標書制作管理辦法上傳版

1、標書制作管理辦法2016年11月目錄管理目的1 適用范圍主要參與人員3.1市場人員3.2投標管理小組3.3投標總負責人3.4商務助理3.5技術支持3.6人力資源3.7財務應急機制2 績效考評投標流程3 投標步驟3.1 獲取招標公告3.2 購買標書3.3 閱讀招標文件3.4 制作標書3.5 投標文件的檢查工作3.6 投標文件的簽字蓋章3.7 投標文件的復印、裝訂及密封3.8 開標前的準備工作3.9 開標后的整理、跟進工作1 管理目的主要目的有：確保投標執(zhí)行正常運作提高投標準備工作運作質量強化崗位責任適用范圍本管理辦法適用于工程項目投標的所有參與人員，是投標工作的指導性規(guī)范。2 主要參與人員市場人

2、員市場人員獲得招標信息，并依據(jù)要求填寫相關項目背景資料提交申請到售前部門投標管理組。（相關資料同時抄送部門領導）。市場人員依據(jù)項目信息按時完成并提交相關商務部分文件資料（資質、報價等內容），售前部門商務助理依據(jù)實際情況配合銷售人員完成已有資料的收集整理工作。2.1 投標管理小組投標管理小組作為投標工作的管理部門，是屬于招投標工作的臨時組織，組織并協(xié)調部門內各相關人員及資源完成投標工作的準備，并對投標管理負責。依據(jù)項目性質，完成相關內容分解表及審核表的編寫；依據(jù)項目性質，確定投標小組的投標負責人及小組成員（人力資源、商務助理、技術支撐）；依據(jù)項目性質，確定投標小組的商務、技術部分的合成人員及審核

3、人員；對投標工作過程進行監(jiān)督并及時協(xié)調各個相關資源；對投標輸出結果文件進行審核，提出審核意見；及時匯總各方反饋并組織投標小組進行有效整改，并持續(xù)跟蹤改進過程及質量。2.2 投標總負責人投標總負責人作為具體投標項目的責任主體，是依據(jù)項目特點臨時指派的負責人，在完成投標項目各項任務后自動結束。投標總負責人負責投標整體過程的進度監(jiān)督并及時向總經(jīng)理反饋任務執(zhí)行情況；依據(jù)要求對投標過程輸出文件進行格式和一般內容完備性審核；依據(jù)要求對投標過程最后輸出文件會同商務助理進行審核；依據(jù)公司要求對最終輸出文件的蓋章和簽字提出申請，并遵照公司相關管理辦法執(zhí)行。依據(jù)公司要求將最終投標文件電子版本提交標準庫。2.3 商

4、務助理商務助理是屬于常設組織配合投標管理組完成投標資料準備工作。依據(jù)項目性質和需要完成商務、技術、價格部分資料的整理匯總工作；依據(jù)要求完成投標項目的打印裝訂工作；依據(jù)投標項目要求及時寄送投標文件；依據(jù)項目性質，對商務、技術、價格部分進行審核并提交審核意見；2.4 技術支持技術支持作為具體投標項目的技術方案支撐人員，是依據(jù)項目特點臨時指派的負責人，在完成投標項目各項任務后自動結束依據(jù)項目性質，按照技術進度完成投標管理組指派的特殊方案部分的編寫工作。2.5 人力資源人力資源是屬于常設組織配合投標管理組完成投標資料準備工作。依據(jù)項目性質，提供過往相關資料的參考；依據(jù)項目性質，提供完備的人員信息及公司

5、業(yè)績信息；在投標結束后，完成資料的歸檔匯總工作。2.6 財務財務人員是屬于常設組織配合投標管理組完成財務資料準備工作。3 應急機制應急機制強調在無法完成指定任務分配或審核工作的處理措施?？梢酝ㄟ^預先授權方式進行管理，并對授權部分進行備案，在完成投標工作后提交知識庫進行存檔。4 績效考評可以依據(jù)任務指派內容和角色安排，從完成效果及效率進行考評。作為后期獎懲、升級的依據(jù)。6投標流程f總經(jīng)理與f總經(jīng)理與副總經(jīng)理投標步驟7.1獲取招標公告注意事項：此時應向客戶確定哪個招標公司來做，招標公司聯(lián)系電話。然后時刻關注掛網(wǎng)信息，當信息公布后，抓緊時間進行下一步，買標書購買標書取得招標公告后，首先應該仔細閱讀招

6、標公告，找出報名的截止日期，招標文件的售價，報名的具體時間和地點，報名時需攜帶的證件。然后再招標公告規(guī)定的時間地點前去報名購買招標文件。注意事項：A需注意報名時看是否需提供證件原件；B購買標書時刻最好寫到U盤，如招標代理機構能提供文件的電子版，拷貝一份，這樣做標書時可節(jié)省不少時間。7.2 閱讀招標文件（1）拿到招標文件后就要仔細閱讀招標文件,確保招標文件的每一頁甚至是每一行中的每個字都要看到。一本招標文件應仔細的反復閱讀,要保證無漏項并能正確的理解招標文件的內容及要求。（2）在看完招標文件后要及時找出其中的問題,如:確定投標文件的截至日期、招標代理機構的名稱聯(lián)系人及聯(lián)系方式、投標文件遞交的時間

7、和地點、投標保證金的金額、投標保證金的遞交形式。此時對招標文件中的要求部分，尤其是加部分要特別注意，最好用筆要在下面劃出來，起到提示作用。另外，有些招標公司有好多個招標部門，這時要特別留意投標保證金匯款的帳戶，因為一個招標公司可能有10個部門，每個部門的匯款帳號不同。這樣可以預防當同一時期有多個標在一家招標時，匯款匯錯了部門而造成還要申請退款的麻煩。（3）（銀行支票、匯票、現(xiàn)金還是其它）、投標文件份數(shù)、投標報價方式、預算編制中應注意的事項、技術部分中是否有特殊的要求、需要的資質及是否需要這些資質的原件、開標時的出席人、是否需要項目經(jīng)理同時出席等等事項都應熟記于心，最好在招標書上劃線，并且標出重

8、點提示。7.3 制作標書標書一般分為條款項、商務標、技術標。（1）條款項。主要包含下列幾項內容：招標邀請函；投標人須知；招標項目的技術要求及附件；技術標準、規(guī)范；投標文件格式；投標企業(yè)資格文件；投標保證文件；合同。a. 投標人須知：投標人須知是招標人向投標者告之關于投標的注意事項，使投標者清楚的了解投標的注意事項，投標須知中通常包含以下內容：項目名稱、業(yè)主名稱、資金來源、招標代理機構的名稱聯(lián)系人及聯(lián)系方式、投標文件份數(shù)、投標報價方式、投標地址、截標日期、投標有效期等主要內容。b. 投標人資格文件；在招投標過程中，一般業(yè)主都會對投標人做出一些要求，不能達到這些要求的則被視為沒有投標資格.這些要求

9、通常是針對投標人的公司規(guī)模、資質、業(yè)績等方面來提出的c. 投標保證文件：是投標有效的必要文件。保證文件一般采用三種形式：支票、投標保證金和銀行保函。投標保函由銀行開具，是借助銀行信譽投標。若在投標有效期內放棄投標或拒簽合同，招標公司有權沒收保證金以彌補招標過程蒙受的損失。另外,招標文件中還主要包括以下內容:投標要求、投標報價說明、投標文件的編制、投標文件的遞交、投標文件的密封和裝訂、開標、評標、合同的主要條(2) 商務標。包含以下幾項內容：企業(yè)公司證照、無犯罪記錄證明、法人代表授權書、法人身份證、委托人身份證、銀行資信證明、保證金打款憑證、企業(yè)財務報表、參標投標報價表、參標分項報價單及其他附表

10、組成。具體內容視招標文件而定,每個招標文件之間雖有相同之處，但也存在著一定的差異。(3) 技術標。制造商公司相關資質證明，開戶銀行開具的資信證明、廠家授權書、醫(yī)療器械注冊證及登記表、檢驗報告、質量體系認證書、技術參數(shù)、售后服務、部分用戶名單及彩頁等相關資料。7.4 投標文件的檢查工作在投標文件編排完整自檢之后及沒有出現(xiàn)明顯錯誤的前提下，將投標文件交由投標總負責人審查(采取交叉審核的方法)，在投標總負責人檢查完畢后，需組織評審，由總經(jīng)理審核通過。投標文件審查時間定在投標代表索要投標書日期的前2天交由負責人審查。7.5 投標文件的簽字蓋章對審查及修改完畢的投標文件進行簽字蓋章。(1) 簽字應注意法

11、定代表人簽字、授權代表簽字及見證人簽字的名字。法定代表人為投標單位營業(yè)執(zhí)照上的法人代表。授權委托人為代表投標單位參加投標的委托人。見證人為證明法人代表及授權委托人的其他人。注：委托代理人或見證人要與辦理項目報名事宜的委托代理人一致，主標與陪標文件勿出現(xiàn)人名交叉及雷同現(xiàn)象(建議提前草擬好簽字人名單，防止時間緊急時簽字失誤)。(2) 對投標文件的蓋章。投標文件應逐頁蓋章，如該頁標明“蓋章”的位置，章應蓋在指定位置之上。如未標明“蓋章”位置，應蓋在有投標人名稱的位置上。如未有投標人名稱，應壓住文字蓋在頁面的右下方。注：投標人公章勿蓋在其他公司公章之上。如現(xiàn)有的投標人公章與文件中原有的投標人公章不一致

12、時，應將文件替換成無公章件再蓋章。如招標文件規(guī)定復印件也需要加蓋紅章，應將投標書復印完再加蓋公章，不可在有公章的復印件上加蓋公章。7.6 投標文件的復印、裝訂及密封(1)投標文件的復印。將排版完整、簽字、蓋章后的投標文件，按照招標文件規(guī)定的投標文件副本份數(shù)+1(“1”為公司備份件)進行復印。復印后應檢查復印的是否清晰，有無缺頁、夾頁、順序顛倒、頁面倒轉現(xiàn)象。(2)投標文件的裝訂。將復印好的投標文件按照招標文件要求的裝訂方式裝訂，如招標文件無要求裝訂方式，可自行選擇裝訂方式。裝訂方式分為打孔、膠裝(建議用打孔，便于發(fā)現(xiàn)錯誤時做改動，但要注意裝訂是否牢固，不得出現(xiàn)活頁、掉頁)。(3) 投標文件的密

13、封。根據(jù)招標文件要求準備投標文件密封袋。主標與陪標文件應在符合招標文件密封要求的前提下，變換包裝的顏色、形式、字體，勿出現(xiàn)雷同現(xiàn)象。如招標文件未詳細規(guī)定密封要求，可自行進行標書密封，主標與陪標文件應變換包裝的顏色、形式、字體，勿出現(xiàn)雷同現(xiàn)象。（4）投標文件的封口。在未得到投標總負責人或投標代表同意的前提下，投標文件封口不得密封。應貼好雙面膠及蓋好騎縫章后預留封口，由投標總負責人整理后自行密封。7.7 開標前的準備工作在完成投標文件密封準備工作后，應將開標時間、開標地點、招標機構聯(lián)系人、聯(lián)系電話、招標文件、投標文件明細清單及招標文件規(guī)定其他在開標前需要提交的資料（包括但不限于：投標代表人身份證原件及復印件加蓋公章、投標保證金繳納憑證加蓋公章或現(xiàn)金、公章、印盒、修改文具等）交由投標代表熟悉和備用。7.8 開標后的整理、跟進工作（備用