中建三局信息溝通程序

1、中建三局信息溝通程序中國建筑第三工程局程序文件信息溝通程序1 目的為了促進(jìn)工程局內(nèi)各職能和層次間的信息溝通，建立適當(dāng)?shù)臏贤ㄟ^程，從而增進(jìn)理解和提高質(zhì)量管理體系的有效性。2 適用范圍適用于工程局內(nèi)部信息的溝通與處理，以及與外部各方的信息溝通。3 引用文件3.1 中建三局ZJS.QM101 質(zhì)量手冊(cè)3.1 中建三局ZJS.QM202 文件掌握程序3.2 中建三局ZJS.QM203 記錄掌握程序3.3 中建三局ZJS.QM217 訂正措施掌握程序3.4 中建三局ZJS.QM218 預(yù)防措施掌握程序4 術(shù)語本程序采納 GB/T19000-2000 質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語中有關(guān)的術(shù)語和定義。5 職責(zé)5.

2、1 工程局領(lǐng)導(dǎo)層按分工負(fù)責(zé)制對(duì)其分管的職能部門和聯(lián)系點(diǎn)（局屬單位）的信息溝通過程進(jìn)行掌握，以促進(jìn)企業(yè)內(nèi)各職能和層次間的信息溝通，從而增進(jìn)理解和提高質(zhì)量管理體系的有效性。5.2 局企管部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌工程局對(duì)內(nèi)、對(duì)外相關(guān)信息的傳遞與處理，負(fù)責(zé)建立信息庫、保存和管理相關(guān)的信息。5.3 局人力資源部、市場(chǎng)商務(wù)部、工程部、科技部等部門負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)相關(guān)方信息的收集、傳遞及反饋有關(guān)信息，建立與本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作有關(guān)的信息庫，保存和管理有關(guān)的信息。5.4 各公司、分公司、項(xiàng)目經(jīng)理部與工程局對(duì)口的部門或責(zé)任人員履行上述的對(duì)應(yīng)的職責(zé)，準(zhǔn)時(shí)向上一級(jí)對(duì)應(yīng)的部門和分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送有關(guān)的信息。6 工作程序6.1 信息的分類6.1.1 外

3、部信息包括：（但不限于此）a) 國家、地方政府行業(yè)主管部門、認(rèn)證機(jī)構(gòu)監(jiān)測(cè)或檢查（審核）的結(jié)果及反饋的信息；b) 適用法律、法規(guī)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)類信息，如質(zhì)量法律、法規(guī)、條例、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量驗(yàn)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)等；c) 相關(guān)方（顧客、監(jiān)理方、設(shè)計(jì)方供方、媒體、計(jì)量測(cè)試部門等）反饋的信息及其投訴等；d) 其他外部信息，如各部門從各種權(quán)威報(bào)刊、雜志上獵取的有關(guān)技術(shù)創(chuàng)新、質(zhì)量管理改進(jìn)技術(shù)等方面的信息。6.1.2 內(nèi)部信息包括：a) 正常信息，如質(zhì)量方針、目標(biāo)的實(shí)施及完成狀況、過程（產(chǎn)品）的監(jiān)視和測(cè)量記錄、內(nèi)部審核與管理評(píng)審報(bào)告以及工程局公司、分公司職能部門對(duì)下屬單位的質(zhì)量管理體系運(yùn)行檢查記錄等；b) 不合格（潛在不合格

4、）信息，如施工過程中消失的（潛在的）不合格品，內(nèi)部審核中發(fā)覺的不合格項(xiàng)、以及為防止再發(fā)生（發(fā)生）而實(shí)行的訂正措施或預(yù)防措施的實(shí)施及效果等方面的信息；c) 緊急信息，如消失重大的質(zhì)量、平安事故的信息與記錄，以及發(fā)生重大的顧客投訴案例等；d) 其它內(nèi)部信息（如各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意圖、員工的建議等）。6.2 信息的收集、處理與溝通方式6.2.1 信息溝通方式可以是多種多樣的，如質(zhì)量平安例會(huì)、生產(chǎn)例會(huì)、貫標(biāo)例會(huì)、會(huì)議紀(jì)要、布告欄、內(nèi)部刊物、各種記錄、電子媒體、通訊工具、互聯(lián)網(wǎng)等。6.2.2 外部信息的收集與處理6.2.2.1 工程局各級(jí)企管質(zhì)量部門負(fù)責(zé)國家、地方政府行業(yè)主管部門、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等監(jiān)測(cè)或檢查（審核）的

5、結(jié)果及反饋信息的收集并傳遞到分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門，當(dāng)監(jiān)測(cè)或檢查（審核）結(jié)果消失不合格（潛在不合格）時(shí)，按照訂正措施掌握程序、預(yù)防措施掌握程序的要求進(jìn)行處理。6.2.2.2 適用法律、法規(guī)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)類信息由工程局各級(jí)辦公室、企管質(zhì)量、技術(shù)等部門負(fù)責(zé)收集、評(píng)審與更新，按文件掌握程序的要求進(jìn)行處理6.2.2.3 工程局各級(jí)工程 （物資）、市場(chǎng)商務(wù)、人力資源、質(zhì)量平安、技術(shù)（試驗(yàn)）等部門分別負(fù)責(zé)與原材料、零部件、外協(xié)件、安裝設(shè)備、分部（分項(xiàng)）工程、勞務(wù)等供方、運(yùn)輸公司、計(jì)量測(cè)試等服務(wù)供方進(jìn)行信息溝通，對(duì)其供應(yīng)的產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量施加影響。市場(chǎng)商務(wù)部門負(fù)責(zé)與顧客或其代表的信息溝通，以確保與產(chǎn)品有關(guān)信息的真實(shí)性

6、，滿意顧客各方面的要求。其溝通的方式可以是向顧客發(fā)送宣揚(yáng)畫冊(cè)、支配接待顧客來工程局、公司的考察活動(dòng)、按顧客招標(biāo)文件的要求組織相關(guān)部門進(jìn)行投標(biāo)與洽談、答復(fù)顧客的問詢、與顧客簽定合同（必要時(shí)進(jìn)行修改與補(bǔ)充）等。工程局各級(jí)辦公室負(fù)責(zé)與地方政府主管部門和新聞媒體的溝通，了解相關(guān)的信息。對(duì)來自上述相關(guān)方的投訴，由工程局各級(jí)職能部門按訂正措施掌握程序、預(yù)防措施掌握程序的要求進(jìn)行處理。當(dāng)相關(guān)方有要求時(shí)，在一至二周內(nèi)給予解決或答復(fù)。上述相關(guān)方反饋的其它信息，可由對(duì)應(yīng)部門以信息聯(lián)絡(luò)處理單的形式傳遞給辦公室、企管部或質(zhì)量管理部門，由其組織有關(guān)部門進(jìn)行處理。6.2.2.4 工程局各級(jí)各部門直接從權(quán)威報(bào)刊、雜志上獵取

7、的有關(guān)技術(shù)創(chuàng)新，質(zhì)量管理等信息，在一周內(nèi)以信息聯(lián)絡(luò)處理單反饋到企管部門或質(zhì)量管理部門，由其負(fù)責(zé)分類、整理，依據(jù)需要傳遞到相關(guān)部門。6.2.3 內(nèi)部信息的收集與處理6.2.3.1 正常信息的收集與處理：工程局各級(jí)各部門依據(jù)相關(guān)文件的規(guī)定直接收集并傳遞日常信息（見 6.1.2.a），工程局各級(jí)企管部門或質(zhì)量管理部門按相關(guān)程序文件的規(guī)定向有關(guān)部門傳遞質(zhì)量方針、目標(biāo)的實(shí)施及其完成狀況，內(nèi)部審核、質(zhì)量管理體系運(yùn)行檢查結(jié)果、更新的法律、法規(guī)和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等信息。6.2.3.2 不合格（潛在不合格）信息的收集與處理見訂正措施掌握程序和預(yù)防措施掌握程序。6.2.3.3 緊急信息（如消失重大的質(zhì)量平安事故或發(fā)生重大

8、的顧客投訴案例）的收集與處理：由發(fā)覺部門快速傳遞給辦公室、工程部、質(zhì)量、平安等部門，由工程局、公司、分公司分管領(lǐng)導(dǎo)組織有關(guān)部門進(jìn)行處理，可采納電話傳真、電腦互聯(lián)網(wǎng)等方式緊急溝通。6.2.3.4 其它內(nèi)部信息，供應(yīng)者應(yīng)以信息聯(lián)絡(luò)處理單反饋給辦公室，企管部門或質(zhì)量管理部門進(jìn)行處理。6.3 信息庫的建立和應(yīng)用6.3.1 工程局、公司、分公司企業(yè)管理部門或質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)建立工程局公司、分公司綜合信息庫，不斷匯合各方面反饋的信息，根據(jù)信息載體的不同（如紙張、磁盤、光碟、膠片、聲像制品等），供應(yīng)相應(yīng)相宜的環(huán)境分別存放，統(tǒng)一保存，并參照文件分類的方式進(jìn)行整理、制成索引，確保已獵取信息的完整性和可用性。工程局、公司、分公司相關(guān)部門按相應(yīng)程序文件的要求建立和應(yīng)用與本部門相關(guān)的信息庫，各公司、分公司按工程局的文件規(guī)定逐級(jí)報(bào)送各職能部門需要的相關(guān)信息，確保各種信息溝通準(zhǔn)時(shí)、精確。6.3.2 工程局、公司、分公司企業(yè)管理部門或質(zhì)量管理部門依據(jù)合同評(píng)審、生產(chǎn)和服務(wù)供應(yīng)、選購、監(jiān)視和測(cè)量等過程的需要，供應(yīng)各職能部門所需的信息，各部門也可依據(jù)企業(yè)管理部門或質(zhì)量管理部門建立的綜合信息庫索引，調(diào)閱所需的信息，企業(yè)管理部門或質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)組織各部門對(duì)上述各類信息進(jìn)行歸納、分