報銷管理制度及流程

1、費用報銷管理辦法為了公司各部門、各級人員費用支出的合理化，規(guī)范財務報銷制度，特制定本辦法。一、報銷的范圍 ：指因工作需要而發(fā)生費用：1、部門辦公成本：資料費、快遞費、誤餐費、辦公用品耗用、耗材費、 市內車費（指無報銷額度的員工因工作需要發(fā)生的市內車費） 。2、個人固定額度的津貼成本：通訊費、市內交通費。3、部門非經常性開支：除上述費用外，臨時或突發(fā)產生的費用。4、特 殊費用：業(yè)務招待費、差旅費。二、部門辦公成本的報銷管理辦法 ：1、關于項目的辦公費用，由經辦部門總監(jiān)簽字，報行政管理部會簽，經 公司總經理審批后，報銷。2、關于部門的辦公成本費用， 由需求部門向行政管理部申領， 或填寫申 購單經批

2、準后，由行政管理部采購，發(fā)放至部門領用，月底由行政 管理部統(tǒng)一報銷，經需求部門總監(jiān)會簽后，總經理審批，報財務部門。 根據使用部門不同，分部門列支。三、通訊費報銷管理辦法：因公司員工薪資結構中福利補貼內已考慮對通訊費用的補貼， 故除以下特殊崗位因業(yè)務需要給予一定額度的報銷，其他員工（包含案場銷售人員）不再享有通訊費補貼。特殊崗位通訊費報銷最高額度詳見下 表：職位總經理級市場部市調員行政部駕駛員標準實報實銷100元/月100元/月手機費的支付一般采取當事人先行墊付， 然后由公司報銷的方式。 手 機費如不足額度的按實報銷。額度內的手機費由各部門總監(jiān)審批， 超 額度部分一律不予報銷。凡公司報銷通訊費的

3、員工均須 24小時開機以便聯系，若兩小時內仍 不能聯系者，取消當月報銷資格。四、市內交通費報銷管理辦法：1、經審批合格的管理層以上干部按照私車公用管理制度執(zhí)行。2、其他員工：（按項目提傭的部門和個人，該部分費用包含在所提傭金額度內）A、因公外出，公司在未能安排車輛的情況下，可報銷員工往來辦事所需的公共汽車費用。B、公司在未能安排車輛的情況下，因事情緊急，員工須乘出租車或采取其它便捷的交通手段時，須事先征得部門領導的同意后方 能報銷。五、業(yè)務招待費報銷管理辦法：1、按項目提傭的部門和個人，該部分費用包含在所提傭金額度內。2、以公司名義發(fā)生業(yè)務招待費的，須向總經理申請后，再執(zhí)行，經總經理審批后報銷

4、。3、若跨部門須由對方部門的審核人核準批準后予以報銷。六、差旅費報銷管理辦法：1、員工市外出差差旅費報銷規(guī)定：A、 公司員工因工作需要出差，須填報出差申請書，經本部門領導 同意，并經總經理批準后方可出差。B、 出差人員來往的交通費（飛機、輪船、火車、普客）、住宿費按審批標準實行實報實銷（票務和住宿由行政管理部統(tǒng)一安排）。對于出差人員出差期間的差旅津貼（原則上包括伙食費、通訊費等）按 以下標準實行補貼：職位總經理級部門經理級員工標準實報實銷80元/天50元/天D、出差天數的計算：以實際住宿天數為準。E、出差人員必須在回公司后的一周內報銷相關差旅費用。出差人員 須填寫出差費用報銷單，并將相關費用票

5、據附在報銷單后面，經部 門領導簽字，行政管理部審核，報總經理簽字同意后方可報銷。F、部門負責人主要審核出差事實和準確的出差時間（何日出差、何日回公司）；行政管理部主要核準報銷費用標準。G對于已實行綜合津貼的總公司編制的員工，如公司安排到其它地方不再享受該補貼。2、外派來京工作人員相關費用的報銷：A、外派來京的工作人員界定：指由上?？偣九沙龅?， 人事關系和工資發(fā)放均在上海總公司的員工。B 、北京公司發(fā)放的津貼標準：北京公司對外派來京工作人員發(fā)放當地津貼，標準為 3000.00 元/ 月. 人。津貼的報銷原則上以各種報 銷憑證填補，當地各人所得稅由本人承擔。C 、外派來京工作人員返回原籍費用報銷

6、的相關規(guī)定：a 對外派來京工作人員， 公司準予每人每月一次返回原籍， 并報銷 往來的交通費。b 原則上回原籍時間安排為雙休日。c 公司每月只報銷一次回原籍人員往返的交通費，若因工作需要當月未能回原籍者，可報銷其親屬來京的往返交通費（限1人次）。該費用報銷不累計，凡未當月報銷者逾期作廢。d 工作需要，安排外派人員回原籍時，若該人員利用該機會探親 （另行休假兩天） ，那么公司不再報銷當月回原籍所需交通費。e 利用出差或工作調動之便，事先經單位領導批準就近回家省親辦事，其繞道而增加的各項費用， 視情況經總經理批準后酌情處理； 對派駐除北京外異地工作所實際發(fā)生的各項費用均由業(yè)務所在地公 司（邀請方公司

7、）負擔，并實行內部結算制七、各項費用報銷付款細則1、填寫付款申請 / 報銷單1 、首先要選擇不同類型的付款申請 / 報銷單A、請款單B、現金報銷單C備用金請款單D支票付款憑單2 、為符合法律和檔案保存的要求，有效的付款申請/ 報銷單須嚴格遵守下述的填寫要求和附件（原始憑證）粘貼規(guī)定：A、請用藍色或黑色鋼筆、墨水筆、圓珠筆填寫B(tài)、請勿涂改（包括用涂改液）C用中文填寫，字跡清楚D附件必須整齊粘貼在費用報銷憑證紙上E、然后將請款單和報銷憑證紙粘貼在付款申請/報銷單后3 、結合公司實際，以下是必須由申請人填寫的要素A、日期。應與實際申請日期相符。B、金額。須注明幣別：人民幣 -RMBC、金額合計數。大

8、小寫必須一致。D費用說明。E、收款人資料。需寫明收款人全稱。F、費用所屬部門。G付款方式?，F金、貸匯憑證和支票等。H、申請人簽名。申請人必須是費用發(fā)生的直接使用人或直接相 關人，不得由其他員工代簽。2、費用報銷程序：1 、報銷人須在發(fā)票上注明經辦人，若是招待費須注明何業(yè)務、單 位、人數和時間。2 、填寫費用報銷單，交部門經理簽字。3 、按金額交相關領導審核簽字。4 、到財務部請款。3、付款細則1 、發(fā)票規(guī)定A、所有發(fā)票應為正本，有收款單位和稅務監(jiān)制章。B、發(fā)票的抬頭一般為公司的全稱。C、發(fā)票開票人必須與收款人一致。D發(fā)票內容必須清楚列明項目、單價和數量等。E、車費發(fā)票背后需注明日期、起止點和事

9、由。F、業(yè)務招待費發(fā)票需寫明費用的日期、目的和參與者。G住宿發(fā)票要附酒店打印的房費清單2 、收據收據一般不得作為正式報銷憑證。唯以下收據視同普通發(fā)票：A、國家財政部門以和公共事業(yè)部門的托收單據或行政事業(yè)單位 蓋有財政監(jiān)制章的專有正式收據。B、國外取得的收據（帳單）。3 、差旅費申請表 公司人員出差須征得副總裁的書面批準。申請費用時須填寫差 旅費申請表。A、應注明出差地點、目的、日期和每天費用預算。B、費用預算應根據公司的出差標準而定。C、此表經批準后作為申請付款的正式原始數據。D出差人員須在出差結束后五個工作日內報銷實際費用，如實際費用與預算相差超過 10%時由副總裁追加簽字確認。4 、業(yè)務招

10、待申請表 公司人員招待客戶須征得總經理的書面批準。申請費用時須填 寫業(yè)務招待費申請表。A、應注明業(yè)務招待目的、日期和費用預算。B、此表經批準后作為申請付款的正式原始數據。C、業(yè)務招待經辦人員須在招待發(fā)生后三個工作日內報銷實際費 用，如實際費用與預算相差超過 10%時由執(zhí)行總裁追加簽字 確認。4、費用入賬費用發(fā)生后應和時交財務部入賬 , 當月發(fā)票當月報銷，超額度部7 / 9分不予報銷。年末，各部門應將尚未付款的發(fā)票交財務部以準確記錄公司當期費用和負債；在年度結束之前，各部門還應總結當期費用已 發(fā)生但尚未收到正式發(fā)票的項目，將相關單據，如合同，供應商付款通知，交財務部入賬。八、現金報銷規(guī)定1 、原

11、則上公司以每周五為固定報銷費用時間。2、其它情況視時處理。九、借支管理：1、現金借支管理：1 、公司員工因公借用公司現金，需填寫借款申請單，經部門主任審核報總經理簽字同意后方可借支。2 、公司總經理因公在外，不能和時簽署意見時，以電話的形式報總經理同意方可借支，但事后應和時辦好補簽手續(xù)。原則上超過3000元 以上不予以借支現金。3 、專款專用，不得挪為他用，借款只能用于辦理公事。4 、對于借出的現金，財務人員必須和時清理，原則上執(zhí)行前款未清后款不借的借款原則。、因公借款，時間最多不得超出 2周，有特殊情況，應書面說明，報 總經理同意。2、支票借支管理：1 、超過3000元以上費用一般以支票方式支付。2 、公