行政管理制度通用版

1、辦公設(shè)備管理制度«xxxx公司辦公設(shè)備管理制度第一章總則第一條本制度制定的目的是加強(qiáng)對(duì)公司內(nèi)部辦公設(shè)備的管理，有效控制行政經(jīng)費(fèi)的支出，以確保辦公設(shè)備在工作中的正常使用。第二條本制度所指的“辦公設(shè)備”包括：公司內(nèi)部電話、電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)、投影儀等所有辦公設(shè)備。第三條公司的辦公設(shè)備屬于公司的工作資源，只可用于公司內(nèi)部以工作為目的的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，禁止將公司的辦公設(shè)備用于處理私人事務(wù)。第二章辦公設(shè)備的采購第四條辦公設(shè)備采購管理職責(zé)(1)公司行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購計(jì)劃的制訂和實(shí)施。(2)公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核采購費(fèi)用。(3)公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批采購計(jì)劃，采購合同以及采購費(fèi)用。第五條辦公設(shè)備采購審

2、批程序。(1)根據(jù)本部門實(shí)際情況，設(shè)備需求部門填寫辦公設(shè)備請(qǐng)購單提交行政部。(2)行政部每季度對(duì)申購申請(qǐng)進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì)匯總，根據(jù)匯總結(jié)果和公司現(xiàn)有設(shè)備的使用情況制訂采購計(jì)劃，填寫辦公設(shè)備采購審批表，經(jīng)行政部經(jīng)理審核后提交財(cái)務(wù)部審核，最后報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。(3)根據(jù)審批意見，行政部實(shí)施辦公設(shè)備采購程序。第六條辦公設(shè)備采購程序。(1)行政部必須選擇超過三家的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。(2)采購經(jīng)辦人應(yīng)對(duì)報(bào)價(jià)資料進(jìn)行認(rèn)真的分析，并參考以往的采購記錄及當(dāng)時(shí)的市場行情與供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)。(3)經(jīng)辦人填寫辦公設(shè)備詢議價(jià)情況報(bào)告表，經(jīng)行政部經(jīng)理審核后，提交總經(jīng)理審批。(4)根據(jù)審批意見，經(jīng)辦人實(shí)施采購，必要時(shí)應(yīng)與供應(yīng)商簽訂

3、采購合同。第七條辦公設(shè)備的驗(yàn)收入庫工作程序。(1)設(shè)備到貨后，行政部應(yīng)對(duì)設(shè)備進(jìn)行仔細(xì)地檢驗(yàn)，必要時(shí)設(shè)備需求部門應(yīng)給與協(xié)助支持。(2)檢驗(yàn)人員在辦公設(shè)備驗(yàn)收單上確認(rèn)簽字后，設(shè)備方可登記入庫。第八條設(shè)備采購費(fèi)用付款程序。(1)采取預(yù)付款方式時(shí)，經(jīng)辦人員需憑辦公設(shè)備詢議價(jià)情況報(bào)告表或采購合同，填寫借款單，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批通過后辦理預(yù)付款手續(xù)。(2)采取貨到付款方式時(shí)，在設(shè)備到貨后，經(jīng)辦人員憑辦公設(shè)備詢議價(jià)情況報(bào)告表或采購合同、辦公設(shè)備驗(yàn)收單及購貨發(fā)票，辦理財(cái)務(wù)報(bào)銷手續(xù)。第九條設(shè)備采購管理辦法。(1)行政部必須嚴(yán)格遵守公平、公開的原則，在保證質(zhì)量的前提下綜合考慮價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素

4、，選擇信譽(yù)度高的供應(yīng)商。(2)公司主要設(shè)備的采購應(yīng)有3-5家資質(zhì)完備、質(zhì)量可靠、誠信度高的備選供應(yīng)商。(3)所采購設(shè)備單價(jià)超過3萬元時(shí)，必須采取公開招標(biāo)的方式進(jìn)行采購。(4)設(shè)備采購人員必須嚴(yán)格遵守公司規(guī)章制度，秉公辦事，任何人不得在采購設(shè)備過程中收受回扣。如有違反，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將嚴(yán)肅處理。(5)行政部與供貨商簽訂購買合同時(shí)，須對(duì)售后做出明確約定。設(shè)備驗(yàn)收不合格時(shí)，應(yīng)按照合同的約定，進(jìn)行退、換貨或索賠。(6)供貨商提供報(bào)價(jià)的設(shè)備規(guī)格與辦公設(shè)備采購審批表中所列的設(shè)備規(guī)格不同或?qū)儆诖闷返模瑧?yīng)及時(shí)與設(shè)備部門溝通，由需求部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后，方可購買。(7)設(shè)備在投入使用前需要廠家現(xiàn)場指導(dǎo)的，由行政

5、部負(fù)責(zé)相關(guān)事宜。(8)設(shè)備采購人員應(yīng)樹立服務(wù)意識(shí)，若因缺貨等原因無法按時(shí)完成采購時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知需求部門，并積極與其協(xié)商處理。(9)各生產(chǎn)部門對(duì)辦公設(shè)備有緊急需求時(shí)，可直接將部門經(jīng)理審核的購買申請(qǐng)?zhí)峤还究偨?jīng)理審批。審批通過后，由行政部安排單獨(dú)采購。第三章辦公設(shè)備的使用及維修第十條辦公設(shè)備的使用與保養(yǎng)。(1)公司全部的辦公設(shè)備都要指派專人管理，嚴(yán)禁其他人員擅自使用。(2)使用設(shè)備前應(yīng)認(rèn)真閱讀說明書，操作必須嚴(yán)格按照操作規(guī)范進(jìn)行。(3)如因人為原因?qū)е碌脑O(shè)備丟失或損壞，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。(4)行政部應(yīng)指派專人根據(jù)產(chǎn)品的保養(yǎng)手冊(cè)定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行檢查養(yǎng)護(hù)，排除隱患，以免因設(shè)備故障影響公司的業(yè)務(wù)。

6、(5)需要由廠家進(jìn)行專業(yè)保養(yǎng)的，由行政部負(fù)責(zé)相關(guān)事宜。第十一條辦公設(shè)備的維修。(1)當(dāng)設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，應(yīng)報(bào)請(qǐng)行政部安排維修。因私自處理導(dǎo)致設(shè)備損毀的，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的損失。(2)行政部應(yīng)對(duì)設(shè)備的維修情況作詳細(xì)的記錄，包括設(shè)備編號(hào)、維修日期、故障現(xiàn)象及原因、維修費(fèi)用、維修單位等。，并建立維修檔案。(3)行政部應(yīng)根據(jù)各類故障產(chǎn)生的原因提出預(yù)防措施，并及時(shí)通知各部門在使用設(shè)備過程中加以防范。第十二條辦公設(shè)備使用監(jiān)督。(1)各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門所用辦公設(shè)備的日常使用監(jiān)督。(2)行政部負(fù)責(zé)不定期地對(duì)辦公設(shè)備的使用情況進(jìn)行檢查。(3)行政部有權(quán)提請(qǐng)?zhí)幜P違規(guī)使用辦公設(shè)備的人員。第十三條辦公設(shè)備的報(bào)廢認(rèn)定及

7、處理。(1)辦公設(shè)備因故障無法維修或無維修價(jià)值需要報(bào)廢時(shí)，行政部應(yīng)提交辦公用品報(bào)廢清單，由公司總經(jīng)理簽字審批。(2)行政部負(fù)責(zé)處理報(bào)廢的辦公設(shè)備，所得現(xiàn)金應(yīng)立即交財(cái)務(wù)部入賬，同時(shí)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)已報(bào)廢的辦公用品進(jìn)行銷賬。第四章辦公設(shè)備的分類管理第十四條電腦的使用管理(1)本制度中所稱“電腦”包括：主機(jī)、顯示器、鍵盤、鼠標(biāo)等全部設(shè)備以及各類應(yīng)用軟件。(2)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)的管理，具有權(quán)對(duì)公司任何一臺(tái)電腦實(shí)時(shí)操作、設(shè)置等管理。(3)公司電腦使用實(shí)施“專人專管”的原則，即由每臺(tái)電腦的使用者負(fù)責(zé)電腦日常操作及保養(yǎng)，使電腦及其附屬設(shè)施始終處于整潔、良好的狀o(4)未經(jīng)允許，公司網(wǎng)絡(luò)管理員之外的

8、任何人不得擅自使用他人的電腦。(5)電腦的使用者應(yīng)設(shè)置開機(jī)密碼，且未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得將密碼泄露給他人，以免信息外泄導(dǎo)致公司遭受損失。(6)電腦上必須安裝殺毒軟件并及時(shí)進(jìn)行更新。不得使用未經(jīng)殺毒軟件檢查的U盤、移動(dòng)硬盤、軟件等，以防止病毒侵入。(7)電腦上不得存放會(huì)影響、破壞公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)正常運(yùn)行的軟件，如黑客程序、網(wǎng)絡(luò)代理服務(wù)器等。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)管理員有權(quán)立即刪除。(8)嚴(yán)禁使用公司電腦玩游戲、看電影以及進(jìn)行其他娛樂活動(dòng)。(9)行政部指派專人對(duì)公司電腦的硬件進(jìn)行維護(hù)，其他人不得隨意拆卸電腦設(shè)備或更換配置。(10)電腦使用者應(yīng)定期對(duì)電腦內(nèi)的資料進(jìn)行整理和備份，刪除無用的文件，確保電腦有足夠的運(yùn)行

9、空間。備份的資料可由部門統(tǒng)一保管。(11)電腦使用者離開時(shí)應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電源。第十五條電話的使用管理(1)電話由行政部統(tǒng)一進(jìn)行分配和管理，未經(jīng)允許，其他人不得擅自調(diào)換電話號(hào)碼或私自拉線串號(hào)。(2)各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)電話的日常使用情況進(jìn)行監(jiān)督和控制。(3)通話時(shí)要簡潔扼要，避免長時(shí)間占線，浪費(fèi)時(shí)間和資源。(4)因工作原因需要撥打長途電話時(shí)，應(yīng)事先征得部門主管的允許。第十六條打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的使用管理。(1)打印機(jī)、復(fù)印機(jī)由行政部指派專人負(fù)責(zé)使用，其他人不得擅自使用。(2)在不適用打印機(jī)、復(fù)印機(jī)時(shí)，應(yīng)關(guān)閉電源，降低損耗。第十七條傳真機(jī)的使用管理。(1)傳真機(jī)由行政部指派專人負(fù)責(zé)使用，其他人不得擅自使

10、用。(2)涉及公司機(jī)密的文件必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可傳送。(3)每天下班后，應(yīng)將傳真機(jī)設(shè)置為自動(dòng)接收狀態(tài)，以防遺漏重要文件。第十八條其他辦公設(shè)備使用管理(1)公司全部辦公設(shè)備均指派專人保管和使用，未經(jīng)允許其他人不得擅自使用。(2)設(shè)備負(fù)責(zé)人應(yīng)定期養(yǎng)護(hù)設(shè)備，以確保設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和使用。(3)由于設(shè)備使用人員操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞時(shí)的，應(yīng)按照設(shè)備的購置價(jià)格賠償。(4)員工進(jìn)行崗位變動(dòng)或離職時(shí)，應(yīng)將制定的辦公設(shè)備交與行政部審核。行政部經(jīng)理確認(rèn)后，員工方可辦理異動(dòng)或離職手續(xù)。第五章附則第十九條公司行政部有權(quán)提請(qǐng)?zhí)幜P違反本制度的人員。第二十條本制度的最終解釋權(quán)歸行政部所有。第二十一條本制度自公布之日起

11、實(shí)施。辦公設(shè)備管理流程及流程圖：在進(jìn)行辦公設(shè)備管理時(shí)，可參照如下流程：(1)各部門向行政部提出購買辦公設(shè)備申請(qǐng)。(2)行政部對(duì)請(qǐng)購申請(qǐng)進(jìn)行審核、匯總后，提交公司總經(jīng)理審批。(3)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，行政部負(fù)責(zé)詢價(jià)并初步選定供貨商。(4)行政部將初步選定的供貨商情況提交總經(jīng)理審批。根據(jù)總經(jīng)理的審批意見實(shí)施購買。(5)行政部負(fù)責(zé)將更新設(shè)備登記入庫，并將相關(guān)資料存檔保管。(6)各職能部門按需領(lǐng)用設(shè)備，行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督使用及日常維護(hù)。(7)設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，職能部門報(bào)請(qǐng)行政部安排維修。對(duì)于無法修復(fù)或無修復(fù)價(jià)值的設(shè)備，行政部提交報(bào)廢申請(qǐng)，由公司總經(jīng)理審批。(8)審批報(bào)廢的辦公用品按照?qǐng)?bào)廢程序予以處理，相關(guān)資料

12、歸檔保存。流程圖:辦公設(shè)備管理表格：(1)辦公設(shè)備請(qǐng)購單：(2)辦公設(shè)備采購審批表：(3)辦公設(shè)備詢議價(jià)情況報(bào)告表:(4)辦公設(shè)備驗(yàn)收單：(5)辦公設(shè)備入庫登記表：(6)辦公設(shè)備明細(xì)表：(7)辦公設(shè)備領(lǐng)用表:(8)辦公設(shè)備保修單：(9)辦公設(shè)備報(bào)修記錄表:(10)辦公設(shè)備報(bào)廢清單：例表一：辦公設(shè)備請(qǐng)購單填制單位申購時(shí)間設(shè)備名稱型號(hào)規(guī)格數(shù)量申請(qǐng)?jiān)蛱厥庖髠渥⒉块T經(jīng)理審核意見例表二:辦公設(shè)備采購審批表填制部門檔案編號(hào)序號(hào)設(shè)備名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量預(yù)算單價(jià)申請(qǐng)部門123預(yù)算金額行政部審核意見年月曰財(cái)務(wù)部審核意見年月曰總經(jīng)理審核意見年月曰填表人:填報(bào)時(shí)間:例表三:辦公設(shè)備詢議價(jià)情況報(bào)告表填制部門檔案編號(hào)名

13、稱規(guī)格部門）商i23經(jīng)辦人意見行政部經(jīng)理審核意見總經(jīng)理審核意見填表人：填報(bào)時(shí)間:例表四:辦公設(shè)備驗(yàn)收單填制部門檔案編號(hào)設(shè)備名稱型號(hào)規(guī)格數(shù)量供應(yīng)1商聯(lián)系力式到貨日期驗(yàn)收結(jié)果檢驗(yàn)人簽字填表人:例表五:填報(bào)時(shí)間:辦公設(shè)備入庫登記表填制部門檔案編號(hào)設(shè)備名稱品牌名稱型號(hào)規(guī)格顏色購買價(jià)格出廠日期購買時(shí)間使用期限附屬設(shè)備環(huán)境需求存放地點(diǎn)主要功能簡介使用部門責(zé)任人填表人：填報(bào)時(shí)間:例表六:辦公設(shè)備明細(xì)表填制部門檔案編號(hào)廳P設(shè)備名稱型號(hào)規(guī)格數(shù)量單價(jià)金額使用部門使用日期1234567填表人：填報(bào)時(shí)間:例表七:辦公設(shè)備領(lǐng)用表填制部門檔案編號(hào)設(shè)備名稱編號(hào)型號(hào)規(guī)格數(shù)量具體用途備注行政部審核意見年月曰主管領(lǐng)導(dǎo)審核意見年月

14、曰總經(jīng)理審核意見年月曰填表人：填報(bào)時(shí)間:例表八：辦公設(shè)備保修單填制部門檔案編號(hào)設(shè)備名稱設(shè)備編號(hào)使用部門保修時(shí)間故障現(xiàn)象責(zé)任人部門經(jīng)理審核意見填表人：填報(bào)時(shí)間:例表九：辦公設(shè)備報(bào)修就記錄表填制部門檔案編號(hào)設(shè)備名稱編號(hào)使用部門報(bào)修時(shí)間故障現(xiàn)象解決辦法經(jīng)手人備注填表人：填報(bào)時(shí)間:例表十:辦公設(shè)備報(bào)廢清單填制部門檔案編號(hào)序號(hào)編號(hào)設(shè)備名稱數(shù)量單價(jià)使用年限實(shí)際使用時(shí)間報(bào)廢原由使用部門123部門審核意見行政部審核意見總經(jīng)理審核意見XXX您用品管理制度第一章總則第一條本制度制定的目的是規(guī)范辦公用品的采購、發(fā)放等日常管理,方便公司員工領(lǐng)用辦公用品，合理控制辦公用品的費(fèi)用支出，以節(jié)約公司資源。第二條本制度適用于公

15、司所有辦公用品的采購、發(fā)放和使用管理。第三條行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦公用品的采購、發(fā)放、保管、使用和監(jiān)督等日常事務(wù)。第二章辦公用品的采購管理第四條辦公用品的采購程序。(1)行政工作人員須及時(shí)掌握辦公用品的庫存情況，并根據(jù)平時(shí)的消耗水平制作采購計(jì)劃，明確訂購數(shù)量，填寫辦公用品申購單。(2)將經(jīng)行政部經(jīng)理審核的辦公用品申購單，提交公司總經(jīng)理審批。(3)審批通過后，根據(jù)審批意見，行政部負(fù)責(zé)采用訂購或直接購買的方式實(shí)施購買。(4)所訂購辦公用品到貨后，行政部應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)送貨單驗(yàn)收，核對(duì)型號(hào)規(guī)格、品種、數(shù)量和質(zhì)量，以確保不存在任何問題。(5)驗(yàn)收人員在辦公用品驗(yàn)收單上填寫驗(yàn)收結(jié)果并簽字確認(rèn)。(6)針對(duì)直接購買的辦

16、公用品，經(jīng)辦人員可憑辦公用品申購單以及有效發(fā)票，到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷手續(xù)；針對(duì)采用訂貨方式采購的辦公用品，經(jīng)辦人須憑辦公用品申購單及辦公用品驗(yàn)收單，到財(cái)務(wù)部辦理領(lǐng)款手續(xù)。第五條辦公用品采購規(guī)定。(1)經(jīng)辦人員本著“合理節(jié)約”的原則實(shí)施采購，避免重復(fù)購買造成庫存積壓；選擇供貨商時(shí)應(yīng)貨比三家，盡量選擇質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的辦公用品。(2)各部門如因工作原因而對(duì)某種辦公用品的需求量或規(guī)格發(fā)生更改時(shí)，需向行政部提出書面申請(qǐng)，以便行政部及時(shí)對(duì)訂購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。(3)行政部填寫辦公用品訂購進(jìn)度控制表，表中應(yīng)詳細(xì)地記錄訂購日期、數(shù)量、單價(jià)、供應(yīng)商信息以及到貨數(shù)量和日期。(4)如遇特殊情況，辦公用品需求部門可在采用電話或傳真

17、的方式通知行政部后，自行選擇購買所需物品，但事后需時(shí)間補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。否則,所產(chǎn)生的費(fèi)用公司將不予報(bào)銷。(5)驗(yàn)收結(jié)果為不合格時(shí)，由行政部負(fù)責(zé)與供貨商溝通協(xié)商，進(jìn)行退換貨等相關(guān)事宜的處理。(6)對(duì)于驗(yàn)收結(jié)果為不合格的用品，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕支領(lǐng)相關(guān)費(fèi)用。(7)經(jīng)辦人員應(yīng)秉公辦事，采購過成中嚴(yán)禁收受回扣及其他禮品。確實(shí)無法拒絕時(shí)，應(yīng)上交公司。如有違反，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將根據(jù)情節(jié)輕重對(duì)違反者處以警告、罰款、降薪甚至辭退處理。第三章辦公用品的領(lǐng)用和發(fā)放第六條辦公用品的領(lǐng)用和發(fā)放辦法。(1)領(lǐng)取辦公用品時(shí)，需以部門為單位，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向行政部提交辦公用品申領(lǐng)表，寫明所需領(lǐng)取的用品名稱與數(shù)量，并由部門主管簽字

18、核準(zhǔn)。(2)公司規(guī)定每月X-X日為統(tǒng)一的提交申領(lǐng)表時(shí)間，遇節(jié)假日順延，其他時(shí)間均不予受理。(3)行政部根據(jù)申領(lǐng)表的內(nèi)容備齊所需物品時(shí)，于每月XX日前向各部門分發(fā)。同時(shí)進(jìn)行辦公用品發(fā)放的登記工作。寫明分發(fā)物品的名稱、數(shù)量、型號(hào)規(guī)格及發(fā)放日期，最后由申領(lǐng)人簽字確認(rèn)。(4)員工離職時(shí)，其已領(lǐng)取或保管的訂書器、計(jì)算器、文件架、文件盒等耐用品必須交還行政部。如有丟失或損壞，行政部負(fù)責(zé)折價(jià)后向其索取賠償。(5)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)的特殊辦公用品可隨時(shí)申領(lǐng)。第七條新員工入職時(shí)，可按照核定的崗位標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取一套辦公用品。具體內(nèi)容如下表所示：辦公用品崗位領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)一覽表崗位標(biāo)準(zhǔn)配備行政文員水性筆、記事本、文件夾各1個(gè)財(cái)務(wù)

19、部員工水性筆、記事本、文件夾、計(jì)算器各1個(gè)部門主管鉛筆、水性筆、記事本、文件夾、計(jì)算器、訂書器各1個(gè)部門經(jīng)理及以上人員鉛筆、圓珠筆、水性筆、皮面筆記本、計(jì)算器、筆筒、文件架、文件夾、活頁夾各一個(gè)備注因工作需要領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)配備以為的辦公用品時(shí)，需按照常規(guī)辦公用品中領(lǐng)程序進(jìn)行中領(lǐng)第四章辦公用品的保管和使用第八條辦公用品的保管及使用管理。(1)行政部應(yīng)建立庫存辦公用品臺(tái)賬，明確掌握辦公用品的庫存情況。(2)辦公用品倉庫須經(jīng)常清掃整理，并定期進(jìn)行盤點(diǎn)。盤點(diǎn)時(shí)如有帳物不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，做到帳物相符。(3)行政部應(yīng)根據(jù)辦公用品的采購價(jià)格核算出物品單價(jià)，并根據(jù)各部門的領(lǐng)用情況計(jì)算出相應(yīng)的費(fèi)用，將其作為

20、年度考核的依據(jù)，并定期進(jìn)行整理、匯總及存檔。(4)水性筆、圓珠筆等首次領(lǐng)用三個(gè)月內(nèi)，只能領(lǐng)用筆芯，不得重復(fù)領(lǐng)用。(5)離職人員交回的耐用辦公用品由行政部安排重新發(fā)放，申請(qǐng)人不得以其新舊為由拒絕使用。(6)行政部對(duì)已無使用價(jià)值，決定報(bào)廢的辦公用品應(yīng)做好登記，降低易耗資源的消耗。(7)樹立節(jié)約意識(shí)，提倡無紙化辦公，盡量使用網(wǎng)絡(luò)資源，降低易耗資源的消耗。第五章辦公用品的使用監(jiān)督第九條各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門辦公用品的日常使用情況第十條行政部應(yīng)定期對(duì)各部門辦公用品的領(lǐng)用申請(qǐng)以及實(shí)際使用情況進(jìn)行核對(duì)。第十一條行政部每月填寫辦公用品使用情況匯總表，一式兩份。一份存檔用于年終各部門的績效考核，另一份提交各部

21、門經(jīng)理，使其了解本部門辦公用品的消耗情況。第十二條實(shí)行“走動(dòng)管理”，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提醒解決，杜絕浪費(fèi)。第五章附則第十三條本制度的最終解釋權(quán)歸行政部所有。第十四條本制度自公布之日起執(zhí)行。辦公用品管理流程：行政部在對(duì)辦公用品進(jìn)行管理時(shí)可以按照下面的流程進(jìn)行：(1)行政部根據(jù)辦公用品的庫存量以及平時(shí)的消耗量確定購買數(shù)量，提交購買申請(qǐng)。(2)行政部經(jīng)理審核購買申請(qǐng)后，提交總經(jīng)理審批。(3)行政部根據(jù)審批意見實(shí)施購買。(4)供應(yīng)商保質(zhì)保量如期發(fā)貨。(5)行政部負(fù)責(zé)驗(yàn)收貨物，驗(yàn)收不合格時(shí)，與供應(yīng)商聯(lián)系協(xié)商安排退貨事宜。(6)驗(yàn)收合格后，將所購物品登記造冊(cè)入庫保管，以備領(lǐng)用。(7)各部門按需領(lǐng)用辦公用品。流程

22、圖:辦公用品管理表格：(1)辦公用品申購單(2)辦公用品驗(yàn)收單(3)辦公用品申領(lǐng)單(4)辦公用品訂購調(diào)度控制表(5)辦公用品領(lǐng)用記錄表(6)辦公用品使用情況匯總表(7)辦公用品庫存盤點(diǎn)表(8)辦公用品報(bào)廢清單例表一：辦公用品申購單填制單位檔案編號(hào)序號(hào)物品名稱型號(hào)規(guī)格數(shù)量單價(jià)金額到貨期限具體用途備注123456行政部門審核意見年月日總經(jīng)理審核意見年月日申請(qǐng)人簽字：填表日期:例表二:辦公用品驗(yàn)收單填制部門檔案編號(hào)驗(yàn)收人員驗(yàn)收日期序號(hào)物品名稱型號(hào)規(guī)格數(shù)量供貨1商到貨日期驗(yàn)收結(jié)果備注12345I例表三：辦公用品申領(lǐng)單申請(qǐng)部門檔案編號(hào)申請(qǐng)人申請(qǐng)日期廳P物品名稱型號(hào)規(guī)格數(shù)量具體用途備注123領(lǐng)用人簽字：部

23、門經(jīng)理簽字：例表四:辦公用品訂購調(diào)度控制表填制部門檔案編號(hào)序號(hào)物品名稱單價(jià)訂購數(shù)量訂購日期到貨日期供應(yīng)）商承辦人備注123填表人：填表日期:例表五:辦公用品領(lǐng)用記錄表填制部門檔案編號(hào)日期物品名稱領(lǐng)用數(shù)量領(lǐng)用人所屬部門備注填表人:填表日期:例表六:辦公用品使用情況匯總表填制單位檔案編號(hào)名稱數(shù)量單價(jià)金額名稱數(shù)量單價(jià)金額簽字筆打印紙圓珠筆文件夾鉛筆膠水白板筆膠棒熒光筆訂書機(jī)圓珠筆芯軟皮記事本雙面膠硬皮記事本檔案袋文件架便利簽筆筒裁紙刀信簽紙打孔機(jī)大頭針回形針訂書釘男力復(fù)寫紙印泥直尺印臺(tái)卷尺印臺(tái)油修正液電源插座插頁夾計(jì)算器填表人：填表日期:例表七:辦公用品庫存盤點(diǎn)表填制部門檔案編號(hào)用品名稱計(jì)量單位庫存數(shù)量帳存數(shù)量差異數(shù)量單價(jià)差異金額備注填表人：填表日期:例表八：辦公用品報(bào)廢清單填制部門檔案編號(hào)序號(hào)名稱型號(hào)規(guī)格使用期限數(shù)量報(bào)廢原因備注1234使用部門意見：部門經(jīng)理簽字：行政部經(jīng)理審核意見：行政部經(jīng)理簽字：填表人:填表日期:XX公司檔案管理制度第一章總則第一條本制度制定的目的是加強(qiáng)本公司文書檔案的管理工作，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。第二條歸檔范圍。1、重要會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議簡報(bào)等材料。2、本公司對(duì)外正式發(fā)文以及有關(guān)單位的來