高校財務(wù)會計檔案管理中存在的問題及解決辦法

1、高校財務(wù)會計檔案管理中存在的問題及解決辦法摘 要 高校的財務(wù)檔案既是記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，又是高校檔案的重要組成部分。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，會計檔案工作中新情況，新問題不斷出現(xiàn)，如何管理好高校財務(wù)檔案，以及在管理過程中如何采取相應(yīng)的措施，尋求解決的辦法，是高校檔案管理中所面臨的一個重要問題。關(guān)鍵詞 高校 會計檔案 檔案管理近年來，隨著高校轉(zhuǎn)為面向社會自主辦學(xué)法人實體的辦學(xué)體制改革逐步深入，高校的財務(wù)管理也隨之面臨前所未有的新形勢，作為高校管理的重要組成部分，原有的高校財務(wù)管理體制已日益顯現(xiàn)出其滯后性及不適應(yīng)性，在一定程度上束縛了高校改革繼續(xù)向縱深發(fā)展。一、高校

2、的財務(wù)會計檔案管理的內(nèi)容依據(jù)會計檔案管理辦法“會計檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)”，具體包括：會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他憑證；會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)帳、輔助帳、其他會計賬簿；財務(wù)報告類：月度、季度、年度、財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務(wù)報告；其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊；電算化會計檔案：是存儲會計憑證、賬簿、報告等的介質(zhì)，包括磁盤、磁帶、紙質(zhì)等，還包括：每年一次的數(shù)據(jù)庫備份，財務(wù)軟件升級前的數(shù)據(jù)庫備份，打印輸出的經(jīng)過蓋章簽字的會

3、計資料，每年一次的經(jīng)系統(tǒng)管理員簽字的系統(tǒng)管理維護(hù)記錄本，所有版本的系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、軟件，其他應(yīng)該存檔的有關(guān)資料或數(shù)據(jù)。二、高校財務(wù)管理中存在的問題1、固定資產(chǎn)管理不嚴(yán)長期以來，我國高校固定資產(chǎn)購置經(jīng)費來源于國家撥款和預(yù)算外收入，使用上不核算成本，從而使人們認(rèn)為它是一種消費性資產(chǎn)，只需注重需求，無須注重效益。許多高校普遍存在以下現(xiàn)象：固定資產(chǎn)驗收不負(fù)責(zé)任，保管維護(hù)不力，違章處理不嚴(yán)；固定資產(chǎn)入帳、銷帳不及時，入帳價值不準(zhǔn)確，形成大量帳外資產(chǎn)，使固定資產(chǎn)有實無帳、帳實不符；有的部門之間存在相互攀比的情況，競相購買現(xiàn)代化辦公設(shè)備，造成辦公成本高，設(shè)備利用率低等問題。同時也存在相關(guān)部門缺乏配合，部

4、門之間沒有定期核對制度，缺乏溝通與協(xié)調(diào)，各自為政，最終往往導(dǎo)致固定資產(chǎn)管理的松懈與無序。2、預(yù)算管理體制不健全財務(wù)預(yù)算是對未來財務(wù)活動的內(nèi)容及指標(biāo)所進(jìn)行的具體規(guī)劃，是控制財務(wù)活動的依據(jù)。財務(wù)預(yù)算對財務(wù)管理具有十分重要的意義。在傳統(tǒng)預(yù)算管理模式下，我國高校存在諸多的錯誤認(rèn)識：(1)學(xué)校預(yù)算管理就是預(yù)算編制，即按上級審批確定的預(yù)算目標(biāo)編制出一套預(yù)算報表，就算完成工作。對預(yù)算執(zhí)行情況和執(zhí)行進(jìn)度不能及時的進(jìn)行跟蹤、分析并編制預(yù)算調(diào)節(jié)表。這樣就容易產(chǎn)生預(yù)算實際執(zhí)行情況和財務(wù)預(yù)算不相符合的情況出現(xiàn)，削弱了預(yù)算管理在財務(wù)管理中的職能和作用。(2)高校預(yù)算管理只是財務(wù)部門的事，預(yù)算目標(biāo)的確定、預(yù)算編制、預(yù)算考

5、評都是由財務(wù)部門一手完成。事實上，高校預(yù)算管理作為一個系統(tǒng)，沒有相關(guān)部門在預(yù)算管理中的基礎(chǔ)作用，沒有高校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和組織指導(dǎo)，預(yù)算的執(zhí)行必然會出現(xiàn)問題。(3)高校中普遍使用的基數(shù)加增長的預(yù)算編制方法不科學(xué)，預(yù)算目標(biāo)脫離實際。(4)預(yù)算管理的激勵機(jī)制還沒有形成。由于預(yù)算目標(biāo)不科學(xué)，導(dǎo)致預(yù)算管理形同虛設(shè)，節(jié)約沒有獎勵，超支沒有懲罰，造成各業(yè)務(wù)部門忙于追加，爭奪資金，財務(wù)部門忙于搞平衡，資金一撥了事，無力跟蹤查效，資金利用效率低下，部門之間資金矛盾加劇。3、財務(wù)監(jiān)督體制不完善，監(jiān)督方法落后。由于學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動相對不太復(fù)雜，多年來對經(jīng)濟(jì)活動的深層次監(jiān)督缺乏力度，有的甚至聽認(rèn)經(jīng)濟(jì)事項的自生自滅，并且對

6、市場經(jīng)濟(jì)引起人們思想的變化和影響校園經(jīng)濟(jì)秩序的復(fù)雜狀況又缺乏研究對策，加之一般高校都設(shè)有內(nèi)部審計部門，許多高校財務(wù)監(jiān)督的職能正逐漸萎縮退化。在財務(wù)監(jiān)督方法上，有的僅限于對會計原始憑證的審核把關(guān)，對各種專項投資等沒有進(jìn)行可行性的論證，盲目上馬；對工程的施工過程缺少跟蹤監(jiān)督，最終必然造成損失浪費，損害了國家和學(xué)校的利益，助長了不正之風(fēng)的蔓延。三、高校財務(wù)會計檔案管理存在問題的解決辦法1.提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。主管領(lǐng)導(dǎo)要高度重視財務(wù)檔案工作臺，實行一把手負(fù)責(zé)制，明確專人負(fù)責(zé)會計檔案的收集、整理、歸檔、查閱等日常會計檔案工作。牢固樹立起良好財務(wù)檔案意識，按照關(guān)于財務(wù)檔案管理工作的規(guī)定的辦法實行誰財務(wù)，誰

7、立卷，邊財務(wù)邊收集整理，審結(jié)卷成的原則，認(rèn)真來做好這項工作。2.強(qiáng)化財務(wù)管理人員素質(zhì)。高校財務(wù)檔案工作要適應(yīng)不斷發(fā)展的新形勢需要，財務(wù)檔案管理人員必須具備高素質(zhì)，能力強(qiáng)的專職人員，同時對檔案人員進(jìn)行多途徑、多形式的培訓(xùn)教育，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，來提高檔案管理人員的實際工作能力及責(zé)任心，能按管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)的分類、整理、編目立卷，使其具有時代意識，包括信息意識、市場意識、現(xiàn)代化意識、法紀(jì)意識。一個高素質(zhì)的財務(wù)檔案人員必須具備德、能、勤、公、廉、儉六個方面的素質(zhì)。我校近幾年的財務(wù)檔案人員每年都參加檔案專業(yè)的培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)能力，運用檔案知識，把我校十年來的會計檔案資料按法規(guī)要求規(guī)范地移交給學(xué)校檔案

8、管理機(jī)構(gòu)，并得到了檔案部門的好評。3.建立健全高校財務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。要使高校財務(wù)檔案規(guī)范化，必須將檔案管理工作納入學(xué)院工作的總體，制定檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全一套檔案管理制度，如財務(wù)檔案工作人員職責(zé)、立卷歸檔制度、財務(wù)檔案保管制度、財務(wù)檔案保密制度、財務(wù)檔案移交、銷毀制度、財務(wù)檔案查閱制度等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使財務(wù)檔案管理工作有章可循。4.優(yōu)化管理手段，提高現(xiàn)代化管理水平，服務(wù)學(xué)院建設(shè)。財務(wù)檔案信息化是社會信息化發(fā)展不可缺少的組成部份，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。因此，大力改善財務(wù)檔案工作的硬件設(shè)施，確保檔案的安全完整。一是及時添置、更新檔案室部門設(shè)備，如防盜門、空調(diào)、溫濕度計、滅火器、窗簾等；二是加快檔案工作現(xiàn)代化步伐，配備計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、去濕機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，并對財務(wù)檔案基礎(chǔ)信息實行計算機(jī)存貯。加強(qiáng)管理，方便查閱，利用大量的會計檔案資料為各類財務(wù)檢查提供最真實的依據(jù)?？傊?，面對越來越激烈的教育市場資源競爭和越來越復(fù)雜的財務(wù)關(guān)系，高校必須加大財務(wù)管理力度，更新觀念，不斷創(chuàng)新，充分發(fā)揮財務(wù)管理的核心作用，促使高校教育事業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展。參 考 文 獻(xiàn)1