【培訓(xùn)課件】會議的組織和管理

1、1122 會議的組織和管理會議的組織和管理 目錄目錄一、會前準(zhǔn)備一、會前準(zhǔn)備二、會務(wù)實(shí)施二、會務(wù)實(shí)施三、會后總結(jié)和決算三、會后總結(jié)和決算四、中小型會議的會務(wù)管理四、中小型會議的會務(wù)管理目錄目錄33 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 目錄目錄會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 策劃案的內(nèi)容策劃案的內(nèi)容 Team Team小組小組 會場勘察會場勘察 起草協(xié)議起草協(xié)議 會務(wù)分工會務(wù)分工 制定會議費(fèi)預(yù)算制定會議費(fèi)預(yù)算44 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 策劃案的內(nèi)容策劃案的內(nèi)容會務(wù)工作是圍繞會議的內(nèi)容、形式進(jìn)行的會務(wù)工作是圍繞會議的內(nèi)容、形式進(jìn)行的目的、主題、時間、

2、參會人員（類型、人目的、主題、時間、參會人員（類型、人數(shù)）、地點(diǎn)、會議日程、議程、人員分工、數(shù)）、地點(diǎn)、會議日程、議程、人員分工、各項工作負(fù)責(zé)人、各項活動的推進(jìn)時間等各項工作負(fù)責(zé)人、各項活動的推進(jìn)時間等策劃案的內(nèi)容策劃案的內(nèi)容55 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 策劃案的內(nèi)容策劃案的內(nèi)容案例：案例：9999年代理會及年代理會及聯(lián)歡會策劃實(shí)施案聯(lián)歡會策劃實(shí)施案66 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 策劃案的內(nèi)容策劃案的內(nèi)容會務(wù)工作要保證策劃案會務(wù)工作要保證策劃案的順利實(shí)現(xiàn)的順利實(shí)現(xiàn)77 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 -

3、- 成立成立TEAMTEAM組組88 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 會場勘察會場勘察會場勘察會場院勘察俗稱會場院勘察俗稱“踩點(diǎn)踩點(diǎn)”是會前必須要做是會前必須要做的基礎(chǔ)性工作的基礎(chǔ)性工作99 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 會場勘察會場勘察勘察原則：勘察原則：會務(wù)工作為會議內(nèi)容服務(wù)會務(wù)工作為會議內(nèi)容服務(wù)以策劃案為依據(jù)，方便操以策劃案為依據(jù)，方便操 作、節(jié)約資金，保證會議作、節(jié)約資金，保證會議 順利進(jìn)行順利進(jìn)行1010 注意注意 事項事項 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 會場勘察會場勘察 會場方面會場方面賓館的軟

4、硬件賓館的軟硬件1111 注意注意 事項事項 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 會場勘察會場勘察 餐飲方面餐飲方面租車問題租車問題價格問題價格問題1212起草協(xié)起草協(xié)議的內(nèi)議的內(nèi)容和注容和注意事項意事項 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 起草協(xié)議起草協(xié)議 協(xié)議協(xié)議是會務(wù)組與是會務(wù)組與賓館合作的基礎(chǔ)和標(biāo)賓館合作的基礎(chǔ)和標(biāo)準(zhǔn)，要細(xì)致、全面、準(zhǔn)，要細(xì)致、全面、對等、漏洞。對等、漏洞。1313 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 起草協(xié)議起草協(xié)議 1、 會議日期會議日期2、 住房標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用住房標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用3、 場地安排及費(fèi)用場地

5、安排及費(fèi)用4、 餐飲及費(fèi)用餐飲及費(fèi)用5、 甲方對乙方的規(guī)定甲方對乙方的規(guī)定6、 乙方對甲方的規(guī)定乙方對甲方的規(guī)定7、 結(jié)算等結(jié)算等內(nèi)容涉及內(nèi)容涉及1414 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 會務(wù)組的分工會務(wù)組的分工人人員員分分工工負(fù)負(fù)責(zé)責(zé)人人會會 前前會會 中中會會 后后總總負(fù)負(fù)責(zé)責(zé)會會務(wù)務(wù)總總協(xié)協(xié)調(diào)調(diào)、考考察察、簽簽約約、預(yù)預(yù)算算、組組織織等等 內(nèi)內(nèi)外外溝溝通通、協(xié)協(xié)調(diào)調(diào)、處處理理突突發(fā)發(fā)事事件件結(jié)結(jié)算算、善善后后、總總結(jié)結(jié)物物資資組組采采購購會會議議物物品品、印印刷刷、制制作作、旗旗、落落實(shí)實(shí)設(shè)設(shè)備備分分發(fā)發(fā)物物資資歷歷、采采購購會會中中物物品品食食品品、保保證證

6、設(shè)設(shè)備備到到位位結(jié)結(jié)帳帳、剩剩余余物物資資處處理理簽簽到到組組邀邀請請、人人員員落落實(shí)實(shí)、房房間間餐餐桌桌車車輛輛分分配配簽簽到到、發(fā)發(fā)資資料料、安安排排代代表表的的食食宿宿、訂訂餐餐落落實(shí)實(shí)退退房房、回回收收問問卷卷、結(jié)結(jié)帳帳車車輛輛調(diào)調(diào)度度尋尋租租車車資資源源、簽簽約約、接接站站場場地地租租用用、領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)行行程程接接站站組組織織、車車輛輛調(diào)調(diào)節(jié)節(jié)器器度度交交警警聯(lián)聯(lián)系系、司司機(jī)機(jī)安安排排結(jié)結(jié)帳帳1515 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 會務(wù)組的分工會務(wù)組的分工案例：案例：20072007年年會年年會邀請信邀請信內(nèi)容：內(nèi)容：1 1、前言、前言2 2、會議日程、會議

7、日程3 3、注意事項、注意事項4 4、入住賓館地點(diǎn)及電話、入住賓館地點(diǎn)及電話5 5、回執(zhí)、回執(zhí)1616 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 會務(wù)組的分工會務(wù)組的分工 1717 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 制定會議預(yù)算制定會議預(yù)算1818 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 制定會議預(yù)算制定會議預(yù)算1919 會議的組織和管理會議的組織和管理 會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 - - 制定會議預(yù)算制定會議預(yù)算案例：案例：9999年代理會預(yù)算表年代理會預(yù)算表 9999年代理會費(fèi)用申年代理會費(fèi)用申 請文件請文件2020 會議的組織和管理會

8、議的組織和管理 案例案例案例：西安活動費(fèi)用使用案例：西安活動費(fèi)用使用 審批、報銷規(guī)定審批、報銷規(guī)定 關(guān)于參加西安活關(guān)于參加西安活 動的人員通知動的人員通知2121 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施會務(wù)的實(shí)施會務(wù)的會務(wù)的實(shí)施實(shí)施 會務(wù)組：出發(fā)時會務(wù)組：出發(fā)時 間及工作內(nèi)容間及工作內(nèi)容 簽到注意事項簽到注意事項 會議期間的工作會議期間的工作 會議結(jié)束的工作會議結(jié)束的工作2222 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施會務(wù)的實(shí)施 - - 出發(fā)時間出發(fā)時間 2323 注意注意 事項事項 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施會務(wù)的實(shí)施 - - 簽到簽到 關(guān)鍵點(diǎn)：住房鑰匙關(guān)鍵點(diǎn)：

9、住房鑰匙簽到臺簽到臺住房分配住房分配其它其它2424 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施會務(wù)的實(shí)施 - - 簽到簽到 案例：案例： 簽到程序界面演示簽到程序界面演示2525 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施會務(wù)的實(shí)施 - - 開會期間開會期間 2626 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施會務(wù)的實(shí)施 - - 會議結(jié)束會議結(jié)束2727 會議的組織和管理會議的組織和管理 會務(wù)的實(shí)施會務(wù)的實(shí)施 - - 會議結(jié)束會議結(jié)束案例：意見反饋樣式案例：意見反饋樣式2828 會議的組織和管理會議的組織和管理 會后總結(jié)和決算會后總結(jié)和決算會后的總會后的總結(jié)和決算結(jié)和決算2929 會議的組織和管理會議的組織和管理 會后總結(jié)和決算會后總結(jié)和決算會后的總會后的總結(jié)和決算結(jié)和決算3030 會議的組織和管理會議的組織和管理 會后總