酒店采購管理辦法

1、采購管理辦法為規(guī)范玉屏山居物資、項目采購工作，有效控制采購成本，提高經營管理效益，制定本 辦法。1. 適用范圍 本辦法適用于玉屏山居所有物資、服務項目的采購，包括：辦公用品、耗品、生鮮、食 材、經營物資的采購，設施、設備維修保養(yǎng)及其他服務項目的采購。玉屏山居工程建設項目 參照此辦法執(zhí)行。2. 采購原則采購必須圍繞價、質、 量、地、時等基本要素來實施，采購過程中要遵循適時、適質、 適 量、適價、適地的原則，使采購效益最大化。3. 部門職責3.1 物資、服務的使用部門為物資采購申請部門。 申請部門負責人負責審核物資和服務采 購的必要性，制定采購標準， 參與采購過程，并對物資和服務的質量進行驗收、

2、檢查和管理。3.2 成控部門全程參與采購必要性的審核， 負責物資、服務的驗收、 保管和發(fā)放，對承辦 部門采購工作全過程進行監(jiān)督，控制采購成本。3.3 采購部負責具體采購工作。4. 采購方式 主要包括單項采購項目、單一來源采購項目、連續(xù)供貨采購項目。4.1 單項采購 按采購金額不同分為以下幾種形式：單項采購價格估算在 2 萬元以下的，采用詢價采購 的方式；單項采購價格估算在 2萬元以上 10萬元以下的， 采用比價采購的方式； 單項采購價 格估算在 10 萬元以上 50 萬元以下的，采用比選采購的方式； 價格估算在 50萬元以上的，采 用網上公開招標比選的方式。4.2 單一來源采購 以下特殊情況采

3、購，確定為單一來源采購：基于技術、工藝、專利權保護，只能從唯一 供應商采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況又不能從其他供應商采購的；為保證原有采購項 目一致性或配套服務，需從原供應商處添購的；其他特殊情況的。單一來源采購由使用部門 提出單一來源采購書面申請。4.3 連續(xù)供貨采購 與玉屏山居簽訂合同的在一段時間內連續(xù)供貨的供應商，按比選方式確定。連續(xù)供貨的 供應商，供貨周期暨合同周期原則上不得超過 1年，滿 1 年必須重新比選確定。供應價格每 半月由玉屏山居 監(jiān)事會監(jiān)事 、采購部門、成控部門、使用部門詢價一次，詢價方式采取實地 詢價、電話詢價、網上詢價等多種方式相結合，形成詢價記錄，與供應商簽訂定價

4、表，所詢 價格作為當期供貨結算價格。5. 采購程序5.1 單項采購5.1.1 確定采購內容。使用部門擬定需要采購的物資或項目的質量標準、 規(guī)格、數量要求、 采購限價，提出采購申請報玉屏山居審批。5.1.2 提交采購申請。 玉屏山居批準后，使用部門將采購申請?zhí)峤徊少彶浚?采購部出具采 購回執(zhí)單，確定采購方式、告知申購部門采購完成時間。5.1.3 執(zhí)行采購流程。5.1.3.1 2 萬元以內（含 2 萬元）的采購項目采用詢價采購，采購流程如下：（1）由玉屏山居監(jiān)事會監(jiān)事、采購部、成控部門、使用部門共同通過電話、網上、實地 等詢價的方式進行詢價，詢價對象必須在 3 家以上。（2）形成書面詢價報告，由監(jiān)

5、事、采購部、成控部、使用部門共同簽字確認。（3）同等質量、品質的貨物按低價原則確定中標者。5.1.3.2 2 萬以上 10 萬（含 10 萬元）以下的采購項目采用談判比價采購，采購流程如 下：（1）由采購部進行采購項目公告， 盡可能擴大采購范圍， 公告時間不得少于 3個工作日。 （公告的地點在玉屏山居管理平臺和輔樓公告欄）（2）供應商根據采購公告的內容，提供相應的資質資料（營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織 機構代碼，三證合一的只提供營業(yè)執(zhí)照） ，并按采購要求，將供貨相關指標和報價資料密封交 至采購部。各供應商必須按規(guī)定的時間到現(xiàn)場參加比價活動，參與比價的供應商必須達到三 家及以上方可開展比價采購。（

6、 3）第一次報價結束后， 符合采購要求的供應商到現(xiàn)場后進行二次報價， 由第二次報價 后同等質量報價最低者中標。（4）由玉屏山居監(jiān)事會監(jiān)事、使用部門、采購部門、成控部門派人組成比價采購小組， 比價小組成員原則上不少于 5 人。比價結束后進行公示， 3 個工作日后發(fā)出中選通知書。（ 5）由比價小組與中標者進行談判， 對報價及其他事項進行進一步磋商， 并形成談判會 議紀要。5.1.3.3 10 萬以上 50 萬（含 50 萬元）以下的采購項目采用比選采購，采購流程如下： （1）由申請部門編制采購項目詳細的技術要求和參數（包含項目概況、計劃資金、采購 貨物規(guī)格型號等及其他要求。2）由玉屏山居監(jiān)事會監(jiān)事

7、、申請部門、成控部門、采購部門共同抽簽產生第三方代理機構。（ 3）由采購部將采購項目詳細資料交由第三方代理機構編制招標文件 .（4）代理機構編制完成招標文件后交由玉屏山居監(jiān)事會監(jiān)事、采購部門、成控部門、使 用部門對招標文件進行審核，共同簽字確認招標內容及評審辦法。（5）招標文件確定后，由代理機構按相關程序發(fā)布招標公告，潛在供應商進行報名，公 告時間不得少于 3 個工作日。（6）參加比選的供應商不得少于 3 家，并按招標文件提供相關資料清單明細。（7）按照項目要求及實質性內容，由玉屏山居申請部門、采購部、成控部、玉屏山居監(jiān) 事與代理機構共同簽字確定采取最低評標法或綜合評分法為中標原則。最低評標法

8、或綜合評 分法由代理機構按行業(yè)評標辦法進行評標。（8）按照開標時間進行開評標工作，確定中標候選人。評審專家由代理機構進行組織， 評審專家人員不少于 3 名單數組成，其中可以按需擬排一名業(yè)主代表作為專家，專家抽取由 業(yè)主采用隨機的形式在代理機構評標專家?guī)熘鞋F(xiàn)場監(jiān)督的情況下抽取。（9）對中標候選人進行公示，公示期完后確定招標人。5.1.3.4 50 萬以上的采購項目采取網上公開招標比選采購。5.2 連續(xù)供貨采購連續(xù)供貨采購參照單一來源采購中的 10 萬以上 50 萬以下的采購項目比選辦法，產生 供應商。5.3 單一來源采購出現(xiàn)本制度第四條第二款的情況， 由使用部門提出單一來源采購書面申請， 報玉屏

9、山居 總經理批準后，由使用部門、成控部門、采購部門共同與供應商進行談價。6. 采購要求6.1 參加比選、 招標、比價的供應商應當按照采購文件的規(guī)定遞交響應文件， 并將響應文 件密封送達指定機構 （采購部或代理機構） 。供應商在規(guī)定的遞交響應文件截止時間后送達的 響應文件，為無效文件，收件部門應當拒收。供應商對其提交響應文件的真實性、合法性承 擔法律責任。6.2 采購部對選中的供應商在比選結束后 3 日發(fā)出中選通知書。6.3 發(fā)出中選通知書后 5 日內簽訂合同，按合同會簽程序進行。7. 供應商名錄供應商名錄由采購部負責建立，確保備選供應商達到一定儲備量。供應商名錄：餐具類不少于 5家，工程類不少

10、于 5 家，水果 3 家以上，豬肉 3 家以上， 禽類 3 家以上，牛肉 3 家以上，羊肉 3家以上，菌類 3 家以上，酒水飲料類分別不少于 3 家， 辦公用品類不少于 3 家，化工原料類不少于 3 家，網絡電子設備類不少于 5 家，布草類不少 于 3 家。8. 采購代理機構管理由采購部負責，確保為玉屏山居提供服務的代理機構不得低于三家，每一次抽簽決定， 抽簽人員小組由使用部門、成控部門、采購部門各安排至少一人組成，每次對抽簽單進行拍 照存檔。9. 供應商管理9.1常用工程材料、辦公用品、酒水、食品類的供應商，必須提供所在地工商、稅務、質 檢等相關部門核發(fā)的有效證照（包括營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼

11、證、稅務登記證、銀行開戶許 可證等相關證件）。特殊行業(yè)的供應商（如化學品、消防產品供應商）應提供特許經營證明或 現(xiàn)場可以看到相關證明。相關證照復印件由行政部留存。9.2供應商確定后，在合同期內，嚴禁未經批準而隨意更換供應商。 嚴禁其他部門直接與 供應商建立業(yè)務聯(lián)系。嚴禁與供應商相互勾結，損害玉屏山居利益，一旦查出將予以重罰。 對于供應過程中不按玉屏山居要求進行供貨（包括質量和時間），一年內達到三次的，應取消 其供應商資格；如果因質量問題對玉屏山居聲譽造成影響的，發(fā)生一次即取消其供應商資格 并賠償損失。10. 緊急物資采購因客人急需、安全、應急、搶修等原因而產生的物品緊急采購，由申購部門報請總經理 或總值班經理批準后進行采購，可暫不填寫物品申購單，事后應在一個工作日內及時完善相 關手續(xù)。11. 采購時限規(guī)定11.1采購部應根據相應的采購方式完成采購程序： 2萬元以下的采購，3個工作日內完 成; 2-10萬元的采購，7個工作日內完成；10-50萬元的采購，10個工作日內完成；50萬元 以上的采購，另行確定。11.2供應商確定后，各類物資到貨時間規(guī)定:項目預計時間（天）項目預計時間（天）布草工程材料常規(guī)類35常規(guī)類3定制類40定制類7設計