采購管理規(guī)定及實施細則

1、采購管理規(guī)定及實施細則總則第一條.為了規(guī)范公司的采購行為，加強公司采購的監(jiān)督管理，防止資產(chǎn)流失，特制定本規(guī)定。第二條.本規(guī)定是公司購買服務(wù)器、電腦、辦公用品及其他物資過程中的決策、價格監(jiān)督、質(zhì)量檢驗等行為的基本規(guī)范。第三條.公司應(yīng)當(dāng)按照科學(xué)有效、公開公正、比質(zhì)比價、監(jiān)督制約的原則，建立健全采購管理的各項制度，防止采購過程中的不正當(dāng)行為發(fā)生。采購申請第四條.業(yè)務(wù)說明1、公司各部門員工都可以作為采購申請人提交采購申請單。申請人填寫采購申請表后，提交本部門經(jīng)理審批。2、采購業(yè)務(wù)分主自用商品采購和銷售商品采購。自用商品采購包括辦公用品、配件、耗材、固定資產(chǎn)等。銷售商品采購包括簽定購銷合同的商品，客戶委

2、托代購商品。3、自用商品采購，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，需提交行政部確認(rèn)。行政部確認(rèn)后，提交營銷中心商務(wù)組發(fā)布采購信息。4、銷售商品采購，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，需提交系統(tǒng)部指定人員確定配置清單。系統(tǒng)部確認(rèn)后，提交營銷中心商務(wù)組發(fā)布采購信息。5、商務(wù)組發(fā)布采購信息給公司內(nèi)部詢價人員（銷售人員和采購部門）、外部詢價員。6、對于oracle、D7i軟件產(chǎn)品的采購，不執(zhí)行此規(guī)定。第五條.相關(guān)人員的責(zé)任1、采購申請人：1） 采購申請人可以是各部門員工；2） 采購申請人負(fù)責(zé)填寫完整的采購申請單；詳細附件采購申請單；3）采購申請人負(fù)責(zé)與系統(tǒng)部確認(rèn)采購物品的配置、數(shù)量是否符合商務(wù)合同或項目要求及軟件產(chǎn)品運行的要求。4）如

3、果客戶與公司不簽定商務(wù)合同，則采購申請人負(fù)責(zé)向客戶索要委托代購函。5）當(dāng)銷售采購的配置發(fā)生變化時，必需與系統(tǒng)部溝通后確定新的采購配置，并及時通知銷售部商務(wù)組人員。2、部門經(jīng)理：確認(rèn)采購行為有效性。3、系統(tǒng)部：明確采購物品的配置、數(shù)量符合合同、項目、產(chǎn)品的要求。4、商務(wù)組：1）負(fù)責(zé)補充采購申請單的編號、版本號；明確要求報價反饋時間；2）負(fù)責(zé)收集、整理、提交客戶委托函歸檔；3）負(fù)責(zé)發(fā)布采購信息給內(nèi)外部詢價員、采購監(jiān)管人員。4）收到采購申請人的變動采購申請單的通知后，及時通知內(nèi)、外部詢價員。第六條.其他說明1、采購申請單編號規(guī)則：8位編碼年份4位+月份2位+流水號2位。例如：2007年9月銷售部提交

4、第一張采購申請單，該單據(jù)編號為20070901,版本號為1。2、版本號規(guī)定：第一次提交的采購申請單版本號為1。如果中間有所改動，則版本編號改為2。依次類推，每次配置清單的變化要求采購申請單編號不變，版本號依次改變。第七條.審批流程：銷售商品采購申請審批流程.doc,自用商品采購申請審批流程.doc采購報價第八條.業(yè)務(wù)說明及要求詢價員在收到商務(wù)組發(fā)布的采購申請單后，自行詢價，并填寫采購報價表，在規(guī)定時間內(nèi)反饋給采購監(jiān)管人員。采購報價單。第九條.相關(guān)人員的責(zé)任1、詢價員：1）負(fù)責(zé)市場詢價；詳細填寫報價單內(nèi)容；在公司要求的時間內(nèi)發(fā)送給采購監(jiān)管人員進行比價。2）負(fù)責(zé)審查最終供貨商的資格（供貨能力和單位

5、信譽）。2、商務(wù)組：當(dāng)采購申請發(fā)生變化時，必須及時通知詢價員及監(jiān)管人員。3、監(jiān)管人員：確保詢價員報價通道暢通。第十條.其他說明1、銷售商品需要提供增值稅專用發(fā)票，自用商品可提供增值稅普通發(fā)票。2、價值較高的商品，公司統(tǒng)一要求1-3年原廠商免費維護、一個月延期付款的賬期。3、采購報價單中寫明付款條件、可提供的售后服務(wù)、運輸條件等參考內(nèi)容。4、內(nèi)、外部詢價員在填寫采購報價單時，必須填寫供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人、電話等信息。5、各詢價員只有一次報價機會，報價單一經(jīng)發(fā)出，不允許修改。除非采購申請單變動時，允許再次報價。6、各詢價員之間不允許打探對方價格，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，取消詢價員報價資格。四、采購比價第十一條.業(yè)

6、務(wù)說明及要求1、比價原則：在相同付款條件、維護條件、運輸條件下，選擇報價最低者進貨。2、在規(guī)定報價時間結(jié)束后，采購監(jiān)管員打印出來各詢價員的報價表，匯總統(tǒng)計后形成比價表，明確采購供應(yīng)商。3、發(fā)送確認(rèn)信息給中標(biāo)的詢價員、采購部門、財務(wù)部、系統(tǒng)部或行政部。發(fā)送未中標(biāo)的通知給其他未中標(biāo)的詢價員。4、采購監(jiān)管員不能判斷哪個報價中標(biāo)時，如果是自用商品采購，則上報主管行政的（副）總經(jīng)理審批；如果是銷售采購，則上報主管銷售的（副）總經(jīng)理審批。5、 采購比價單和采購確認(rèn)單第十二條.相關(guān)人員的責(zé)任1、采購監(jiān)管員：1） 保持公平、公正的原則，嚴(yán)格按照比價原則，選擇供應(yīng)商。2） 保存、整理詢價員報價表和采購比價表，隨

7、時準(zhǔn)備公司領(lǐng)導(dǎo)的檢查。3） 及時通知采購部門、財務(wù)部門進行采購。2、采購部門：接到采購監(jiān)管員的通知后，進行采購行為。自用商品的采購部門是行政部，銷售采購的采購部門是系統(tǒng)集成部。5、 采購入庫第十三條.業(yè)務(wù)說明及要求1、采購部門在采購物品后，到行政部辦理入庫手續(xù)。辦理入庫手續(xù)時，應(yīng)提交采購申請單，填寫入庫登記表.xls,并簽字。行政部庫存管理人員必須清點物品的是否與采購確認(rèn)單一致。2、如果是服務(wù)器等高端商品，則由系統(tǒng)部確認(rèn)采購物品與采購確認(rèn)單是否一致，并在到貨確認(rèn)單上簽字確認(rèn)。行政部以系統(tǒng)部簽字確認(rèn)的到貨為入庫依據(jù)。3、采購部門憑行政部入庫單，供應(yīng)商提供的發(fā)票，自行填寫的付款申請單到財務(wù)部辦理付

8、款事宜。如遇預(yù)付貨款時，則采購部門憑采購確認(rèn)單，自行填寫付款申請單到財務(wù)部辦理付款事宜。4、采購比價確認(rèn)入庫審批流程：采購報價比價確認(rèn)入庫審批流程.doc第十四條.相關(guān)人員的責(zé)任1、采購部門：嚴(yán)格按采購確認(rèn)單進行采購。2、行政部：負(fù)責(zé)核對入庫物品與采購確認(rèn)單是否一致。3、系統(tǒng)部：負(fù)責(zé)核對所采購的高端商品是否與采購確認(rèn)單一致。4、財務(wù)部：負(fù)責(zé)核對付款手續(xù)是否起全：商務(wù)合同或委托代購函、采購確認(rèn)單、采購入庫單、采購發(fā)票在數(shù)量、單價、規(guī)格、金額等是否一致。如果一致，則財務(wù)付款；如果不一致，則有權(quán)暫不付款。第十五條.其他說明1、采購過程中發(fā)生變更時，采購部門應(yīng)及時通知采購監(jiān)管人員。由采購監(jiān)管人員確定是

9、否重新采購詢價或從其他供應(yīng)商處采購，并書面通知采購確認(rèn)表給采購部門、財務(wù)部、行政部或系統(tǒng)部。2、采購付款的審批權(quán)限：1）銷售商品的付款：由采購部門提交付款申請，經(jīng)主管經(jīng)理審批后，提交財務(wù)部審核后付款。如果單張采購金額超過2萬元，則提交總經(jīng)理審批。2）自用物品的付款：由行政部門提交付款申請，經(jīng)部門經(jīng)理審批后，提交財務(wù)部審核后付款。如果單張采購金額超過1萬元，則需提交總經(jīng)理審批。3、采購付款審批流程：自用商品采購付款審批流程.doc：銷售商品采購付款審批流程.doc6、 獎懲第十六條.公司經(jīng)營者及其他公司高級管理人員，必須支持公司采購流程的實施工作，支持各詢價員、采購部、采購監(jiān)管員、系統(tǒng)部、行政部

10、、財務(wù)部履行本規(guī)定的所述職責(zé)。第十七條公司員工有權(quán)對違反本規(guī)定損害公司利益的行為向公司有關(guān)部門舉報。舉報行為必須提供相關(guān)證據(jù)。公司對舉報人給予保護，任何人不得打擊報復(fù)。第十八條公司應(yīng)當(dāng)對以下人員予以獎勵：（一）降低采購成本貢獻突出的采購人員；（二）嚴(yán)格履行職責(zé)成績顯著的質(zhì)量、價格監(jiān)督人員；（三）舉報違反本規(guī)定的采購行為經(jīng)查證屬實的人員；（四）為降低采購成本做出突出貢獻的其他人員。獎勵金額在5005000元之間。如有特殊貢獻，則獎勵金額上報總經(jīng)理辦公會議討論確定。第十九條對違反本規(guī)定弄虛作假、以權(quán)謀私、帳外暗中收受回扣和收受賄賂的人員，公司應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重給予通報批評、記過、調(diào)離崗位、解聘、除名等處分；給公司造成直接經(jīng)濟損失的，應(yīng)依法賠償；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。7、