時間管理(學(xué)員版)

1、講師：陳東2014年6月時間帳目表項目每天耗時40年耗時結(jié)余睡眠 8小時13.3年 26.7年一日三餐 2.5小時 4.2年 22.5年交通 2小時 3.3年 19.2年電話 1.5小時 2.5年 16.7年看電視上網(wǎng) 3小時 5年 11.7年看報、聊天 2小時 3.3年8.4年刷牙、洗臉、洗澡 1小時 1.7年6.7年休假、白日夢、鬧 2小時 3.3年3.4年情緒、身體不適 課程綱要23時間管理的概念和誤區(qū)時間管理的原則時間管理的方法和技巧抓住當下1要事第一第二象限原則 時間管理理念的演變l早期的時間管理l工作量 = 工作效率工作時間備忘錄便簽日程安排表效率手冊商務(wù)通規(guī)劃表短期、中期、長期目

2、標自我管理式案例討論 哪些事情被放棄不做？為什么？ 哪件事情有最高的優(yōu)先級？為什么？ 你會高興地執(zhí)行這個計劃嗎？ 如何安排一周的時間？時間管理的誤區(qū)l因過分強調(diào)“知難行易”而認為沒有必要在行動之前多做思考； l不做計劃也能獲得實效； l不了解做計劃的好處； l計劃與事實之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心； l不知如何做計劃。 誤區(qū)一：工作缺乏計劃l擔心部屬做錯事； l擔心下屬表現(xiàn)太好； l擔心喪失對下屬的控制； l不愿意放棄得心應(yīng)手的工作； l找不到合適的下屬授權(quán)。 誤區(qū)二：組織工作不當l習(xí)慣拖延時間。 l不擅處理不速之客的打擾。 l不擅處理無端電話的打擾。 l泛濫的“會議病”困擾。 誤區(qū)三：

3、時間控制不夠（拖沓）誤區(qū)四：整理整頓不夠（凌亂）誤區(qū)五：進取意識不強文件處置測試抓住當下時間管理第一原則 十大時間盜賊十大時間盜賊p找東西p懶惰p時斷時續(xù)p一個人包打天下p偶發(fā)延誤p惋惜不已或白日作夢p拖拖拉拉p對問題缺乏理解就匆忙行動p消極情緒p分不清輕重緩急時間管理的真正含義時間管理的實驗時間管理是通過使用時間來控制生活的方式。通過管理你的時間，你就可以確定在職業(yè)和個人生活中你看重什么，從而相應(yīng)地指引自己努力的方向。要事第一時間管理最重要原則第二章：時間管理的原則要事第一/目標原則第二象限原則80/20原則有序原則15目標對人生的影響25年跟蹤調(diào)查結(jié)果有無目標所占比例25年后。沒有目標27

4、%社會底層抱怨不公平有愿望，但目標模糊60%中下層生活較安穩(wěn)有短期清晰的目標10%中上層專業(yè)人士長遠目標3%頂尖人物今天的生活狀態(tài)不由今天所決定，它是我們過去生活目標的結(jié)果！16目標的層次體系愿景使命戰(zhàn)略目標具體目標部門目標個人目標高層中層基層工作優(yōu)先矩陣1243緊急不緊急重要不重要工作價值矩陣重要緊急M1危機急迫的問題有期限壓力的計劃M2防范于未然改進產(chǎn)能建立人際關(guān)系發(fā)掘新機會規(guī)劃、休閑M3繁瑣的工作某些信件某些電話浪費時間之事有趣的活動M4不速之客某些電話某些信件與報告某些會議必要而不重要的問題受歡迎的活動工作結(jié)果矩陣重要緊急M1壓力精疲力竭危機處理忙于收拾殘局M2有遠見、有理想平衡紀律自

5、律少有危機M3全無責任感工作不保依賴他人或社會機構(gòu)維生M4短視近利危機處理輕視目標與計劃缺乏自制力，怪罪他人人際關(guān)系欠佳甚至破裂富有成效的管理者OEC管理OEC:日清日畢，日清日高l總帳不漏項l事事有人管l人人都管事l管事憑效果l管人憑考核22結(jié)構(gòu)性問題反復(fù)出現(xiàn)，經(jīng)常發(fā)生問題的背景比較清晰過去曾經(jīng)有解決該問題的經(jīng)驗或教訓(xùn)最壞的處理結(jié)果可以預(yù)料或能接受80/20不同于普通思維的地方80/20思維50/50思維1.超常的創(chuàng)造力2.尋找解決問題的捷徑3.有選擇地做4.在少數(shù)領(lǐng)域卓越5.盡量多放權(quán)6.只做能做得最好，最有興趣做的7.在每個重要領(lǐng)域問：做哪些20%導(dǎo)致80%8.少工作，多思考1.超出平均

6、水平的努力2.走完全程3.全面，找盡一切可能4.在許多領(lǐng)域良好5.盡量自己做一切事情6.做一切必須做的7.一份辛勤，一份收獲8. 抓著一個機會其他原則：有序原則l帕金森定律：l工作將被擴展，以便填滿可供完成工作的時間l“文件堆積定律”：l文件的堆積將被擴展，以便填滿可供堆積的空間。 第三章：時間管理的方法和技巧1.了解自己使用時間的方式和狀況2.明確你的目標3.將目標分解成工作計劃4.制定你的時間計劃5.確定浪費時間的因素并制定相應(yīng)的策略6.實施、評估并調(diào)整你的時間規(guī)劃如何進行時間管理？你每周會有哪些活動？1上下班2開會3打電話 4閱讀文件、整理通信5幫助下屬6接待賓客7向上級匯報8公務(wù)出差9

7、拜訪客戶10其它工作上的活動11整理儀容12飲食13 睡覺二、個人活動二、個人活動一、公務(wù)活動一、公務(wù)活動評估你的時間使用情況1、你的時間實際使用情況與你的期望相符嗎？2、你的時間使用情況與你的關(guān)鍵責任相符嗎？3、哪些活動我現(xiàn)在可以減少、不予考慮或交給別人做？4、我是否花費時間追求那些對我很重要的事？如果沒有，原因何在？如果有，是哪些事？5、我做的哪些事對我的目標很重要？ 6、我如何浪費我的時間？我如何浪費別人的時間？我浪費了誰的時間？別人如何浪費我的時間？7、我可以采取哪些措施防止浪費時間的現(xiàn)象？第二步：明確你的目標l目標制定lABC法l刪減法工作日程表分類 日期周一周二周三周四上午下午晚上

8、B類C類將目標分解成工作計劃1、詳細了解2、5W2H原則 3、設(shè)置控制點（milestone）32工作計劃包含的基本要素l達成目標所需要的人財物信息資源的有效配置；l達成目標的基本措施、方法、途徑、步驟、程序設(shè)計；l工作重點與難點把握；l工作進度和日程安排；l工作的監(jiān)控和激勵；l工作地點的選擇和工作場所的有效利用；l組織以外的外部資源充分利用等。l以上基本要素可用“如何、何時、何人、何地、用何”概括， 5W2H原則原則33如何工作計劃工作方法、措施、途徑工作程序、工作步驟重點目標和工作重點排序確保重點目標達成的措施難點預(yù)測及相應(yīng)對策監(jiān)控、匯報：時間、方式獎懲：如何獎、如何罰何時時間總體時間：什

9、么時候開始；什么時候結(jié)束階段性進度時間安排工作日程表何人人員執(zhí)行者：主要責任人、相關(guān)責任人配合者：相關(guān)部門、相關(guān)人員指導(dǎo)與監(jiān)控者何地地點工作在何處進行工作場所如何規(guī)范、有效利用用何資源權(quán)限：享有什么權(quán)力組織內(nèi)部人財物信息資源，設(shè)備、設(shè)施、工具組織外部“借勢”、組織外可用資源34工作計劃制定工具邏輯樹Logic Tree思維導(dǎo)圖Mindmap工作分解結(jié)構(gòu)WBS甘特圖GANTT工具35邏輯樹分析問題陳述問題/假設(shè)1問題/假設(shè)2問題/假設(shè)3分支問題分支問題分支問題分支問題分支問題分支問題為什么使用邏輯樹？1.將問題分成幾個部分，使解決問題的工作可以分成智力上能夠解決的幾個部分不同部分可按輕重緩急區(qū)分

10、工作責任能分派到各人2.保證問題獲得完整地解決將問題的各個部分解決好，即可解決整個問題所分問題的各個部分各不相同，而且包括了各個方面(即沒有重疊沒有遺漏)3.使項目小組共同了解解決問題的框架4.協(xié)助重點使用組織框架及理論邏輯樹的關(guān)鍵原則36完全窮盡相互獨立工作任務(wù)分解結(jié)構(gòu)（Work Breakdown Structure）為順利完成項目所需要的所有任務(wù)和活動的邏輯組成關(guān)系WBSWBS范例工作任務(wù)分解結(jié)構(gòu)WBS41工作分解結(jié)構(gòu)的作用是把工作范圍細分為易于管理的工作包，可以對這些工作包進行估算、設(shè)計，并把它們分配給一個責任者或組織來完成 WBS不是項目時間表 在此階段，資源也暫時還沒有考慮 WBS

11、會被分成4致7個大類第四步：制定時間計劃l列出你的所有工作l估算你的每項工作的時間及期限限制l根據(jù)優(yōu)先原則及效率曲線安排你的工作步驟效率曲線時間效率估計行動時間的長短l經(jīng)驗估算l公式估算 工作時間=（a+4b+c）/6 a：最樂觀時間 b: 期待時間 c: 最悲觀時間l倒推法預(yù)留出彈性時間l不要把所有的時間都列入計劃 l把工作時間的60%列入計劃 l40%視為彈性時間 ，其中 20 % 用于意外活動，20 % 用于個人及其他社會活動第五步：確定浪費時間的因素并尋找對應(yīng)的策略 時間就是生命，無端的空耗別人的時間，其實是無異于謀財害命的 魯迅確定浪費時間的因素我要死掉了！會議電話不速之客出差溝通不暢進度失控資料不全我要死掉了！條理不清欠缺自律無力拒絕懶惰拖延計劃欠妥追求完美事必躬親打擾是第一時間大盜 1、會議2、電話3、打擾l來自上級、下級和同事l請托學(xué)會適時說學(xué)會適時說“不不”案例：提交報告vs匯報領(lǐng)導(dǎo)布置了一項工作，自己已提交了方案計劃，并報領(lǐng)導(dǎo)審批。但由于領(lǐng)導(dǎo)自身工作繁忙，未及時處理，耽誤了辦理進度，卻反過來責怪我。電話策略 不是所有電話都要即時應(yīng)答1 電話分類2 在工作效率最低的時間打回去3不要拖延l測試：拖延系數(shù)測試l一次做對拖延測試下一步行動是？第六步：實施你的計劃 很多人不是熱