管理體系文件管理程序(DOC)

1、管理體系文件管理程序Q/2A GX01-20121 范圍本程序適用于哈飛汽車工業(yè)集團有限公司（以下簡稱公司）管理體系文件的編寫、發(fā)布、修訂、維護與評價。本程序適用于公司本部，以及各分廠、分子公司。2 目的旨在保證公司管理體系文件的統(tǒng)一性、完整性、一致性和協(xié)同性。3 術語和定義3.1 管理體系（HF-MS，Hafei- Management System）文件，包括制度規(guī)范、管控（評估）標準、程序文件、作業(yè)指導書、管理授權表和管理手冊等。3.1.1 制度規(guī)范：由公司各職能部門及各二級單位制定的以書面形式表達，并以一定方式發(fā)布的、非針對個別事務處理的規(guī)范總稱。包括章程、原則、規(guī)定、實施細則和決定等

2、非流程性文件。3.1.2 業(yè)務管控（評估）標準：哈飛汽車實施業(yè)務管控的綱領性、政策性文件，主要闡述長安汽車各業(yè)務管理和控制評價的基本原則和關鍵條款。3.1.3 管理地圖：展現(xiàn)本單位業(yè)務邏輯關系，使業(yè)務架構顯性化的業(yè)務框架圖。3.1.4 程序文件：描述橫向跨部門、縱向跨層級協(xié)作性工作的文件。通常是由一系列流程組成，輔之以職能職責、業(yè)務規(guī)則、記錄表單等一系列標準，從而實現(xiàn)對業(yè)務流轉關系的全面描述。部門內(nèi)部跨業(yè)務處的協(xié)作性文件也屬于程序文件范疇。3.1.5 作業(yè)指導書：描述封閉在處室內(nèi)部完成的管理工作，涉及工作步驟、操作規(guī)程、經(jīng)驗技巧、動作要領等各種指導性內(nèi)容。3.1.6 管理授權表：管理授權是指將

3、業(yè)務中的決策責任和資源控制權賦予下屬，使下屬獲得決策權和行動權。管理授權表描述管理體系文件中業(yè)務審批的授權情況。3.1.7 管理手冊：是某一范圍數(shù)據(jù)、資料或文件的匯編，內(nèi)容通常是某一專業(yè)或某一方面程序、規(guī)定、標準等文件的集合。4 職責4.1 管理信息部：4.1.1 負責哈飛汽車管理體系的建立、體系文件的格式審核、體系文件的維護與評價； 4.1.2 負責管理體系文件的編號管理；4.1.3 負責指導、監(jiān)督、檢查、考核各單位管理體系文件的執(zhí)行情況。4.2 各單位：負責本業(yè)務領域管理體系文件的編寫、修訂和完善；負責監(jiān)督、檢查、考核本單位編寫發(fā)布的管理制度和流程文件的執(zhí)行情況。4.2.1 各單位管理提升

4、推進員：（1）負責本單位管理體系文件的審核、維護；（2）負責組織本單位體系文件的培訓工作。4.2.2 各單位一把手：負責審核本單位管理體系文件、會簽相關業(yè)務文件，簽發(fā)本單位作業(yè)指導書。4.3 質(zhì)量部、制造物流部等專業(yè)部門：負責分管專業(yè)文件的會簽。4.4 公司分管領導：負責審核、簽發(fā)主管業(yè)務領域的管理體系文件。4.5 公司總經(jīng)理：負責簽發(fā)涉及資金方面的管理體系文件。5 工作要求及程序5.1 工作要求5.1.1 管理體系文件的編寫各單位根據(jù)業(yè)務需要，編寫管理體系文件，程序文件、作業(yè)指導書、管理授權表格式見附錄B.1、附錄B.2、附錄B.3。5.1.2 管理體系文件的發(fā)布（1）公司業(yè)務管控（評價）標

5、準、管理地圖、管理授權表，由管理信息部統(tǒng)一組織各單位進行編寫，集中組織評審后、報公司總經(jīng)理簽發(fā)后發(fā)布。（2）針對新業(yè)務或未制定規(guī)范的已有業(yè)務，需要新增制度規(guī)范、程序文件或管理手冊： 發(fā)布單位發(fā)起協(xié)同平臺“管理體系文件發(fā)文流程”（發(fā)文表單見附錄B.4），提出文件的發(fā)布申請。寫明新增文件的目的、業(yè)務范圍和主要內(nèi)容。若在業(yè)務管理地圖上沒有該文件，需要修訂管理地圖。 發(fā)布單位管理提升推進員審核后，單位一把手審核，若涉及其它部門職責和工作，送相關部門會簽；如不涉及其他部門職責和工作，直接送管理信息部審核。 會簽單位完成會簽后，會簽通過的送管理信息部審核；如會簽未通過，則退回發(fā)文單位一把手。 管理信息部首

6、先對文件的規(guī)范性進行審核，審核通過后進行體系文件編號，并根據(jù)文件是否跨領域、是否是關注重點，及時送專業(yè)部門會簽或公司辦公室。 公司辦公室復核后，送業(yè)務主管副總經(jīng)理審核、簽發(fā)。 公司主管業(yè)務副總經(jīng)理審核簽發(fā)主管業(yè)務領域的體系文件；如需公司其他領導會簽或涉及資金等重要事項需總經(jīng)理簽發(fā)的文件，主管副總經(jīng)理需批示明確意見，公司辦公室根據(jù)主管副總經(jīng)理批示意見送文。 公司總經(jīng)理簽發(fā)涉及資金等重要事項的文件，以及公司主管業(yè)務副總經(jīng)理批示需公司總經(jīng)理簽發(fā)的文件。（3）新增作業(yè)指導書由發(fā)布單位編寫完成后交本單位管理提升推進員審核，再由本單位一把手審批、報管理信息部備案后自行發(fā)布。5.1.3 管理體系文件變更的發(fā)

7、布根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要等原因，須新增或修訂管理體系文件時，發(fā)布單位發(fā)起協(xié)同平臺“管理體系文件發(fā)文流程”，寫明變更原因。（1）涉及文件名稱及術語變化的公司級管理體系文件的變更，經(jīng)本單位管理提升推進員、一把手審核后發(fā)給管理信息部備案，管理信息部更新協(xié)同平臺上的管理體系文件。（2）涉及業(yè)務規(guī)則、流程運行、組織機構變化的公司級管理體系文件變更，經(jīng)本單位管理提升推進員、一把手、管理信息部審核后，由公司分管領導簽發(fā)。（3）涉及資金等重要事項變化的管理體系文件的變更，經(jīng)本單位管理提升推進員、一把手、管理信息部審核，專業(yè)部門會簽、公司分管領導會簽、總經(jīng)理簽發(fā)后發(fā)布。 （4）作業(yè)指導書發(fā)生變更，經(jīng)本單位管理提升

8、推進員審核、一把手審批后報管理信息部備案后自行發(fā)布。5.1.4 管理體系文件的修訂（1）制度規(guī)范的修訂各單位根據(jù)業(yè)務發(fā)展需要及時修訂制度規(guī)范。（2）業(yè)務管控（評價）標準的修訂在戰(zhàn)略制定年、業(yè)務模式發(fā)生變化等環(huán)境下，各單位組織修訂管控（評價）標準。（3）管理地圖、程序文件和作業(yè)指導書的修訂各單位根據(jù)業(yè)務發(fā)展需要及時修訂管理地圖、程序文件和作業(yè)指導書，對程序文件、作業(yè)指導書的修訂記錄應填寫完整。（4）業(yè)務授權表的修訂在政策環(huán)境、公司戰(zhàn)略、業(yè)務模式發(fā)生變化時，各單位及時修訂業(yè)務授權表。（5）管理手冊的修訂各單位根據(jù)業(yè)務發(fā)展需要及時修訂管理手冊。5.1.5 管理體系文件的維護（1）各單位管理提升推進員

9、每年11月30日前對管理體系文件的完整性進行回顧與維護，并填寫管理體系文件維護表（見附錄B.5）發(fā)送給管理信息部。（2）管理信息部在審核、發(fā)布后及時進行管理體系文件的維護，并更新協(xié)同平臺管理體系模塊，同時做好記錄（見附錄B.6、B.7）。5.1.6 管理體系文件的評價管理信息部每年根據(jù)管理診斷計劃對各單位管理體系文件的完整性、一致性和協(xié)同性進行評價，并視情節(jié)輕重進行通報或提出考核意見。5.2 工作流程5.2.1 管理體系文件發(fā)布流程（1）管理體系文件發(fā)布流程圖管理體系文件發(fā)布流程圖見圖1。圖1 管理體系文件發(fā)布流程圖 （2）管理體系文件發(fā)布流程說明管理體系文件發(fā)布流程說明見表1。表1 管理體系

10、文件發(fā)布流程序號活動名稱執(zhí)行者執(zhí)行時間輸入物參考文件交付品1發(fā)起協(xié)同平臺管理體系文件發(fā)布流程發(fā)文單位1個工作日擬發(fā)文體系文件2發(fā)文單位管理推進員審核發(fā)文單位1個工作日擬發(fā)文體系文件審核意見、審核后的體系文件3審核單位一把手審核意見、審核后的體系文件審核意見、審核后的體系文件4相關部門會簽會簽單位審核意見、審核后的體系文件會簽意見、會簽后的體系文件5審核、編號。作業(yè)指導書、涉及文件名稱/術語變化的進入第11步管理信息部1個工作日審核意見、體系文件審核、編號后的體系文件6會簽。與質(zhì)量體系、制造體系相關的文件送相關專業(yè)管理部門會簽質(zhì)量部、制造工程部1個工作日審核、編號后的體系文件會簽意見、會簽后的體

11、系文件7復核公司辦公室復核意見、復核后的體系文件復核意見、復核后的體系文件8.1審批主管領域、會簽相關領域文件，進入第9步；簽發(fā)主管領域其他文件，進入第10步公司分管領導/其他與業(yè)務相關領導復核意見、復核后的體系文件審核/會簽/簽發(fā)后的體系文件9總經(jīng)理簽發(fā)公司總經(jīng)理審核/會簽后的文件簽發(fā)意見、簽發(fā)后的文件10封發(fā)管理信息部簽發(fā)后的文件封發(fā)后的文件11備案管理信息部1個工作日封發(fā)后的文件12下發(fā)并組織培訓發(fā)文單位封發(fā)后的文件6 記錄序號記錄名稱格式記錄編號管理部門保存期限1程序文件模板附錄B.1HF-GX01-R01-01管理信息部2作業(yè)指導書模板附錄B.2HF-GX01-R02-01管理信息部

12、3管理授權表模板附錄B.3HF-GX01-R03-01管理信息部4管理體系文件發(fā)文表單附錄B.4HF-GX01-R04-01管理信息部5管理體系文件維護表附錄B.5HF-GX01-R05-01管理信息部6體系文件清單附錄B.6HF-GX01-R06-01管理信息部7體系文件更新記錄表附錄B.7HF-GX01-R07-01管理信息部7 附錄附錄A 參考標準附錄A.1 管理體系文件編碼規(guī)則1 管理地圖編碼規(guī)則1.1 管理地圖編碼的結構式： M - HF ×× ×××× 第四層（年代碼） 長分隔符第三層（業(yè)務代碼） 短分隔符 第二層（公司識

13、別碼） 短分隔符 第一層（管理地圖代碼）圖11.1.1 第一層為管理地圖代碼用一位英文字母表示“M”。 1.1.2 第二層為管理地圖公司識別碼。 1.1.3 第三層為業(yè)務代碼見表1。 表1 業(yè)務代碼表序號業(yè)務分類代碼序號業(yè)務分類代碼1戰(zhàn)略及資源管理ZG2市場管理SC3財務管理CW4審計管理SJ5法律事務FL6人力資源管理RL7行政管理XZ8采購管理CG9工藝技術管理GY10質(zhì)量管理ZL11生產(chǎn)制造SZ12設備能源管理SN13物流管理WL14工程管理GC15汽車銷售管理XS16國際貿(mào)易GM17管理信息GX18環(huán)境、職業(yè)健康安全管理HS19項目管理XM20售后備件管理BJ21企業(yè)文化管理WH22紀

14、檢監(jiān)察管理JJ23科技管理KJ241.1.4 第四層為年份碼用四位阿拉伯數(shù)字表示，如 2011年表示為2011。1.2 示例 2012年哈飛汽車批準發(fā)布的管理信息領域管理地圖的編碼為：M-HF-GX2012。2 程序文件編碼規(guī)則2.1 程序文件編碼結構式： Q/2A - ×× ×××××× 第四層（年份碼） 第三層（順序碼） 第二層（業(yè)務分類碼） 分隔符 第一層（公司識別碼）圖22.1.1 第一層為公司識別碼。 2.1.2 第二層為業(yè)務代碼見表1。 2.1.3 第三層為順序碼，用兩位阿拉伯數(shù)字從 0199表示。 2

15、.1.4 第四層為年份碼，用四位阿拉伯數(shù)字表示，如 2012年表示為 2012。 2.2 示例 2012年哈飛汽車批準發(fā)布的管理信息領域第1個管理標準標準化管理體系文件管理程序，其編碼為：Q/2A GX012012 3 作業(yè)指導書編碼規(guī)則3.1 作業(yè)指導書編碼結構式： WI HF - ×××× ×× ×××× 第六層（年份碼） 長分隔符 第五層（作業(yè)指導書順序碼） 短分隔符 第四層（程序文件順序碼） 第三層（業(yè)務代碼） 短分隔符 第二層（公司識別碼） 空一個字符段 第一層（作業(yè)指導書代碼） 圖3

16、3.1.1 第一層為作業(yè)指導書英文代碼“WI”。 3.1.2 第二層為公司識別碼。 3.1.3 第三層為業(yè)務代碼見表2。 3.1.4 第四層為程序文件順序碼，用兩位阿拉伯數(shù)字從 0199表示，若當作業(yè)指導書不隸屬于某個程序文件時，其程序文件順序碼為 00。3.1.5 第五層為作業(yè)指導書順序碼，用三位阿拉伯數(shù)字從 0199表示。 3.1.6 第六層為年份碼，用四位阿拉伯數(shù)字表示，如 2011年表示為 2011。 3.2 示例3.2.1 2012年哈飛汽車批準發(fā)布的物流管理領域第1個管理標準物流目標和方案管理程序中的第一個作業(yè)指導書方案制定及實施作業(yè)指導書，其編碼為：WI HF-WL01-0120

17、12 。3.2.2 2012年哈飛汽車批準發(fā)布的物流管理領域，并不隸屬于程序文件的第一個作業(yè)指導書，其編碼為：WI HF-WL00-012012 4 表單編碼規(guī)則4.1 表單編碼結構式 :HF-×××× - R×× - ×× 第三層（版本碼）短分隔符第二層（表單識別碼及順序碼） 短分隔符第一層（文件編碼）圖 44.1.1 第一層為表單所屬文件編號： 1) 當表單隸屬于程序文件時，其編碼為：HF-文件編碼-表單識別碼及順序碼。 2) 當表單隸屬于作業(yè)指導書時，其編碼為：HF-業(yè)務分類碼-順序碼-作業(yè)指導書順序碼。 4

18、.1.2 第二層為表單識別碼及順序碼，用“R01-R99”表示。4.1.3 第三層為表單版本號，用“0199”表示。 4.1.4 若程序文件和作業(yè)指導書中含有同一表單，該表單的編碼以程序文件編碼規(guī)則優(yōu)先。 4.1.5 多個程序文件含有同一表單，該表單優(yōu)先按照程序文件編碼靠前編碼。 4.1.6 既不屬于程序文件也不屬于作業(yè)指導書的獨立表單，其編碼中程序文件的順序碼為 00。 4.2 示例 4.2.1 哈飛汽車批準發(fā)布的財務戰(zhàn)略預算管理程序（ HF-CW01-2012）的第一張表單是“產(chǎn)品銷售預算表”，其表單（第一版）編號： HF-CW01-R01-01。 4.2.2 2012年哈飛汽車批準發(fā)布的

19、物流目標和方案管理程序中的第一個作業(yè)指導書方案制定及實施作業(yè)指導書，其第一個表單的第一個版本的編碼為：HF-WL01-01-R01-01。 4.3.3 2011年哈飛汽車物流與計劃領域有一個表單，它是物流與計劃領域的第一個既不屬于程序文件和作業(yè)指導書的表單，它的第一版本編碼為：HF-WL00-R01-01。 4.3.4 2011年哈飛汽車物流與計劃領域有第二個表單，它是物流與計劃領域的第二個既不屬于程序文件和作業(yè)指導書的表單，它的第一版本編碼為：HF-WL00-R02-01，以此類推。4.4 臨時性表單編碼 對于各單位使用的臨時性表單（有效期應該在一個月內(nèi)），建議由本部門統(tǒng)一規(guī)范后,由管理信息

20、部備案并給定一個編號再行使用。 附錄A.2 管理信息部審核標準1 文件格式是否符合體系文件格式要求；2 新增的程序文件，所在領域管理地圖是否及時修訂；3 若為質(zhì)量部、制造工程部關注的重點領域，需要送質(zhì)量部、制造物流部會簽；4 以前是否發(fā)過類似的程序文件、表單、管理辦法、規(guī)定和細則等，若發(fā)過，需要注明原文件廢止；5 有沒有對同一業(yè)務相似的程序文件、表單、管理辦法，是否有不一致的地方；6 修訂的程序文件、表單、作業(yè)指導書，修訂記錄是否填寫完整。附錄B 記錄模板附錄B.1 程序文件模板見表B.1。表B.1 1 范圍本程序適用于XXXX。本程序適用于哈飛汽車工業(yè)集團有限公司（以下簡稱哈飛汽車）本部。2 目的3 術語和定義3.1 XXXX3.2 XXXX4 職責4.1 XX部門：XXXX。4.2 XX部門：5 工作要求及程序5.1 工作程序5.1.1 XXXX(1) XXXX1) XXXX5.2 流程圖5.2.1 XXX流程圖見圖1。圖1 XXX流程圖5.3 流程說明5.3.1 XXX流程說明見表1。表1 XXX流程說明序號活動名稱執(zhí)行者執(zhí)行時間輸入物參考文件交付品1236 記錄序號記錄名稱格式記錄編號管理部門保存期限1附錄B.12附錄B.23附錄B.37 附錄附錄A 參考標準附錄A.1 XXXX附錄B 記錄模板