工程項(xiàng)目管理中的溝通效果研究_工程管理

1、工程項(xiàng)目管理中的溝通效果研究工程項(xiàng)目是基于工程項(xiàng)目實(shí)施者和利益關(guān)系人緊密協(xié)作完成特定任務(wù)的過(guò)程，在此過(guò)程中不僅涉及到工程項(xiàng)目實(shí)施者內(nèi)部的分工協(xié)作，還涉及到工程項(xiàng)目利益關(guān)系人（業(yè)主、總承包方、分承包方、監(jiān)理單位、主管部門(mén)之間的分工協(xié)作。由于存在大量的分工協(xié)作（接口），因此也就存在了大量的溝通問(wèn)題。 <BR<BR回想我們所經(jīng)受的工程項(xiàng)目，往往消失過(guò)以下?tīng)顩r：業(yè)主在檢查項(xiàng)目階段成果時(shí)，指出曾經(jīng)提出的某個(gè)要求沒(méi)有包含在其中，而這個(gè)要求早就以口頭的方式告知過(guò)項(xiàng)目組的成員，但作為項(xiàng)目經(jīng)理的你卻一無(wú)所知，而那位成員解釋說(shuō)把這點(diǎn)遺忘了；或者，工程項(xiàng)目組的行動(dòng)和業(yè)主的需求發(fā)生了偏差，造成了返工；或者

2、，設(shè)計(jì)中使用了已經(jīng)過(guò)時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)；或者，由于分包方照?qǐng)D施工，造成項(xiàng)目缺陷；或者，由于設(shè)計(jì)、選購(gòu)、設(shè)備、安裝各專(zhuān)業(yè)組之間的協(xié)作不好，導(dǎo)致工期拖延；等等。這些問(wèn)題產(chǎn)生的緣由都與缺乏有效的溝通有關(guān)。本文試圖通過(guò)對(duì)溝通效果影響因素的分析，探究提高溝通效果的途徑和方法。 <BR<BR1.工程項(xiàng)目管理中溝通效果的影響因素 <BR<BR1.1項(xiàng)目組主要成員的素養(yǎng)和力量 <BR<BR項(xiàng)目組主要成員的素養(yǎng)和力量包括學(xué)問(wèn)、閱歷、溝通力量、組織力量、團(tuán)結(jié)協(xié)作精神、技術(shù)業(yè)務(wù)力量、責(zé)任心和堅(jiān)決決策的力量。項(xiàng)目組成員的素養(yǎng)越高，力量越強(qiáng)，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中溝通就越順暢，項(xiàng)目按時(shí)、按質(zhì)完成的可

3、能性就大。<BR <BR1.2項(xiàng)目經(jīng)理的素養(yǎng)和力量 <BR<BR項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)揮的作用往往對(duì)項(xiàng)目的成敗起打算作用，假如項(xiàng)目經(jīng)理有良好素養(yǎng)，尤其是有良好的溝通力量，他可以在和項(xiàng)目組成員溝通、檢查工作、召開(kāi)會(huì)議等溝通過(guò)程中獵取足夠的信息，發(fā)覺(jué)潛在的問(wèn)題，掌握好項(xiàng)目的各個(gè)方面，從而使項(xiàng)目順當(dāng)完成。 <BR<BR1.3項(xiàng)目組成員對(duì)信息的態(tài)度 <BR<BR項(xiàng)目組成員對(duì)溝通信息的態(tài)度是影響溝通的重要因素，假如項(xiàng)目組成員重視信息，不僅關(guān)懷與本身工作有關(guān)的信息，而且關(guān)懷項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目進(jìn)度、業(yè)主要求等方面的信息，準(zhǔn)時(shí)接收和發(fā)送信息，必定溝通效果就好；反之，則相反。 &

4、lt;BR<BR1.4項(xiàng)目組成員的相互信任程度 <BR<BR溝通是發(fā)送者與接收者之間“給”與“受”的過(guò)程。信息傳遞不是單方面，而是雙方的事情，因此，溝通雙方的誠(chéng)意和相互信任至關(guān)重要。在項(xiàng)目溝通中，當(dāng)面對(duì)來(lái)源不同的同一信息時(shí)，項(xiàng)目組成員最可能信任他們認(rèn)為的最值得信任的那個(gè)來(lái)源的信息。 <BR<BR溝通的精確性與溝通雙方間的相像性也有著直接的關(guān)系。項(xiàng)目組成員假如在性別、年齡、智力、種族、社會(huì)地位、愛(ài)好、價(jià)值觀(guān)、力量等相像性越大，溝通的效果也會(huì)越好。 <BR<BR1.5信息傳遞層次的多少 <BR<BR溝通信息傳遞過(guò)程中假如中間層次過(guò)多，那么，信息

5、在傳遞過(guò)程中就簡(jiǎn)單產(chǎn)生失真。一項(xiàng)討論表明，企業(yè)董事會(huì)的打算通過(guò)五個(gè)等級(jí)后，信息損失達(dá)80%. <BR<BR這是由于，在信息傳遞時(shí)，各層次都會(huì)花時(shí)間把接受到的信息進(jìn)行甄別，一層一層的過(guò)濾，在過(guò)濾的過(guò)程中還摻雜了大量的主觀(guān)因素，尤其是當(dāng)發(fā)送的信息涉及到傳遞者本身時(shí)，往往會(huì)由于心理方面的緣由，造成信息失真。 <BR<BR1.6工程項(xiàng)目各接口協(xié)調(diào)狀況 <BR<BR工程項(xiàng)目的接口主要包括：總承包方與業(yè)主、總承包方與分包方、總承包方與監(jiān)理公司以及總承包方內(nèi)部各專(zhuān)業(yè)組之間的協(xié)調(diào)問(wèn)題，假如各接口之間的任務(wù)與責(zé)任明確，接口之間的相互推委削減，溝通的效果就好；反之，溝通的效果就

6、差。 <BR<BR1.7溝通方案的完備性 <BR<BR溝通方案是否具體而全面地描述了項(xiàng)目信息的收集和歸檔結(jié)構(gòu)、信息的發(fā)布方式、信息的內(nèi)容、每類(lèi)溝通產(chǎn)生的進(jìn)度方案、商定的溝通方式等；是否做好了各利益關(guān)系人信息溝通的需求分析，他們各自需要什么信息、如何傳遞等工作，對(duì)提高信息溝通效果影響較大。 <BR<BR2.提高工程項(xiàng)目溝通效果的方法和途徑 <BR<BR2.1組建一個(gè)好的項(xiàng)目組 <BR<BR在組建項(xiàng)目部時(shí)，要視項(xiàng)目的簡(jiǎn)單程度，依據(jù)學(xué)問(wèn)、專(zhuān)業(yè)、力量、性格等要素優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的原則選配項(xiàng)目組的主要成員。高效的項(xiàng)目組織能形成良好的“項(xiàng)目精神”，削減不

7、必要溝通和合作的數(shù)量，以提高項(xiàng)目組的溝通效果。一個(gè)好的項(xiàng)目組應(yīng)當(dāng)具備完成項(xiàng)目任務(wù)，實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)的力量，即使在項(xiàng)目遇到困難時(shí)，項(xiàng)目組也能發(fā)揮集體的力氣去克服各種困難，使項(xiàng)目始終良好運(yùn)行，這是一種系統(tǒng)力量，是通過(guò)項(xiàng)目組成員間的良好溝通和協(xié)作而體現(xiàn)出來(lái)的。<BR <BR2.2建立完善的項(xiàng)目溝通管理體系 <BR<BR項(xiàng)目組因開(kāi)展項(xiàng)目而成立，因項(xiàng)目完成而解散，工程項(xiàng)目一次性的特點(diǎn)打算了項(xiàng)目組成員為該項(xiàng)目協(xié)同工作的臨時(shí)性。由于項(xiàng)目 組的成員來(lái)自于不同的利益關(guān)系方，即使總承包方內(nèi)部也有來(lái)自于不同職能部門(mén)的成員，成員間并不完全了解，假如不進(jìn)行有效的溝通，成員間就根本無(wú)法協(xié)作，因此只有形

8、成有效的溝通體系，成員間才能充分溝通，共享信息，相互信任，相互支持。 <BR<BR建立良好的項(xiàng)目溝通管理體系首先應(yīng)構(gòu)建項(xiàng)目組的溝通網(wǎng)絡(luò)，打算項(xiàng)目各關(guān)系人的信息溝通需求；明確網(wǎng)絡(luò)溝通中各關(guān)系人的職責(zé)和權(quán)限；建立溝通反饋機(jī)制，信息發(fā)送出去并接收到之后，雙方必需對(duì)理解狀況做檢查和反饋，確保溝通的正確性；建立定期檢查項(xiàng)目溝通狀況制度，保持信息溝通的順暢和有效；做好溝通方案的編制、信息分發(fā)、績(jī)效報(bào)告和管理收尾工作。 <BR<BR2.3正確處理工程項(xiàng)目各接口協(xié)調(diào)關(guān)系 <BR<BR2.3.1正確處理總承包方與業(yè)主的關(guān)系 <BR<BR總包方要正確理解業(yè)主的設(shè)計(jì)意

9、圖和要求，在設(shè)計(jì)中定期向業(yè)主匯報(bào)設(shè)計(jì)進(jìn)展，交換看法，假如業(yè)主有好的建議，在不違反設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、設(shè)計(jì)初衷的狀況下，盡量滿(mǎn)意業(yè)主的設(shè)計(jì)變更要求，以制造良好合作氛圍。 <BR<BR2.3.2處理好與分包商的溝通協(xié)調(diào)關(guān)系 <BR<BR總包方應(yīng)主動(dòng)、樂(lè)觀(guān)、具體地向分包方介紹工程概況，技術(shù)要點(diǎn)和工程進(jìn)度、并對(duì)分包方的工程進(jìn)度和質(zhì)量進(jìn)行全程的跟蹤掌握，對(duì)各分包方施工平面幾交叉施工方面進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)；各分包方作為項(xiàng)目的建設(shè)者，在施工中遇到困難，例如：場(chǎng)地、材料、機(jī)具等問(wèn)題，要加強(qiáng)與總包方溝通，通過(guò)總包方的準(zhǔn)時(shí)溝通解決施工中消失的各種問(wèn)題。 <BR<BR2.3.3正確處理總承

10、包方內(nèi)部的協(xié)調(diào)關(guān)系 <BR<BR作為總承包方，內(nèi)部是否協(xié)調(diào)全都尤為重要，由于項(xiàng)目涉及設(shè)計(jì)、選購(gòu)、施工、設(shè)備安裝等各項(xiàng)工作，各專(zhuān)業(yè)組之間的協(xié)調(diào)也相當(dāng)重要，總承包方要加強(qiáng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)溝通，形成全面統(tǒng)籌、信息暢通的內(nèi)部管理格局。如：設(shè)計(jì)組憑借技術(shù)優(yōu)勢(shì)，不但要對(duì)整個(gè)工程的技術(shù)負(fù)責(zé)，同時(shí)要對(duì)設(shè)備組定貨供應(yīng)技術(shù)支持，解決現(xiàn)場(chǎng)消失的各種技術(shù)問(wèn)題；設(shè)備組要樂(lè)觀(guān)與主動(dòng)與設(shè)計(jì)溝通，了解設(shè)計(jì)人員的意圖，并隨時(shí)與施工組保持聯(lián)系，依據(jù)施工工期的要求，樂(lè)觀(guān)組織貨源，保證工程順當(dāng)按進(jìn)度進(jìn)行；施工組要借助與設(shè)計(jì)人員的溝通，保證工程質(zhì)量，滿(mǎn)意設(shè)計(jì)要求，同時(shí)將施工進(jìn)度準(zhǔn)時(shí)反饋給設(shè)備組，以保證設(shè)備能準(zhǔn)時(shí)組織到位。 <

11、;BR<BR此外，工程得以順當(dāng)完成還必需處理好與監(jiān)理公司、主管部門(mén)的關(guān)系。 <BR<BR2.4選好工程項(xiàng)目經(jīng)理 <BR<BR2.4.1項(xiàng)目經(jīng)理有較強(qiáng)溝通管理意識(shí) <BR<BR項(xiàng)目經(jīng)理必需熟悉溝通在項(xiàng)目管理中的作用。項(xiàng)目經(jīng)理所做的每一件事情都包含溝通，項(xiàng)目經(jīng)理沒(méi)有信息就不行能進(jìn)行管理，而信息只有通過(guò)溝通得到。所以項(xiàng)目經(jīng)理必需有很強(qiáng)的溝通意識(shí)，要花50%70%的精力用于溝通，同時(shí)要把握提高溝通有效性的基本原則，做到盡早溝通和主動(dòng)溝通。 <BR<BR盡早溝通和主動(dòng)溝通要求項(xiàng)目經(jīng)理有肯定的前瞻性，定期和相關(guān)人員建立溝通，準(zhǔn)時(shí)發(fā)覺(jué)當(dāng)前問(wèn)題和潛在問(wèn)題，

12、實(shí)行有效措施，避開(kāi)項(xiàng)目實(shí)施中不必要的損失。項(xiàng)目經(jīng)理要利用好啟動(dòng)會(huì)議，促進(jìn)項(xiàng)目組成員的相互了解、熟識(shí)，明確各項(xiàng)目組成員角色分工、職責(zé)和權(quán)限，與其他成員的接口，并使全部成員對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)和工作方案充分了解。 <BR<BR2.4.2項(xiàng)目經(jīng)理要熟識(shí)專(zhuān)業(yè)技術(shù) <BR<BR工程項(xiàng)目經(jīng)理未必是樣樣精通的專(zhuān)才，但至少應(yīng)當(dāng)是樣樣都熟識(shí)的通才，否則，很難將一個(gè)簡(jiǎn)單的大型項(xiàng)目管好。對(duì)項(xiàng)目中某一專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域一點(diǎn)也不懂的項(xiàng)目經(jīng)理，就很難與項(xiàng)目組中該領(lǐng)域的成員溝通，難以監(jiān)督和檢查他們工作的效率和質(zhì)量。<BR <BR2.4.3項(xiàng)目經(jīng)理要有良好的溝通技巧 <BR<BR項(xiàng)目溝通首先要有明

13、確目的。溝通前，項(xiàng)目經(jīng)理要弄清晰作這個(gè)溝通的真正目的是什么？要對(duì)方理解什么？確定了溝通目標(biāo)，溝通的內(nèi)容就圍繞溝通要達(dá)到的目標(biāo)組織規(guī)劃，也可以依據(jù)不同的目的選擇不同的溝通方式。 <BR<BR其次，要做到充分的“聽(tīng)”與藝術(shù)的“說(shuō)”。項(xiàng)目經(jīng)理只有集中精力地聽(tīng)，才能領(lǐng)悟講話(huà)者的意圖，只有領(lǐng)悟了講話(huà)者的意圖，才能選擇合適的語(yǔ)言和方法進(jìn)行溝通。 <BR<BR第三，發(fā)揮權(quán)威，終止?fàn)庌q。工程項(xiàng)目溝通過(guò)程中不行避開(kāi)地存在爭(zhēng)辯，諸如在技術(shù)、方法上的爭(zhēng)辯，這種爭(zhēng)辯往往喋喋不休，永無(wú)休止，終結(jié)這種爭(zhēng)辯的最好方法是項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)揮權(quán)威性。 <BR<BR2.5保持暢通的溝通渠道，保證溝通的

14、有效性 <BR<BR項(xiàng)目溝通中典型的問(wèn)題是“過(guò)濾”，也就是信息丟失。產(chǎn)生過(guò)濾的緣由許多，比如語(yǔ)言、文化、語(yǔ)義、學(xué)問(wèn)、信息內(nèi)容、道德規(guī)范等等，常常遇到由于工作背景不同而在溝通過(guò)程中對(duì)某一問(wèn)題的理解產(chǎn)生差異。因此，參加項(xiàng)目組的成員都必需以項(xiàng)目“語(yǔ)言”方式傳達(dá)和接收信息，同時(shí)了解他們以個(gè)人身份涉及的信息將如何影響整個(gè)項(xiàng)目。 <BR<BR其次，建立溝通平臺(tái)，最大程度保障溝通順暢，使得信息在傳遞中保持原始狀態(tài)。 <BR<BR第三，建立溝通反饋機(jī)制，保證溝通的有效性。在項(xiàng)目實(shí)踐中，采納了適當(dāng)?shù)臏贤ǚ绞?，運(yùn)用了有效的溝通技巧，并不肯定就能得到精確的回應(yīng)，因此，對(duì)于重大問(wèn)題

15、的溝通或者多人之間的溝通，必需要求信息接受方對(duì)信息的溝通結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)和復(fù)述，以確保信息的正確和有效。 <BR<BR2.6采納正確的溝通形式，克服不良的溝通習(xí)慣 <BR<BR工程項(xiàng)目中的溝通形式是多種多樣的，通常分為書(shū)面和口頭兩種形式。書(shū)面溝通大多用來(lái)進(jìn)行通知、確認(rèn)和明確要求等活動(dòng)，語(yǔ)言文字運(yùn)用得是否恰當(dāng)直接影響溝通的效果。使用語(yǔ)言文字時(shí)要簡(jiǎn)潔、明確。 <BR<BR口頭溝通包括會(huì)議、評(píng)審、私人接觸、自由爭(zhēng)論等。這一方式簡(jiǎn)潔有效，更簡(jiǎn)單被大多數(shù)人接受，但是不象書(shū)面形式那樣“白紙黑字”留下記錄，因此不適用于類(lèi)似確認(rèn)這樣的溝通?？陬^溝通過(guò)程中應(yīng)當(dāng)坦白、明確，避開(kāi)由于文化背景、民族差異、用詞表達(dá)等因素造成理解上的差異。此外，還可借助于形體語(yǔ)言進(jìn)行溝通，像肢體語(yǔ)言、圖形演示、視頻會(huì)議都可以用來(lái)作為補(bǔ)充方式。它能擺脫口頭表達(dá)的枯燥，在視覺(jué)上把信息傳遞給接受者，更簡(jiǎn)單理解。 <BR<BR在項(xiàng)目溝通中要特殊留意要克服不良的溝通習(xí)慣，該用書(shū)面溝通的不用口頭溝通，該與項(xiàng)目經(jīng)理溝通的，不于組員溝通，該今日溝通的，不拖到明天溝通，要嚴(yán)格執(zhí)行溝通規(guī)章，避開(kāi)消失項(xiàng)目溝通中的失誤。<BR <BR2.7重視溝通效率，節(jié)省溝通成本 <BR<BR溝通對(duì)項(xiàng)目的重要性是毋庸置疑的，但項(xiàng)目經(jīng)理