儀器設(shè)備檔案管理實(shí)施辦法

1、儀器設(shè)備檔案管理實(shí)施辦法根據(jù)國(guó)家檔案法和教育部“27 號(hào)令” 、 高等學(xué)校檔案工作規(guī)范等法律、法規(guī)，結(jié)合我校情況，制定本實(shí)施辦法。一、儀器設(shè)備檔案工作的基本原則（一）儀器設(shè)備檔案是指學(xué)校固定資產(chǎn)的儀器、設(shè)備、在其購(gòu)置、驗(yàn)收、調(diào)試運(yùn)行、管理、維修、改造、報(bào)廢等全部活動(dòng)過(guò)程中直接形成的、具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、聲像載體材料，以及隨機(jī)技術(shù)文件材料。（二）本校對(duì)儀器設(shè)備檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則。既便于開(kāi)發(fā)利用，又確保儀器設(shè)備檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。價(jià)值5 萬(wàn)元以上的儀器，均應(yīng)建立設(shè)備檔案。（三）儀器設(shè)備檔案工作是學(xué)校儀器設(shè)備管理工作的組成部分和重要環(huán)節(jié)。必須納入學(xué)校設(shè)備管理工作之中，與設(shè)備

2、計(jì)劃管理、設(shè)備采購(gòu)供應(yīng)和設(shè)備使用等工作緊密結(jié)合。（四） 學(xué)校設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)確定一位負(fù)責(zé)人分管儀器設(shè)備檔案工作，并配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)從申購(gòu)設(shè)備到驗(yàn)收完畢（進(jìn)口設(shè)備到索賠期滿）過(guò)程中的管理性、技術(shù)性文件。二、儀器設(shè)備檔案歸檔范圍的確定（一）確定的原則1、歸檔的設(shè)備管理和儀器設(shè)備申購(gòu)、驗(yàn)收、使用、維修、改造各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的文件材料，必須對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用。2、 歸檔的文件材料必須反映設(shè)備管理和儀器設(shè)備項(xiàng)目從申購(gòu)到改造的全過(guò)程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。并遵循其自然形成規(guī)律、保持其有機(jī)聯(lián)系，必須與實(shí)物一致并有成套性。（二）歸檔的主要內(nèi)容和重點(diǎn)1、歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理，儀器

3、設(shè)備項(xiàng)目的依據(jù)性材料、開(kāi)籍驗(yàn)收、安裝調(diào)試、運(yùn)行維修、隨機(jī)圖樣等六個(gè)方面，詳見(jiàn)儀器設(shè)備檔案歸檔范圍和保管期限表。2、歸檔的重點(diǎn)是儀器設(shè)備項(xiàng)目（特別是價(jià)值5 萬(wàn)元以上的）各個(gè)環(huán)節(jié)形成的不同載體的文件材料，包括全套隨機(jī)圖樣。3、本校自制、作為學(xué)校固定資產(chǎn)符合建檔條件的儀器設(shè)備，除研制文件材料作為科研成果歸入科研類(lèi)檔案外，其余均按儀器設(shè)備類(lèi)檔案要求處理。三、儀器設(shè)備檔案歸檔要求與立卷方法（一）設(shè)備文件材料的形成與積累1、學(xué)校設(shè)備管理部門(mén)是學(xué)校設(shè)備文件材料的形成積累、匯總部門(mén)，必須有兼職檔案員集中管理本校的設(shè)備文件材料。學(xué)校的設(shè)備計(jì)劃、采購(gòu)供應(yīng)、使用單位都應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)設(shè)備文件的收集、積累、管理工作。2

4、、從申購(gòu)設(shè)備到驗(yàn)收完畢（進(jìn)口設(shè)備到索賠期滿）過(guò)程中的管理性文件和技術(shù)性文件，均歸口設(shè)備管理部門(mén)負(fù)責(zé)收集、積累，過(guò)程結(jié)束后移交檔案部門(mén)。3、設(shè)備保管使用部門(mén)要負(fù)責(zé)設(shè)備隨機(jī)文件材料以及設(shè)備開(kāi)箱、調(diào)試驗(yàn)收、使用記錄等文件材料的收集、積累并及時(shí)整理登記，移交設(shè)備管理部門(mén)。4、重大設(shè)備的開(kāi)箱驗(yàn)收必須有學(xué)校檔案部門(mén)參加，以監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)設(shè)備文字材料和技術(shù)文件的清點(diǎn)、驗(yàn)收，并在驗(yàn)收記錄簽字、蓋章。對(duì)文字材料和技術(shù)文件不全的設(shè)備，有權(quán)拒絕簽字并通知財(cái)務(wù)部門(mén)暫緩結(jié)算，待設(shè)備定購(gòu)部門(mén)讓廠家補(bǔ)齊后，方可辦理相應(yīng)手續(xù)。5、 學(xué)校各級(jí)設(shè)備使用單位的負(fù)責(zé)人，要認(rèn)真抓好設(shè)備文件材料的形成、積累、 管理工作，科技人員和實(shí)驗(yàn)

5、人員要愛(ài)護(hù)設(shè)備的技術(shù)文件，對(duì)設(shè)備的使用、維修、改造做到有活動(dòng)就有完整的記錄，確保設(shè)備文件的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。6、 設(shè)備文件材料，必須用鋼筆書(shū)寫(xiě)，嚴(yán)禁用圓珠筆、水彩筆。 要求字跡工整，圖樣清晰。7、設(shè)備文件材料一般歸檔一份，重要和經(jīng)常使用的應(yīng)酌加副本。（二）整理組卷1、堅(jiān)持由設(shè)備文件材料形成部門(mén)立卷的原則。設(shè)備驗(yàn)收完成和進(jìn)口設(shè)備索賠期滿后，設(shè)備計(jì)劃、采購(gòu)供應(yīng)部門(mén)的兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將形成的設(shè)備管理文件材料整理組卷。2、根據(jù)設(shè)備文件材料的形成規(guī)律以及設(shè)備文件材料的內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體形成等實(shí)際情況，在堅(jiān)持文件之間有機(jī)聯(lián)系和便于利用查找的組卷原則下，將每項(xiàng)設(shè)備的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成一個(gè)或若干個(gè)

6、案卷。3、 將最能反映設(shè)備購(gòu)置概況的文件材料，如申購(gòu)報(bào)告，批復(fù)文件，論證文件，投資文件，訂購(gòu)合同，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，索賠文件等整理組成案卷，排放在各卷之首，其余設(shè)備技術(shù)文件材料按設(shè)備的工作程序及重要程序，依次系統(tǒng)排列。4、設(shè)備文件材料中的非紙質(zhì)載體材料，除密不可分者外，應(yīng)放入特殊載體檔案的專(zhuān)柜保管，并按要求標(biāo)明參見(jiàn)號(hào)。5、卷內(nèi)的文件材料按文字材料在前，圖表在后的要求排列。6、拆除卷內(nèi)文件中的金屬物，用線裝訂，對(duì)破損的文件材料進(jìn)行修補(bǔ)，對(duì)引進(jìn)設(shè)備中專(zhuān)用文件夾，可以保持原狀。7、設(shè)備文件材料采用卷盒保管有困難的，可按其自然狀態(tài)保管。8、 全部設(shè)備文件無(wú)論單面或雙面只要有書(shū)寫(xiě)符號(hào)，每面均為一頁(yè)，每卷頁(yè)號(hào)均從

7、1 開(kāi)始，頁(yè)號(hào)位置在非裝訂線一側(cè)的下角，對(duì)不裝訂卷在每件文件加蓋上有單位名稱(chēng)、檔號(hào)、件號(hào)的戳記章并依次編寫(xiě)件號(hào)。9、認(rèn)真填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表。歸檔的案卷必須填寫(xiě)卷內(nèi)目錄一式三份（設(shè)備管理部門(mén)一份，交校檔案室二份）。卷內(nèi)目錄可打印或用鋼筆正楷填寫(xiě)，字跡要工整、清晰，文面要整潔，不得涂改。每個(gè)案卷組成以后，都應(yīng)填寫(xiě)備考表，寫(xiě)明本案卷圖紙和文件材料的總頁(yè)數(shù)，并對(duì)文件材料的完整、準(zhǔn)確程度、損壞、缺少情況加以說(shuō)明。日后案卷內(nèi)的圖紙和文件材料需要變更、修改時(shí)，由檔案管理人員隨時(shí)在備考表上注明。10、擬定案卷封面各欄目，案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確。對(duì)進(jìn)口設(shè)備的外文案卷標(biāo)題、控制在 100 個(gè)字符以內(nèi)。11、確定設(shè)

8、備檔案卷內(nèi)文件的保管期限。對(duì)最能反映設(shè)備購(gòu)置概況和設(shè)備技術(shù)性能的文件材料，如申購(gòu)報(bào)告、批復(fù)文件、論證文件、投資文件、訂購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、索賠文件等，定為長(zhǎng)期保管，設(shè)備隨機(jī)的技術(shù)文件和使用維修、改造等文件，由于其價(jià)值是作為設(shè)備的組成部分而存在的，原則上隨設(shè)備而存在，保管期限定為與設(shè)備共存。12、設(shè)備檔案的密級(jí)，除自制設(shè)備的科研部分隨科研成果檔案定密級(jí)外，設(shè)備檔案文件材料原則上無(wú)密級(jí)。（三）歸檔驗(yàn)收1、設(shè)備管理部門(mén)的兼職檔案員，填寫(xiě)移交目錄。內(nèi)容包括設(shè)備文件材料名稱(chēng)、份數(shù)、移交時(shí)間。移交目錄一式二份。將移交目錄連同案卷、檔案目錄二份送單位負(fù)責(zé)人審查，再向檔案部門(mén)歸檔，歸檔時(shí)雙方簽字，各持一份備查。

9、2、 設(shè)備檔案的歸檔時(shí)間為設(shè)備驗(yàn)收完畢投入使用后二個(gè)月，引進(jìn)設(shè)備為索賠期滿后二個(gè)月。四、設(shè)備檔案的管理（一）分類(lèi)編號(hào)1、根據(jù)設(shè)備檔案文件材料的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點(diǎn)，編制用于檔號(hào)的二級(jí)類(lèi)目代號(hào)簡(jiǎn)表。設(shè)備檔案一級(jí)類(lèi)目代號(hào)：SB設(shè)備檔案二級(jí)類(lèi)目代號(hào)：11綜合12按設(shè)備儀器種類(lèi)或型號(hào)設(shè)備類(lèi)目2、儀器設(shè)備類(lèi)檔案檔號(hào)=年度號(hào)+設(shè)備檔案分類(lèi)號(hào)+案卷號(hào)模式如下：19 X SB 001-n案卷號(hào) 儀器設(shè)備類(lèi)檔案二級(jí)類(lèi)目代號(hào)分類(lèi)號(hào) 儀器設(shè)備類(lèi)檔案一級(jí)類(lèi)目代號(hào)J年度號(hào)案卷號(hào)按最下位類(lèi)目流水。年度用儀器設(shè)備購(gòu)置的年度。（二）編目1、每卷檔案背脊上填寫(xiě)檔號(hào)，也可另行貼上注有檔號(hào)的標(biāo)簽，標(biāo)簽下沿的位置距離底邊40毫米處。2

10、、編寫(xiě)設(shè)備檔案目錄一式三份。按檔號(hào)先后順序，以案卷為對(duì)象填寫(xiě)。（三）排架、保管按檔號(hào)順序排架。（四）鑒定和銷(xiāo)毀保管期限滿的設(shè)備檔案，須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)鑒定小組鑒定后，作出處理決定。五、儀器設(shè)備檔案工作崗位責(zé)任制（一）設(shè)備管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)制定和健全有關(guān)的管理制度，確保設(shè)備檔案工作全面納入設(shè)備計(jì)劃，采購(gòu)、管理工作之 中，并監(jiān)督各部門(mén)執(zhí)行，指導(dǎo)設(shè)備檔案的鑒定工作。（二）學(xué)校檔案部門(mén)職責(zé)：詳見(jiàn)廣東廣播電視大學(xué) 廣東理工職業(yè)學(xué)院檔案綜合管理工 作規(guī)定第五條要求。（三）設(shè)備使用部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1、建立健全本單位設(shè)備文件材料的保管制度，確保設(shè)備文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)， 檢查督促作用設(shè)備人員堅(jiān)持設(shè)備使用、維修、檢修作

11、工作記錄，并使之制度化。2、指導(dǎo)本單位設(shè)備文件材料的形成積累工作，檢查兼職檔案人員的組卷歸檔工作。（四）兼職檔案人員職責(zé)1、督促科技人員形成積累設(shè)備文件材料，并定期收集。2、按設(shè)備計(jì)劃，采購(gòu)供應(yīng)工作的程序，形成、積累設(shè)備管理技術(shù)文件材料。設(shè)備驗(yàn)收或 索賠結(jié)束后整理移交給設(shè)備管理部門(mén)。3、認(rèn)真做好設(shè)備隨機(jī)文件材料和設(shè)備使用、維修、檢修、改造工作形成的技術(shù)文件的清 點(diǎn)、組卷工作，并按規(guī)定整理后，向校檔案室移交。儀器設(shè)備類(lèi)檔案歸檔范圍和保管期限表SB11 綜合廳P類(lèi)目名稱(chēng)保管期限1上級(jí)有關(guān)儀器、設(shè)備的政策、業(yè)務(wù)管理工作文件長(zhǎng)期2本校儀器、設(shè)備管理的規(guī)章制度長(zhǎng)期3設(shè)備工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、調(diào)查材料長(zhǎng)期4本校儀器、設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃、報(bào)告及經(jīng)費(fèi)分配方案長(zhǎng)期5本校儀器、設(shè)備移交清冊(cè)及設(shè)備儀器報(bào)廢、調(diào)撥報(bào)告和批復(fù)長(zhǎng)期6本校有關(guān)儀器、設(shè)備業(yè)務(wù)工作的綜合性統(tǒng)計(jì)材料長(zhǎng)期SB12儀器設(shè)備項(xiàng)目廳P類(lèi)名稱(chēng)保管期限1申購(gòu)報(bào)告、計(jì)劃、論證報(bào)告（論證會(huì)文件、記錄等）長(zhǎng)期2上級(jí)或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購(gòu)批示長(zhǎng)期3定購(gòu)合同（復(fù)印件）和會(huì)談紀(jì)要、記錄等長(zhǎng)期4進(jìn)口設(shè)備過(guò)程中有關(guān)的技術(shù)商務(wù)文