論述人力資源工作中的檔案管理

1、論述人力資源工作中的檔案管理    摘要：眾所周知，企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展離不開優(yōu)質(zhì)的人力資源管理，人事檔案作為人力資源管理的重要環(huán)節(jié)，在人力資源工作開展中有著重要的意義和作用。下文主要談?wù)勅肆Y源工作中的檔案管理。    關(guān)鍵詞：眾所周知，企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展離不開優(yōu)質(zhì)的人力資源管理，人事檔案作為人力資源管理的重要環(huán)節(jié)，在人力資源工作開展中有著重要的意義和作用。下文主要談?wù)勅肆Y源工作中的檔案管理。 一、人事檔案管理的定義人事檔案管理的定義就是指企業(yè)人力資源管理人員，通過對(duì)本公司人員的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、工作能力及業(yè)績(jī)等材料的

2、統(tǒng)一整理和記錄，為方便企業(yè)內(nèi)部真實(shí)考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。二、人事檔案的重要性人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據(jù)，它真實(shí)地記述了檔案人的個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，是歷史地、全面地考察人的重要依據(jù)。人事檔案對(duì)于每個(gè)人來說都非常重要，它可以證明一個(gè)人在各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄，具有重要的“憑證價(jià)值”和“參考價(jià)值”。個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)等，都需要檔案“說話”，它的作用不可被取代，如果沒有檔案，單位和個(gè)人的權(quán)益都無從得以保障！在人力資源管理中，人事檔案的作用包括兩個(gè)方面。21 檔案對(duì)用人單位的作用對(duì)于用人單位來說，檔案的作用主要體現(xiàn)在為單位人事部門提

3、供依據(jù)。檔案是歷史的真實(shí)記錄，通過檔案可以清楚地了解一個(gè)人過去的工作軌跡，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)。單位為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能全面、準(zhǔn)確地了解一個(gè)人，通常會(huì)將考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人素質(zhì)、歷史情況等原始材料有機(jī)結(jié)合。在用人過程中形成的定級(jí)、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲等方面的呈報(bào)、審批材料都會(huì)匯總，歸入本人檔案，作為考核依據(jù)。因此用人單位在人員錄用、晉級(jí)、考核時(shí)，都會(huì)經(jīng)常使用檔案，考察其德、能、勤、績(jī)等情況，從而全面準(zhǔn)確地了解個(gè)人的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到了重要參考作用。特別是在新的勞動(dòng)合同法實(shí)施以后，單位用人更加

4、謹(jǐn)慎，嚴(yán)把人才進(jìn)口關(guān)成為單位提高工作效率，提升整體素質(zhì)的首選措施。22 檔案對(duì)個(gè)人的作用在檔案的憑證、參考等諸多作用中，普通公民還是主要利用檔案的憑證作用。由于檔案具有真實(shí)性、原始性，以及其他任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用，所以它有極強(qiáng)的法律效力。人事檔案不僅為單位用人、選人及人力資源開發(fā)和管理等工作服務(wù)，同時(shí)也為個(gè)人切身利益服務(wù)。對(duì)于個(gè)人來說，無論是就業(yè)、考研、公招、公考、出國(guó)政審還是職稱評(píng)審、社會(huì)保險(xiǎn)、入黨入團(tuán)、退休手續(xù)辦理以及各項(xiàng)證明的出具等手續(xù)都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。三、人事檔案管理存在的問題31 內(nèi)容上立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一。“三齡一歷”（年

5、齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）記載多樣。二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用開辦公用紙，但現(xiàn)行的公文材料大部分是紙，學(xué)歷材料絕大部分也是紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準(zhǔn)確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時(shí)歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時(shí)代的發(fā)展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足單位發(fā)展的需要。如記載個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個(gè)人工作能力、技術(shù)特長(zhǎng)等方面的內(nèi)容少，這些都會(huì)直接影響到案卷質(zhì)量。32 個(gè)人檔案材料

6、分散、缺失現(xiàn)象人事檔案歸檔過程應(yīng)當(dāng)是一個(gè)前后銜接、連續(xù)劃一的有機(jī)整體，但長(zhǎng)期以來，由于宣傳力度不夠，個(gè)人重視不夠，導(dǎo)致了檔案材料分散、缺失。如：由于工作調(diào)動(dòng)，致使一部分檔案材料滯留在原工作單位；取得學(xué)歷文憑，學(xué)歷材料存放在自己手里等。當(dāng)前，人才流動(dòng)性大，各單位為提高工作效率，采取一系列措施引進(jìn)高素質(zhì)人才，其中就包括為引進(jìn)的人才重新建檔的情況。這些現(xiàn)象，嚴(yán)重破壞了人事檔案內(nèi)容的完整統(tǒng)一，降低了人力資源管理的效力。四、關(guān)于人事檔案管理的體會(huì)保持人事檔案工作的高質(zhì)量，就必須要有科學(xué)的管理方法。傳統(tǒng)的管理方法在一定時(shí)期有它的科學(xué)性，但隨著形勢(shì)的發(fā)展和干部工作對(duì)人事檔案管理工作要求的變化，就會(huì)顯現(xiàn)出它的

7、局限性。因此，目前人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化。41 實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化干部人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要的一條就是要及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量。對(duì)收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對(duì)于不符合要求的及時(shí)退回，限期糾正再歸檔；對(duì)于不屬歸檔范圍的材料，及時(shí)退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。42 切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)隨著科技的進(jìn)步，在現(xiàn)代化管理中，傳統(tǒng)的管理模式不適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理需要的問題越來越突出。因此，檔案管理部門在引進(jìn)高素質(zhì)

8、人才的同時(shí)，更要注重對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其能夠適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的新要求。要使其端正思想、增強(qiáng)意識(shí)、轉(zhuǎn)變方式，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。要加強(qiáng)溝通協(xié)作，及時(shí)有效地提供各種信息，更好地為現(xiàn)代人力資源管理服務(wù)，為高層決策服務(wù)。要讓檔案管理人員肩負(fù)起宣傳檔案法、普及檔案知識(shí)的重任，提高全民檔案法制意識(shí)，在全社會(huì)形成人人關(guān)心檔案的良好局面。43 建立健全合理的人事檔案管理制度現(xiàn)代人力資源管理趨勢(shì)要求，人事檔案管理必須更加制度化、規(guī)范化。對(duì)于那些不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況的規(guī)章制度，必須進(jìn)行改革，及時(shí)更新。要對(duì)檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品標(biāo)準(zhǔn)重新進(jìn)行規(guī)范。在材料的收集上要做到及時(shí)、

9、完整；在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實(shí)性；在材料歸檔中要做到分類準(zhǔn)確，裝訂整齊；在遞轉(zhuǎn)檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠；在別人查閱、傳閱檔案時(shí)，要熱情服務(wù)而又不失原則，注意檔案的保密和安     全。檔案管理人員還要積極主動(dòng)地跟有關(guān)部門聯(lián)系，及時(shí)更新、補(bǔ)充檔案新材料。這一切，都離不開嚴(yán)格合理的規(guī)章制度。44 更新觀念，擴(kuò)大服務(wù)范圍隨著人事制度的改革，用人方式試行聘用制，這對(duì)人事檔案利用工作提出了新課題。傳統(tǒng)的人事檔案利用服務(wù)形式較為封閉，主動(dòng)服務(wù)的能動(dòng)性較差，利用方法和手段也比較單一，這就要求我們必須更新觀念，樹立全方位、多層次、

10、多角度的服務(wù)新理念，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，把要我服務(wù)變?yōu)槲乙?wù)，把被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，變被動(dòng)為主動(dòng)，以積極開發(fā)、主動(dòng)服務(wù)的方式提供信息資源。經(jīng)常了解單位人事工作的實(shí)際需要，開展“跟蹤服務(wù)”，把服務(wù)工作做到最需要的時(shí)刻，力爭(zhēng)最大限度地發(fā)揮出人事檔案工作的職能作用。45 人事檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)行許可證及年檢制度制定硬件、軟件標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)執(zhí)法檢查；同時(shí)，檔案管理人員也要進(jìn)行培訓(xùn)并實(shí)行資格證制度，定期考試更新知識(shí)。46 加快人事檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案材料越積越多，傳統(tǒng)的管理模式勢(shì)必會(huì)給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時(shí)間，而且出錯(cuò)率較高，建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是以員工個(gè)人人事信息為基礎(chǔ)的信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，通過計(jì)算機(jī)終端和系統(tǒng)互聯(lián)，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢