論醫(yī)學院校檔案管理的重要性

1、論醫(yī)學院校檔案管理的重要性        【摘要】檔案的管理是一種社會現(xiàn)象,它以一定的物質形式存在,其中值得留念的一部分需要我們永久保存下去,為子孫后代造福。隨著我國高等事業(yè)的和教育教學改革的深化,醫(yī)學院校檔案管理的重要性及獨特性也逐漸顯現(xiàn)出來。本文就如何做好醫(yī)學院校檔案管理工作,吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果,以及醫(yī)學院校檔案管理工作中存在的問題作一剖析,并提出相應的解決措施。 【關鍵詞】檔案管理工作 醫(yī)學院校 教育事業(yè) 規(guī)范 檔案,是國家不可再生的資源。是黨和國家寶貴的文化財富,也是黨和國家不斷成長壯大的

2、基礎。聯(lián)合國教科文組織將檔案列為“人類文化遺產(chǎn)名錄”、“人類記憶工程”等等。同時檔案也是一種社會現(xiàn)象,它以一定的物質形式存在,其中值得留念一部分需要我們永久保存下去,為子孫后代造福,不需要的要及時銷毀。當然,檔案還具有知識儲備功能,是后人進行傳承和借鑒的重要基礎“今人賴之以知古,后人賴之以知今”。 1 醫(yī)學院校檔案管理的重要性 隨著我國高等教育事業(yè)的發(fā)展和教育教學改革的深化,借鑒國外高等院校的成功經(jīng)驗,研究其歷經(jīng)百年,屢經(jīng)戰(zhàn)火及其他意外事件的考驗卻能不斷豐富檔案內容及形式從中體現(xiàn)出檔案管理工作的重要性。醫(yī)學院校作為高等學校重要的組成部分,為我國培養(yǎng)了大量的醫(yī)學研究及實踐工作者,在人類上也寫下了

3、濃墨重彩的一筆。同時醫(yī)學院校與其他高等院校相比又有著極大的不同,所以醫(yī)學院校檔案管理的重要性及差別性也逐漸顯現(xiàn)出來。 具體來說,醫(yī)學院校教學檔案是指臨床教師在從事教學管理和教學實踐活動中直接形成的,具有保存價值的文字、圖表、音像、病例、載體材料等不同形式的歷史記錄。醫(yī)學院校的檔案資料對于學校來說,如同一面鏡子,它詳細真實地反映了一所醫(yī)學院校從建校初期到逐步發(fā)展的整個歷史過程,它能完整、準確、真實地反映學校的全部面貌,直接為學生的教學活動服務,是醫(yī)學院校進行教學改革、提高教學質量的可靠依據(jù),也是進行教學科研的必要條件,更是醫(yī)學院校進行教學評估工作的基礎和依據(jù)。從另一方面說醫(yī)學院校的檔案始終是以人

4、類的生存及健康聯(lián)系在一起的。 2 檔案管理存在的問題 在醫(yī)學院校檔案管理工作的認識上很多人存在一個誤區(qū),那就是檔案管理工作的混亂,對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。具體體現(xiàn)在以下幾個方面: 2.1 人的方面 學院的管理者對檔案管理的不重視;再者,從事檔案管理工作的人員缺乏對檔案管理的學習及實踐,檔案管理工作是枯燥的,面對著堆積如山的檔案,年輕教師缺乏足夠的耐心而年紀較大的教師又無更多的精力。 2.2 物的方面 學校對于檔案管理工作的投入較小,現(xiàn)在的檔案管理已突破了過去的概念,不是一個個簡單的鐵架子就能裝的下所有的檔案,各種新型的檔案格式及樣式,諸如電子制檔案,卡片制檔案,芯片式檔案等大量的

5、存在。 2.3 檔案管理工作中的實際情況方面 檔案管理實際就是保存有價值的拋棄無價值的,俗話說的好“檔案貴在活,而重在于用”。在實踐中,大量有價值的檔案被丟棄在偏僻的角落而無價值的檔案卻堆積如山,做好檔案的分理工作尤其重要。 2.4 其他方面 檔案保管工作中的許多問題還有待解決。比如:紙張老化、字跡退色模糊,醫(yī)療檔案紙張變黃,發(fā)脆,老化變質,有的到了不能再用的程度。其中檔案蟲害也十分猖獗等等。這些問題都是我們需要急切解決的,加強醫(yī)學檔案的保管工作中,無論是對于現(xiàn)在還是將來的檔案管理事業(yè),都是一件長期重要的醫(yī)學工作。 3 如何做好醫(yī)學院檔案管理工作 做好學校的檔案管理工作,這是一個醫(yī)學院校發(fā)展的

6、需要,也是每個高等院校管理工作中的一部分,更是維護一所醫(yī)學院校演變歷程的真實面貌。通過對醫(yī)學院校檔案的查找和利用,可以清楚地看到學校在醫(yī)學史上的歷史的足跡,看到在各個時期我們所取得的種種醫(yī)學實驗成績和榮譽;同時,也可以從中發(fā)現(xiàn)不足,以便經(jīng)驗教訓,更好地做好醫(yī)療實驗工作。完整的檔案資料還可以為社會、為廣大教職工以及醫(yī)學生提供便利的服務。 1         那么我們又該怎樣做好醫(yī)學院校的檔案管理工作呢? 人的方面,解決方案可以通過研究及討論,增強管理者對檔案管理工作的重視,將檔案管理工作與教學放在同一高度抓。在年輕教

7、師進入檔案管理的工作之前進行崗前及培訓,通過的方可工作,并制定嚴格的規(guī)章制度規(guī)范教師的行為,對工作不重視及不認真的教師進行處罰。對于長期從事檔案管理工作的老教師,要對新教師進行輔導及教育,將工作中成熟經(jīng)驗傳授給新教師,做到老帶青,舊帶新的良好傳承。 此外,還要加強學校檔案的基礎管理。檔案工作人員除了在本校醫(yī)學檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外,還應著重做好醫(yī)學檔案的編目、檢索、編研等工作,編制較適用的醫(yī)學檢索工具,建立健全醫(yī)學檢索體系和醫(yī)療檔案文件匯編等資料,及時、系統(tǒng)、完整地提供、滿足醫(yī)學檔案利用工作的需要。在此基礎上加強對醫(yī)療檔案的保管工作,隨時準備為利用者提供所急需的醫(yī)學檔案。重要

8、、珍貴的醫(yī)學檔案要備有微縮或復制件,以代替檔案原件提供利用。同時加強檔案庫房設施建設,減少外界條件對檔案造成的損害。在管理好檔案的基礎上,醫(yī)學檔案管理工作也要適應社會需求的變化,尋求更為有效的醫(yī)學服務新途徑,以提高醫(yī)學檔案利用的質量和水平,把“死”醫(yī)檔案變成“活”醫(yī)檔案,更好地發(fā)揮其檔案的作用,在創(chuàng)造社會效益的同時,促進醫(yī)學檔案事業(yè)的。 綜上所述,醫(yī)學院校的檔案管理工作是一門學問。 規(guī)范的醫(yī)學檔案管理只有堅持與時俱進,才能適應新教育形勢的需要,開創(chuàng)醫(yī)學檔案管理工作的新局面。做好醫(yī)學檔案的開發(fā)和利用工作,不但可以實現(xiàn)高等院校特別是醫(yī)學院校檔案管理工作的自身價值,而且可以為醫(yī)療發(fā)展和社會醫(yī)學進步做

9、出應有的貢獻。 展望未來,機遇和挑戰(zhàn)共存,這就要求我們必須把醫(yī)學院校檔案工作提高到的、戰(zhàn)略的、基礎的高度來認識。給予高度重視,積極做好檔案工作。作為一名醫(yī)學院校的檔案工作者我們要把封閉保守的觀念轉換成為積極創(chuàng)新的觀念;把被動利用醫(yī)學檔案資料的觀念,轉換成有目的地主動開發(fā)醫(yī)學檔案工作者的工作方式、思維方式和行為方式,這是深化醫(yī)學院校檔案工作的前提條件。其次,我們還應充分認識高校體制下檔案管理工作的新特點,探索醫(yī)學院校檔案管理的新模式。 參考 1 鄧紹興,陳智為.檔案管,首都師范大學2004出版. 2 薩瓦、尼斯與萊茵,馬克思恩格斯全集第13卷,人民出版社,1962年版. 3 劉濤.談談檔案工作的“有為”與“有位”,科技咨詢導報,2006年第14期. 4 宋北星.讓檔案工作插上翅膀,航天管理,2006年第12期. 5 楊靜.怎樣加強檔案工作者的綜合素質,山東省農(nóng)業(yè)管理