Excel2010培訓(xùn)教程-完整版

1、1 Excel2010入門l啟動Excel與認(rèn)識工作環(huán)境l工作簿與工作簿視窗l(fā)結(jié)束Excel1-1-1 1-1-1 啟動啟動ExcelExcel 方法一：執(zhí)行“開始/所有程序/Microsoft office/Microsoft Excel 2010”命令啟動Excel。 方法二：雙擊已有Excel文件圖示來啟動Excel。 1-1 1-1 啟動啟動ExcelExcel與認(rèn)識工作環(huán)境與認(rèn)識工作環(huán)境 Microsoft Excel是一套功能完整、操作簡易的電子計(jì)算表軟體，提供豐富的函數(shù)及強(qiáng)大的圖表、報(bào)表制作功能，能有助于有效率地建立與管理資料。 除了執(zhí)行命令來啟動Excel外，在Windows桌

2、面或文件資料夾視窗中雙擊Excel工作表的名稱或圖示，同樣也可以啟動Excel。啟動Excel20101-1-2 Excel1-1-2 Excel界面介紹界面介紹p 啟動Excel后，可以看到如下界面：快速存取工具列功能頁次功能區(qū)工作表頁次標(biāo)簽工作表顯示比例工具p 認(rèn)識功能頁次 Excel中所有的功能操作分門別類為8大頁次，包括文件、開始、插入、頁面布局、公式、數(shù)據(jù)、審閱和視圖。各頁次中收錄相關(guān)的功能群組，方便使用者切換、選用。例如開始頁次就是基本的操作功能，像是字型、對齊方式等設(shè)定，只要切換到該功能頁次即可看到其中包含的內(nèi)容。在功能頁上按一下，即可切換到該頁次p 認(rèn)識功能區(qū) 視窗上半部的面板

3、稱為功能區(qū)，放置了編輯工作表時(shí)需要使用的工具按鈕。開啟Excel時(shí)預(yù)設(shè)會顯示“開始”頁次下的工具按鈕，當(dāng)按下其他的功能頁次，便會改變顯示該頁次所包含的按鈕。目前顯示“開始”頁次的工具按鈕依功能還會再區(qū)隔成數(shù)個區(qū)塊，例如此處為字體區(qū) 當(dāng)我們要進(jìn)行某一項(xiàng)工作時(shí)，就先點(diǎn)選功能區(qū)上方的功能頁次，再從中選擇所需的工具鈕。例如我們想再工作表中插入1張圖片，便可按下“插入”頁次，再按下“圖例”區(qū)中的“圖片”鈕，即可選取要插入的圖片。切換到此頁按下此鈕插入圖片與圖片、圖形有關(guān)的功能，都可以在“插圖”區(qū)中找到 另外，為了避免整個畫面太凌亂，有些頁次標(biāo)簽會在需要使用時(shí)才顯示。例如當(dāng)您在工作表中插入了一個圖表物件，

4、此時(shí)與圖表有關(guān)的工具才會顯示出來:美化及調(diào)整圖表屬性的相關(guān)工具，都放在圖表工具下 除了使用鼠標(biāo)來點(diǎn)選頁次標(biāo)簽及功能區(qū)內(nèi)的按鈕外，也可以按一下 鍵盤上的Alt鍵，即可顯示各頁次標(biāo)簽的快速鍵提示訊息。當(dāng)您按下頁次標(biāo)簽的快速鍵之后，會用顯示功能區(qū)中各功能按鈕的快速鍵，讓您以鍵盤來進(jìn)行操作?？焖冁I提示信息 在功能區(qū)中按下 鈕，還可以開啟專屬的【交談窗】或【工作窗格】來做更細(xì)部的設(shè)定。例如我們想要美化儲存格的設(shè)定，就可以切換到“開始”頁次，按下“字體”區(qū)右下角的 鈕，開啟儲存格格式交談窗來設(shè)定。切換到開始頁次按下此鈕開啟交談窗格更細(xì)部的設(shè)定 隱藏與顯示“功能區(qū)”：如果覺得功能區(qū)占用太大的版面位置，可以將

5、“功能區(qū)”隱藏起來。隱藏“功能區(qū)”的方法如下：目前“功能區(qū)”是完整顯示按下此鈕將“功能區(qū)”隱藏起來再按一下此鈕即可顯示功能區(qū) 將“功能區(qū)”隱藏起來后，要再度使用“功能區(qū)”時(shí)，只要將鼠標(biāo)移到任一個頁次上按一下即可開啟；然而當(dāng)鼠標(biāo)移到其他地方再按一下左鍵時(shí)，“功能區(qū)”又會自動隱藏了。如果要固定顯示“功能區(qū)”，請?jiān)陧摯螛?biāo)簽上按右鍵，取消最小化功能區(qū)項(xiàng)目。將鼠標(biāo)移到任何一個功能頁次上按一下，即會再度出現(xiàn)功能區(qū)取消“功能區(qū)最小化” “文件”頁次 在Excel主視窗的左上角，有一個特別的綠色頁次，就是“文件”頁次，按下次頁次可以執(zhí)行與文件有關(guān)的命令，例如開新文件、開啟舊文件、打印、保存及傳送文件等。按下“

6、文件”頁次除了執(zhí)行各項(xiàng)命令外，還會列出最近曾經(jīng)開啟及儲存過的文件，方便再度開啟?？稍谶@里預(yù)覽打印出來的樣子“文件”頁次p 快速存取工具欄 “快速存取工具欄”顧名思義就是將常用的工具擺放于此，幫助快速完成工作。預(yù)設(shè)的“快速存取工具欄”只有3個常用的工具，分別是“存儲文件按”、“復(fù)原”及“取消復(fù)原”，如果想將自己常用的工具也加此區(qū)，請按下 進(jìn)行設(shè)定。按下此鈕展開“自定義快速訪問工具列”清單例如選擇“新建”這里會列出常用的功能，如果正好是您需要的功能，只要選取功能命令，即可加入快速存儲工具列加入“新建”鈕，以后要打開新文件就方便度了 如果您經(jīng)常使用的命令不在清單中，您可執(zhí)行【其他命令】命令，開啟Ex

7、cel選項(xiàng)交談窗設(shè)定：選擇此命令在此列表中選擇命令（例如選擇“插入工作表行”功能）這里會列出已加入“快速存取工具列”的命令剛才選取的“插入工作表行”按下“新增”鈕 調(diào)整快速存取工具列的位置：按下 鈕還可設(shè)定工具列的位置。如果選擇【在功能區(qū)下方顯示】命令，可將“快速存取工具列”移至“功能區(qū)”下方。選擇此項(xiàng)“快速存取工具列”移至功能區(qū)下方p 顯示比例工具 視窗右下角是“顯示比例”區(qū)，顯示目前工作表的檢視比例，按下 可放大工作表的顯示比例，每按一次放大10%,例如90%、100%、110%.; 反之按下 鈕會縮小顯示比例，每按一次則會縮小10%,列入110%、100%、90%.?；蛘吣部梢灾苯永?/p>

8、中間的滑動桿，往 鈕方向拉曳可放大顯示比例；往 鈕方向拉曳可縮小顯示比例?？衫冒粹o或滑動桿調(diào)整顯示比例 放大或縮小文件的顯示比例，并不會放大或縮小字型，也不會影響文件打印出來的結(jié)果，只是方便我們在熒幕上檢視而已。 底下是2種不同的縮放比例的顯示結(jié)果，提供您在編輯工作表內(nèi)容時(shí)，調(diào)整縮放比例的參考： 顯示比例為100%時(shí)的工作表內(nèi)容，適合編輯資料 顯示比例為150%時(shí)的工作表內(nèi)容，適合監(jiān)視細(xì)部資料 如果您的鼠標(biāo)附有滾輪，只要按住鍵盤上的Ctrl鍵，在滾動滾輪，即可快速放大、縮小工作表的顯示比例。 此外，您也可以按下工具列左側(cè)的“縮放比例”鈕，由“顯示比例”對話框來設(shè)定顯示比例，或自行輸入項(xiàng)要顯示

9、的比例。 按下此鈕選擇顯示比例，或在“自定義”欄中自行輸入比例 當(dāng)輸入的值小于100%,表示要縮小顯示比例；大于100%，則表示要放大。若按下“恰好容納選定區(qū)域”項(xiàng)目，則Excel會根據(jù)您在工作表上選定的范圍來計(jì)算縮放比例，使這個范圍剛好填滿整個工作簿視窗。1-1-3 1-1-3 工作簿與工作簿視窗工作簿與工作簿視窗p 工作簿與工作表工作簿與工作表 工作簿是Excel使用的文件架構(gòu)，我們可以將它想象成是一個工作夾，在這個工作夾里面有許多工作紙，這些工作紙就是工作表：工作夾工作表p 單元格與單元格位址單元格與單元格位址 工作表內(nèi)的方格稱為“單元格”，我們所輸入的資料便是排放在一個個的單元格中。在

10、工作表的上面有每一欄的“列標(biāo)題”A、B、C、,左邊則有各列的行標(biāo)題1、2、3、，將列標(biāo)題和行標(biāo)題組合起來，就是單元格的“位址”。例如工作表最左上角的單元格位于第A列第1行，其位址便是A1，同理，E欄的第3行單元格，其位址是E3。A1單元格E3單元格這是1行這是1列列標(biāo)題行標(biāo)題p 卷軸卷軸 您知道一張工作表有多大嗎？一張工作表共有16，384列（AXFD) *1,048,576（1 1,048,576)，相當(dāng)于17,179,869,184單元格。這么大的一張工作表，不論是17、21、24寸的熒幕都容納不下。不過沒關(guān)系，我們可以利用工作簿視窗的卷軸，將工作表的各個部分分批卷到熒幕上來。卷軸的前后端

11、各有一個“卷軸鈕”，中間則是一個滑動桿，底下我們一垂直卷軸來說明其用法。按下可卷動以列可上下卷動工作表水平卷軸可左右卷動工作表 可卷動一個熒幕 畫片p 頁次標(biāo)簽頁次標(biāo)簽 每一本新的工作簿預(yù)設(shè)會有3張空白工作表，每一張工作表則會有一次頁次標(biāo)簽（如工作表1、工作表2),我們就是利用頁次標(biāo)簽來區(qū)分不同的工作表。工作表的頁次標(biāo)簽按下此鈕可建立新的工作表 一個工作簿中可以有數(shù)張工作表，目前顯示在熒幕上的那種工作表稱為作用工作表，也就是您現(xiàn)在的編輯對象。若想要編輯其它的工作表，只要按下該工作表的頁次標(biāo)簽即可將它切換成作用工作表。p 結(jié)束結(jié)束ExcelExcel Excel的工作環(huán)境介紹的差不多了，若想離開

12、Excel，只要按下主視窗右上角的“關(guān)閉”鈕，或是按下“文件”頁次，在按下“退出”鈕，就可以結(jié)束Excel了。按此“關(guān)閉”鈕按此“退出”鈕按此鈕關(guān)閉工作表 如果曾在Excel視窗中做過輸入或編輯的動作，關(guān)閉時(shí)會出現(xiàn)提示存檔信息，按需求選擇即可。2 建立Excel工作簿與輸入資料l建立新文件及工作簿視窗的操作l在單元格輸入資料l資料的顯示方式與調(diào)整單元格寬度l選取單元格的方法l快速輸入出現(xiàn)過的資料l快速填滿相同的內(nèi)容l自動建立等差、日期及等比數(shù)列l(wèi)工作表的操作l存儲文件2-1 2-1 建立新文件及工作簿視窗的操作建立新文件及工作簿視窗的操作2-1-1 2-1-1 建立新工作簿建立新工作簿p 建立

13、工作簿的動作，通?？山栌蓡覧xcel一并完成，因?yàn)閱覧xcel時(shí)，就會順帶開啟一份空白的工作簿。啟動Excel就會建立的新工作簿p 你也可以按下“文件”標(biāo)簽，切換到“文件”標(biāo)簽后按下“新建”鈕來建立新的工作簿。開啟的新工作簿，Excel會依次以工作簿1、工作簿2來命名，要重新替工作簿命名，可在存儲文件時(shí)變更。（后面章節(jié)會介紹）2-1-2 2-1-2 切換工作簿視圖切換工作簿視圖p 利用剛才所學(xué)的方法，再建立一個新工作簿，現(xiàn)在就有2個工作表視窗。p 切換至“視圖”頁次，再按下“窗口”區(qū)的“切換窗口”，即可從中選取工作簿。檔名前顯示打鉤符號，表示是目前所在的工作簿顯示Excel中所有已開啟的工

14、作簿按一下即可切換至此工作簿2-2 2-2 在單元格中輸入資料在單元格中輸入資料2-2-1 2-2-1 認(rèn)識資料的種類認(rèn)識資料的種類p 單元格的資料大致可分成兩類：一種是可計(jì)算的數(shù)字資料（包括日期、時(shí)間），另一種則是不可計(jì)算的文字資料。 可計(jì)算的數(shù)字資料：由數(shù)字0-9及一些符號（如小數(shù)點(diǎn)、+、-、$、%.)所組成，例如15.36、-99、$350、75%等都是數(shù)字資料。日期與時(shí)間也是屬于數(shù)字資料，只不過會含有少量的文字或符號，例如：2012/06/10、08:30PM、3月14日等。 不可計(jì)算的文字資料：包括中文字樣、英文字元、文數(shù)字的組合（如身份證號碼）。不過，數(shù)字資料有時(shí)亦會被當(dāng)成文字輸入

15、，如：電話號碼、郵遞區(qū)號等。2-2-1 2-2-1 輸入資料的程序輸入資料的程序p 現(xiàn)在我們要練習(xí)在單元格輸入資料，不管是文字或數(shù)字，其輸入程序都是一樣的，底下我們以文字資料來做示范。 首先是選取要放入資料的單元格，例如在B3單元格按一下: 輸入“貨號”2個字，在輸入資料時(shí)，環(huán)境會發(fā)生一些變化，請看下圖的說明：在B2單元格按一下狀態(tài)列表顯示就緒，表示可以開始輸入資料輸入資料時(shí)，資料編輯列會出現(xiàn)取消鈕或輸入鈕輸入的資料會同時(shí)顯示在資料編輯欄以及單元格中狀態(tài)由就緒變成輸入 輸入完請按下Enter鍵或是資料編輯列的輸入鈕確認(rèn)，Excel便會將資料存入B2單元格并回到就緒模式。2-2-2 2-2-2

16、在單元格中輸入多行資料在單元格中輸入多行資料p 若想在一個單元格內(nèi)輸入多行資料，可在換行時(shí)按下Alt+Enter鍵，將插入點(diǎn)移到下一行，便能在同一單元格中繼續(xù)輸入下一行資料。 在A2單元格中輸入“訂單”，然后按下Alt+Enter鍵，將插入點(diǎn)移到下一行。插入點(diǎn)移到第二行了其它單元格內(nèi)容請自行練習(xí)輸入 繼續(xù)輸入“明細(xì)”兩個字，然后按下Enter鍵，A2單元格便會顯示成2行文字。單元格的行高會自動調(diào)整 輸入完請按下Enter鍵或是資料編輯列的輸入鈕確認(rèn)，Excel便會將資料存入B2單元格并回到就緒模式。2-2-2 2-2-2 清除單元格內(nèi)容清除單元格內(nèi)容p 如果要清除單元格的內(nèi)容，先選取欲清除的單

17、元格，然后按下Delete鍵或者按下鼠標(biāo)右鍵，在彈出的對話框中選擇“清除內(nèi)容”。2-3 2-3 資料的顯示方式與調(diào)整單元格寬度資料的顯示方式與調(diào)整單元格寬度p Excel會自動判斷使用者輸入的資料型態(tài)，來決定資料的預(yù)設(shè)顯示方式，例如數(shù)字資料將會靠右對齊；文字資料則會考左對齊。若輸入的資料超過單元格寬度時(shí)，Excel將會改變資料的顯示方式。p 當(dāng)單元格寬度不足顯示內(nèi)容時(shí)，數(shù)字資料會顯示成“#”,而文字資料則會由右邊相鄰的儲存格決定如何顯示。當(dāng)右鄰單元格有內(nèi)容時(shí)，文字資料會被截?cái)喈?dāng)右鄰單元格是空白時(shí)，文字資料會跨越到右邊單元格太窄，數(shù)字會顯示成#字p 這時(shí)候只要調(diào)整單元格的寬度或在標(biāo)題欄的右框線上

18、雙擊鼠標(biāo)左鍵就可以調(diào)整寬度。p 調(diào)整高度的方法和調(diào)整寬度的方法一樣，只要拉曳行下方的框線就可以了。2-4 2-4 選取單元格的方法選取單元格的方法2-4-1 2-4-1 選取多個單元格選取多個單元格p 在單元格內(nèi)按一個鼠標(biāo)左鍵，可選取該單元格；若要一次選取多個相鄰的單元格，將鼠標(biāo)指在欲選取范圍的的第一個單元格，然后按住鼠標(biāo)左鍵拉曳到欲選取范圍的最后一個單元格，最后再放開左鍵。p 假設(shè)我們選取A2到D5這個范圍，選取的單元格范圍我們會以范圍做左上角及右下角的單元格位址來表示，如下圖選取的范圍即表示A2：D5。若要取消選取范圍，只要在工作表內(nèi)按下任一個單元格即可。先點(diǎn)選A2單元格按住鼠標(biāo)左鍵不放，

19、拉曳至D5單元格2-4-2 2-4-2 選取不連續(xù)的多個范圍選取不連續(xù)的多個范圍p 如果要選取多個不連續(xù)的單元格范圍，如B2：D2、A3:A5,先選取B2：D2范圍，然后按住Ctrl鍵，再選取第2個范圍A3：A5，選好后再放開Ctrl鍵，就可以同時(shí)選取多個單元格范圍了。 先選取B2：D2范圍按住Ctrl鍵后，再接著選取A3：A52-4-3 2-4-3 選取整行或整列選取整行或整列p 要選取整行或整列，在行編號或列編號上按一下：在此按一下，選取整個B列在此按一下，選取整個第4列2-4-4 2-4-4 選取整張工作表選取整張工作表p 若要選取整張工作表，按下左上角的“全選按鈕”即可一次選取所有的單

20、元格。按下“全選按鈕”可選取整張工作表2-5 2-5 快速輸入出現(xiàn)過的資料快速輸入出現(xiàn)過的資料2-5-1 2-5-1 利用利用“自動完成自動完成”輸入相同的資料輸入相同的資料p 在輸入同一列的資料時(shí)，若內(nèi)容有重復(fù)，就可以透過“自動完成”功能快速輸入。例如在工作表3的B2到B4單元格輸入內(nèi)容，然后再B5單元格中輸入“成”字，此時(shí)“成”之后自動填入與B3單元格相同的文字，并以反白額方式顯示。p 若自動填入的資料正好是想輸入的文字，按下Enter鍵就可以將資料存入單元格中；若不是想要的內(nèi)容，可以不予理會，繼續(xù)完成輸入文字的工作，p “自動完成”功能，只適用于文字資料。p 此外，當(dāng)同欄中出現(xiàn)兩個以上單

21、元格數(shù)據(jù)雷同時(shí)，Excel在無從判定內(nèi)容的情況下，將暫時(shí)無法使用自動完成功能。當(dāng)你繼續(xù)輸入至Excel可判斷的內(nèi)容，才會顯示自動完成的文字內(nèi)容：一直要輸入到“風(fēng)”字，才會發(fā)揮“自動完成”的功能2-5-1 2-5-1 從下拉式清單挑選輸入過的資料從下拉式清單挑選輸入過的資料p 當(dāng)同一欄單元格的數(shù)據(jù)太雷同，總是得輸入到最后自動完成才能判斷出正確的內(nèi)容，這時(shí)你可以改用從下拉式列表挑選功能來輸入。 接續(xù)上例，我們要繼續(xù)在C6單元格輸入內(nèi)容。請先如圖輸入C2:C5的內(nèi)容，然后在C6儲存格按右鈕執(zhí)行從下拉式清單挑選命令： 從下拉式列表挑選功能與自動完成功能一樣，都只適用于文字?jǐn)?shù)據(jù)。 執(zhí)行此命令p C6單元

22、格下方會出現(xiàn)一張列表，記錄同一欄（即C欄）中出現(xiàn)過的數(shù)據(jù)，如：”品項(xiàng)”、”超靜音風(fēng)扇”、”超靜音立扇”，只要由清單中選取就可輸入數(shù)據(jù)了：p 哪些資料會列入下拉式清單中Excel會從選取的單元格往上、往下尋找，只要找到的單元格內(nèi)有資料，就把它放到清單中，直到遇到空白單元格為止。以下圖的例子而言，當(dāng)選區(qū)A6單元格時(shí)，清單中會列出“財(cái)務(wù)部”、“人事部”、“行銷部”與“業(yè)務(wù)部”這4個項(xiàng)目，而不會出現(xiàn)“生產(chǎn)部”、“資訊部”。 空白單元格空白單元格不再往上找不再往下找選取的單元格2-6 2-6 快速填滿相同的資料快速填滿相同的資料p 當(dāng)你要將相同的內(nèi)容連續(xù)填入數(shù)個單元格，除了可復(fù)制貼上單元格內(nèi)容外，更有效

23、率的方法是利用自勤填滿功能來達(dá)成，此功能亦可建立日期、數(shù)列等具規(guī)則性的內(nèi)容，這部份我們將在下一節(jié)說明。p 假設(shè)我們想建立以下的數(shù)據(jù)內(nèi)容，先來看看哪些可利用自動填滿功能來快速輸入：可建立具規(guī)律變化的資料，詳細(xì)請參考下一節(jié)可為連續(xù)的儲存格填入相同的數(shù)據(jù)p 請開敔一份新的工作簿，首先練習(xí)操作步驟較單純的填滿功能，看看如何在B2：B6范圍內(nèi)填滿”業(yè)務(wù)部”。 先如圖輸入內(nèi)容，然后在B2單元格輸入”業(yè)務(wù)部”3個字，并維持單元格的選取狀態(tài)，然后將指標(biāo)移至粗框線的右下角，此時(shí)指標(biāo)會呈 + + 狀：選取某個單元格或范圍時(shí)，其周圍會被粗框線圍住，右下角的小方塊稻為填滿控點(diǎn) 將指標(biāo)移到填滿控點(diǎn)上，按住左鈕不放向下拉

24、至單元格B6，”業(yè)務(wù)部”2個字就會填滿B2：B6范圍了：指標(biāo)旁出現(xiàn)工具提示，顯示單元格將填入的資料自動填滿選項(xiàng)鈕 在剛才的操作中，數(shù)據(jù)自動填滿B2：B6單元格后，B6單元格旁出現(xiàn)了一個自動填滿選項(xiàng)鈕，按下此鈕可顯示下拉選單，讓你變更自動填滿的方式：預(yù)設(shè)的填滿方式，即填入單元格的內(nèi)容與格式（如字型、顏色設(shè)定）若改選此項(xiàng)，只會填入單元格格式 選此項(xiàng)表示只填入單元格內(nèi)容，但不要填入格式 自動填滿選項(xiàng)鈕的作用，可讓我們選擇是否要一并套用單元格的格式設(shè)定。不過，我們尚未設(shè)定格式，所以不用變更設(shè)定，當(dāng)你選取了其他單元格，并進(jìn)行編輯動作后，自動填滿選項(xiàng)鈕就會自動消失。學(xué)會單元格的格式設(shè)定后，您就會感受到此鈕

25、的便利之處了。2-7 2-7 自動建立等差、日期及等比數(shù)列自動建立等差、日期及等比數(shù)列2-7-1 2-7-1 建立等差數(shù)列建立等差數(shù)列 首先要說明數(shù)列的類型，以便清楚知道哪些數(shù)列可由Excel的功能來自動建立。Exccl可建立的數(shù)列類型有4種：等差級數(shù)：數(shù)列中相鄰兩數(shù)字的差相等，例如：1、3、5、7等比級數(shù)：數(shù)列中相鄰兩數(shù)字的比值相等，例如：2、4、8、16日期：例如：2012/12/5、2012/12/6、2012/12/7自動填入：自動填入數(shù)列是屬于不可計(jì)算的文字?jǐn)?shù)據(jù)，例如：一月、二月、三月，星期一、星期二、星期三等都是。Excel已將這類型文字?jǐn)?shù)據(jù)建立成數(shù)據(jù)庫，讓我們使用自動填入數(shù)列時(shí)，

26、就像使用一般數(shù)列一樣。 以下就分別說明如何建立以上這4種數(shù)列。建立等差數(shù)列 請接續(xù)上一節(jié)的練習(xí)，我們要在A2：A6單元格中，建立1、2、3、4、5的等差數(shù)列，請如下操作： 在A2、A3單元格分別輸入1、2，并選取A2：A3范圍做為來源單元格，也就是要有兩個初始值（如1、2），這樣Excel才能判斷等差數(shù)列的間距值是多少。來源儲存格將指針移到填滿控點(diǎn)上，按住鼠標(biāo)左鈕不放，向下拉曳至A6單元格：指針旁的數(shù)字表示目前到達(dá)的儲存格將填入的值參考指針旁的數(shù)字，當(dāng)建立到你要的數(shù)字后請放開滑鼠，等差數(shù)列就建立好了：建立數(shù)列后，自動填滿選項(xiàng)鈕 又再度出現(xiàn)了，而且下拉選單中的第1個項(xiàng)目略有不同：以復(fù)制數(shù)據(jù)的方式

27、來填滿。就上例而言，A2：A6范圍會變成1、2、1、2、1此外，利用填滿控點(diǎn)還可以建立“項(xiàng)目1、專案3、專案5、專案7”的文數(shù)字組合數(shù)列，只要在來源單元格輸入“項(xiàng)目1”、“專案3”，再拉曳填滿控點(diǎn)即可完成，你可以自行試試看。2-7-2 2-7-2 建立日期數(shù)列建立日期數(shù)列 再來試試建立日期的功能。請開啟一份新工作簿，假設(shè)我們要在Al：El建立一個日期數(shù)列，就可以在來源Al單元格中輸入起始日期，然后拉曳填滿控點(diǎn)至El單元格：1、輸入起始日期2、拉曳填滿控點(diǎn)至El儲存格即可建立由于我們建立的是日期數(shù)列，所以當(dāng)你按下自動填滿選項(xiàng)鈕熙時(shí) ，會看到多出幾個與日期有關(guān)的選項(xiàng)若改選此項(xiàng)，建立的日期數(shù)列會跳過

28、星期六、日此為預(yù)設(shè)選項(xiàng)選此項(xiàng)，A1：El 會填入，2012/1/1 、2012/2/12012/5/12-7-3 2-7-3 建立文字?jǐn)?shù)列建立文字?jǐn)?shù)列Excel 還內(nèi)建許多常用的自動填人數(shù)列，例如 ”甲、乙、丙、丁”、”一月、二月、三月”等，方便我們使用填滿控點(diǎn)快速完成輸入。如右圖操作，我們來練習(xí)在A3：Al0建立”甲、乙辛”：拉曳至A10建立不同的自動填入數(shù)列，自動填滿選項(xiàng)鈕下拉選單中的項(xiàng)目也會隨數(shù)列的特性而有所不同。在A3輸入“甲”2-7-3 2-7-3 建立等比數(shù)列建立等比數(shù)列不用按計(jì)算器，就能輕松建立等比數(shù)列等比數(shù)列無法像等差數(shù)列以拉曳填滿控點(diǎn)的方式來建立，我們實(shí)際來操作看看。例如要在

29、B3：Bl0建立5、25 、1 25 的等比數(shù)列。在B3單元格中輸入5，按下圈圖鍵，接著選取B3：Bl0的范圍：切換到開始頁次，按下編輯區(qū)的填滿鈕 ，由下拉選單中選擇數(shù)列命令開啟數(shù)列交談窗：1、選擇此項(xiàng)，因?yàn)?根據(jù)步驟1選 取的范圍，數(shù)列 會產(chǎn)生在列2、選擇要建立的數(shù)列類型此欄可設(shè)定數(shù)列最后結(jié)束的數(shù)字，若未設(shè)定將延伸到選取范圍為止，此例為Bl0單元格3、輸入等比的數(shù)值按下確定鈕，等比數(shù)列就建立完成了：2-8 2-8 工作表的操作工作表的操作2-8-1 2-8-1 插入與切換工作表插入與切換工作表目前使用中的工作表，頁次卷標(biāo)會呈白色，如果想要編輯其他工作表，只要按下該工作表的頁次標(biāo)簽，即可將它切

30、換成作用工作表。一本工作簿預(yù)設(shè)有3張工作表，若不夠用時(shí)可以自行插入新的工作表。請開殷一份新工作簿，如下練習(xí)插入一張新的工作表：按下此鈕插入工作表插入的新工作表學(xué)會數(shù)據(jù)的輸入方法后，現(xiàn)在我們再來學(xué)學(xué)如何在工作簿中新增及切換工作表。當(dāng)資料量多的時(shí)候，善用工作表可以幫助你有效率地完成工作。2-8-2 2-8-2 為工作表重新命名為工作表重新命名p Excel Excel雙按工作表1頁次卷標(biāo)，使其呈選取狀態(tài)： Exccl會以工作表1、工作表2、工作表3為工作表命名，但這類名稱沒有意義，當(dāng)工作表數(shù)量多時(shí)，應(yīng)更改為有意義的名稱，以利辨識。假設(shè)我們要在工作表1輸入各項(xiàng)商品的銷售統(tǒng)計(jì)數(shù)量，所以可以將它重新命名

31、為”銷售數(shù)量”。輸入”銷售數(shù)量”再按下 鍵，工作表就重新命名了。2-8-3 2-8-3 設(shè)定頁次標(biāo)簽顏色設(shè)定頁次標(biāo)簽顏色除了可以更改工作表的名稱，頁次卷標(biāo)的顏色也可以個別設(shè)定，這樣看起來就更容易辨識了。例如我們要將”銷售數(shù)量”這個頁次卷標(biāo)改為紅色：在頁次卷標(biāo)上按下鼠標(biāo)右鈕選擇此命令選擇頁次卷標(biāo) 的顏色設(shè)定好之后，”銷售數(shù)量”工作表的頁次卷標(biāo)會顯示紅色底線，那是因?yàn)椤变N售數(shù)量”是目前的作用工作表，若選取其他的工作表，就會看到”銷售數(shù)量”工作表的頁次卷標(biāo)正是剛才設(shè)定的紅色了：選擇此項(xiàng)，可回復(fù)頁次標(biāo)簽的默認(rèn)色彩2-8-4 2-8-4 刪除工作表刪除工作表對于不再需要的工作表，可在工作表的頁次卷標(biāo)上按

32、鼠標(biāo)右鈕執(zhí)行刪除命令將它刪除。若工作表中含有內(nèi)容，還出現(xiàn)提示交談窗請你確認(rèn)是否要刪除，避免誤刪了重要的工作表。2-9 2-9 保存文件保存文件2-9-1 2-9-1 第一次存檔第一次存檔學(xué)習(xí)了一連串輸入數(shù)據(jù)、編輯工作表等操作，現(xiàn)在來學(xué)習(xí)最重要的存盤工作。結(jié)束工作前，一定要確實(shí)做好存盤的工作，不然辛苦的編輯可就白費(fèi)了。要儲存文件，請按下快速存取工具欄的保存文件鈕 ，如果是第一次存盤，會開啟另存新檔交談窗，讓你配置文件案儲存的相關(guān)信息。切換至保存文件的文件夾輸入文件名按下保存鈕當(dāng)你修改了工作簿的內(nèi)容，而再次按下保存文件鈕時(shí)，就會將修改后的工作簿直接儲存。若想要保留原來的文件，又要儲存新的修改內(nèi)容，

33、請切換至文件頁次，按下另存新檔鈕，以另一個檔名來保存。這里要特別提醒您，在儲存時(shí)預(yù)設(shè)會將存檔類型設(shè)定為Excel工作簿，擴(kuò)展名是*.xlsx的格式，不過此格式的文件無法在Exccl 2000/XP/2003等版本開敔，若是需要在這些Exccl版本開殷工作簿，那么建議你將存檔類型設(shè)定為Excel 97-2003工作簿： 不過，將文件存成Excel 97-2003工作簿的*.xls格式后，若文件中使用了2007/2010的新功能，在儲存時(shí)會顯示如右的交談窗，告知您將如何儲存這些部份：此交談窗的內(nèi)容，會隨您使用的新功能而顯示不同的處理方式。此例說明了儲存后圖形將無法編輯若按下繼續(xù)鈕儲存，日后開敔時(shí)可

34、能發(fā)生圖表無法編輯，或內(nèi)容不完整的等問題，所以建議您一定要為文件先儲存一份Excel工作簿(*.xlsx)格式，再另存一份Excel97-2003工作簿(*.xls)格式。2-9-2 2-9-2 開啟舊文檔開啟舊文檔 要重新開敔之前儲存的文件，請切換至文件頁次再按闊殿舊文件鈕，就會顯示開啟舊文件交談窗讓你選擇要開殷的文件了。 若要想開啟最近編輯過的工作簿文件，則可按下文件頁次的最近鈕，其中會列出最近編輯過的文件，若有想要開啟的文件，按下文件名就會開啟了。下次忘記文件名、儲存位置時(shí)，可以到這里看看，或許需要的文件就列在其中3 公式與函數(shù)l在單元格建立公式l相對參照位址與絕對參照位址l函數(shù)的使用方

35、法l插入函數(shù)的綜合練習(xí)-獎金發(fā)放作業(yè)l不需要公式也能得知計(jì)算結(jié)果3-1 3-1 在單元格建立公式在單元格建立公式當(dāng)我們需要將工作表中的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)做加、減、乘、除等運(yùn)算時(shí)，可以把計(jì)算的動作交給Excel的公式去做，省去自行運(yùn)算的工夫，而且當(dāng)數(shù)據(jù)有變動時(shí)，公式計(jì)算的結(jié)果還會立即更新。3-1-1 3-1-1 公式的表示法公式的表示法ExcelExcel的公式和一般數(shù)學(xué)公式差不多，數(shù)學(xué)公式的表示法為：的公式和一般數(shù)學(xué)公式差不多，數(shù)學(xué)公式的表示法為：若將這個公式改用若將這個公式改用ExcelExcel表示，則變成要在表示，則變成要在A3A3單元格中輸入：單元格中輸入：意思是意思是ExcelExcel會將會

36、將AlAl單元格的值十單元格的值十A2A2單元格的值，然后把結(jié)果顯示在單元格的值，然后把結(jié)果顯示在A3A3單元格中。單元格中。3-1-2 3-1-2 輸入公式輸入公式輸入公式必須以等號“=”起首，例如= Al+A2，這樣Excel才知道我們輸入的是公式，而不是一般的文字?jǐn)?shù)據(jù)。現(xiàn)在我們就來練習(xí)建立公式，請開殷范例文件Ch03-01，我們已在其中輸入了兩個學(xué)生的成績： 我們打算在E2單元格存放“王書桓的各科總分”，也就是要將“王書桓”的英文、生物、理化分?jǐn)?shù)加總起來，放到E2單元格中，因此將E2單元格的公式設(shè)計(jì)為“=B2十C2+D2”。請選定要輸入公式的E2單元格，并將指針移到數(shù)據(jù)編輯列中輸入等號”

37、=”：函數(shù)方塊在此輸入“”接著輸入“=”之后的公式，請?jiān)趩卧馚2上單擊，Excel便會將B2輸入到數(shù)據(jù)編輯列中：此時(shí)B2被虛線框包圍住B2自動輸入到公式中再輸入，+，然后選取C2單元格，繼續(xù)輸入，+，選取D2單元格，如此公式的內(nèi)容便輸入完成了：最后按下數(shù)據(jù)編輯列上的翰入鈕 或按下 鍵，公式計(jì)算的結(jié)果馬上顯示在E2單元格中：數(shù)據(jù)編輯列會顯示公式單元格顯示公式計(jì)算的結(jié)果 Tip:若想直接在單元格中查看公式，可按下 + 鍵 鍵在 鍵的上方，在公式和計(jì)算結(jié)果間做切換。你也可以直接在E2儲存格中，以鍵盤直接輸入“=82十C2十D2”、再按下Enter鍵來輸入公式3-1-3 3-1-3 自動更新結(jié)果自動

38、更新結(jié)果公式的計(jì)算結(jié)果會隨著單元格內(nèi)容的變動而自動更新。以上例來說，假設(shè)當(dāng)公式建好以后，才發(fā)現(xiàn)”王書桓”的英文成績打錯了，應(yīng)該是”90”分才對，當(dāng)我們將單元格B2的值改成”90”，E2單元格中的計(jì)算結(jié)果立即從220更新為225：自動更新計(jì)算結(jié)果了3-2 3-2 相對參照位址與絕對參照位址相對參照位址與絕對參照位址3-2-1 3-2-1 相對與絕對參照的差異相對與絕對參照的差異公式中會運(yùn)用到的地址有相對引用地址與絕對參照地址2種類型。相對引用地址的表示法例如：Bl、 C4；而絕對參照地址的表示法，則須在單元格地址前面加上”$”符號，例如：$B$l、$C$4。 假設(shè)你要前往某地，但不知道該怎么走，

39、于是就向路人打聽。結(jié)果得知你現(xiàn)在的位置往前走，碰到第一個紅綠燈后右轉(zhuǎn)，再直走約100公尺就到了，這就是相對引用地址的概念。 另外有人干脆將實(shí)際地址告訴你，假設(shè)為”中正路二段60號”，這就是絕對參照地址的概念，由于地址具有唯一性，所以不論你在什么地方，根據(jù)這個絕對參照地址，所找到的永遠(yuǎn)是同一個地點(diǎn)。 將這兩者的特性套用在公式上，代表相對引用地址會隨著公式的位置而改變，而絕對參照位址則不管公式在什么地方，它永遠(yuǎn)指向同一個單元格。3-2-2 3-2-2 實(shí)例說明實(shí)例說明 底下我們以實(shí)例為你說明相對引用地址與絕對參照地址的使用方式。先選取D2單元格，在其中輸入公式”=B2十C2”并計(jì)算出結(jié)果，根據(jù)前面

40、的說明，這是相對引用地址。以下我們要在D3單元格輸入絕對參照地址的公式=$B$3+$C$2。選取D3單元格，然后在數(shù)據(jù)編輯列中輸入”=B3”。按下 鍵，B3會切換成$B$3的絕對參照地址：你也可以直接在資料編輯列中輸入=$B$3。切換相對引用與絕對參照地址的快速鍵 鍵可循序切換單元格地址的參照類型，每按一次 鍵，參照地址的類型就會改變，其切換結(jié)果如右：接著輸入“+ C3”，再按下F4鍵將C3變成$C$3，最后按下 鍵，公式就建立完成了：D3的公式內(nèi)容D2及D3的公式分別是由相對地址與絕對地址組成，但兩者的計(jì)算結(jié)果卻一樣。到底它們差別在哪里呢？選定D2：D3單元格，拉曳填滿控點(diǎn)到下一欄，將公式復(fù)

41、制到E2：E3儲存格：計(jì)算結(jié)果不同了相對地址公式D2的公式=B2+C2，使用了相對位址，表示要計(jì)算D2往左找兩個儲存格(B2、C2)的總和，因此當(dāng)公式復(fù)制到E2單元格后，便改成從E2往左找兩個儲存格相加，結(jié)果就變成C2和D2相加的結(jié)果：絕對地址公式D3的公式=$B$3十$C$3，使用了絕對位址，因此不管公式復(fù)制到哪里，Excel都是找出B3和C3的值來相加，所以D3和E3的結(jié)果都是一樣的：3-2-3 3-2-3 混合參照混合參照如果在公式中同時(shí)使用相對引用與絕對參照，這種情形稱為混合參照，例如：這種公式在復(fù)制后，絕對參照的部份(如$Bl的$B)不會變動，而相對引用的部份則會隨情況做調(diào)整。絕對參

42、照相對參照絕對參照相對參照我們繼續(xù)沿用范例文件Ch03-02做練習(xí)，請依照下列步驟將E3單元格中的公式改成混合參照公式= $B3+C3：雙按E3單元格，將插入點(diǎn)移至”=”之后，接著按兩次F4鍵，讓$B$3變成$B3。將插入點(diǎn)移至“+”之后，按3次F4鍵將$C$3變成C3，最后按下enter鍵，公式便輸入完成。接著選定F3，分別拉曳填滿控點(diǎn)至F3及E4：E4單元格F3單元格B4單元格為0，C4單元格也為0B3維持1215，D3為21803-3 3-3 函數(shù)的使用方法函數(shù)的使用方法3-3-1 3-3-1 函數(shù)的格式函數(shù)的格式函數(shù)是Excel根據(jù)各種需要，預(yù)先設(shè)計(jì)好的運(yùn)算公式，可讓你節(jié)省自行設(shè)計(jì)公式

43、的時(shí)間，底下我們就來看看如何運(yùn)用Excel的函數(shù)。每個函數(shù)都包含三個部份：函數(shù)名稱、自變量和小括號。我們以加總函數(shù)SUM來說明：SUM即是函數(shù)名稱，從函數(shù)名稱可大略得知函數(shù)的功能、用途。小括號用來括住自變量，有些函數(shù)雖沒有自變量，但小括號還是不可以省略。引敷是函數(shù)計(jì)算時(shí)所必須使用的數(shù)據(jù)，例如SUM(1，3，5)即表示要計(jì)算1-3-5三個數(shù)字的總和，其中的1.3.5就是自變量。自變量的數(shù)據(jù)類型函數(shù)的自變量不僅只有數(shù)字類型而已，也可以是文字或以下3項(xiàng)類別：位址：如SUM (B1，C3)即是要計(jì)算B1單元格的值十C3單元格的值。范圍：如SUM (A1：A4)即是要加總Al：A4范圍的值。函數(shù)：如SQ

44、RT (SUM(B1：B4即是先求出B1：B4的總和后，再開平方根的結(jié)果。3-3-2 3-3-2 使用函數(shù)方塊輸入函數(shù)使用函數(shù)方塊輸入函數(shù)p 函數(shù)也是公式的一種，所以輸入函數(shù)時(shí)，也必須以等號函數(shù)也是公式的一種，所以輸入函數(shù)時(shí)，也必須以等號“=”=”起首起首，假設(shè)我們要在假設(shè)我們要在B8B8單元格運(yùn)用單元格運(yùn)用SUMSUM函數(shù)來計(jì)算班費(fèi)的總支出。函數(shù)來計(jì)算班費(fèi)的總支出。首先選取存放計(jì)算結(jié)果的 B8 儲存格，并在數(shù)據(jù)編輯列中數(shù)入等號”=”接著按下函數(shù)方塊右側(cè)的下拉鈕，在列示窗中選取SUM，此時(shí)會開啟函數(shù)引數(shù)交談窗來協(xié)助我們輸入函數(shù)：選取SUM函數(shù)若按下此處，可取得函數(shù)的進(jìn)階說明TIP：函數(shù)方塊列示

45、窗只會顯示最近用過的10個函數(shù)，若在函數(shù)方塊列示窗中找不到想要的函數(shù)，可選取其他函數(shù)項(xiàng)目開啟插入函數(shù)交談窗來尋找欲使用的函數(shù)（稍后說明）。這里會描述此函數(shù)的功能再來就是要設(shè)定函數(shù)的自變量。先按下第一個自變量欄Number 1右側(cè)的折迭鈕 ，將函數(shù)自變量交談窗收起來，再從工作表中選取B4：B6當(dāng)作自變量：按下自變量欄右側(cè)的展開鈕 ，再度將函數(shù)自變量交談窗展開：選取B4：B6當(dāng)作自變量TIP：除了從工作表中選取單元格來設(shè)定自變量，你也可以直接在自變量欄中輸入自變量，省下折迭、展開函數(shù)引，數(shù)交談窗的痲煩。選取的范圍會被虛線框圍住函數(shù)自變量交談窗目前被折迭起來這里會顯示計(jì)算的結(jié)果按下確定鈕，函數(shù)的計(jì)算

46、結(jié)果就會顯示在B8單元格內(nèi)：剛才輸入的函數(shù)及公式計(jì)算結(jié)果3-3-3 3-3-3 用自動顯示的函數(shù)列表輸入函數(shù)用自動顯示的函數(shù)列表輸入函數(shù)p 若已經(jīng)知道要使用哪一個函數(shù)，或是函數(shù)的名稱很長，我們還有更方便的輸入方若已經(jīng)知道要使用哪一個函數(shù)，或是函數(shù)的名稱很長，我們還有更方便的輸入方法。請直接在單元格內(nèi)輸入法。請直接在單元格內(nèi)輸入”=”=”再輸入函數(shù)的第再輸入函數(shù)的第1 1個字母，例如個字母，例如”S”S”，單元格，單元格下方就會列出下方就會列出S S開頭的函數(shù)，如果還沒出現(xiàn)要用的函數(shù)，再繼續(xù)輸入第開頭的函數(shù)，如果還沒出現(xiàn)要用的函數(shù)，再繼續(xù)輸入第2 2個字母，個字母，例如例如”U”U”，出現(xiàn)要用的

47、函數(shù)后，用鼠標(biāo)雙按函數(shù)就會自動輸入單元格了：，出現(xiàn)要用的函數(shù)后，用鼠標(biāo)雙按函數(shù)就會自動輸入單元格了： 移動箭頭鍵到函數(shù)上，會顯示函數(shù)的說明雙按函數(shù)可自動輸入單元格TIP:若一直沒有出現(xiàn)函數(shù)列表，請切換到文件頁次再按下選項(xiàng)鈕，然后切換到公式頁次，確認(rèn)已勾選公式自動完成選項(xiàng)。3-3-3 3-3-3 利用利用“自動求和自動求和”鈕快速輸入函數(shù)鈕快速輸入函數(shù) 在開始頁次編輯區(qū)有一個自動加按鈕 ，可讓我們快速輸入函數(shù)。例如當(dāng)我們選取B8單元格，并按下 鈕時(shí)，便會自動插入SUM函數(shù)，且連自變量都自動幫我們設(shè)定好了：只要按下enter鍵，就可以算出班費(fèi)的總支出了會自勤選取好函數(shù)引數(shù)，你也可以自行重新選取其他

48、范圍這里會有函數(shù)的輸入格式提示 除了加總功能之外，還提供數(shù)種常用的函數(shù)供我們選擇使用，只要按下 鈕旁邊的下拉鈕 ，即可選擇要進(jìn)行的計(jì)算：可用來做這些運(yùn)算若選此項(xiàng)，會開啟插入函敷交談窗3-3-4 3-3-4 開啟開啟“插入函數(shù)插入函數(shù)”交談窗輸入需要的函數(shù)交談窗輸入需要的函數(shù)插入函數(shù)交談窗是Excel函數(shù)的大本營，當(dāng)你在函數(shù)方塊列示窗中找不到需要的函數(shù)時(shí)，就可從這里來輸入函數(shù)?，F(xiàn)在我們要練習(xí)透過插入函數(shù)交談窗來輸入函數(shù)，列出面包店各家門市的營業(yè)額排名。請選取C4單元格，然后按下數(shù)據(jù)編輯列上的插入函數(shù)鈕，你會發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)編輯列自動輸入等號”=”，并且開殷插入函數(shù)交談窗：可從這里選擇函數(shù)的類別，如財(cái)務(wù)、

49、統(tǒng)計(jì)、文字、日期及時(shí)間等列出Excel所提供的函數(shù)按下此處可顯示目前所選取函數(shù)的使用說明函數(shù)的功能敘述接著從插入函數(shù)交談窗中選取RANK.EQ函數(shù)，進(jìn)行門市營業(yè)額的排名：1、選擇統(tǒng)計(jì)類別若不知道Excel是否提供你所要的函數(shù)，也可在此欄輸入中、英文關(guān)鍵詞，再按下右側(cè)的開始鈕進(jìn)行搜尋2、選取此類別下的 RANK.EO函數(shù)3按下確定鈕，開啟 函數(shù)引數(shù)交談窗開啟函數(shù)自變量交談窗后，如下圖輸入各自變量的內(nèi)容：在此輸入B42輸入要進(jìn)行排名的單元格范圍（在此我們要排名的范圍 是固定在B4：813之間，所以使用絕對參照地址）按下確定鈕即可得到計(jì)算結(jié)果。計(jì)算出，惠城精城門市的營業(yè)額是所有門市的第3名請選取C4

50、單元格，并拉曳其填滿控點(diǎn)到C13儲存格。計(jì)算出所有門市的營業(yè)額排名若想變更自變量設(shè)定，請選取函數(shù)所在的單元格，然后按下插入函數(shù)鈕 展開函數(shù)自變量交談窗來重新設(shè)定RANK.EQ與RANK.AVG函數(shù)的差異用來算排名的函數(shù)有RANK.EO和RANK.AVG兩個，而在Excel 2007（或之前）版本則只有RANK函數(shù)。這3個函數(shù)都可用來排序，RANK.AVG和RANK.EQ的差異是在遇到相同數(shù)值時(shí)的處理方法不同，RANK.AVG會傳回等級的平均值，RANKEQ則會傳回最高等級；RANK則是Excel2007之前版本的函數(shù)，在Excel2010仍可使用，其作用與RANK.EQ相同。傳回3、4的平均等

51、級3.5傳回最高等級，所以會有2個3，沒有4結(jié)果與RANK.EQ相同3-4 3-4 函數(shù)綜合練習(xí)函數(shù)綜合練習(xí)- -獎金發(fā)放作業(yè)獎金發(fā)放作業(yè)n 學(xué)會插入函數(shù)之后，我們來做個綜合練習(xí)，讓你對函數(shù)有更進(jìn)一步的了解。假設(shè)我們要依年資來計(jì)算中秋節(jié)發(fā)放的獎金，年資未滿1年的員工沒有獎金，滿1年以上未滿3年則發(fā)放5，000元獎金，滿3年以上則發(fā)給8，000元獎金。 如下圖所示：首先要進(jìn)行年資的計(jì)算，請先選取D2儲存格，在此要使用DATEDIF這倜函數(shù)來計(jì)算兩個日期之間的年數(shù)、月數(shù)或天數(shù)，其格式如下：DATEIF(開始日期，結(jié)束日期，差距參數(shù)單位）到職日獎金基數(shù)基準(zhǔn)日（我們以這個日期為基準(zhǔn)，所以使用絕對參照位

52、址）求算兩日期差距的整年數(shù)要使用“Y”參數(shù)在D2單元格中輸入“=DATEDIF(B2,$C$2,”Y“)”，然后按Entern DATEIF的差距單位參數(shù)參數(shù) 傳回的值Y兩日期差距的整年數(shù)，亦即滿幾年M兩日期差距的整月敷，亦即滿畿倜月”D兩日期差距的整日數(shù)，亦即滿畿天YM 兩日期之間的月數(shù)差距，忽略日期中的年和日YD 兩日期之間的天數(shù)差距，忽略日期中的年MD 兩日期之間的天數(shù)差距，忽略日期中的年和月 計(jì)算出”蔣文文”的年資后，請選取D2儲存格，然后拉曳填滿控黠至Dll儲存格，即可算出所有員工的年資。年資為0表示未滿一年 計(jì)算出”蔣文文”的年資后，請選取D2儲存格，然后拉曳填滿控黠至Dll儲存格

53、，即可算出所有員工的年資。計(jì)算出年資後，就可以依年資來計(jì)算獎金，我們要用IF函數(shù)來判斷應(yīng)發(fā)放的獎金。IF函數(shù)可判斷條件是否成立，如果所傳回的值為TRUE時(shí)，就執(zhí)行條件成立時(shí)的作業(yè)，反之則執(zhí)行條件不成立時(shí)的作業(yè)。 IF(判讀式，條件成立時(shí)的作業(yè)，條件不成立時(shí)的作業(yè)）當(dāng)年資小于1年的條件成立，沒有獎金當(dāng)年資小于3年的條件成立，獎金為5000；若條件不成立，就是滿3年以上，獎金為8000在E2單元格中輸入” =IF(D21,0,IF(D2 “有效性“，打開數(shù)據(jù)有效性對話框，設(shè)置有效性條件為“文本長度”，選擇“數(shù)據(jù)”為“等于”，長度欄根據(jù)需要填寫，如身份證為“18”，手機(jī)號碼就填“11”，這樣在單元格

54、填寫的號碼會以科學(xué)記數(shù)法的形式出現(xiàn)，要點(diǎn)擊“設(shè)置單元格式”-選擇“數(shù)據(jù)”中的文本。 通過數(shù)據(jù)有效性還可以設(shè)置下拉菜單選定要設(shè)定下拉菜單的列。選擇菜單欄里的“數(shù)據(jù)” - “有效性“，打開數(shù)據(jù)有效性對話框，設(shè)置有效性條件為“序列”，在“來源”里輸入要限制輸入的值，逗號輸入時(shí)要切換到英文輸入模式。u 數(shù)據(jù)有效性還可以應(yīng)用于時(shí)間、日期、整數(shù)、小數(shù)等的檢查控制。u 數(shù)據(jù)有效性的出錯信息 數(shù)據(jù)有效性的出錯信息包括“停止”，“警告”，“信息”。5 建立圖表n 圖表類型介紹n 建立圖表物件n 調(diào)整圖表物件的位置及大小n 認(rèn)識圖表的組成項(xiàng)目n 變更圖表類型n 變更資料范圍5-1 5-1 圖表類型介紹圖表類型介紹

55、u 工作表中的數(shù)據(jù)若用圖表來表達(dá)，可讓數(shù)據(jù)更具體、更易于了解。Excel內(nèi)建了多達(dá)70余種的圖表樣式，你只要選擇適合的樣式，馬上就能制作出一張具專業(yè)水平的圖表。u 請切換到插入頁次，在圖表區(qū)中即可看到內(nèi)建的圖表類型。按下各個圖表類型鈕，可開啟Excel內(nèi)建的圖表類型進(jìn)一步選擇副圖表類型，你可以參考5-5節(jié)的說明來更換u 以下我們就簡單為你說明幾種常見的圖表類型，當(dāng)你要建立圖表前，可以依自己的需求來選擇適當(dāng)?shù)膱D表。 直條圖：柱形圖是最普遍使用的圖表類型，它很適合用來表現(xiàn)一段期間內(nèi)數(shù)量上的變化，或是比較不同項(xiàng)目之間的差異，各種項(xiàng)目放置于水平坐標(biāo)軸上，而其值則以垂直的長條顯示。例如各項(xiàng)產(chǎn)品在第一季每

56、個月的銷售量：折線圖：顯示一段時(shí)間內(nèi)的連續(xù)數(shù)據(jù)，適合用來顯示相等間隔（每月、每季、每年）的資料趨勢。例如某公司想查看各分公司每一季的銷售狀況，就可以利用折線圖來顯示： 圓形圖：餅圖只能有一組數(shù)列數(shù)據(jù)，每個數(shù)據(jù)項(xiàng)都有唯一的色彩或是圖樣，餅圖適合用來表現(xiàn)各個項(xiàng)目在全體數(shù)據(jù)中所占的比率。例如底下我們要查看流行時(shí)尚雜志中賣得最好的是哪一本，就可以使用餅圖來表示： 橫條圖：可以顯示每個項(xiàng)目之間的比較情形，Y軸表示類別項(xiàng)目，X軸表示值，條形圖主要是強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)目之間的比較，不強(qiáng)調(diào)時(shí)間。例如你可以查看各地區(qū)的銷售額，或是像底下列出各項(xiàng)商品的人氣指數(shù)。 區(qū)域圖：強(qiáng)調(diào)一段時(shí)間的變動程度，可由值看出不同時(shí)間或類別的趨

57、勢。例如可用分區(qū)圖強(qiáng)調(diào)某個時(shí)間的利潤數(shù)據(jù)，或是某個地區(qū)的銷售成長狀況。底下以惠州近年來各縣市新生兒人口數(shù)為例來繪制分區(qū)圖。 散布圖：顯示2組或是多組資料數(shù)值之間的關(guān)聯(lián)。散布圖若包含2組坐標(biāo)軸，會在水平軸顯示一組數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，在垂直軸顯示另一組數(shù)據(jù)，圖表會將這些值合并成單一的數(shù)據(jù)點(diǎn)，并以不均勻間隔顯示這些值。散布圖通常用于科學(xué)、統(tǒng)計(jì)及工程數(shù)據(jù)，你也可以拿來做產(chǎn)品的比較，例如底下的冰熱兩種飲料會隨著氣溫變化而影響銷售量，氣溫愈高，冷飲的銷量愈好。 股票圖：股票圖顧名思義就是用在說明股價(jià)的波動，例如你可以依序輸入成交量、開盤價(jià)、最高價(jià)、最低價(jià)、收盤價(jià)的數(shù)據(jù)，來當(dāng)做投資的趨勢分析圖。 環(huán)圈圖：與餅圖類似，

58、不過環(huán)圈圖可以包含多個資料數(shù)列，而餅圖只能包含一組數(shù)列。例如右圖的例子，可以看出電器產(chǎn)品近三年的銷售狀況。 泡泡圖：泡泡圖和散布圖類似，不過泡泡圖是比較3組數(shù)值，其數(shù)據(jù)在工作表中是以欄進(jìn)行排列，水平軸的數(shù)值(X軸)在第一欄中，而對應(yīng)的垂直軸數(shù)值(Y軸)及泡泡大小值則列在相鄰的欄中。例如底下的例子，X軸代表產(chǎn)品的銷售量，Y軸代表產(chǎn)品的銷售額，而泡泡的大小則是廣告費(fèi)。 雷達(dá)圖：可以用來做多個資料數(shù)列的比較。例如右圖的例子，我們可以雷達(dá)圖來了解每位學(xué)生最擅長及最不擅長的科目。5-2 5-2 建立圖表對象建立圖表對象u認(rèn)識Excel的圖表類型后，現(xiàn)在我們就以實(shí)際的例子來學(xué)學(xué)如何在工作表中建立圖表對象，

59、將令人眼花的數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成美觀、易于辨別高低趨勢變化的圖表，看起來也更為專業(yè)、有說服力！5-2-1 5-2-1 建立銷售圖建立銷售圖 下面以房產(chǎn)銷售量為例子說明建立銷售圖。 如下圖，選取A3：E7范圍，切換到插入頁次，在圖表區(qū)中如下操作：按下柱形圖按鈕選擇三維柱形圖下的三維簇狀柱形圖隨即在工作表中建立好圖表物件若是修改了圖表的來源資料，圖表會自動重新修正內(nèi)容，不需重新繪制圖表 TIP：你也可以在選取源數(shù)據(jù)后，直接按下ALT十F1鍵，快速在工作表中建立圖表，不過所建立的圖表類型則是預(yù)設(shè)的柱形圖，如果你有自行修改過默認(rèn)的圖表類型，那么將以你設(shè)定的為主。5-2-2 5-2-2 認(rèn)識認(rèn)識 圖表工具圖表

60、工具 頁次頁次p 在建立圖表物件后，圖表會呈選取狀態(tài)，功能區(qū)還會自動出現(xiàn)一個圖表工具頁次，你可以在此頁次中進(jìn)行圖表的各項(xiàng)美化、編輯工作。圖表工具頁次圖表的周圍出現(xiàn)框線，表示圖表目前為選取狀態(tài)5-2-3 5-2-3 將圖表建立在新工作表中將圖表建立在新工作表中 剛才建立的圖表對象和數(shù)據(jù)源放在同一個工作表中，最大的好處是可以對照數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)，但若是圖表太大，反而容易遮住數(shù)據(jù)源，此時(shí)你可以將圖表單獨(dú)放在一份新的工作表中： 請?jiān)谶x取圖表對象后（在圖表上單擊即可選取），切換到圖表工具頁次下的設(shè)計(jì)頁次，并按下移動圖表鈕。選擇此鈕 接著會開啟移動圖表交談窗，讓你選擇圖表要建立在新工作表或是移動到其他工作表