2022年公司通訊管理制度

1、高品質(zhì)文檔2022年公司通訊管理制度 x公司通訊管理制度 第一條：為了提高公司的經(jīng)營(yíng)管理，節(jié)省成本費(fèi)用，加強(qiáng)對(duì)公司各種通訊工具的管理，特制訂本制度。 第二條：本制度所指各種通訊工具包括電話總機(jī)、電話分機(jī)、直線電話、傳真機(jī)、移動(dòng)電話以及為員工配備的電子郵箱等。 第三條：公司的各種通訊工具主要是作為便利與外界溝通、便利開(kāi)展業(yè)務(wù)，公司不提倡員工利用公司的通訊工具進(jìn)行私人用途。 第四條：電話總機(jī)的管理 電話總機(jī)由行政部的前臺(tái)人員負(fù)責(zé)值守，全部外線電話均需由前臺(tái)人員負(fù)責(zé)接轉(zhuǎn)。前臺(tái)人員的接聽(tīng)電話必需使用標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)。標(biāo)準(zhǔn)用語(yǔ)如下： 接聽(tīng)外線電話時(shí)，應(yīng)說(shuō)“您好！迎海集團(tuán)，請(qǐng)問(wèn)您找哪位？”； 當(dāng)對(duì)方告知分機(jī)號(hào)碼時(shí)

2、，應(yīng)說(shuō)“請(qǐng)稍等！”； 假如分機(jī)占線時(shí)，應(yīng)說(shuō)“對(duì)不起，電話占線，請(qǐng)您稍后再打過(guò)來(lái)” 前臺(tái)人員接聽(tīng)內(nèi)線電話時(shí)，應(yīng)說(shuō)“您好，前臺(tái)”。 第五條：電話分機(jī)的管理 公司依據(jù)員工工作需要和電話分機(jī)的資源狀況，為每一位員工供應(yīng)一部電話分機(jī)。 員工應(yīng)電話分機(jī)鈴響三聲內(nèi)接聽(tīng)，接聽(tīng)業(yè)務(wù)電話應(yīng)簡(jiǎn)潔明白，接聽(tīng)電話時(shí)應(yīng)使用統(tǒng)一禮貌用語(yǔ)“您好，×××（員工姓名）”。講電話時(shí)聲音不行太大，以免影響他人。 電話分機(jī)一般不開(kāi)通長(zhǎng)途直撥功能，總監(jiān)級(jí)以下員工因?yàn)楣ぷ鲗?shí)際需要而開(kāi)通長(zhǎng)途直撥功能的，須提出書(shū)面報(bào)告，經(jīng)部門經(jīng)理初審、主管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)公司總裁批準(zhǔn)后方可開(kāi)通。 對(duì)已開(kāi)通長(zhǎng)途直撥功能的電話分機(jī)，由

3、員工個(gè)人負(fù)責(zé)長(zhǎng)途功能的使用管理。不得借予他人撥打長(zhǎng)途電話，一經(jīng)發(fā)覺(jué)，除由其個(gè)人賠償所發(fā)生的長(zhǎng)途話費(fèi)外，還可視狀況嚴(yán)峻，停止其電話分機(jī)長(zhǎng)途直撥功能并按公司獎(jiǎng)懲條例賜予相應(yīng)的處分。 員工因臨時(shí)工作需要打長(zhǎng)途電話的，須填制長(zhǎng)途電話申請(qǐng)單，經(jīng)部門經(jīng)理初審核，主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，遞交行政部經(jīng)理簽字后到前臺(tái)掛撥，或由前臺(tái)撥通后接入員工的分機(jī)上。 撥打長(zhǎng)途電話時(shí)，必需使用ip特服號(hào)（如17909、17951），以節(jié)省費(fèi)用。 禁止利用公司電話談天。員工在上班時(shí)間如撥打或接聽(tīng)私人電話，應(yīng)長(zhǎng)話短說(shuō)，以免造成電話線路的繁忙，時(shí)間不得超過(guò)三分鐘。 嚴(yán)禁員工利用公司電話（包括分機(jī)和直線電話）進(jìn)行撥號(hào)上網(wǎng)、撥打聲訊臺(tái)或信息臺(tái)

4、查詢非業(yè)務(wù)信息。 未經(jīng)公司或電話全部人的同意，撥打長(zhǎng)途電話。一經(jīng)發(fā)覺(jué)，除由其個(gè)人賠償所發(fā)生的長(zhǎng)途話費(fèi)外，還可視狀況嚴(yán)峻，賜予記過(guò)以上的處分，直至開(kāi)除。 電話已開(kāi)通長(zhǎng)途直撥功能的員工一經(jīng)離職，行政部應(yīng)立刻通知前臺(tái)將該員工的長(zhǎng)途直撥功能關(guān)閉，同時(shí)做好登記。 第六條：直線電話的管理 總監(jiān)級(jí)以上的高級(jí)管理人員以及總裁辦主任、總裁助理，可以依據(jù)工作需要，申請(qǐng)配置一部直線電話，如需要開(kāi)通國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途功能的，應(yīng)一并提出申請(qǐng)。 申請(qǐng)配備直線電話，一律報(bào)集團(tuán)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。 第七條：傳真的管理 公司傳真機(jī)由前臺(tái)負(fù)責(zé)管理，收發(fā)傳真時(shí)應(yīng)由前臺(tái)人員負(fù)責(zé)操作。 前臺(tái)人員發(fā)送傳真完畢后，應(yīng)檢查是否有文件遺漏在傳真機(jī)旁；傳真接收完

5、畢后，應(yīng)馬上將傳真文件交給收件人。 員工因?yàn)楣ぷ餍枰l(fā)送傳真的，應(yīng)填制傳真申請(qǐng)單，經(jīng)部門經(jīng)理對(duì)傳真內(nèi)容進(jìn)行初步審核，并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)審批后應(yīng)將傳真申請(qǐng)單遞交行政部經(jīng)理簽字，再由前臺(tái)人員操作發(fā)送。 對(duì)發(fā)送保密性高的文件，可由前臺(tái)人員進(jìn)行指導(dǎo)，由員工個(gè)人親自發(fā)送，并提前以電話方式通知收件人現(xiàn)場(chǎng)接收。對(duì)涉及公司重大機(jī)密的文件不宜使用傳真機(jī)發(fā)送，以免泄密。 對(duì)傳真收發(fā)業(yè)務(wù)頻繁或者所收發(fā)的資料保密要求較高的部門或個(gè)人，可以申請(qǐng)配置專用的傳真機(jī)。 員工不得利用公司傳真機(jī)收發(fā)私人資料、文件。 第八條：移動(dòng)電話的管理 公司不為員工購(gòu)置移動(dòng)電話，但對(duì)員工因辦理公務(wù)所發(fā)生的移動(dòng)電話費(fèi)用（簡(jiǎn)稱移動(dòng)話費(fèi)）

6、，按詳細(xì)狀況賜予肯定金額的報(bào)銷限額標(biāo)準(zhǔn)。 原則上，集團(tuán)主任級(jí)及下屬公司副經(jīng)理級(jí)以下一般員工，不得申請(qǐng)報(bào)銷移動(dòng)話費(fèi)，特別工作崗位或的確因?yàn)闃I(yè)務(wù)需要的除外。 公司對(duì)移動(dòng)話費(fèi)實(shí)行“員工提出報(bào)銷申請(qǐng)、公司核定報(bào)銷限額、限額內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷，超支部分員工自負(fù)”的管理方式，即：主任級(jí)以上的管理員工依據(jù)實(shí)際工作需要，向公司提出報(bào)銷移動(dòng)話費(fèi)的書(shū)面申請(qǐng)，公司依據(jù)員工職務(wù)、崗位和業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，以及公司的移動(dòng)話費(fèi)報(bào)銷限額參考標(biāo)準(zhǔn)表，核定詳細(xì)的報(bào)銷限額。對(duì)在限額以內(nèi)的移動(dòng)話費(fèi)，由公司據(jù)實(shí)報(bào)銷；對(duì)超過(guò)報(bào)銷限額的，公司只按限額標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)銷，超支部分不再補(bǔ)發(fā)給員工，而由其個(gè)人擔(dān)當(dāng)。 核定移動(dòng)話費(fèi)報(bào)銷限額的流程為： 主任級(jí)以上的管理員工可依據(jù)實(shí)際工作需要，寫(xiě)出書(shū)面的報(bào)銷申請(qǐng)，由部門經(jīng)理出具審定意見(jiàn)后，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。在公司的限額參考標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，主管領(lǐng)導(dǎo)可以直