電大畢業(yè)論文淺談出納工作與會計內(nèi)部控制

1、中央廣播電視大學(xué)開放教育會計學(xué)專業(yè)(本科畢業(yè)論文淺談出納管理與內(nèi)部財務(wù)控制從非法侵吞、 騙取所在單位 687萬余元公款被判無期徒刑的李建國, 到挪用近億 元資金被判死刑的宋丈艾, 再到貪污挪用兩個多億元的“超級大蛀蟲”卞中, 出納犯 罪的報道頻繁見諸報端。 同時檢察機關(guān)的調(diào)查也顯示, 近來各單位出納員的犯罪比較 突出, 并且呈上升趨勢。 我們不禁對出納這項工作產(chǎn)生很大的疑問:到底是什么原因 讓出納人員一個個“前腐后繼”?為什么總是國有企業(yè)、 集體企業(yè)或者是事業(yè)單位的 出納出問題?筆者也從事出納工作,工作的單位是臺灣玻璃中國控股公司在大陸設(shè)立的子公 司, 屬于中外合資公司。 當年國家引進外資的目

2、的就是為了引進國外先進的生產(chǎn)技術(shù) 及管理經(jīng)驗,臺玻集團在帶來先進的浮法玻璃生產(chǎn)技術(shù)的同時也帶來了沉淀近 40年 的一整套的會計內(nèi)部控制制度及方法。 筆者試圖結(jié)合自身工作, 通過總結(jié)出納的工作 職責、 分工以及出納管理在財務(wù)內(nèi)部控制中的方法等, 探索出納犯罪在財務(wù)內(nèi)部控制 方面的根源,以提高企業(yè)防范資金潛在風險的能力。一、出納的工作職責出納工作是會計工作的重要環(huán)節(jié),涉及現(xiàn)金收付、銀行結(jié)算等活動,直接關(guān)系到 職工個人、單位乃至國家的經(jīng)濟利益。因此,明確出納工作的職責和權(quán)限,是做好出 納工作的起碼條件。根據(jù)會計法、 會計基礎(chǔ)工作規(guī)范、 內(nèi)部會計控制規(guī)范 等財會法規(guī),我公司出納具有以下職責:(一 按照

3、國家有關(guān)現(xiàn)金管理和銀行結(jié)算制度的規(guī)定,辦理現(xiàn)金收付和銀行結(jié)算 業(yè)務(wù)?，F(xiàn)金管理要做到日清月結(jié),發(fā)現(xiàn)問題,及時查對;銀行存款帳與銀行對帳單按 月核對,并按月編制“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”。(二 根據(jù)會計帳務(wù)人員編制的收付款憑證辦理現(xiàn)金、 銀行存款及有價證券的收 付業(yè)務(wù), 按收支順序逐筆登記現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳及備查簿, 作到日清月結(jié)。 (三 按照國家外匯管理和結(jié)購匯制度的規(guī)定, 辦理外匯的收支。 實時掌握匯率 波動情況,規(guī)避匯率風險。(四 保管庫存現(xiàn)金和各種有價證券, 保證庫存的安全與完整。 定期進行實物盤 點,如發(fā)生短缺,分清責任,及時報告。(五 保管有關(guān)印章、 空白收據(jù)和空白支票。 財務(wù)專用

4、章及法定代表人印鑒實行 分管,建立完善各種票據(jù)的領(lǐng)用和注銷手續(xù)。(六 對外加強與公司營業(yè)部門、 采購部門等的款項收支核對; 對內(nèi)掌握資金余 額,每日按帳戶別上報資金收支及結(jié)余明細表。二、出納工作分工原則淺談出納管理與內(nèi)部財務(wù)控制出納工作是一種特殊的會計工作,它既需要管理實物資產(chǎn)-貨幣,又需要登記與 此相關(guān)的帳務(wù), 是一項帳實兼管的工作, 而其他的會計工作更注重于帳務(wù)的核對及銜 接, 基本不涉及對實物資產(chǎn)的直接管理, 因此明確了出納的工作職責, 還必須把握出 納工作的分工原則。 出納工作的分工原則主要指會計機構(gòu)內(nèi)部牽制原則或者說錢帳分 管原則。根據(jù)中華人民共和國會計法第二十一條第二、三款規(guī)定:“

5、會計機構(gòu)內(nèi) 部應(yīng)當建立稽核制度。出納人員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、費用、債權(quán)債 務(wù)賬目的登記工作” 。 錢帳分管原則強調(diào)凡是涉及款項和財物收付、 結(jié)算及登記的任 何一項工作, 必須由兩人或兩人以上分工辦理, 以起到相互制約作用。 實行錢帳分管 的目的是為了加強會計人員相互制約、相互監(jiān)督、相互核對,提高會計核算質(zhì)量,防 止工作誤差和營私舞弊等行為。三、出納管理在內(nèi)部財務(wù)控制中的控制方法掌握出納工作的分工原則, 明確出納的工作職責, 是實施出納管理在財務(wù)內(nèi)部控 制的先決條件。 而如何加強出納管理在會計結(jié)算過程中的內(nèi)部控制, 涉及到內(nèi)部控制 的方法問題。 只有內(nèi)部控制方法得當, 執(zhí)行措施得力

6、, 才能減少或消除貨幣資金管理 中的錯弊行為, 保證資金的安全完整。 但是內(nèi)部控制的方法需要根據(jù)內(nèi)部控制的環(huán)境 來設(shè)定, 內(nèi)部控制環(huán)境主要是指企業(yè)的核心人員以及這些人的個別屬性和所處的工作 環(huán)境, 包括個人的誠信正直、 道德價值觀與所具備的完成組織承諾的能力、 董事會等 管理階層的經(jīng)營理念與營運風格、 組織結(jié)構(gòu)、 職責劃分和人力資源的政策與程序。 像 很多國有企業(yè)“領(lǐng)導(dǎo)吃螞蚱,會計有大腿”,在這樣的內(nèi)部控制環(huán)境下談財務(wù)內(nèi)部控 制就毫無意義。目前, 我公司出納管理在財務(wù)內(nèi)部控制中的控制方法主要有會計分工控制, 崗位 輪換控制、貨幣清查(盤點、對帳控制、庫存限額控制等。(一會計分工控制會計分工控制

7、主要是會計操作流程上的控制或者說是崗位分工的控制, 是對過程 的控制, 在這個過程中糅合著授權(quán)責任控制。 在財務(wù)內(nèi)部控制中, 確立合理順暢的工 作流程是確保資金安全的重要任務(wù)。 按照工作分工的不同, 暫且把會計分為出納、 帳 務(wù)兩個部門。根據(jù)財政部內(nèi)部會計控制規(guī)范-貨幣資金第二章“崗位分工及授權(quán) 標準” 的相關(guān)規(guī)定, 結(jié)合筆者多年在多家公司的工作經(jīng)驗, 出納工作在財務(wù)內(nèi)控中的 控制模式可以歸納為兩種,一種是串聯(lián)式的分工模式,一種是交互式的分工模式。 1.串聯(lián)式分工模式所謂串聯(lián)式分工模式, 就是所有的收支業(yè)務(wù)自出納始, 到帳務(wù)終, 單據(jù)的傳遞及 帳務(wù)的處理呈直線型。 串聯(lián)式分工模式是國營、 集體

8、企業(yè)及事業(yè)單位采用的主要分工 模式。 從會計制度法規(guī)層面看, 串聯(lián)式分工比較接近 內(nèi)部會計控制規(guī)范-貨幣資金中央廣播電視大學(xué)開放教育會計學(xué)專業(yè)(本科畢業(yè)論文的要求。在該模式下,出納根據(jù)已簽字審核的原始單據(jù)核對金額,辦理收支,填制收 付款記賬憑證, 并根據(jù)收付款憑證登記現(xiàn)金及銀行存款日記帳, 傳遞收付款憑證到帳 務(wù)部門進行帳務(wù)處理,然后帳務(wù)部門的現(xiàn)金及銀行存款的總分類帳與出納日記帳核 對, 從而實現(xiàn)錢帳分管, 達到內(nèi)部互相牽制的目的。 同時與客戶核對往來帳的任務(wù)由 帳務(wù)部門執(zhí)行。該流程如下圖所示: 串聯(lián)式分工模式達到了內(nèi)控制度規(guī)定的錢帳分管目的。 但對于貨幣資金等極易引 起差錯和不軌行為的項目來

9、說, 迅速進行記錄是極重要的問題, 因為資金收支業(yè)務(wù)的 原始記錄 (對于會計來說, 記賬憑證是根據(jù)外部的原始單據(jù)制作的原始紀錄 一經(jīng)做 成, 盜竊侵吞的風險就減少了, 正確迅速的資金收支記錄是保證資金安全的前提。 問 題的關(guān)鍵是原始紀錄應(yīng)該由誰來登記, 會計法、 內(nèi)部會計控制規(guī)范貨幣資 金等財會法規(guī)并沒有明確,只是籠統(tǒng)的規(guī)定“出納人員不得兼管稽核、會計檔案保 管和收入、費用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作”,由此推斷:出納人員可以制作資金收 支的原始紀錄, 即收付款憑證。 串聯(lián)式分工模式也正是遵循了這樣的理念, 資金總分 類帳是根據(jù)出納提供的收支憑證來匯總登記的。 出納一方面是實際資產(chǎn) (資金 的管

10、理者, 另一方面又是資金來源及使用信息的提供方, 帳務(wù)處理方是被動的接受資金收 支信息。這其中有沒有單方面人為信息調(diào)控的可能?來看下面的案例:查某,原中國汽車工業(yè)銷售總公司財務(wù)處出納員,公訴機關(guān)起訴書指控: 查某 于 1993年 8月至 1995年 1月間, 利用擔任中國汽車工業(yè)銷售總公司財務(wù)出納員, 負 責管理本單位 027001-72銀行存款帳戶,保管本單位現(xiàn)金支票的職務(wù)便利,采取隱 匿原始財務(wù)憑證、支出不記帳等手段,以“退車款”的名義,先后 17次用現(xiàn)金支票 將公款人民幣 510余萬元提出,據(jù)為己有。1993年 11月至 1995年 4月間,查某利 用相同手段,以支付“勞務(wù)費”、“退車款

11、”、“還款”的名義,將公款美元 27萬 余元(折合人民幣 189余萬元匯往其個人開戶的存折內(nèi)并提出,據(jù)為己有。1994年 5月、8月間,查某先后兩次用轉(zhuǎn)帳支票將本單位二個帳戶內(nèi)的公款人民幣 300萬 元轉(zhuǎn)入其在華夏證券有限公司開設(shè)的個人股票帳戶內(nèi),進行股票經(jīng)營并陸續(xù)提出現(xiàn) 金,據(jù)為己有。1995年 8月,查某在單位發(fā)現(xiàn)其所管理的外幣帳戶有問題后,將其 持有的所有的股票全部售出,提出現(xiàn)金后攜款潛逃。為什麼查某的犯罪事實在經(jīng)過了近兩年才被發(fā)現(xiàn)?通過以上案例,我們可以發(fā) 現(xiàn), 出納作為實際資金的管理者, 同時又作為資金收支信息的提供者, 存在很大的風 險。 這種風險不僅存在于出納人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)

12、素質(zhì)方面, 更存在于這種直線式淺談出納管理與內(nèi)部財務(wù)控制的分工,一環(huán)錯,環(huán)環(huán)錯,并且短時間內(nèi)很難發(fā)現(xiàn),內(nèi)部控制的效率極其低下,對貨 幣資金流轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)缺乏事前、 事中的防范和事后的核對評價。 同時也說明中國汽 車工業(yè)銷售總公司財務(wù)印鑒管理混亂,給犯罪分子提供了作案條件 。2.交互式分工模式內(nèi)部會計控制是一個動態(tài)的發(fā)展過程, 在組織內(nèi)部的會計分工時, 要使每項經(jīng)濟 業(yè)務(wù)至少保證兩個人以上或兩個部門以上參與, 這樣用一個人 (部門 的工作去證實 另一個人(部門工作的準確性,只要有關(guān)人員沒有勾結(jié),差錯和不軌行為就很會被 盡快的發(fā)現(xiàn) ,正是基于這樣的分工理念,我公司出納工作的分工模式采用交互式。 在

13、收款方面, 出售商品、 提供勞務(wù)等營業(yè)收入是貨幣資金的主要來源。 為防范銷 售與收款過程中的差錯和舞弊, 出納主要負責結(jié)算銷售貨款以及資金日記帳的登載及 有價證券備查簿的登記, 制做原始的收款記錄 (收款憑證 及記載資金總分類帳由帳 務(wù)部門負責。 在收到銷售客戶的貨幣資金或銀行的收款單據(jù)時, 首先要把原始的收款 單據(jù)傳遞到帳務(wù)部門制做收款憑證, 出納根據(jù)帳務(wù)部門的收款憑證登記日記帳, 做到 日記帳與貨幣資金庫存及總分類帳的序時核對, 同時出納需要把資金的收入情況按客 戶類別填寫“貨款收支明細表”,按日報送公司的營業(yè)部門,由營業(yè)部門及時與客戶 溝通核對; 月底會計部門的應(yīng)收賬款帳齡分析由營業(yè)部門

14、根據(jù)與客戶的核對情況簽字 確認,確保應(yīng)收賬款的準確無誤,從而保證貨款的安全;在付款方面, 首先由公司采購部門根據(jù)材料的驗收入庫單 (付款聯(lián) 及發(fā)票等填 寫請款單, 經(jīng)負責人層簽后轉(zhuǎn)帳務(wù)部門, 帳務(wù)部門核對請款單后制做付款憑證, 層簽 后傳遞至出納部門向供應(yīng)商支付貨款 (支付貨款的印鑒分別掌握在出納員和法定代表 人或其代理人手中 , 公司采購部門負責貨款支付的核實, 月底帳務(wù)部門的應(yīng)付賬款 帳齡分析表由公司采購部門簽字核對, 確保資金支付的準確。 交互式分工模式用圖表 示如下: 交互式分工模式不僅避免了直線式信息傳遞的弊端, 原始的資金紀錄 (收付款憑 證 由帳務(wù)部門制做, 出納只執(zhí)行資金的收支

15、及登記資金日記帳和有價證券備查簿 (不 是有價證券帳,這樣可以防止出納人員挪用貪污,并用錯誤的會計信息(紀錄來 隱匿這些活動。 同時, 交互式分工模式做到了各環(huán)節(jié)之間環(huán)環(huán)相扣, 一個部門的工作中央廣播電視大學(xué)開放教育會計學(xué)專業(yè)(本科畢業(yè)論文由幾個部門來核對, 提高了資金收支過程的事前、 事中控制以及事后的核對, 達到了 保證資金安全完整的會計內(nèi)部控制目的。(二崗位輪換控制崗位輪換法注重的是人的控制。 每個公司應(yīng)切實實行崗位輪換的方法, 加強對職 工的日常培訓(xùn)及職業(yè)道德教育, 保證每個工作崗位至少有兩個或兩個以上的員工可以 勝任, 特別當固定職員休假或離職時, 總得有人去接替其具體工作, 這樣的

16、安排既有 利于工作的交接, 又很容易暴露以往工作中的差錯和舞弊行為, 消除日常工作中有人 蓄意侵占盜用的打算。 工作輪換雖然不能最有效的利用員工的專長, 但是卻為替代人 提供了揭露前任差錯行為以及提出改進工作設(shè)想的機會, 這種內(nèi)部控制的成本是完全 可以接受的。(三貨幣資金清查控制貨幣資產(chǎn)財產(chǎn)清查法是指對現(xiàn)金、 各種有價證券及結(jié)算票據(jù)進行實物盤點, 編制 調(diào)節(jié)表,以保證賬記與實存一致性的一種方法。貨幣清查(盤點、對帳法分為定期 自查法和不定期抽查法。 定期自查法是由結(jié)算制度來約束的, 由出納人員主觀能動的 自主盤點核對, 包括現(xiàn)金出納每天的帳實核對及銀行出納的定期與銀行核對。 不定期 抽查是由上

17、層主管安排非出納人員對出納庫存進行的偶然性檢查,強調(diào)檢查的突發(fā) 性, 其內(nèi)部控制的效果通常要比定期自查好, 因為不定期抽查會給貨幣資金相關(guān)崗位 產(chǎn)生一種無形的無時無刻、 無不存在的壓力, 從而在心里上壓抑不軌者貪占挪用的私 欲,達到保證資金安全完整之目的。(四庫存限額控制庫存限額控制法強調(diào)的是對現(xiàn)金的控制,主要是依據(jù)現(xiàn)金管理暫行條例,確 定公司 35天的日常零星開支所需的庫存現(xiàn)金限額,超出核定庫存現(xiàn)金限額部分必 須及時送存銀行,從而降低貨幣資金安全性控制風險。四、出納管理在內(nèi)部財務(wù)控制中的控制內(nèi)容在實際出納工作中,應(yīng)加強財務(wù)內(nèi)部控制的內(nèi)容很多,主要有:收據(jù)、發(fā)票、銀 行對帳單、 銀行支票及銀行

18、承兌匯票等有價證券、 支付印鑒、 收付款憑證以及資金效 益等。對收據(jù)、發(fā)票主要控制其編號的連續(xù)性、票面內(nèi)容的一致性以及其領(lǐng)、用、存 的控制,防止票據(jù)的涂改、“頭尾不一”、撕毀盜用,確保收到資金完整入賬;對銀 行對帳單主要控制其完整性、真實性,加強日常的對帳工作,防止公款私存、轉(zhuǎn)賬套 現(xiàn)等現(xiàn)象的發(fā)生; 對銀行支票及有價證券主要控制其完整, 防止擅自提現(xiàn)、 出借賬戶 等;對印鑒的控制,主要根據(jù)“單位應(yīng)當加強銀行預(yù)留印鑒的管理。財務(wù)專用章應(yīng)由 專人保管, 個人名章必須由本人或其授權(quán)人員保管。 嚴禁一人保管支付款項所需的全 部印章?！敝?guī)定,未經(jīng)批準,嚴禁在票據(jù)上簽章;對收付款憑證的控制,主要是控淺談出納管理與內(nèi)部財務(wù)控制 制憑證的制作及傳遞，加強對憑證的預(yù)先編碼，編碼要連續(xù)，并在備查簿中登記，防 止憑證的丟失隱匿，保證業(yè)務(wù)過程的真實、完整及準確；對資金效益的內(nèi)部控制主要 服從于企業(yè)利潤最大化的管理目標，通過運用個中籌資、投資手段，合理高效的配置 貨幣資金，降低貨幣資金存儲量，根據(jù)企業(yè)中長期發(fā)展計劃，規(guī)劃中長期的資金利用 方案，最大限度的發(fā)揮資金的經(jīng)濟效益。 出納走上犯罪的道路，除了其本身的貪欲之外