九段秘書工作方法

1、九段秘書詳解 九段秘書工作方法五項卓越工作方法工作禮儀 目錄錄定義 什么是九段秘書？ 本質(zhì)上講就是提高執(zhí)行力的思路。事例（會議組織）總經(jīng)理要求秘書安排次日上午九點開一個會議區(qū)分在這件事下，什么是任務(wù)?什么是結(jié)果?通知到所有參會的人員，然后秘書自己也參加會議來做服務(wù)，這是“任務(wù)”。但我們想要的結(jié)果是什么呢? 一段秘書 發(fā)通知用電子郵件或在黑板上發(fā)個會議通知，然后準(zhǔn)備相關(guān)會議用品，并參加會議。事例（會議組織）事例（會議組織） 二段秘書 抓落實發(fā)通知后，再打一通電話與參會的人確認(rèn)，確保每個人被及時通知到。事例（會議組織）事例（會議組織） 三段秘書 重檢查發(fā)通知，落實到人后，第二天在會前30分鐘提醒與

2、會者參會，確定有沒有變動，對臨時有急事不能參加會議的人，立即匯報給總經(jīng)理，保證總經(jīng)理在會前知熟缺席情況，也給總經(jīng)理確定缺席的人是否必須參加會議留下時間事例（會議組織）事例（會議組織） 四段秘書 勤準(zhǔn)備發(fā)通知，落實到人，會前通知后，去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，并在會議門上貼上小條：系會議室明天幾點到幾點有會議。事例（會議組織）事例（會議組織） 五段秘書 細(xì)準(zhǔn)備發(fā)通知，落實到人，會前通知，也測試了設(shè)備，還先了解這個會議的性質(zhì)是會？總裁的議題是什么？然后給與會者發(fā)去過去與這個議題相關(guān)的資料，供他們參考事例（會議組織）事例（會議組織）六段秘書做記錄發(fā)通知，落實到人，會前通知，測試了設(shè)

3、備，也提供了相關(guān)會議資料，還在會議過程中詳細(xì)做好會議記錄（在得到允許的情況下，做一個錄音備份）事例（會議組織）事例（會議組織）七段秘書發(fā)記錄會后整理好會議記錄(錄音)給總經(jīng)理，然后請示總經(jīng)理會議內(nèi)容沒有問題后，是否發(fā)給參加會議的人員，或者其他人員。要求他們按照執(zhí)行。事例（會議組織）事例（會議組織）八段秘書定責(zé)任將會議上確定的各項任務(wù)，一對一的落實到相關(guān)責(zé)任人，然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，形成書面?zhèn)渫?，交給總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份，并定期跟蹤各項任務(wù)的完成情況，并及時匯報總經(jīng)理事例（會議組織）事例（會議組織）九段秘書做流程把上述過程做成標(biāo)準(zhǔn)化的“會議”流程，讓任何一個秘書都可以按照這個流程把會議服務(wù)的結(jié)

4、果做到九段，形成不依賴于任何人的會議服務(wù)體系事例（會議組織）事例（會議組織）知道好秘書的工作標(biāo)準(zhǔn)了， 知道好工作方法的標(biāo)準(zhǔn)了嗎事例（公司會議組織公司會議組織“九段秘書九段秘書”工作手冊工作手冊段位段位項項 目目工工 作作 標(biāo)標(biāo) 準(zhǔn)準(zhǔn)備備 注注一段發(fā)通知用電子郵件、黑板發(fā)通知。準(zhǔn)備相關(guān)會議用品電腦、投影、筆、筆記本、黑板、黑板筆、黑板刷、水果、衛(wèi)生、座號牌、歡迎辭、節(jié)目單、附件一事項等、二段抓落實在一段基礎(chǔ)上，打電話與參會人確認(rèn)，保證每人都通知到。三段重檢查在二段的基礎(chǔ)上，在會前30分鐘提醒參會人參加會議。對于臨時不能參加人員，立即向主持人匯報，由主持人確定擬缺席人應(yīng)參加會議。四段勤準(zhǔn)備在三段的

5、基礎(chǔ)上，會前測試會議設(shè)備，并在會議室門上留條：此會議室什么時間有什么會議安排。落實視頻、聲音等五段細(xì)準(zhǔn)備在四段的基礎(chǔ)上，了解會議性質(zhì)、議題，向與會者提供相關(guān)資料。資料提前擺放或固定地點自由取用。六段做記錄在五段的基礎(chǔ)上，做好詳細(xì)會議記錄（在取得主持人許可的情況下做一個錄音、錄像）。記錄本分為公司會議記錄本、總經(jīng)理會議記錄本、經(jīng)理會議記錄本、綜合會議記錄本。七段理記錄在六段的基礎(chǔ)上，整理好會議記錄交主持人，按主持人要求發(fā)各人員。樣本:湘西2008年12月21日經(jīng)理會議紀(jì)要八段定責(zé)任將會議中確定的工作，一對一地落實到相關(guān)責(zé)任人，經(jīng)責(zé)任人確認(rèn)后，形成書面?zhèn)渫?，交主持人與當(dāng)事人，并追蹤完成情況報主持

6、人。利用公司論壇做好責(zé)任人確認(rèn)和追蹤。九段流程化將會議組織工作流程化，讓每一位新手用九段秘書工作手冊就能完成各類會議。附件1：五項卓越工作方法 卓越的力量 超級分享五項卓越工作方法結(jié)果導(dǎo)向凡事有計劃 凡事有總結(jié)凡事有回饋， 凡事有結(jié)果五項卓越工作方法真誠溝通在真誠中溝通， 在溝通中交流在交流中共識，在共識中合作在合作中共贏，和而不同五項卓越工作方法有效匯報帶著問題的解決方案反饋問題讓上司做選擇題， 而非填空題或問答題五項卓越工作方法迅速反應(yīng)今日事今日畢先作對， 再做好， 再追求更好提交能打動自己的工作成果五項卓越工作方法陽光心態(tài)存在即合乎道理陽光積極、直接面對、接納五項卓越工作方法工作禮儀用別

7、人喜歡聽的句式來說話 句式一：用“我理解”平息不滿與矛盾 同 事：“這臺復(fù)印機(jī)的質(zhì)量太差了，才買 回來幾天就不能用了，你們秘書 是不是專買不合格產(chǎn)品阿？” 行政人員：“我非常理解你的心情！如果我 是你我也會這么想，讓我們一起來 看看，有什么辦法能夠補(bǔ)救吧。 句式二：用“我會”表達(dá)服務(wù)意愿行政人員：“對于你的問題，我十分抱歉，我盡可能向部門經(jīng)理 崔經(jīng)理詢問吧?！蓖?事：“你這是在應(yīng)付我嘛，盡可能就是有可能不會啦， 真是的！”行政人員：“你的問題我已經(jīng)明白了。我會給部門崔經(jīng)理打電話 詢問，我會盡快給你答復(fù)的，好嗎？同 事：“那就OK啦，謝謝！”用別人喜歡聽的句式來說話 句式三：用“你能？”提出要求

8、行政人員：“你必須參加這次會議，這次會議很重要！” 同 事：“喂喂，你以為你是總經(jīng)理呢！說話這么沖！”行政人員：“你能盡全力抽出時間來參加此次會議嗎？因 為這次會議很重要！” 同 事：“好的，我會盡全力安排的，謝謝你了！”用別人喜歡聽的句式來說話句式四：說“你可以”來代替說“不”“這不是公司的規(guī)定”“這不是我的工作”“沒人讓我這么做”“我不知道”“我做不到”行政人員：“我沒有這個職權(quán)，不過，Lisa應(yīng)該可以幫到 你，你可以和她談?wù)?，你等一下，我打?電話叫她過來?！鳖?客：“好的，太感謝你了！”用別人喜歡聽的句式來說話 句式五：說“我”代替“你”以糾正錯誤同 事：“我的表格已經(jīng)交上去很久了，怎

9、么還不批下來呢，比我晚交的都批下來了，這是怎么回事??！”行政人員：“別怪別人，你的表格都填錯了，當(dāng)然沒辦法批了?！?同 事：“什么，是你讓我這么填的！你”同 事：“我的表格已經(jīng)交上去很久了，怎么還不批下來呢，比我晚交的都批下來了，這是怎么回事??？”行政人員：“看來我還需要把表格的填法給你重新講一遍，因為剛才可能說得不夠清楚，這里有一部分應(yīng) 該是這樣填的“ 同 事：“哦，知道了，不好意思麻煩你了”用別人喜歡聽的句式來說話與上司溝通的注意事項（一）久久不眨眼盯著你看：他想知道更多，繼續(xù)友好、坦率，偶爾眨眨眼睛：對你評價高，想鼓勵你不抬頭，不看人：不良征兆，輕視，走為上向室內(nèi)凝視，并不時微微點頭：糟糕信號，領(lǐng)導(dǎo)希望員工完全服從眼睛眨個不停：對談話內(nèi)容有疑問，稍停，給他發(fā)問的機(jī)會 領(lǐng)導(dǎo)的眼睛領(lǐng)導(dǎo)的眼睛與上司溝通的注意事項（二）雙手叉腰，肘彎向外撐：雙手叉腰，肘彎向外撐：好發(fā)命令者，服從，避免爭辯好發(fā)命令者，服從，避免爭辯身體靠向椅子，手放腦后：身體靠向椅子，手放腦后：輕松、自負(fù)，需要得到贊賞輕松、自負(fù)，需要得到贊賞兩食