，想請(qǐng)B部門的技術(shù)員幫忙，B部門也很想幫忙，但是他們也有自己的難處，不知道經(jīng)理您能不能想想辦法。”后來事情果然辦得很成功。8根據(jù)上面的這個(gè)案例，我們可以知道，劉秘書只考慮了自己部門的事情，而沒有設(shè)身處地地考慮B部門的難處，如果設(shè)想劉秘書向經(jīng)理告了狀，結(jié)果B部門受到了批評(píng)，表面上也許接受，但實(shí)際上對(duì)A部門的工作推三阻四，不能很好地配合，這樣兩個(gè)部門

33、的矛盾必將激化了，同事之間充滿了敵意就沒法好好地共同為公司工作，工作效率大大降低，公司將損失很大。而王秘書的做法很對(duì)，作為秘書，本身就是一個(gè)很重要的協(xié)調(diào)者，在不同部門之間，發(fā)現(xiàn)事權(quán)矛盾和有利益沖突的趨向，應(yīng)該用合適的方式，促進(jìn)化解同事之間的矛盾，使之團(tuán)結(jié)一致，相互合作，保持目標(biāo)的一致性。3.1.3 與本單位以外人員的協(xié)同性作為秘書，人際交往在工作中是非常重要的。人作為一個(gè)社會(huì)性的生物，與人交往是必不可少的，而對(duì)于一個(gè)單位的發(fā)展，與其他單位的合作與競(jìng)爭(zhēng)也是不可避免的。秘書在單位之間的交往中起著重要作用。首先，秘書必須準(zhǔn)確，快速，全面地收集對(duì)方單位的相關(guān)信息，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)地決策做鋪墊。知彼知己，百戰(zhàn)

34、不殆。只有對(duì)對(duì)方有了全面透徹的了解，才能讓領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策時(shí)更加方便高效。另外，秘書還要做好協(xié)調(diào)工作。對(duì)每個(gè)單位來說機(jī)會(huì)都是均等的，要做到公平競(jìng)爭(zhēng)。為了避免不必要的麻煩，秘書要幫助領(lǐng)導(dǎo)處理好與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手之間的關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)人員之間如果溝通不暢極有可能產(chǎn)生誤會(huì)和矛盾，造成合作關(guān)系破裂。秘書要做好溝通工作，幫助領(lǐng)導(dǎo)人員之間相互了解情況，避免由于不能全面了解情況產(chǎn)生問題的情況發(fā)生。倘若遇到問題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，時(shí)刻掌握對(duì)方的動(dòng)態(tài)，斷不可疏忽大意。當(dāng)問題出現(xiàn)時(shí)要做到沉著應(yīng)付。畢竟很多事情都是意想不到的，這時(shí)就需要秘書具有應(yīng)變能力，對(duì)突來的一切能沉著應(yīng)對(duì)。當(dāng)情況出乎自己的意料時(shí)，要學(xué)會(huì)在變化中去調(diào)整，盡量變被動(dòng)為

35、主動(dòng)，快速適應(yīng)新的情況。必要時(shí)，可以巧妙地避開一些話題，靈活地變通，甚至可以用幽默的方式處理以緩和氣氛，扭轉(zhuǎn)形勢(shì)。在現(xiàn)代化的管理中，為了實(shí)現(xiàn)利益的最大化需要進(jìn)行多方的合作。然而由于目前管理要素的日益增多，變化節(jié)奏日益加快，在合作過程中不免會(huì)出現(xiàn)許多問題和矛盾，倘若不及時(shí)進(jìn)行調(diào)節(jié)整合就會(huì)導(dǎo)致合作關(guān)系破裂，多元合作關(guān)系失調(diào)，甚至解體。秘書要時(shí)刻警惕起來，能夠敏銳地發(fā)現(xiàn)問題。針對(duì)一般性的問題，秘書可以主動(dòng)進(jìn)行化解，避免大問題的出現(xiàn)；而對(duì)于較為嚴(yán)重的問題，秘書要先進(jìn)行協(xié)調(diào)控制好局面，避免問題進(jìn)一步擴(kuò)大，而后在向領(lǐng)導(dǎo)詳細(xì)匯報(bào)，聽從領(lǐng)導(dǎo)指揮，迅速行動(dòng)解決問題。在面對(duì)共同合作的單位時(shí)，秘書要做好溝通工作，應(yīng)

36、主動(dòng)地、積極地同對(duì)方交往，尋找共同語言。人與人之間在交往過程中擁有共同的話題會(huì)大大促進(jìn)雙方的相處。共同的語言，共同的體驗(yàn)和共同的情感更能讓雙方產(chǎn)生情感的共鳴，從而讓雙方的感情更加親密，相處更加融洽。因此，尋找雙方的共同點(diǎn)就成了交往的決定性因素。所以，秘書在與合作企業(yè)的工作人員相處時(shí)要善于觀察總結(jié)對(duì)方的愛好，盡量做到投其所好，找一些對(duì)方感興趣的話題。俗話說，酒逢知己千杯少，話不投機(jī)半句多。為了能跟對(duì)方保持長(zhǎng)期的合作關(guān)系，秘書必須在日常生活中細(xì)心留意，把握對(duì)方的特性，以便尋找更多的共同點(diǎn)，找到更多共同話題。其次，在交往過程中要向?qū)Ψ匠ㄩ_胸懷，言明所求，不能表現(xiàn)出極強(qiáng)的防范意識(shí)。以誠(chéng)相待不僅能贏得對(duì)

37、方的信任，還能喚起對(duì)方的同情和理解。如果過分防范，虛假遮掩，不僅不能保護(hù)好自己，還讓對(duì)方覺得自己不真誠(chéng)，這極大地阻礙了雙方的交往。秘書要學(xué)會(huì)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候采用“欲取之，則先予之”的策略，巧妙地使用人際交往的技巧從而達(dá)到交往的目的。另外，在言論上，秘書人員一定要做好保密工作，該說的話要說清楚，不該說的話一定要做好保密，一句也不能透露。最后，要做一個(gè)善解人意的人，多站在別人的角度替別人想想，不能太自私自利。己所不欲，勿施于人，要善于聽取對(duì)方的建議和言論，多考慮對(duì)方的意見和意圖，不要總是站在自己的立場(chǎng)看問題。由于每個(gè)人的情感經(jīng)歷不同，性格也不一樣，看待問題自然會(huì)有差異，在涉及雙方利益的問題上要多替他人

38、著想，考慮對(duì)方的興趣愛好，盡量滿足對(duì)方的需求，避免給對(duì)方帶來麻煩。要做到方便他人的同時(shí)，方便自己。最后，要學(xué)會(huì)傾聽，在與對(duì)方談話時(shí)要看著對(duì)方的眼睛，認(rèn)真傾聽，這樣不僅表現(xiàn)出你對(duì)講話者的尊重，還表現(xiàn)出了你自己的涵養(yǎng)，讓對(duì)方感受到你的熱情和真誠(chéng)。3.2 人與工具的協(xié)同性面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的社會(huì)大環(huán)境,傳統(tǒng)的辦公大多是靠人力很不方便，手工的辦公模式不僅給人帶來了好多麻煩，還使辦公效率大大降低，這已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時(shí)代的腳步，無法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要。在經(jīng)歷了辦公領(lǐng)域一次新的革新后，辦公自動(dòng)化被廣泛應(yīng)用于各大組織和單位，也對(duì)秘書工作產(chǎn)生了巨大的影響，使秘書工作沖破傳統(tǒng)向現(xiàn)代化秘書工作轉(zhuǎn)變。辦公自動(dòng)化主要利

39、用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)已經(jīng)現(xiàn)代辦公設(shè)備進(jìn)行工作。例如辦公室中常見的打印機(jī)、復(fù)印件、掃描儀、電話、傳真等都是辦公自動(dòng)化的應(yīng)用。計(jì)算機(jī)擁有強(qiáng)大的信息處理能力，可以實(shí)現(xiàn)信息高效、精準(zhǔn)地處理，從而在一定程度上大大提高了秘書人員辦公的效率和質(zhì)量。辦公室自動(dòng)化主要帶來了以下便利：1.秘書辦公中需要進(jìn)行大量的信息收集、加工、處理和傳送的工作。傳統(tǒng)的收集方法復(fù)雜繁瑣，工作量特別大，而且信息更新的速度特別快，如果不能及時(shí)獲取和傳送，再重要的信息也會(huì)因時(shí)過境遷而失去利用價(jià)值。自從全球信息化后，信息收集手段的先進(jìn)性和多樣化。秘書人員可以通過計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、手機(jī)、報(bào)紙、廣播等等傳播媒介進(jìn)行信息的收集，快速獲取所需的信

40、息。2.秘書在工作過程中要進(jìn)行文字的管理，需要對(duì)一些文件進(jìn)行處理。例如有關(guān)文件、信函、報(bào)表、決議和命令、文稿、統(tǒng)計(jì)資料、數(shù)據(jù)、政策、規(guī)章制度等的詳細(xì)情況。隨著辦公自動(dòng)化技術(shù)在辦公室的推廣，秘書可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行文字的處理，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文字的加工處理、存儲(chǔ),可以做到及時(shí)查詢、分析、修改、協(xié)助決策活動(dòng)。3.秘書在辦公中的一項(xiàng)最重要的工作就是對(duì)檔案進(jìn)行整理、管理和保密。辦公自動(dòng)化在辦公室的應(yīng)用,秘書在計(jì)算機(jī)上建立電子檔案，進(jìn)行文件的管理大大提高了工作效率，甚至在一定程度上提高了辦公的質(zhì)量。4.一個(gè)組織單位中免不了很多的會(huì)議和日程安排?！霸趯?shí)現(xiàn)辦公室自動(dòng)化后，可以實(shí)現(xiàn)時(shí)間管理現(xiàn)代化。因?yàn)殡娮尤粘瘫砗?/p>

41、電子備忘錄可以在兩分鐘之內(nèi)安排好一個(gè)在平時(shí)需要七十分鐘方能安排好的會(huì)議?！?另外，備忘錄還能及時(shí)發(fā)出信號(hào)，以便提醒人們按時(shí)參加會(huì)議以免忘記或遲到。同時(shí)，計(jì)算機(jī)中的相關(guān)程序還能幫助人們科學(xué)地分配會(huì)議室，辦公用具以及其他服務(wù)設(shè)備。這實(shí)現(xiàn)了時(shí)間管理現(xiàn)代化。由于辦公室自動(dòng)化都是有高科技進(jìn)行操作的，如果一個(gè)秘書沒有很好的技術(shù)必然不能勝任這一工作。傳統(tǒng)的辦公手段已經(jīng)被淘汰，要想使用現(xiàn)代化的辦公方式，秘書人員首先要提高自身素質(zhì)，提高自己的技術(shù)水平。其次在面對(duì)出潮水般涌來的信息要善于從中找到關(guān)鍵的有用的信息，做到有條不紊，井然有序地進(jìn)行。在新的辦公形勢(shì)下，作為秘書，若是不去適應(yīng)這一形式下的辦公，就會(huì)被社會(huì)淘汰。只有具有旺盛的求知欲、積極的進(jìn)取心、強(qiáng)烈的責(zé)任感、對(duì)信息的靈敏性、對(duì)工作有預(yù)見性的秘書人員才會(huì)在這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)異常激烈的社會(huì)立