如何提高物資采購效率

1、如何提高物資采購效率采購效率是評價(jià)物資采購綜合效率的重要標(biāo)準(zhǔn)，物資采購工作如果只求規(guī)范不講效率，就失去存在的價(jià)值和意義，也不會(huì)被需求部門和供應(yīng)商認(rèn)可。物資采購部門一定要高度重視物資采購效率，不斷總結(jié)物資采購存在的瓶頸問題，努力完善采購流程，加速采購工作完成，確保生產(chǎn)物資按期到貨，不斷提高物資采購工作實(shí)效。針對我公司目前物資采購整體效率不高的實(shí)際情況，從影響物資采購的重要因素考慮，主要可歸納為以下五個(gè)方面的問題：一、需求提報(bào)環(huán)節(jié)：人員設(shè)置不合理，物資需求計(jì)劃不準(zhǔn)按照公司的人員設(shè)置，各部門物資計(jì)劃提報(bào)人員多為兼職，對物資計(jì)劃、倉儲(chǔ)保管業(yè)務(wù)的水平不高，物資需求計(jì)劃的準(zhǔn)確性欠佳、責(zé)任心不強(qiáng)，而物資采購

2、工作量大、要求高、專業(yè)性強(qiáng)、程序復(fù)雜，尤其當(dāng)采購標(biāo)的物是一些特殊物品和專業(yè)性較強(qiáng)的物品時(shí)，這種機(jī)制的弊端更為突出：由于沒有專門人員設(shè)置，致使人員心有余而力不足，常常由于能力、水平和精力的限制不能去了解情況，導(dǎo)致物資計(jì)劃提報(bào)澄清環(huán)節(jié)反復(fù)多次，且容易產(chǎn)生推諉扯皮現(xiàn)象，浪費(fèi)了大量的時(shí)間，嚴(yán)重影響物資采購的效率。（二）預(yù)算控制方面：物資預(yù)算水平不高，與實(shí)際生產(chǎn)存在脫節(jié)現(xiàn)象年度預(yù)算是物資采購的資金來源和依據(jù)，物資采購必須在預(yù)算的約束下嚴(yán)格執(zhí)行。因此，預(yù)算管理水平的高低，預(yù)算編制的好壞直接影響著物資采購的規(guī)模、效益和規(guī)范程度。然而目前各部門編制了采購預(yù)算的編制質(zhì)量不高、比較粗放，缺乏科學(xué)性、嚴(yán)密性和可操作

3、性，批復(fù)時(shí)間晚且調(diào)整幅度大，擅自改變資金用途，超標(biāo)采購現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，致使大量的采購項(xiàng)目游離于物資采購預(yù)算之外，緊急和臨時(shí)性采購居高不下，嚴(yán)重影響了物資采購的計(jì)劃性和時(shí)效性，這種松散的、缺少約束的支付行為必然影響物資采購的效率。（四）采購渠道方面：物資采購方式單一，物資采購資源缺乏有效整合物資采購涉及的種類繁雜，不同項(xiàng)目有不同的技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，加上供應(yīng)商和銷售體制千差萬別，而采購程序設(shè)計(jì)卻不盡合理，過分強(qiáng)調(diào)形式上的制衡，造成環(huán)節(jié)多、關(guān)鍵環(huán)節(jié)考慮不周的現(xiàn)象，進(jìn)而導(dǎo)致權(quán)責(zé)不明，推諉扯皮，甚至導(dǎo)致招標(biāo)失敗，影響了采購效率。表現(xiàn)在沒有建立起一套功能齊備、強(qiáng)大的物資采購信息渠道和統(tǒng)一市場，不能互補(bǔ)優(yōu)勢

4、，造成資源浪費(fèi)和短缺，造成單一來源物資較多，采購由此陷入進(jìn)退維谷的困境：一方面物資采購部門為市場資源的短缺而發(fā)愁，另一方面許多供應(yīng)商卻不能及時(shí)獲知采購信息，物資采購資源無法有效整合，影響了物資采購效率。（三）采購組織方面：物資采購環(huán)節(jié)過多，溝通協(xié)調(diào)存在問題物資采購從計(jì)劃提報(bào)、到采購計(jì)劃形成、審批、合同的簽訂、采購入庫及驗(yàn)收、出庫等多個(gè)環(huán)節(jié)，在完成采購任務(wù)時(shí)，存在審批內(nèi)容交叉重復(fù)等不合理現(xiàn)象，而且在協(xié)調(diào)和管理上也存在問題，一個(gè)簡單的物資采購任務(wù)，先后往往要找到財(cái)務(wù)預(yù)算部門、采購管理部門、財(cái)務(wù)結(jié)算部門、采購機(jī)構(gòu)等多方面簽字蓋章，缺了一個(gè)環(huán)節(jié)，采購任務(wù)卻無法完成，造成的直接后果便是采購環(huán)節(jié)過多、多頭

5、領(lǐng)導(dǎo)、效率低下，直接影響了物資采購的效率。（四）、合同執(zhí)行方面：對供應(yīng)商監(jiān)管不到位，供貨周期無法有效保障我公司物資供應(yīng)實(shí)行二級采購二級管理，所有物資計(jì)劃從提報(bào)、審核匯總、審批上報(bào)到公司物資處，由物資處批復(fù)采購，從提報(bào)物資需求計(jì)劃至到貨一般需要兩個(gè)月以上。而后，對供應(yīng)商的缺乏有效的監(jiān)管、獎(jiǎng)懲機(jī)制，也沒有從資金支付的環(huán)節(jié)加以約束，導(dǎo)致物資供應(yīng)速度緩慢，違反合同約定供貨周期的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致物資供應(yīng)無法滿足生產(chǎn)需要，無法有效保障物資供貨周期。為改變目前物資采購工作的現(xiàn)狀，必須切實(shí)提高物資采購效率。針對以上導(dǎo)致效率低下的主要原因，需有針對性的解決，現(xiàn)就此提出如下對策：（一）完善人員設(shè)置，提高采購人員

6、業(yè)務(wù)水平物資采購工作的根本出發(fā)點(diǎn)就是為需求部門服務(wù)，是一項(xiàng)涉及面廣、專業(yè)水平要求很高的工作，要求各級采購工作人員熟悉專業(yè)、預(yù)算、合同、招標(biāo)投標(biāo)等多方面知識(shí)，采購人員的綜合素質(zhì)以及服務(wù)意識(shí)的高低直接影響和決定著物資采購的效率。當(dāng)務(wù)之急是完善各部物資采購人員，配備相應(yīng)數(shù)量和專業(yè)的工作人員，統(tǒng)籌考慮、統(tǒng)一管理、定期培訓(xùn)，避免人員的隨意更換，把提升業(yè)務(wù)人員綜合素質(zhì)作為一項(xiàng)重要工作，采取“請進(jìn)來、走出去”的方式，利用崗位練兵、業(yè)務(wù)幫帶、技術(shù)考核等手段，抓好采購部門職工的教育與培訓(xùn)，逐步造就一批業(yè)務(wù)熟練、技能過硬、職業(yè)道德過硬的采購人才隊(duì)伍，保證采購任務(wù)高效完成。（二）細(xì)化和規(guī)范預(yù)算管理，嚴(yán)格支付審批要進(jìn)

7、一步細(xì)化和規(guī)范預(yù)算管理，各部門在充分分析需求的基礎(chǔ)上，科學(xué)確定各預(yù)算采購項(xiàng)目和應(yīng)當(dāng)花多少錢，解決好該不該買和買多少”的問題。物資采購預(yù)算與部門預(yù)算統(tǒng)一布置、統(tǒng)一編制、統(tǒng)一審核、統(tǒng)一批復(fù)，列明預(yù)算科目、采購資金數(shù)額、采購資金構(gòu)成、采購項(xiàng)目、采購數(shù)量、采購標(biāo)準(zhǔn)、采購時(shí)間，把項(xiàng)目落實(shí)到每一個(gè)采購對象，使之在執(zhí)行中無漏洞可鉆；充分維護(hù)采購計(jì)劃編制的權(quán)威性，增強(qiáng)采購計(jì)劃制度的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，減少需求計(jì)劃上報(bào)的隨意性，采購參數(shù)、采購方式和時(shí)間結(jié)點(diǎn)一經(jīng)確認(rèn)，不得隨意改變，以此增強(qiáng)采購計(jì)劃的權(quán)威性；嚴(yán)格控制預(yù)算外資金支付，不得任意追加采購支出或改變采購項(xiàng)目，對確需調(diào)整的物資采購計(jì)劃必須按法定程序報(bào)批。支付采購

8、資金時(shí)，要重點(diǎn)審查采購項(xiàng)目是否按規(guī)定用途使用、是否超出了預(yù)算，不符合規(guī)定和擅自采購的不予支付。（三）結(jié)合采購實(shí)際，選擇因地制宜的采購方式物資采購方式包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價(jià)、單一來源等五種采購方式。如果單從采購效益出發(fā)，毫無疑問，公開招標(biāo)的效益最高，單一來源的采購效益最低。但在真正的采購中，究竟采用何種采購方式，還要從采購批量、采購成本、采購效率以及特殊環(huán)境下的時(shí)間要求等角度考慮，一味地追求采購效益而不講究采購效率是不可行的。比如，在物資應(yīng)急采購中，就明確規(guī)定了只能采用競爭性談判、詢價(jià)和單一來源等采購，完成時(shí)限和采購質(zhì)量應(yīng)該成為決定性因素。同時(shí)，加大采購管理信息化水平，對于縮短

9、采購周期，減少采購環(huán)節(jié)，提高采購效率具有重要意義，應(yīng)結(jié)合公司物資采購工作實(shí)際，逐步形成更為廣泛的供應(yīng)商庫、產(chǎn)品信息庫、評審專家?guī)?，加大采購硬件投入，開發(fā)設(shè)計(jì)物資采購軟件，形成統(tǒng)一的采購信息管理系統(tǒng)和資金結(jié)算系統(tǒng)，逐步提高物資采購信息化水平，最大限度的節(jié)約人力和物力，加快采購速度，縮短采購周期。（四）加強(qiáng)各部門溝通協(xié)調(diào)，簡化采購流程實(shí)踐表明，采購部門、監(jiān)管部門和需求部門三方相互配合，恪盡職守，就會(huì)大大提高采購的效率與質(zhì)量。建議全面梳理物資采購流程，減少流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)和時(shí)間，刪除不必要的采購程序，如針對通用性標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備和服務(wù)類項(xiàng)目采購金額不大、重復(fù)采購次數(shù)多的特點(diǎn)，可以實(shí)行協(xié)議供貨或定點(diǎn)采購，按年度簽訂框

10、架協(xié)議長期供貨；明確各部門在整個(gè)采購活動(dòng)中的權(quán)利和義務(wù)，加強(qiáng)部門協(xié)調(diào)，提高配合程度，科學(xué)界定各自的職責(zé)，分工明確，權(quán)責(zé)分明,管理科學(xué)”的物資采購運(yùn)作機(jī)制；明確每一環(huán)節(jié)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，比如合同簽訂環(huán)節(jié)從招標(biāo)到最終簽訂，按金額或采購方式不同分別限定在多少個(gè)工作日之內(nèi)等。形成不斷形成科學(xué)規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)采購的采購流程，從制度和流程的優(yōu)化方面，最大化的提高物資采購效率。（五）加大供應(yīng)商監(jiān)管力度，保障合同執(zhí)行采購合同執(zhí)行難的問題在一定程度上存在。在實(shí)際采購中，有的供應(yīng)商在簽訂合同后不按合同規(guī)定履約，甚至毀約，打亂了整個(gè)采購進(jìn)程，影響了整個(gè)采購工作。采購機(jī)構(gòu)還是要加大對供應(yīng)商的資格審查，從源頭上保證供應(yīng)商質(zhì)量，防止出現(xiàn)違約問題。選定中標(biāo)供應(yīng)商后，要加強(qiáng)對中標(biāo)或成交供應(yīng)商的監(jiān)督與管理，定期檢查合同履行進(jìn)度，督促供應(yīng)商積極按照要求執(zhí)行采購合