合同電子檔案室建設(shè)QC小組

1、整理課件整理課件目目錄錄 一、選題理由一、選題理由 三、確定目標(biāo)三、確定目標(biāo) 五、要因確定五、要因確定 四、原因分析四、原因分析 八、效果檢查八、效果檢查 六、制定對策六、制定對策 七、對策實施七、對策實施 十、今后打算十、今后打算 九、鞏固措施九、鞏固措施 二、現(xiàn)狀調(diào)查二、現(xiàn)狀調(diào)查 整理課件企業(yè)名稱 注冊時間 小組名稱 銷售商務(wù)QC小組 完成時間 活動類型 管理型QC小組 QC課題 提高合同檔案借閱效率Q C 小 組 成 員 名 單姓名 性別 學(xué)歷 職務(wù)、職稱 小組分工 組長、組織策劃組員, 調(diào)查統(tǒng)計 組員，計劃實施組員，效果驗證組員，監(jiān)督評價QCQC小組簡介小組簡介整理課件現(xiàn)狀：合同資料包

2、括自現(xiàn)狀：合同資料包括自1998年以來的中標(biāo)通知年以來的中標(biāo)通知 書、合同、出貨單、發(fā)貨回執(zhí)單、產(chǎn)品運書、合同、出貨單、發(fā)貨回執(zhí)單、產(chǎn)品運 行報告、開票資料、催款記錄等，均以紙行報告、開票資料、催款記錄等，均以紙 質(zhì)版形式存檔。僅質(zhì)版形式存檔。僅2010年簽訂合同年簽訂合同474份，份， 其他相關(guān)檔案其他相關(guān)檔案1016份。而份。而銷銷售內(nèi)勤售內(nèi)勤中中2名名 兼職檔案管理，工作量大兼職檔案管理，工作量大，責(zé)任重大。，責(zé)任重大。目標(biāo)：希望通過目標(biāo)：希望通過QC活動尋找合同檔案管理新模式，活動尋找合同檔案管理新模式， 找到找到“提高合同檔案借閱效率提高合同檔案借閱效率”的方法。的方法。 解決問題與

3、達(dá)到目標(biāo)解決問題與達(dá)到目標(biāo)一、選題理由一、選題理由整理課件確確 定定 課課 題題提提 高高 合合 同同 檔檔 案案 借借 閱閱 效效 率率 1、資料越來越多，、資料越來越多， 借閱反復(fù)，經(jīng)常出現(xiàn)需要借閱反復(fù)，經(jīng)常出現(xiàn)需要時時資料不齊、資料破損資料不齊、資料破損等現(xiàn)象；等現(xiàn)象；2、資料借閱涉及范圍廣，且公司辦公場地分、資料借閱涉及范圍廣，且公司辦公場地分開，開，借閱時間長、不方便借閱時間長、不方便；綜上所述，借閱的現(xiàn)狀是借閱范圍較廣，整綜上所述，借閱的現(xiàn)狀是借閱范圍較廣，整理、歸檔的工作量較大，但是借閱時間長、理、歸檔的工作量較大，但是借閱時間長、效率效率低低。 公公 司司 要要 求求 商務(wù)組需

4、商務(wù)組需提升管理水平提升管理水平，系統(tǒng)地建設(shè)合同，系統(tǒng)地建設(shè)合同資料的建檔工作，以管理促工作，遵守高效、資料的建檔工作，以管理促工作，遵守高效、低耗的原則開展工作。低耗的原則開展工作。借閱現(xiàn)狀借閱現(xiàn)狀確確 定定 課課 題題整理課件活活 動動 計計 劃劃 表表計劃實際項目內(nèi)容實施進(jìn)度(日期)5.1-5.316.1-6.307.1-7.318.1-8.319.1-9.3010.1-11.3012.1-12.1512.16-至今選 題 現(xiàn)狀調(diào)查確定目標(biāo) 原因分析 要因確認(rèn) 制定對策 對策實施 效果檢查 鞏固措施 今后打算為了讓本次活動有步驟、有計劃的開展，小組結(jié)合公司實際情況，制定了活動計劃的進(jìn)度表

5、：整理課件二、現(xiàn)狀調(diào)查二、現(xiàn)狀調(diào)查序號名稱類型存檔數(shù)量1-5月借閱次數(shù)借閱率1中標(biāo)通知書542444%2合同147430293%3技術(shù)協(xié)議151152101%4運行報告562850%5其他資料997071%累計507704139%整理課件22%技術(shù)協(xié)議技術(shù)協(xié)議3%中標(biāo)通知書中標(biāo)通知書檔案資料借閱率餅分圖檔案資料借閱率餅分圖62%合同紙質(zhì)版合同紙質(zhì)版9%其他資料其他資料4%運行報告運行報告3%整理課件明確要求及編號，明確要求及編號，70+12=82秒秒辦理借閱或記錄所需內(nèi)容，辦理借閱或記錄所需內(nèi)容，50秒秒到檔案室找到合同，到檔案室找到合同，50秒秒完成查閱工作，共需完成查閱工作，共需222秒秒

6、確定目標(biāo)要求確定目標(biāo)要求查閱結(jié)果查閱結(jié)果舉例舉例1 1：銷售部發(fā)貨管理員辦理合同發(fā)貨，其：銷售部發(fā)貨管理員辦理合同發(fā)貨，其查看或借閱查看或借閱合同所需步驟：合同所需步驟：查閱調(diào)查查閱調(diào)查查找原件查找原件查看合同內(nèi)容查看合同內(nèi)容確定目標(biāo)是否在確定目標(biāo)是否在到檔案室核實是否在檔，到檔案室核實是否在檔，40秒秒整理課件721銷售內(nèi)勤查找原件銷售內(nèi)勤查找原件樂清開車樂清開車20分鐘到工業(yè)分鐘到工業(yè)區(qū)銷售部辦理借閱手續(xù)區(qū)銷售部辦理借閱手續(xù)3456資料要求，如合同資料要求，如合同名稱、合同編號等名稱、合同編號等向銷售內(nèi)勤核實向銷售內(nèi)勤核實是否符合要求是否符合要求確定資料編號確定資料編號排除已被借閱可能，排

7、除已被借閱可能，確認(rèn)合同在檔確認(rèn)合同在檔 借閱成功借閱成功舉例舉例2 2：市場部借：市場部借“陜西省局陜西省局”合同投標(biāo)用，其辦理借閱合同所需步驟合同投標(biāo)用，其辦理借閱合同所需步驟借閱調(diào)查借閱調(diào)查12秒秒50秒秒50秒秒20秒秒40秒秒50秒秒查找原件需222秒，車程20分鐘，故單份借閱需1422秒，折合23.7分鐘。如一次找6份合同，則需222秒/份*6份+1200秒=2532秒，折合42.2分鐘。整理課件舉例舉例3 3：內(nèi)部人員核對合同內(nèi)部人員核對合同WORD版，相互間查閱合同所需步驟：，相互間查閱合同所需步驟：查閱電子資料調(diào)查查閱電子資料調(diào)查在相關(guān)人員電腦內(nèi)搜索在相關(guān)人員電腦內(nèi)搜索40秒

8、秒查詢所需合同查詢所需合同WORD版版在誰的電腦內(nèi)在誰的電腦內(nèi)30秒秒查閱或復(fù)制所需資料查閱或復(fù)制所需資料30秒秒共需共需100秒秒整理課件序號1-5月借查內(nèi)容每份效率所需時間折合時間1財務(wù)部借閱中標(biāo)通知書24份222秒/份5328秒1.48小時2銷售部其他組借閱合同、運行報告428份222秒/份95460秒26.52小時3市場部借閱合同、運行報告30份（五次）2754秒/次12660秒3.52小時4商務(wù)組內(nèi)部查看借閱技術(shù)協(xié)議等152份222秒/份33744秒9.37小時5其他資料60次100秒/次7000秒1.94小時合計共704份平均222秒154192秒42.83小時 為了調(diào)查合同借閱效

9、率，我們于為了調(diào)查合同借閱效率，我們于5月中下旬對月中下旬對1-5月借閱月借閱704份合同檔案，份合同檔案，將借閱所需時間進(jìn)經(jīng)匯總、分析，得出下表：將借閱所需時間進(jìn)經(jīng)匯總、分析，得出下表： 檔案借閱工作所需的時間是比較久的，檔案借閱工作所需的時間是比較久的，如果要提高合同借閱效率，就要如果要提高合同借閱效率，就要降低單份資料的借閱時間。降低單份資料的借閱時間。整理課件三、確定目標(biāo)三、確定目標(biāo)提高借閱效率總設(shè)想提高借閱效率總設(shè)想 將紙質(zhì)版資料電子化后，工作人員只需在自己電腦中打開共享文件夾，點擊數(shù)據(jù)鏈接就能找到所需資料，在借閱時減少雙方溝通時間。 特別是銷售部內(nèi)部人員，在發(fā)貨、開票、催款等工作時

10、，經(jīng)常需借閱資料核實合同信息，如有電子資料，很多流程上就不再需要找合同檔案原件了。 將以上時間合并、加權(quán)平均后，預(yù)計每份資每份資料的借閱時間可以減少料的借閱時間可以減少37秒鐘秒鐘。整理課件222秒秒185秒秒70秒55秒12秒10秒50秒45秒50秒35秒整理課件結(jié)論結(jié)論目標(biāo)論證分析目標(biāo)論證分析整理課件 6月10日，針對現(xiàn)狀調(diào)查的結(jié)果，小組成員運用“頭腦風(fēng)暴法”和“樹圖”，找出以下幾個末端因素：合同檔案借閱效率低人員1、缺少專職管理員2、管理員業(yè)務(wù)能力不足管理3、管理不夠完善4、缺乏有效的激勵機(jī)制環(huán)境5、檔案室環(huán)境狀況差四、原因分析四、原因分析方法6、檔案查找的方法落后7、檔案標(biāo)識不清整理課

11、件確認(rèn)方法確認(rèn)情況人員完成時間結(jié)論現(xiàn)場驗證通過現(xiàn)場檢查，有合同檔案管理規(guī)定，不是要因。2011.6.28非要因確認(rèn)確認(rèn)3 3：管理制度不夠完善管理制度不夠完善 根據(jù)樹圖分析，我們一共得出了根據(jù)樹圖分析，我們一共得出了7 7個末端原因，經(jīng)小組人員分工論證，個末端原因，經(jīng)小組人員分工論證，進(jìn)行了要因確認(rèn)，結(jié)果見下表：進(jìn)行了要因確認(rèn)，結(jié)果見下表：五、要因確認(rèn)五、要因確認(rèn)確認(rèn)方法確認(rèn)情況人員完成時間結(jié)論查看崗位分工現(xiàn)場分析檔案管理的工作由二名銷售內(nèi)勤兼職，工作中有交叉作業(yè)、重復(fù)工作現(xiàn)象，是要因。2011.7.2要因確認(rèn)確認(rèn)1 1：缺少檔案管理專職人員缺少檔案管理專職人員確認(rèn)確認(rèn)2 2：管理員業(yè)務(wù)能力不

12、足管理員業(yè)務(wù)能力不足確認(rèn)方法確認(rèn)情況人員完成時間結(jié)論查看培訓(xùn)記錄核對績效成績公司檔案培訓(xùn)工作正常，有相關(guān)記錄；管理員在績效考核中成績優(yōu)良，已具備一定的業(yè)務(wù)能力。不是要因。2011.7.10非要因整理課件確認(rèn)確認(rèn)4 4：缺乏有效的激勵機(jī)制：缺乏有效的激勵機(jī)制確認(rèn)方法確認(rèn)情況人員完成時間結(jié)論核對績效考核分析論證銷售內(nèi)勤的有績效考核中檔案管理條款，激勵機(jī)制不能改變現(xiàn)狀，不是要因。2011.7.10非要因確認(rèn)確認(rèn)6 6：檔案管理的方法落后：檔案管理的方法落后確認(rèn)方法確認(rèn)情況人員完成時間結(jié)論分析論證紙質(zhì)版檔案查找方法落后；若實物被借走，影響其他一環(huán)節(jié)工作，是要因。2011.7.15要因確認(rèn)方法確認(rèn)情況人

13、員完成時間結(jié)論現(xiàn)場驗證通過現(xiàn)場檢查，雖然檔案室密閉、避光,空氣流動性差，但相關(guān)人員對閱覽室經(jīng)常打掃、維護(hù)，衛(wèi)生環(huán)境良好，且不影響檔案借閱效率，不是要因。2011.7.1非要因確認(rèn)確認(rèn)5 5：檔案室環(huán)境狀況差檔案室環(huán)境狀況差確認(rèn)確認(rèn)7 7：檔案標(biāo)識不清檔案標(biāo)識不清確認(rèn)方法確認(rèn)情況人員完成時間結(jié)論現(xiàn)場驗證通過現(xiàn)場檢查，因內(nèi)勤工作任務(wù)重，個別檔案柜、檔案上標(biāo)識脫落，但內(nèi)勤對資料很熟悉不影響查找。不是要因。2011.7.2非要因整理課件缺少專職管理員檔案查找的方法落后找到找到原因原因要因確認(rèn)要因確認(rèn)整理課件六、制定對策六、制定對策要因?qū)Σ吣繕?biāo)措施負(fù)責(zé)人完成時間缺少檔案管理專職人員 確定專職檔案管理員減

14、少工作交叉和重復(fù)將兩名銷售內(nèi)勤工作重新分工，有一名確定為專職檔案管理員。7月20日檔案管理方法落后建立電子檔案室減少檔案查找時間掃描相關(guān)合同資料，建立數(shù)據(jù)庫并設(shè)置鏈接。9月25日整理課件我們根據(jù)對策表具體實施以下工作我們根據(jù)對策表具體實施以下工作:1、購買掃描儀，將合同資料掃描存為電子檔；、購買掃描儀，將合同資料掃描存為電子檔；2、建立電子檔案框架，按檔案類型分設(shè)文件夾；、建立電子檔案框架，按檔案類型分設(shè)文件夾；3、故將原兩名負(fù)責(zé)檔案管理的銷售內(nèi)勤重新分工，、故將原兩名負(fù)責(zé)檔案管理的銷售內(nèi)勤重新分工，7月份確定其中一名為專職檔案管理員；月份確定其中一名為專職檔案管理員；4、對電子資料通過網(wǎng)絡(luò)實

15、現(xiàn)資源共享，并做好、對電子資料通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資源共享，并做好相應(yīng)的權(quán)限管理，開始電子化管理相應(yīng)的權(quán)限管理，開始電子化管理 。七、對策實施七、對策實施整理課件電子檔案室的建設(shè)簡介電子檔案室的建設(shè)簡介v商務(wù)組資料包括中標(biāo)通知書、合同、投標(biāo)報價資商務(wù)組資料包括中標(biāo)通知書、合同、投標(biāo)報價資料、往來文件函件、合同執(zhí)行單據(jù)、運行報告等料、往來文件函件、合同執(zhí)行單據(jù)、運行報告等資料。資料。v將從上資料的紙質(zhì)文件綜合運用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、將從上資料的紙質(zhì)文件綜合運用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、光盤儲存等技術(shù)，積累、歸檔、管理檔案，以實光盤儲存等技術(shù)，積累、歸檔、管理檔案，以實現(xiàn)檔案電子化和網(wǎng)絡(luò)化的工作體系?，F(xiàn)檔案電子化和網(wǎng)絡(luò)化的

16、工作體系。 v電子檔案室的管理要求有相適應(yīng)的管理制度、軟電子檔案室的管理要求有相適應(yīng)的管理制度、軟硬件配套設(shè)施及信息資源共享。硬件配套設(shè)施及信息資源共享。整理課件電子檔案室的建設(shè)內(nèi)容電子檔案室的建設(shè)內(nèi)容v 軟硬件平臺建設(shè)軟硬件平臺建設(shè) 借助成套服務(wù)器：“大型文件資料區(qū)”的網(wǎng)絡(luò)工作平臺，滿足電子檔案管理所需的大容量存儲、共享服務(wù)、海量查詢需求。 終端管理計算機(jī)。 掃描儀：用戶紙質(zhì)檔案的電子化。 光盤：存儲備份設(shè)備。v 電子檔案資源建設(shè)電子檔案資源建設(shè) 配備檔案管理員 網(wǎng)絡(luò)保密設(shè)置：由股份辦公室網(wǎng)絡(luò)管理員設(shè)備檔案室進(jìn)入權(quán)限管理，文件設(shè)置打開密碼。v 制度建設(shè)制度建設(shè) 重新修訂合同檔案管理規(guī)定 明確

17、合同檔案電子版共享權(quán)限整理課件接收資料接收資料資料掃描資料掃描圖像處理圖像處理目錄設(shè)置目錄設(shè)置設(shè)置鏈接設(shè)置鏈接數(shù)據(jù)存儲數(shù)據(jù)存儲數(shù)據(jù)驗收數(shù)據(jù)驗收成品管理成品管理電子檔案室于電子檔案室于9月底建成月底建成整理課件檔案打開和修改保密檔案打開和修改保密整理課件制度建設(shè)制度建設(shè) v將檔案管理專職人員與銷售內(nèi)勤的工作將檔案管理專職人員與銷售內(nèi)勤的工作重新分工，明確合同資料的收集、目錄重新分工，明確合同資料的收集、目錄設(shè)置、數(shù)據(jù)鏈接進(jìn)行分工，按要求進(jìn)行設(shè)置、數(shù)據(jù)鏈接進(jìn)行分工，按要求進(jìn)行歸檔管理。歸檔管理。v歸檔時參照歸檔時參照2011年合同檔案管理。年合同檔案管理。整理課件八、效果檢查八、效果檢查序號類型名

18、稱類型存檔數(shù)借閱/查閱次數(shù)借閱率比重1借閱中標(biāo)通知書918200%32.1%2合同92223242%3運行報告918200%小計2594查閱中標(biāo)通知書99100%67.9%5合同92217235%6技術(shù)協(xié)議89316355%7其他資料12650%小計548累計202807399%100%整理課件 序號流程類型QC活動前目標(biāo)時間QC活動后借閱合同查閱合同1確定目標(biāo)資料要求705550502核實是否符合要求404040353確定資料編號12101054提供編號、查找原件50454005辦理借閱5035350合計22218517590整理課件借閱效果對比柱形圖借閱效果對比柱形圖 減少減少10秒秒共減

19、少共減少47秒秒0 05050100100150150200200250250QCQC活動前活動前目標(biāo)目標(biāo)QCQC活動后活動后單份合同借閱時間單份合同借閱時間 單位：秒單位：秒222秒秒185秒秒175秒秒減少減少37秒秒整理課件12451110879312222秒185秒90秒查閱合同效果對比圖查閱合同效果對比圖QC活動前 目標(biāo) QC活動后每份借閱時間減少每份借閱時間減少132132秒，按秒，按8-108-10月份查閱月份查閱548548份計份計算，共算，共2020小時。小時。整理課件節(jié)能增效結(jié)果統(tǒng)計節(jié)能增效結(jié)果統(tǒng)計序號類型計算方法及具體情況金額1采購設(shè)備購買掃描儀，花費1900元。1900.002人力成本電子檔案室基礎(chǔ)建設(shè)花費2個月，按一個人3萬元/年的薪資計算，人工工資需5000元5000.00合計6900.00整理課件序號類型具體情況及計算方法金額1車輛費用設(shè)置電子化檔案后，查閱不需親自跑跑資料室，特別是營銷中心的同事不需要開車兩地奔波，節(jié)省了車輛費用和人工費用，預(yù)計2000元。2000.00 2復(fù)印費用工作中需將合同資料作附件，普通復(fù)印0.7元/頁，彩復(fù)2元/頁，現(xiàn)在只需提交電子版資料即可。按每年復(fù)印800頁普通、20頁彩色計算，可