文件管理制度(同名3667)

1、受控狀參編制人時(shí)間審核人時(shí)間批準(zhǔn)人時(shí)間生效時(shí)間文件編號(hào):版本：頁(yè)碼：第1頁(yè)共9頁(yè)一、 目的2二、范圍2三、責(zé)權(quán)2四、文件的縱向分類與定義 2五、文件的橫向分類與定義 3六、文件的分層審核管理 4七、文件的編號(hào)管理 4八、文件的發(fā)放、保存、更改管理 5九、文件的查閱、拷貝、借閱與保密管理 6十、機(jī)密文件管理 6十一、文檔的起草、會(huì)簽、歸檔管理 7十二、文件的作廢、回收與銷毀 7十三、公司文件管理制度違反考核規(guī)定 8十四、公司文件一般格式 8十五、文件的生效與執(zhí)行9一、目的為對(duì)公司各種文件的程序、格式、起草、收發(fā)、保存等實(shí)行統(tǒng)一管理，提高公司 文件的可控性與標(biāo)準(zhǔn)化管理，特此制定本文件管理制度。二、

2、范圍1、本制度所規(guī)定的各種資料管理流程，對(duì)公司內(nèi)部廣泛適用，任何文件資料的 初定、審核、實(shí)施、發(fā)放、保存、借閱、銷毀等都必須嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行。2、假設(shè)本制度出現(xiàn)規(guī)定不完全、規(guī)定程序無(wú)法實(shí)施等情況，發(fā)現(xiàn)部門(mén)有權(quán)利向 公司總經(jīng)理以書(shū)面的形式提出修改，獲得總經(jīng)理批準(zhǔn)后按照最新修改程序執(zhí)行。三、責(zé)權(quán)1、行政人事部責(zé)權(quán)：起草、修改、報(bào)審、保存、監(jiān)督與執(zhí)行本制度，嚴(yán)格監(jiān)督 本制度的實(shí)施過(guò)程，保證本制度的順利實(shí)施；對(duì)無(wú)法實(shí)施條款或新增條款進(jìn)行審核。2、其他部門(mén)責(zé)權(quán)：嚴(yán)格執(zhí)行本制度流程；對(duì)不符合實(shí)施或無(wú)法實(shí)施的流程提出 書(shū)面修改申請(qǐng)；提出新增內(nèi)容；3、文控員：嚴(yán)格按照本制度對(duì)公司文件進(jìn)行保管、保存、更新、收

3、發(fā)等。四、文件的縱向分類與定義1、制度：指要求公司成員共同遵守的，按一定程序辦事的規(guī)程性文件；2、方法：指公司針對(duì)某項(xiàng)工作依照其所需標(biāo)準(zhǔn)制定的考核獎(jiǎng)懲性的文件；3、標(biāo)準(zhǔn)：指公司對(duì)某項(xiàng)工作應(yīng)到達(dá)的要求進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)和約定的文件；4、通知：是批轉(zhuǎn)下級(jí)、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、傳達(dá)事項(xiàng)，發(fā)布制度、任免人員時(shí)使用的文 件；5、通報(bào)：是表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或情況的文件，是一種有較強(qiáng) 的教育作用和指導(dǎo)作用的周知性下行文；6、報(bào)告：是向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作、反映情況，答復(fù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)詢問(wèn)的文件；7、請(qǐng)示：是向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)求指示，批準(zhǔn)的文件；8、批復(fù)：是指導(dǎo)性的下行文，是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)答復(fù)下屬請(qǐng)示事項(xiàng)的公文；9、函：是不相隸屬的部門(mén)

4、之間相互商洽工作，提出和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答 復(fù)審批事項(xiàng)的文件；10、工作聯(lián)系單：適用于不同部門(mén)之間的正是的書(shū)面聯(lián)系，用于告知需要獲得相關(guān)部門(mén)的幫助或者變更；11、會(huì)議紀(jì)要：是記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的文件；12、方案：是部門(mén)或個(gè)人對(duì)未來(lái)一定時(shí)期內(nèi)要做的工作或要完成的某項(xiàng)任務(wù)，提 出某些設(shè)想，作出具體安排；13、總結(jié)：部門(mén)或個(gè)人對(duì)過(guò)去一段工作的回憶和分析評(píng)價(jià)，判明得失利弊，提高理性認(rèn)識(shí)，用以指導(dǎo)今后工作的書(shū)面材料；14、方案：指部門(mén)或個(gè)人出臺(tái)的工程性工作方案書(shū)；15、手冊(cè)：指作為指導(dǎo)職工開(kāi)展工作的程序、方法的綜合性文件16、流程：是一組輸入通過(guò)特定行動(dòng)準(zhǔn)那么到達(dá)特定輸出的過(guò)程17、 人事

5、檔案資料：指由行政人事部為每個(gè)職工建立的工作履歷、個(gè)人信息檔案；18公司標(biāo)識(shí)資料：公司營(yíng)業(yè)許可證、經(jīng)營(yíng)許可證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、 一般納稅人登記證明、法人身份證明、19、郵件、信函、雜志：指部門(mén)或者各人之間相互傳遞信息的書(shū)面表達(dá)形式；20、 電子資料：指上述文件資料以電子版本word、excel、ppt、cad、pdf、UG 電子郵件等的形式保存?zhèn)鏖?；五、文件的橫向分類與定義1、客戶文件：指?jìng)鬟f一切與客戶信息、客戶要求相關(guān)的文檔資料，如宗申產(chǎn)品要求等；2、公司內(nèi)部文件：指在公司內(nèi)部進(jìn)行信息傳遞、溝通的文檔資料；1行政體系文件：指與公司日常行政管理、行政溝通、行政審核相關(guān)方向的 行文口：

6、一般的通知、公告、告示、請(qǐng)示、工作方案、工作總結(jié)、人員招聘/考核方案、人員培訓(xùn)資料、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、一般納稅人登記證等2技術(shù)質(zhì)量控制體系文件：與技術(shù)要求，工藝控制相關(guān)的文件，如：技術(shù)通知、技術(shù)設(shè)計(jì)、工藝設(shè)計(jì)、技術(shù)模擬、試生產(chǎn)通知書(shū)、工藝要求、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、PPARPQAP檢驗(yàn)檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量報(bào)表等，一般一項(xiàng)產(chǎn)品單獨(dú)成冊(cè)，方便及時(shí)查閱與變更；3質(zhì)量體系文件：質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件、體系更改申請(qǐng)單、內(nèi)審/外審方案、審核結(jié)果、不符合項(xiàng)、糾正預(yù)防措施、合理化建議、質(zhì)量體系運(yùn)行指標(biāo)等；4生產(chǎn)體系文件：生產(chǎn)報(bào)表、生產(chǎn)方案、產(chǎn)能分析、設(shè)備維修保養(yǎng)方案 /記錄、物資管理/方案、庫(kù)房盤(pán)點(diǎn)、物資報(bào)廢、

7、廢舊物資處理等;5設(shè)備資料：與公司設(shè)備狀態(tài)、設(shè)備運(yùn)行相關(guān)資料，如：設(shè)備圖紙、設(shè)備點(diǎn) 檢/維修記錄、設(shè)備自我更改設(shè)計(jì)方案、外協(xié)件制作加工方案等；6供應(yīng)商資料：與公司供應(yīng)各種生產(chǎn)原理、備品備件等商家的采購(gòu)信息、資 質(zhì)評(píng)審等資料；7財(cái)務(wù)文件：如財(cái)務(wù)報(bào)表、資金方案、財(cái)務(wù)憑證、融資方案等，財(cái)務(wù)文件一 般涉及公司內(nèi)部機(jī)密因此要求保密程度較高；8其他文件：如：個(gè)人工作總結(jié)/方案等3、外來(lái)文件資料：指獨(dú)立于公司內(nèi)部資料從政府部門(mén)、客戶等外部以任何形式 傳閱、下發(fā)的資料，如：政府部門(mén)的各種會(huì)議通知、政府部門(mén)的各種獎(jiǎng)勵(lì)、政府部門(mén) 的各種政策補(bǔ)貼等文件。六、文件的分層審核管理1文件根據(jù)重要程度分為：公司級(jí)文件A級(jí)、

8、部門(mén)級(jí)文件B級(jí)、部門(mén)內(nèi)部 文件C級(jí)。文件起草部門(mén)根據(jù)文件的針對(duì)性與文件效力確定文件層級(jí)， 如果不能準(zhǔn) 確把握，請(qǐng)示總經(jīng)理前方能確定文件層級(jí)。2、公司級(jí)文件必須由各分管副總審核后，呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效；3、部門(mén)級(jí)文件，適用于部門(mén)之間信息溝通傳遞，各相關(guān)部門(mén)主管審核后簽發(fā)生 效；部門(mén)內(nèi)部文件，只能運(yùn)用于部門(mén)內(nèi)部，由部門(mén)主管簽發(fā)后生效；七、文件的編號(hào)管理1起草文件編號(hào)管理文件起草者在起草文件時(shí)必須嚴(yán)格按照本編號(hào)原那么對(duì)所起草的文件進(jìn)行統(tǒng)一編 號(hào)，以便保存、修改、查找與銷毀。假設(shè)文件起草者未能嚴(yán)格按照本編號(hào)原那么編號(hào)， 文件接收者或保存者有權(quán)不接收，并要求其重新編號(hào)。圖一，文件編號(hào)原那么2、非起草文件

9、編號(hào)管理局部非公司職工起草文件如外來(lái)信函、設(shè)備資料、電子郵件、客戶要求、供應(yīng)商 資料等，接收人員在接收到該類文件資料后亦應(yīng)按照上述編號(hào)管理方法對(duì)其進(jìn)行編 號(hào)。八、文件的發(fā)放、保存、更改管理1部門(mén)級(jí)文件與部門(mén)內(nèi)部文件由部門(mén)指派專人或者職工自行發(fā)放、保存、更改， 如財(cái)務(wù)報(bào)表、客戶資料、供應(yīng)商資料、生產(chǎn)報(bào)表、質(zhì)量報(bào)表、物資數(shù)據(jù)、職工資料、 考勤數(shù)據(jù)等。2、公司級(jí)文件由公司指派文控員負(fù)責(zé)發(fā)放、保存、更改，如通告、公告、質(zhì)量 體系文件、技術(shù)資料、技術(shù)通知、試生產(chǎn)通知、設(shè)備資料、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等。1各部門(mén)/車間所起草的公司級(jí)文件簽署完畢后，在一個(gè)工作日內(nèi)將總經(jīng)理簽 署原件與電子版送交到文控員處重要文件或者緊急

10、文件必須在一小時(shí)內(nèi)傳交到文控 員處，并向文控員說(shuō)明接收部門(mén)，由文控員統(tǒng)一保管、發(fā)放。假設(shè)總經(jīng)理簽署原件 或電子版不齊文控員有權(quán)利拒絕接收該文件。2各部門(mén)/車間涉及文件變更，首先填寫(xiě)?文件變更申請(qǐng)單?，獲得總經(jīng)理批 準(zhǔn)后，在一個(gè)工作日內(nèi)將最新文件、最新文件電子版與?文件變更申請(qǐng)單?交由文控 員處，由文控員統(tǒng)一發(fā)放，并填寫(xiě)發(fā)放記錄。假設(shè)總經(jīng)理簽署原件、電子版或?文件 變更申請(qǐng)單?不齊文控員有權(quán)利拒絕接收該文件。3總經(jīng)理簽署原始文件或者復(fù)印件頁(yè)腳空白處作為本文件簽收欄目，文 件接收者必須簽字；4外來(lái)文件，如、客戶資料、設(shè)備資料、電子郵件等由文控員負(fù)責(zé)統(tǒng)一接收，編號(hào)后發(fā)放于各部門(mén)。假設(shè)外來(lái)文件系書(shū)刊雜

11、志、報(bào)紙、設(shè)備圖紙、工程圖紙， 文控員接收編號(hào)通知相關(guān)部門(mén)文件到達(dá)后，由文控員進(jìn)行保管，其他部門(mén)人員假設(shè)需借閱必須嚴(yán)格按照文件借閱相關(guān)條款執(zhí)行。九、文件的查閱、拷貝、借閱與保密管理1各部門(mén)有關(guān)工作人職工作需要借閱一般文件，需進(jìn)行登記；對(duì)有密級(jí)的文件需經(jīng)過(guò)分管副總或總經(jīng)理同意前方能借閱， 借閱期限一般為一個(gè)工作周，假設(shè)需延長(zhǎng) 借閱必須歸還后再次借閱，同份資料不得被同一職工連續(xù)借閱三次。 借閱者不得損壞、 喪失、亂涂亂畫(huà)文件否那么照價(jià)賠償；2、公司A級(jí)以上文件原那么上不允許拷貝與復(fù)制，假設(shè)需拷貝或者復(fù)制必須獲得 總經(jīng)理的批準(zhǔn)，并填寫(xiě)文件復(fù)制/拷貝記錄；3、公司各級(jí)職工應(yīng)對(duì)公司文件進(jìn)行保密，不得隨意

12、透漏公司秘密；不得將公司 文件拷貝于他人；不得隨意在網(wǎng)上上傳公司各種文件制度；更不得蓄意破換、銷毀公 司文件；4、文控員應(yīng)該嚴(yán)格監(jiān)督文件的保密性，一旦發(fā)現(xiàn)泄漏公司文件事宜應(yīng)及時(shí)向總 經(jīng)理報(bào)告。十、機(jī)密文件管理1機(jī)密文件范圍：生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計(jì)圖：具有專利性與獨(dú)特性之機(jī)械設(shè)計(jì)圖，以及 生產(chǎn)設(shè)備布置圖；技術(shù)性的資料：獨(dú)特技術(shù)性的操作標(biāo)準(zhǔn)，與外人技術(shù)合作或外人技 術(shù)指導(dǎo)資料，產(chǎn)品開(kāi)發(fā)，改良或試驗(yàn)資料，國(guó)外現(xiàn)場(chǎng)實(shí)習(xí)報(bào)告及其他技術(shù)上屬于機(jī)密 性之資料；業(yè)務(wù)性的資料：銷售本錢(qián)資料，市場(chǎng)情報(bào)，客戶信息與客戶特殊要求等； 各種財(cái)務(wù)報(bào)表與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)；與其他經(jīng)廠處長(zhǎng)以上主管認(rèn)為有必要列入機(jī)密文件管理之 一切資料。2、機(jī)密

13、文件的管理：1機(jī)密文件的保存必須使用專門(mén)保存工具進(jìn)行保存，在封面上注明機(jī)密文件 字樣，鑰匙由負(fù)責(zé)保管部門(mén)與總經(jīng)理負(fù)責(zé)保管； 機(jī)密文件在傳遞過(guò)程中必須保持封裝 的完好，任何傳遞著在未獲得總經(jīng)理允許前，都不得隨意翻閱；2任何機(jī)密文件的借閱都必須獲得總經(jīng)理的授權(quán)，任何與該文件無(wú)關(guān)的部門(mén) 不得借閱機(jī)密文件；3任何向他人透露公司機(jī)密文件，損壞機(jī)密文件，未經(jīng)許可抄寫(xiě)、復(fù)印、印 刷等行為都是違法行為，公司有權(quán)利追究其刑事責(zé)任；4機(jī)密文件失效后或者保密期過(guò)期后，責(zé)任部門(mén)應(yīng)請(qǐng)示總經(jīng)理后進(jìn)行妥善封裝集中管理；5假設(shè)發(fā)現(xiàn)機(jī)密文件喪失、被人涂改、破壞、被人泄漏，責(zé)任部門(mén)應(yīng)第一時(shí) 間通知總經(jīng)理，情節(jié)嚴(yán)重可直接向當(dāng)?shù)毓?/p>

14、機(jī)關(guān)報(bào)案。十一、文檔的起草、會(huì)簽、歸檔管理1文檔的起草管理1一般原那么：公司級(jí)文件由公司牽頭起草，部門(mén)文件由部門(mén)起草；2特殊原那么：對(duì)于公司廣泛適用的部門(mén)文件，經(jīng)過(guò)總經(jīng)理批準(zhǔn)后可升級(jí)為公 司文件。如，財(cái)務(wù)管理制度；3起草文件時(shí)，必須嚴(yán)格按照本制度編號(hào)規(guī)那么執(zhí)行，否那么文控員有權(quán)利拒收 與拒絕發(fā)放。2、文件的歸檔管理1所有公司級(jí)文件由文控員統(tǒng)一歸檔、統(tǒng)一更改、統(tǒng)一發(fā)放；2新擬定文件歸檔，要實(shí)現(xiàn)電子版與總經(jīng)理簽署原件統(tǒng)一；修訂、更改文件后，要實(shí)現(xiàn)新版總經(jīng)理簽署原件、最新文件電子版、?更改申請(qǐng)單?統(tǒng)一；3、文件的會(huì)簽管理1丨公司級(jí)文件的起草與修訂都必須經(jīng)過(guò)相關(guān)分管副總的會(huì)簽；2涉及多個(gè)部門(mén)相關(guān)文件起

15、草必須由各部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)簽。十二、文件的作廢、回收與銷毀1、對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)期和無(wú)保存價(jià)值的文件，文控員應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按 上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)回收銷毀手續(xù)，填寫(xiě)銷毀清單；2、經(jīng)審核同意回收銷毀的文件應(yīng)在部門(mén)負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀；3、 假設(shè)文件因版本過(guò)于陳舊需要作廢，相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)?作廢申請(qǐng)單?，獲得總經(jīng) 理同意后，將作廢申請(qǐng)交由文控員處，由文控員對(duì)文件進(jìn)行作廢處理；4、文控員將文件作廢要，要使用紅色字體或者紅色印章，在文件的明顯處寫(xiě)明“作廢二字，并注明作廢的原因、時(shí)間、申請(qǐng)作廢人等；5、A級(jí)以上作廢文件不得馬上銷毀，文件作廢后，文控員將?作廢申請(qǐng)單?與作廢文件按照文件管理有關(guān)程

16、序進(jìn)行分類保管，保存時(shí)間不得小于兩年十三、公司文件管理制度違反考核規(guī)定1公司所有職工必須嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行，提交文檔不全、提交文檔不及時(shí)、文件類型編號(hào)不清晰等蓄意違反本規(guī)定事件， 視情節(jié)嚴(yán)重程度處于5-50元/次的罰款;2、在本公司有效文件上進(jìn)行亂涂亂畫(huà)、損壞、喪失、無(wú)法復(fù)原等，除要求當(dāng)時(shí) 人賠償原文件外，視情節(jié)嚴(yán)重程度處于 5-500元/次的罰款；3、成心泄漏公司文件每次處于50元/次的罰款，情結(jié)嚴(yán)重者公司給予開(kāi)除處分；4、泄漏公司機(jī)密文件，對(duì)公司造成損失的，公司有權(quán)依法追究其刑事責(zé)任；5、所有的文件的更新或者更改，都必須填寫(xiě)更改申請(qǐng)單，并在新文件的末尾注明更改支出與更改原因，更改后必須第一時(shí)間交由文控員處統(tǒng)一保管，不得成心拖沓 時(shí)間或估計(jì)不予更改