規(guī)范檔案管理推進檔案管理精細(xì)化修購專項儀器設(shè)備檔案管理經(jīng)驗交

1、規(guī)范檔案管理推進檔案管理精細(xì)化修購專項儀器設(shè)備檔案管理經(jīng)驗交    2012-03-28     論文導(dǎo)讀:文章結(jié)合12個修購專項儀器設(shè)備購置和升級改造項目檔案管理經(jīng)驗,從建立健全管理制度,落實修購專項項目檔案管理責(zé)任制和管理體系,注重設(shè)備檔案資料收集,分類整理歸存精細(xì)化3個方面,闡述了如何規(guī)范儀器設(shè)備檔案管理,在推進檔案管理精細(xì)化、資料分類整理、立卷歸.    文章結(jié)合12個修購專項儀器設(shè)備購置和升級改造項目檔案管理經(jīng)驗,從建立健全管理制度,落實修購專項項目檔案管理責(zé)任制和

2、管理體系,注重設(shè)備檔案資料收集,分類整理歸存精細(xì)化3個方面,闡述了如何規(guī)范儀器設(shè)備檔案管理,在推進檔案管理精細(xì)化、資料分類整理、立卷歸檔等方面的做法,進而總結(jié)了檔案管理工。20062011年作物科學(xué)所組織實施修繕購置項目24項,總投資9 473萬元,其中儀器設(shè)備購置和升級改造類項目12項,投資4 385萬元,通過項目實施,為作物科學(xué)所搭建了多個研究創(chuàng)新平臺,給科研人員創(chuàng)造了良好的工作環(huán)境,提升了全所的科技創(chuàng)新能力,同時在項目管理方面也積累了一些經(jīng)驗。檔案資料是修繕購置項目管理的重要組成部分,是完成設(shè)備采購任務(wù)和設(shè)備質(zhì)量控制及項目驗收的重要依據(jù),是國有資產(chǎn)建賬立卡以及維護采購單位合法權(quán)益的重要證

3、據(jù),是設(shè)備采購過程中不可或缺的一項重要工作,它真實的記錄和反映了設(shè)備采購、安裝調(diào)試及驗收的全過程。因此,要保證設(shè)備資料真實、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范、齊全,做好項目的檔案收集、整理及立卷歸檔工作,是項目管理一個非常重要的環(huán)節(jié)。健全制度,落實責(zé)任制健全管理制度,實行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制,貫徹執(zhí)行國家檔案法,樹立全員責(zé)任意識和法制意識,制定完善可行的檔案管理規(guī)章制度,是保證檔案資料真實、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的有效措施。作物科學(xué)所在項目實施過程中,嚴(yán)格執(zhí)行中央級科學(xué)事業(yè)單位修繕購置專項資金管理辦法、農(nóng)業(yè)部科學(xué)事業(yè)單位修繕購置專項資金管理實施細(xì)則、農(nóng)業(yè)部科學(xué)事業(yè)單位修繕購置專項資金儀器設(shè)備項目驗收辦法(試行)、中國農(nóng)科院修

4、繕購置專項資金管理辦法、中國農(nóng)科院修繕購置專項資金檔案管理辦法(試行)。同時,結(jié)合自身的實際情況制定了該所的中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院作物科學(xué)研究所中央級科學(xué)事業(yè)單位修繕購置專項管理辦法、中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院作物科學(xué)研究所中央級科學(xué)事業(yè)單位修繕購置專項資金管理辦法、作物科學(xué)研究所儀器設(shè)備檔案管理辦法,并根據(jù)每個項目的具體情況制定符合項目實際的項目實施計劃和儀器設(shè)備采購方案。在項目管理方面,堅持項目法人責(zé)任制、招投標(biāo)制、監(jiān)理制、合同制管理。為了保證項目的順利實施,根據(jù)項目內(nèi)容成立項目領(lǐng)導(dǎo)小組和實施小組。領(lǐng)導(dǎo)小組為項目的決策機構(gòu),組長由法人代表擔(dān)任,所領(lǐng)導(dǎo)班子成員和相關(guān)專家為領(lǐng)導(dǎo)小組成員,主要負(fù)責(zé)項目實施方案制定、

5、項目招投標(biāo)和人、財、物協(xié)調(diào)及項目驗收等重要事項決定。儀器設(shè)備實施小組組長由熟悉儀器設(shè)備的專家擔(dān)任,成員由綜合辦公室和相關(guān)人員組成,負(fù)責(zé)設(shè)備具體采購事宜。檔案管理實施小組組長由分管條件建設(shè)工作的辦公室副主任擔(dān)任,成員由檔案管理員和儀器小組的相關(guān)人員組成,負(fù)責(zé)項目執(zhí)行過程中檔案資料的收集整理。財務(wù)管理實施小組組長由主管財務(wù)的所長擔(dān)任,成員由計財處和設(shè)備小組相關(guān)人員組成,負(fù)責(zé)項目的經(jīng)費管理。在檔案管理方面,采取領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)總責(zé)、檔案組長督察審查、實施小組落實、專職檔案員指導(dǎo)的四級分級負(fù)責(zé)制,從而落實檔案管理體系。項目領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)總體執(zhí)行情況監(jiān)督檢查,協(xié)調(diào)管理。檔案小組組長,負(fù)責(zé)項目前期報批階段形成的

6、檔案資料的收集整理,在項目實施中對儀器小組檔案資料收集整理工作進行指導(dǎo)監(jiān)督檢查,對整個項目形成檔案資料的完整性審查,負(fù)責(zé)與招標(biāo)代理單位聯(lián)系落實收集檔案資料,其在項目檔案資料收集、歸檔、保存中起著非常重要的作用。儀器設(shè)備小組,負(fù)責(zé)儀器設(shè)備采購過程中形成的檔案資料的收集整理工作,特別是安裝調(diào)試階段檔案資料的收集。該所的專職檔案員,負(fù)責(zé)檔案資料的組卷、分類、編號的指導(dǎo)檢查和完整性復(fù)合及裝訂、檢索等?？傊?只有健全管理制度,責(zé)任落實到人,才能使檔案資料的負(fù)責(zé)人、技術(shù)和管理人員明確各自的職責(zé),樹立責(zé)任心和法制意識,從管理制度上保證項目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),做到項目檔案管理工作有法可依,有章可循。

7、注重收集,資料完整化在實際工作中,該所總結(jié)了儀器設(shè)備采購的基本流程,即實施方案批復(fù)后,制定設(shè)備采購、招標(biāo)方案,申請設(shè)備進口財政審批,委托中介公司進行儀器招標(biāo),簽訂儀器設(shè)備采購合同,進口設(shè)備辦理進口免稅,機電審批自動進口許可,進口報關(guān)法檢,到貨安裝調(diào)試驗收,資料收集檔案整理,項目驗收。屬于政府直采設(shè)備,簽訂政府采購協(xié)議,電子驗收單,項目驗收。國產(chǎn)設(shè)備公開招標(biāo)后簽訂合同,直接到貨安裝驗收。根據(jù)上述基本流程,在項目實施的不同階段,形成不同材料,責(zé)任落實到各相關(guān)單位人員,其中,招標(biāo)代理單位檔案管理機構(gòu)針對招標(biāo)項目配備專人負(fù)責(zé)收集、反饋項目資料。項目實施管理單位按照檔案管理要求,設(shè)備落實到課題組,設(shè)置兼

8、職檔案員,指定專人負(fù)責(zé)。進而抓好項目全過程的檔案資料收集,確保檔案資料準(zhǔn)確完整。重視檔案資料的分類、收集、整理工作。在項目實施前對新參與項目的檔案管理人員進行培訓(xùn),使其熟悉所收集材料的范圍及歸檔要求,在項目實施中能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好檔案資料的收集整理工作。同時將招標(biāo)代理單位項目文件資料收集整理納入合同管理,將檔案資料的收集繳存作為合同執(zhí)行的一部分。在資料收集過程中實行"一同步"、"三納入"和"四參加",即資料收集與設(shè)備采購進程同步;檔案收集工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程,納入項目有關(guān)人員的職責(zé)范圍,納入研究所管理制度;檔案小組人員,參加收集整理培

9、訓(xùn),參加設(shè)備開箱驗收,參加設(shè)備安裝調(diào)試,參加項目驗收活動。在資料收集分類方面,根據(jù)項目執(zhí)行進度,將檔案資料分為前期資料、安裝調(diào)試驗收階段形成的資料和項目驗收階段形成的資料。前期資料包括:申報書、項目批復(fù)文件、實施方案、預(yù)算批復(fù)文件、進口產(chǎn)品審批文件、會議紀(jì)要、來往函件等;招標(biāo)代理合同、招標(biāo)公告、技術(shù)指標(biāo)、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書、購置合同、自動進口許可證(商務(wù)部機電辦)、免稅證明、報關(guān)單等;政府采購供貨協(xié)議、電子驗收單等。安裝驗收階段包括:裝箱單、說明書、合格證、證明書、保修單、質(zhì)量保證書、設(shè)備認(rèn)證、產(chǎn)品標(biāo)識、配件目錄、安裝調(diào)試報告、大型設(shè)備試運行報告、測試記錄、培訓(xùn)確認(rèn)、驗收

10、報告證明、技術(shù)及質(zhì)量上的異議處理結(jié)果、開箱驗收記錄、軟件、光盤等。項目驗收階段包括:財務(wù)決算專項審計報告、項目總結(jié)、項目驗收報告。特別提醒,項目前期管理文件缺失后不易補齊,注意收集。項目實施過程中發(fā)生調(diào)整和變更,研討論證材料及領(lǐng)導(dǎo)班子決策等會議及時寫紀(jì)要及時做保存。分類整理,歸存精細(xì)化項目完成后,首先要求儀器設(shè)備小組的檔案管理人員對收集的文件、資料等進行簡單分類、整理后交檔案小組組長審查;檔案組長對資料的完整性核查無誤后交所專職檔案員復(fù)核把關(guān);專職檔案員按照項目檔案管理規(guī)定進行認(rèn)真復(fù)審提出整改意見,并指導(dǎo)項目檔案管理人員進行整改。項目檔案管理人員在所專職檔案員的指導(dǎo)下做好以下5方面的工作:清理

11、文件資料從立項審批、招投標(biāo)、設(shè)備到貨、安裝調(diào)試、驗收等全過程形成的具有保存價值的文字、規(guī)范檔案管理推進檔案管理精細(xì)化光盤等各種載體的文件材料進行清理、剔除重復(fù)后,分類組卷。排序分類整理排序原則是:遵循文件的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機聯(lián)系,按照文件材料性質(zhì)區(qū)分不同價值,調(diào)整文件排序,便于保管和利用。排序,按其重要性或時間順序排列,批復(fù)在前,請示在后,批轉(zhuǎn)在前,報告在后,主件在前,附件在后,正本在前,定稿在后,結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后,紙質(zhì)性資料在前,光盤等資料在后。分類,按照文件、請示、批復(fù),招標(biāo)文件資料,投標(biāo)文件資料,評標(biāo)文件資料,項目驗收資料,設(shè)備按單機分類組卷,說明書單獨組卷,

12、采購合同、裝箱單、安裝調(diào)試報告等單獨組卷。整理,根據(jù)國家檔案管理要求結(jié)合項目實際情況,各種文件的歸檔范圍和保管期限,文件分類辦法及編號方案,以"件"為歸檔文件的整理單位。清點卷內(nèi)文件材料,檢查材料齊全性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性,對不符合要求的檔案資料,及時糾正、補齊。文件質(zhì)量要求原件內(nèi)容真實、準(zhǔn)確;已破損的文件應(yīng)予修整;字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制;耐久性書寫材料,字跡清楚、圖表整潔、簽字蓋章完備;文件材料國家標(biāo)準(zhǔn)A4幅面;說明書遵循原貌。頁碼編寫按自然頁數(shù)編寫頁碼,凡有文字的頁面均要編碼,頁碼編寫位置在裝訂線的另一側(cè)右下角,用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫,避免空號和重號。編寫目錄擬寫標(biāo)題按文件題名編寫卷內(nèi)目錄,每份文件要按原文題名編寫目錄,