管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)

1、管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)是指系統(tǒng)中各個(gè)組成部分之間相互關(guān)系的總和。由于人們對管理信息系統(tǒng)的部件存在著不同的理解，因此管理信息系統(tǒng)也有著不同的結(jié)構(gòu)方式，其中最重要的結(jié)構(gòu)包括基本結(jié)構(gòu)、層次結(jié)構(gòu)和職能結(jié)構(gòu)等三種?；窘Y(jié)構(gòu)從概念上來看，管理信息系統(tǒng)的基本組成部件有四個(gè)：即信息源、信息處理器、信息使用者和信息管理者，如圖所示。 信息源是指原始數(shù)據(jù)的產(chǎn)生地。信息處理器的功能是對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、加工、整理和存儲(chǔ)，再把它轉(zhuǎn)化為有用的信息并傳輸給信息使用者。信息使用者是信息的用戶，不同層次的信息使用者依據(jù)收到的信息進(jìn)行決策。信息管理者負(fù)責(zé)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和維護(hù)工作，在管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)以后。他還要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)信息系統(tǒng)的

2、各個(gè)組成部分，保證信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行和使用。信息系統(tǒng)越復(fù)雜，信息管理者的作用就越重要。 我們還可以將這些部件進(jìn)一步細(xì)化。例如，根據(jù)原始數(shù)據(jù)的產(chǎn)生地不同，可以把信息源分為內(nèi)信息源和外信息源。內(nèi)信息源主要是指企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，包括生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、銷售和人事等方面；外信息源則是指來自企業(yè)外部環(huán)境的數(shù)據(jù)，如國家的政策、經(jīng)濟(jì)形勢等。信息處理器可以細(xì)分為數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)變換、數(shù)據(jù)傳輸和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等裝置。在實(shí)際的管理信息系統(tǒng)中，各個(gè)企業(yè)具有不同的組織形式和信息處理規(guī)律，因此結(jié)構(gòu)也不盡相同，但是最終都可以歸并為如圖所示的基本結(jié)構(gòu)模型。層次結(jié)構(gòu)有些管理信息系統(tǒng)的規(guī)模比較大，必然會(huì)顯現(xiàn)出某種層次結(jié)構(gòu)，每個(gè)

3、層次具備一種信息處理的功能。層次結(jié)構(gòu)將給管理信息系統(tǒng)帶來兩個(gè)新的問題。首先，要解決應(yīng)該怎樣合理劃分層次的問題；其次，還要考慮各個(gè)層次之間怎樣進(jìn)行功能分配。 在實(shí)際應(yīng)用中，一般根據(jù)處理的內(nèi)容及決策的層次由上到下把企業(yè)管理活動(dòng)分為三個(gè)不同的層次：戰(zhàn)略計(jì)劃層、管理控制層和運(yùn)行控制層。一般來說，下層系統(tǒng)的處理量比較大，上層系統(tǒng)的處理量相對較小，所以就形成了一個(gè)金字塔式的結(jié)構(gòu)，如圖所示。 (一)戰(zhàn)略計(jì)劃層管理信息系統(tǒng) 戰(zhàn)略計(jì)劃層的管理活動(dòng)所涉及的是企業(yè)的總體目標(biāo)和長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，因此，為戰(zhàn)略計(jì)劃層管理活動(dòng)服務(wù)的信息系統(tǒng)需要比較廣泛的數(shù)據(jù)來源。其中，除了內(nèi)部數(shù)據(jù)外，還需要相當(dāng)數(shù)量的外部數(shù)據(jù)。此外，由于戰(zhàn)略計(jì)

4、劃層管理信息系統(tǒng)所提供的信息是為企業(yè)制訂戰(zhàn)略計(jì)劃服務(wù)的，因此該信息要有高度的概括性和綜合性。 （二)管理控制層管理信息系統(tǒng) 管理控制層的管理活動(dòng)屬于企業(yè)的中層管理，它的主要工作是根據(jù)高層管理所確定的總目標(biāo)，對組織內(nèi)所擁有的各種資源，制訂出資源分配計(jì)劃及實(shí)施進(jìn)度表，并組織基層單位來實(shí)現(xiàn)總目標(biāo)。這個(gè)層次的管理活動(dòng)包括各個(gè)部門工作計(jì)劃的制訂、監(jiān)控和各項(xiàng)計(jì)劃完成情況的評價(jià)等。因此，可以說管理控制層管理信息系統(tǒng)的職能主要是面向各個(gè)部門的負(fù)責(zé)人，為他們提供所需要的信息，以支持他們能在管理控制活動(dòng)中正確地制訂各項(xiàng)計(jì)劃和了解計(jì)劃的完成情況。它所需要的數(shù)據(jù)來源可以有三個(gè)渠道：一是控制企業(yè)活動(dòng)的預(yù)算、標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)劃等

5、；二是作業(yè)處理所提供的數(shù)據(jù)；三是其他數(shù)據(jù)。管理控制層管理信息系統(tǒng)所提供的信息主要包括決策所需要的模型、對各部門的工作計(jì)劃和預(yù)測、對計(jì)劃執(zhí)行情況的定期和不定期的偏差報(bào)告、對問題的分析評價(jià)，以及對各項(xiàng)查詢的響應(yīng)等。 (三)運(yùn)行控制層管理信息系統(tǒng) 運(yùn)行控制層的管理活動(dòng)是為有效利用現(xiàn)有資源和設(shè)備所展開的各項(xiàng)活動(dòng)，屬于企業(yè)的基層管理，基層管理活動(dòng)包括作業(yè)控制和業(yè)務(wù)處理。它按照中層管理所制訂的計(jì)劃與進(jìn)度表，具體組織人力、物力去完成上級指定的任務(wù)。因此，運(yùn)行控制層管理信息系統(tǒng)的處理過程都是比較穩(wěn)定的，可以按預(yù)先設(shè)計(jì)好的程序和規(guī)則進(jìn)行相應(yīng)的信息處理。在這一層次上的管理信息系統(tǒng)職能一般由三種處理方式組成，即事務(wù)

6、處理、報(bào)告處理和查詢處理。這三種處理方式的工作過程十分相似，將處理請求輸入處理系統(tǒng)中一系統(tǒng)自動(dòng)從文件中搜尋相關(guān)的信息，進(jìn)行分析處理一輸出處理結(jié)果或報(bào)告。職能結(jié)構(gòu) 管理信息系統(tǒng)的職能結(jié)構(gòu)通?？梢杂寐毮芟到y(tǒng)一管理層次矩陣來表示，如圖所示。圖中，每一列代表一個(gè)子系統(tǒng)，對應(yīng)著一種管理功能，顯而易見，圖所示的企業(yè)管理信息系統(tǒng)按照職能分成了七個(gè)子系統(tǒng)；行代表戰(zhàn)略計(jì)劃、管理控制、運(yùn)行控制和業(yè)務(wù)處理等不同的管理層次；行與列相交的地方代表適用于不同管理層次的職能子系統(tǒng)。各個(gè)職能子系統(tǒng)的主要職能如下所述。 (一)生產(chǎn)子系統(tǒng) 生產(chǎn)子系統(tǒng)的功能主要包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝改進(jìn)、生產(chǎn)計(jì)劃安排、生產(chǎn)設(shè)備調(diào)度和運(yùn)行、生產(chǎn)人員雇用

7、和訓(xùn)練以及質(zhì)量控制和檢查等。其在戰(zhàn)略計(jì)劃的工作主要是對改進(jìn)工藝過程的各種方案進(jìn)行評價(jià)，選定最優(yōu)的加工和自動(dòng)化生產(chǎn)方法。管理控制對生產(chǎn)過程的總進(jìn)度、單位成本、單位工時(shí)消耗以及各類物資的消耗情況進(jìn)行分析比較。運(yùn)行控制把實(shí)際生產(chǎn)進(jìn)度與計(jì)劃相比較，及時(shí)發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)的瓶頸環(huán)節(jié)，并且予以解決。生產(chǎn)子系統(tǒng)的典型業(yè)務(wù)處理是對生產(chǎn)訂貨(即訂購生產(chǎn)成品時(shí)節(jié)，并且予以解決。生產(chǎn)子系統(tǒng)的典型業(yè)務(wù)處理是對生產(chǎn)訂貨(即訂購生產(chǎn)成品時(shí)所需要的部件)單、裝配訂貨單、成品票、廢品票和工時(shí)票等原始數(shù)據(jù)的處理。 (二)市場銷售子系統(tǒng)市場銷售子系統(tǒng)的職能包括企業(yè)進(jìn)行銷售和推銷的全部管理活動(dòng)。其在戰(zhàn)略計(jì)劃的工作是根據(jù)人口、購買力和技術(shù)發(fā)展

8、等因素，使用顧客分析、競爭者分析、顧客評價(jià)、收入預(yù)測、人口預(yù)測和技術(shù)預(yù)測等方法獲取信息，從而對開發(fā)新市場和新市場銷售的戰(zhàn)略進(jìn)行分析和研究。在管理控制方面，根據(jù)顧客、競爭者、競爭產(chǎn)品和銷售能力要求等信息，對總的銷售成果、銷售市場和競爭對手等方面的情況進(jìn)行分析和評價(jià)，確保銷售計(jì)劃的完成。在運(yùn)行控制方面，要雇用和訓(xùn)練銷售人員，進(jìn)行日常銷售和推銷活動(dòng)的調(diào)度和安排，還要按區(qū)域、產(chǎn)品、顧客對銷售數(shù)量情況進(jìn)行定期分析。業(yè)務(wù)處理則主要是指對銷售訂單的處理。(三）財(cái)會(huì)子系統(tǒng) 從原理上來說，財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)有著本質(zhì)的區(qū)別，二者的目標(biāo)不同。財(cái)務(wù)的目標(biāo)是保證企業(yè)在資金使用方面的財(cái)務(wù)要求，并盡可能地減少其花費(fèi)；會(huì)計(jì)的目標(biāo)則是

9、把財(cái)務(wù)方面的業(yè)務(wù)進(jìn)行分類、總結(jié)，然后填入標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)報(bào)告，并制訂預(yù)算，對成本數(shù)據(jù)進(jìn)行核算分析與分類等。在戰(zhàn)略計(jì)劃方面，人們關(guān)心的是財(cái)務(wù)保證的長遠(yuǎn)計(jì)劃、資金籌措計(jì)劃、減少稅收影響的長期計(jì)劃以及成本會(huì)計(jì)和預(yù)算系統(tǒng)的計(jì)劃，并且還要制定財(cái)會(huì)政策。在管理控制的工作主要是對預(yù)算和成本數(shù)據(jù)的計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行分析和比較，處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的成本和差錯(cuò)率等。運(yùn)行控制和業(yè)務(wù)處理的工作主要是分類、匯總每天的單據(jù)，提出差錯(cuò)和異常情況的報(bào)告，以及延遲處理的報(bào)告和要是分類、匯總每天的單據(jù)，提出差錯(cuò)和異常情況的報(bào)告，以及延遲處理的報(bào)告和未處理業(yè)務(wù)的報(bào)告等。(四)信息處理子系統(tǒng)信息處理子系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)與其他子系統(tǒng)的溝通，保證企業(yè)對各種

10、信息的需求。它的戰(zhàn)略計(jì)劃關(guān)心的是組織功能的集散度、信息系統(tǒng)的總體規(guī)劃、硬件一軟件系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)等內(nèi)容。在管理控制方面，它主要將計(jì)劃和實(shí)際執(zhí)行情況進(jìn)行分析比較，如設(shè)備成本、開發(fā)人員水平、新項(xiàng)目的進(jìn)度和計(jì)劃的對比等。運(yùn)行控制的內(nèi)容包括日常工作任務(wù)的調(diào)度，分析差錯(cuò)率、設(shè)備利用率和設(shè)備故障以及控制新項(xiàng)目的開發(fā)進(jìn)度和調(diào)試時(shí)間。業(yè)務(wù)處理的任務(wù)是處理請求、收集并整理數(shù)據(jù)、對數(shù)據(jù)和程序的修改變動(dòng)提出申請、對硬件和軟件的故障提出報(bào)告以及規(guī)劃建議等。 (五)人事子系統(tǒng)人事子系統(tǒng)的主要工作包括對人員的雇用、培訓(xùn)、考核記錄、工資和解雇等方面的管理。戰(zhàn)略計(jì)劃方面主要包括對招聘、工資、培訓(xùn)、福利以及留用人員的戰(zhàn)略和方案的

11、評價(jià)分析。管理控制關(guān)心的是人員的錄用和解雇、招募費(fèi)用、培訓(xùn)費(fèi)用以及工資率的變動(dòng)等情況。運(yùn)行控制主要涉及對錄用人員數(shù)量、應(yīng)支付的工資和培訓(xùn)費(fèi)用等情況的分析處理。典型的業(yè)務(wù)處理包括雇用標(biāo)準(zhǔn)說明、工作崗位責(zé)任說明、培訓(xùn)和考核記錄、人員情況檔案處理、工資變化情況處理以及工作時(shí)間和離職說明等。(六)后勤子系統(tǒng)后勤子系統(tǒng)包括采購、收貨、庫存控制和分發(fā)。典型的業(yè)務(wù)包括采購的征收、采購訂貨、制造訂貨、收貨報(bào)告、庫存票、運(yùn)輸票和裝貨票、脫庫項(xiàng)目、超庫項(xiàng)目、庫營業(yè)額報(bào)告、賣主性能總結(jié)、運(yùn)輸單位性能分析等。管理控制包括每一后勤工作的實(shí)際與計(jì)劃的比較，如庫存水平、采購成本、出庫項(xiàng)目和庫存營業(yè)額等。戰(zhàn)略分析包括新的分配戰(zhàn)略分析，對賣主的新政策、新技術(shù)信息、分配方案等的分析。 (七)高層管理子系統(tǒng)每個(gè)組織均有一個(gè)最高領(lǐng)導(dǎo)層，如公司總經(jīng)理和各職能域的副總經(jīng)理組成的委員會(huì)。高層管理子系統(tǒng)主要為最高領(lǐng)導(dǎo)層服務(wù)。其業(yè)務(wù)包括查詢信息和支持決策、編寫文件和信件