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1、辦公室系列講座之一辦公室系列講座之一辦公室系列講座之一辦公室系列講座之一關(guān)于公文處理關(guān)于公文處理關(guān)于公文處理關(guān)于公文處理主講人：李智主講人：李智主講人：李智主講人：李智增強責任意識增強責任意識 完善制度規(guī)范完善制度規(guī)范努力提高公文處理水平努力提高公文處理水平v“ 命令”，是典型的下行文。 v“ 報告”，適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢問。上級機關(guān)不對“ 報告”進行答復、批復，上級機關(guān)領(lǐng)導閱知即可。v“ 意見”，可用于上行文、下行文和平行文。 作為上行文，應(yīng)按請示性公文的程序和要求辦理，上級機關(guān)應(yīng)對下級機關(guān)報送的“ 意見”作出處理或給予答復； 作為下行文，文中對貫徹執(zhí)行有明確

2、要求的，下級機關(guān)應(yīng)遵照執(zhí)行；無明確要求的，下級機關(guān)可參照執(zhí)行； 作為平行文，提出的意見供對方參考。 v“ 函”，適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。“函”既是公文種類中的一種，又是區(qū)別于“文件”的一種行文格式。 例如：向省外辦報送華中科技大學關(guān)于組團訪問英國的函。1、上行文的“ 請示”與“ 報告”不分 主要表現(xiàn)是兩個文種混用，“ 報告”中夾帶“ 請示” 事項。 “ 報告”應(yīng)在向上級機關(guān)匯報工作、反映情況時使用； “ 請示”則是按照上下級的權(quán)限劃分，需上級部門審批的情況下，下級向上級提出的請求； “ 報告”一般是過去時或現(xiàn)在時；“ 請示”是將來時。2、“ 報告

3、”與“ 意見”不分 主要表現(xiàn)為不習慣于使用“ 意見”這一文種， 或者認為只能對下級使用“ 意見”； “ 意見”可以是上行文、平行文和下行文， 而“ 報告”只能是上行文； “ 意見”中可以有具體的建議或設(shè)想， 而“ 報告”一般情況下不要有這類的內(nèi)容。3、“ 請示”與“ 函”不分 主要表現(xiàn)為公文的內(nèi)容是請求上級機關(guān)批 準或?qū)徟马?，卻以“ 函”的形式報送； “ 函”是不相隸屬機關(guān)之間使用的文種， 對上級不能使用。 4、創(chuàng)造文種 即在13個文種之外，自己創(chuàng)造出文種； 在行文時可根據(jù)公文的內(nèi)容在13個正 式文種中進行選擇。 1、主送教育部等上級部門的重要文件，應(yīng)由主要負責人或主持工作的負責人簽發(fā)并加蓋

4、單位公章；2、對于涉及國家秘密的公文必須標明密級，但要把握好定密等級，不能隨意定密級；3、上行文中請示性公文，要在附注處注明本單位有關(guān)工作的聯(lián)系人及聯(lián)系電話；4、公文標題要標明發(fā)文機關(guān)，三家以內(nèi)全部標注，三家以上省略標注；5、公文如有附件或附表，應(yīng)在正文后標明附件順序及名稱；6、成文時間一律以負責人簽發(fā)的日期為準，電報以發(fā)出日期為準；7、公文用紙采用國際標準A4型；8、為便于信息化管理，可試標注公文主題詞；公文格式中容易出現(xiàn)的錯誤 （1）不留聯(lián)系人及電話； （2）不設(shè)密級或定級不準； （3）公文標題不標明發(fā)文機關(guān)； （4）簽發(fā)日期與發(fā)出日期不一致； （5）函件不編號，因為函是文件的一種。1、關(guān)

5、于行文權(quán)限：根據(jù)辦法中第十五條規(guī)定：“政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。如需行文，應(yīng)報請本級政府批轉(zhuǎn)或由政府辦公廳（室）轉(zhuǎn)發(fā)。部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文?！苯Y(jié)合學校實際，校內(nèi)各職能部門不能向各校區(qū)、院系行文，除學校辦公室外，各單位一律不得對外正式行文；2、“關(guān)于“一文一事”：”“請示”應(yīng)一文一事，與報告公開辦理，“報告”中不得夾帶請示事項；3、關(guān)于聯(lián)合行文時發(fā)文機關(guān)的排列順序和發(fā)文字號主發(fā)單位在前，按主發(fā)單位登記文號；4、關(guān)于聯(lián)合行文的會簽，先主辦、后協(xié)辦；5、關(guān)

6、于聯(lián)合行文的用印，主發(fā)單位即可。行文規(guī)則容易出現(xiàn)錯誤的地方： （ 1）主送不準確。將主送單位名稱寫成相應(yīng)業(yè)務(wù)司局或上級單位負責人名字。除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。 對上級的文件要主送教育部或教育廳，由其辦公室分送到各司局部門，學校向上行文不能寫送教育部高教司等字樣。 校內(nèi)來文必須先送辦公室。 （2）行文關(guān)系不準確。 有的直送領(lǐng)導，有的分送請示（請柬）。最突出的是送給領(lǐng)導者個人，既增加了領(lǐng)導負擔，又因辦公室無法查閱協(xié)辦反而耽誤工作。（3）越級請示。如某實體學院中的系直接向?qū)W校行文。 （4）多頭行文。分送不同的領(lǐng)導，有時答復意見

7、不一，反而不好落實。（5）抄送不準確。 一般“請示 件是不抄送的；“報告可抄送給與主送單位同級的單位。1、草擬公文應(yīng)按照辦法第二十五條的規(guī)定辦理；2、辦公室對公文審核主要把好以下五關(guān)： （1）把好行文關(guān)； （2）把好內(nèi)容關(guān)； （3）把好政策、法規(guī)關(guān)； （4）把好文字關(guān)； （5）把好審批/簽發(fā)手續(xù)和公文體例格式關(guān)。 以上是對各位辦公室主任和秘書的要求，也是學校辦公室職責，請各單位各部門支持。3、加強行文前的協(xié)商，即在送領(lǐng)導之前，就某一問題相關(guān)部門自行協(xié)商取得一致意見。4 、 擬制學校公文的有關(guān)單位的辦公室要按辦法提出的要求對公文進行核稿，并逐一報送審核；5、公文正式印制前，辦公室要進行復核。v

8、各單位收到外來正式公文要交學校辦公室登記；收到交辦的公文要及時辦理。對于辦理有困難的，要及時說明；不屬于職權(quán)范圍內(nèi)的，要及時退回交辦部門并說明理由；v 收文辦理中遇有涉及其他部門和單位的事項，要及時協(xié)商；v 對緊急公文要負責催辦。v 部門之間征求意見或會簽文件時，一般應(yīng)在7個工作日內(nèi)予以回復。v 各單位辦公室要加強文件的督辦、催辦工作，建立相應(yīng)的制度，并落實專人負責。 收文辦理中應(yīng)該注意的問題v 1、上級部門直接發(fā)給部門的文件要歸辦公室統(tǒng)一管理v 2、領(lǐng)導批示后轉(zhuǎn)到部門的文件要及時督辦落實v 3、領(lǐng)導批示之前或批示給部門征求意見的文件要及時回復。1、 領(lǐng)導同志批示件，各單位不得自行翻印，如確因工作需要進行翻印的，應(yīng)報辦公室批準；2、機關(guān)工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退；3、公文被撤消，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。1、各單位繼續(xù)抓好對國務(wù)院公文處理辦法和教育部關(guān)于貫徹