電子檔案遷移指南

1、電子檔案遷移指南（征求意見(jiàn)稿）1 范圍本指南為電子檔案遷移提供了規(guī)范的策略與方法。本指南適用于各級(jí)、各類檔案館的電子檔案遷移，其他黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)組織的電子檔案遷移可參照本指南。2 規(guī)范性引用文件下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。ISO15489-1:2001 信息與文獻(xiàn)文件管理第 1 部分：通則ISO23081-1:2006 信息與文獻(xiàn)文件管理過(guò)程文件元數(shù)據(jù)第 1 部分：原則GB/T17678.1-1999 CAD 電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)與管理要求GB/T 18894-2002

2、電子檔案歸檔與管理規(guī)范GB/T 12628-2008硬磁盤(pán)驅(qū)動(dòng)器通用規(guī)范DA/T 15-1995磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范DA/T 38-2008電子檔案歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范DA/T 47-2009版式電子檔案長(zhǎng)期保存格式需求3 術(shù)語(yǔ)和定義3.1電子檔案electronic archives具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說(shuō)明（ GB/T17678.1-1999 ） 。3.2電子檔案格式electronic archives format電子檔案的數(shù)字編碼類型和結(jié)構(gòu)。3.3存儲(chǔ)環(huán)境storage environment存儲(chǔ)電子檔案的硬件及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、載體介質(zhì)、操

3、作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件和存放地點(diǎn)等。3.4遷移 migration將源系統(tǒng)中的電子檔案（3.1 ）向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)的方法和過(guò)程。包括支持軟硬件存儲(chǔ)環(huán)境（ 3.4）的改變和應(yīng)用技術(shù)的更新。3.5轉(zhuǎn)換 conversion電子檔案（3.1 ）從一種格式轉(zhuǎn)換為另一種格式的過(guò)程。3.6主動(dòng)遷移Active migration遵循一定的規(guī)律，在主觀可控的基礎(chǔ)上，按照既定的計(jì)劃和安排，有序進(jìn)行的遷移（3.4） 。3.7被動(dòng)遷移passive migration當(dāng)電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境突發(fā)改變，出現(xiàn)不穩(wěn)定情況，可能發(fā)生不可預(yù)測(cè)的結(jié)果時(shí)，被迫進(jìn)行的遷移（ 3.4） 。3.8可視內(nèi)容visual content電子檔

4、案通過(guò)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備顯示出來(lái)的可讀信息。3.9元數(shù)據(jù) metadata描述電子檔案（3.1 ）的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。（ ISO23081-1:2006 ）3.10依賴 build upon電子檔案（3.1 ）在某種存儲(chǔ)環(huán)境（3.3 ）下生成，且只能被這種存儲(chǔ)環(huán)境（3.3）所顯示和利用。3.11ETL 工具 Extract Transform Load可以對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)抽取、轉(zhuǎn)換、裝載的程序。3.12原生 XM映據(jù)庫(kù) native XML database以 XML 文件作為基本（邏輯）存儲(chǔ)單位的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。3.13透明格式transparent formats格式開(kāi)放且有公

5、開(kāi)發(fā)表的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范。有與產(chǎn)品無(wú)關(guān)的技術(shù)專家組和標(biāo)準(zhǔn)化組織和產(chǎn)業(yè)聯(lián)盟等維護(hù)和支持的格式。3.14分層存儲(chǔ)管理Hierarchical Storage Management數(shù)據(jù)對(duì)象在存儲(chǔ)設(shè)備之間自動(dòng)遷移的過(guò)程。3.15校驗(yàn) verify對(duì)遷移（3.2 ）后電子檔案（3.1 ）相關(guān)信息進(jìn)行檢查。3.16一致性consistency遷移（3.2 ）前后電子檔案（3.1 ）的可視內(nèi)容（3.4）相同。4 總則4.1 電子檔案遷移是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，它伴隨電子檔案的產(chǎn)生、歸檔、接收進(jìn)館、保管、備份以及利 用等全部環(huán)節(jié)。4.2 電子檔案遷移是檔案館的基礎(chǔ)工作。4.3 電子檔案遷移是電子檔案永久保存的必要途

6、徑。4.4 電子檔案遷移是電子檔案有效利用的重要保障。4.5 電子檔案遷移遵循的基本原則是無(wú)論系統(tǒng)發(fā)生何種變化（包括存儲(chǔ)環(huán)境改變、技術(shù)更新、格式轉(zhuǎn)換等） ，必須保證電子檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性。5 電子檔案遷移條件5.1 遷移的技術(shù)條件5.1.1 技術(shù)發(fā)展技術(shù)發(fā)展包括計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)等硬件設(shè)備，系統(tǒng)程序、應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)庫(kù)等軟件環(huán)境，傳輸協(xié)議，存儲(chǔ)與讀取，程序開(kāi)發(fā)語(yǔ)言等方面技術(shù)的改變、更新、升級(jí)、換代等。5.1.2 按照技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，采用過(guò)時(shí)技術(shù)形成的電子檔案，應(yīng)及時(shí)遷移到先進(jìn)穩(wěn)定的主流技術(shù)平臺(tái)上。5.1.3 應(yīng)選擇舊技術(shù)沒(méi)有徹底廢棄，新技術(shù)已較為成熟的時(shí)間點(diǎn)進(jìn)行電子檔案的遷移。5

7、.1.4 當(dāng)電子檔案處于技術(shù)不開(kāi)放或有限開(kāi)放的軟、硬平臺(tái)環(huán)境下時(shí)，應(yīng)遷移到?jīng)]有專利和許可限制，技術(shù)開(kāi)放環(huán)境下的軟、硬平臺(tái)之上。5.1.5 當(dāng)電子檔案的應(yīng)用技術(shù)出現(xiàn)兼容性差、成熟度低、生命力弱等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行遷移。5.2 遷移的載體條件5.2.1 硬磁盤(pán)5.2.1.1 根據(jù)硬磁盤(pán)的使用情況和應(yīng)用環(huán)境，確定檢測(cè)頻率。一般每季度檢測(cè)一次。檢查內(nèi)容包括各種編碼的寫(xiě)入、讀出與校核，尋道正確性等。檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)參照GB/T 12628-2008 。5.2.1.2 硬磁盤(pán)用于磁盤(pán)陣列時(shí)，不需要人為檢測(cè)。當(dāng)系統(tǒng)自動(dòng)報(bào)警時(shí)，應(yīng)及時(shí)遷移。5.2.2 磁帶建議每 2 年進(jìn)行機(jī)讀檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或保存滿4 年， 即行遷移

8、。檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)參照GB/T 18894-2002和 DA/T 15-1995 。5.2.3 光盤(pán)當(dāng)CD-R光盤(pán)的 BLER 120或DVDbR光盤(pán)的PIEW140時(shí)，每2年檢測(cè)一次；當(dāng) CD-R光盤(pán)的 120W BLERS 160或DVDLR光盤(pán)的140W PIEW 180時(shí)，每年檢測(cè)一次；當(dāng)CD-R光盤(pán)的160WBLERS 200或DVDLR光盤(pán)的180W PIEW240時(shí)，每半年檢測(cè)一次； 當(dāng)CD-R光盤(pán)的200W BLER 或240WPIE時(shí)，或出現(xiàn)不可校正錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)立即將光盤(pán)數(shù)據(jù)遷移到新的光盤(pán)或其它存儲(chǔ)載體上。檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)參照GB/T 18894-2002 和 DA/T 15-1995 。5.

9、3 遷移的管理?xiàng)l件電子檔案從分布式管理模式向集中式管理模式轉(zhuǎn)變。即把分散在各地、各機(jī)構(gòu)、各部門(mén)的電 子檔案接收到檔案館集中統(tǒng)一管理。5.4 格式的轉(zhuǎn)換條件5.4.1 當(dāng)電子檔案格式對(duì)軟、硬件平臺(tái)依賴過(guò)高時(shí)，應(yīng)將電子檔案轉(zhuǎn)換成可被多種軟、硬平臺(tái)支持的透明格式。5.4.2 當(dāng)電子檔案格式種類繁多時(shí)，應(yīng)將電子檔案轉(zhuǎn)換成格式統(tǒng)一，版本升級(jí)有序，前后兼容，易于管理利用的透明格式。5.4.3 當(dāng)電子檔案以非標(biāo)準(zhǔn)壓縮格式存儲(chǔ)時(shí)，應(yīng)轉(zhuǎn)換成非壓縮格式或標(biāo)準(zhǔn)壓縮格式。6 遷移的策略遷移策略可分為遷移規(guī)劃、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)測(cè)、遷移準(zhǔn)備、遷移實(shí)施、遷移校驗(yàn)五個(gè)方面。6.1 遷移規(guī)劃6.1.1 根據(jù)遷移條件，確定遷移目標(biāo)。6.1

10、.2 選擇遷移方法6.1.2.1 一次性遷移 當(dāng)新舊系統(tǒng)差異不大，時(shí)間允許，人員配備齊全時(shí)，可采用一次性遷移。被動(dòng)遷移時(shí)，必須采用一次性遷移。6.1.2.2 分次遷移 當(dāng)遷移的電子檔案數(shù)量非常大，限定時(shí)間內(nèi)無(wú)法完成時(shí)，可采用分次遷移。6.1.2.3 分次遷移的順序 按照電子檔案的利用頻率由低到高進(jìn)行。6.1.2.4 定時(shí)遷移 在檔案館電子檔案接收或紙質(zhì)檔案數(shù)字化接收時(shí)，可采用定時(shí)遷移。6.1.3 設(shè)計(jì)遷移程序6.1.4 制定遷移方案根據(jù)遷移的目標(biāo)、方法、時(shí)間及測(cè)試結(jié)果，制定切實(shí)可行的遷移方案與流程。6.2 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)測(cè)6.2.1 風(fēng)險(xiǎn)分析6.2.1.1 風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性 電子檔案無(wú)論是主動(dòng)遷移，還

11、是被動(dòng)遷移，從實(shí)現(xiàn)過(guò)程或技術(shù)角度來(lái)看，都存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)。6.2.1.2 風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè) 對(duì)電子檔案遷移可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，要根據(jù)具體情況進(jìn)行后果預(yù)測(cè)，并把預(yù)測(cè)結(jié)果直接用于遷移方案的制定。6.2.2 出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的可能因素6.2.2.1 遷移時(shí)間點(diǎn)的選擇。6.2.2.2 遷移的存儲(chǔ)環(huán)境、應(yīng)用技術(shù)和格式的選擇。6.2.2.3 對(duì)于新舊系統(tǒng)的熟悉和掌握程度。6.2.2.4 電子檔案格式的復(fù)雜程度。6.2.2.5 遷移工具的選擇，或自行開(kāi)發(fā)遷移程序的水平。6.2.2.6 遷移前后檢測(cè)工具的選擇，或自行開(kāi)發(fā)檢測(cè)程序的水平。6.2.2.7 制定的遷移方案是否科學(xué)，流程是否合理，管理是否嚴(yán)格。6.2.3 風(fēng)險(xiǎn)管理6.2

12、.3.1 合理把握遷移時(shí)機(jī)。6.2.3.2 根據(jù)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境、應(yīng)用技術(shù)和格式，制定科學(xué)合理的遷移策略。6.2.3.3 對(duì)復(fù)雜的電子檔案應(yīng)慎重對(duì)待，只有在技術(shù)條件允許的情況下，才可進(jìn)行遷移。6.3 遷移準(zhǔn)備6.3.1 成立專門(mén)技術(shù)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)遷移工作。必要時(shí)，邀請(qǐng)單位領(lǐng)導(dǎo)參與，協(xié)調(diào)各方面事宜。6.3.2 對(duì)源系統(tǒng)電子檔案進(jìn)行整理。分析需遷移電子檔案的種類、數(shù)量、 形成時(shí)間的跨度、質(zhì)量等。6.3.3 在確保電子檔案真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性的前提下，創(chuàng)建科學(xué)合理的遷移環(huán)境。6.3.4 數(shù)據(jù)庫(kù)遷移準(zhǔn)備6.3.4.1 數(shù)據(jù)庫(kù)選擇遷移數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)選擇原生XML數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)以數(shù)據(jù)庫(kù)為存儲(chǔ)手段，以XML

13、為交換載體的數(shù)據(jù)管理模式。6.3.4.2 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)調(diào)整對(duì)比新舊數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，建立映射關(guān)系。當(dāng)新舊數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)存在特定差異時(shí)，必須對(duì)新數(shù)據(jù)庫(kù)的著錄信息進(jìn)行補(bǔ)充或調(diào)整。6.3.4.2.1 先錄后遷主動(dòng)遷移時(shí)，可采用先錄后遷的方法。6.3.4.2.2 先遷后補(bǔ)被動(dòng)遷移時(shí)，可采用先遷后補(bǔ)的方法。6.3.5 遷移載體準(zhǔn)備6.3.5.1 根據(jù)電子檔案的訪問(wèn)頻率、保存時(shí)間、容量、重要程度等因素選擇遷移載體。6.3.5.2 遷移的電子檔案數(shù)據(jù)量較大時(shí)，應(yīng)存放在不同級(jí)別的存儲(chǔ)設(shè)備中，通過(guò)分層存儲(chǔ)管理實(shí)現(xiàn)電子檔案在存儲(chǔ)設(shè)備之間的自動(dòng)遷移。6.3.6 遷移工具或程序的準(zhǔn)備6.3.6.1 對(duì)于載體的更新，可直接拷貝或利用

14、系統(tǒng)自帶程序?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行遷移。6.3.6.2 電子檔案格式轉(zhuǎn)換程序和數(shù)據(jù)庫(kù)ETL工具的購(gòu)買或開(kāi)發(fā)，應(yīng)統(tǒng)籌兼顧，保證其對(duì)遷移前后軟、硬件環(huán)境的兼容。6.3.6.3 自行開(kāi)發(fā)的遷移程序應(yīng)采用可跨平臺(tái)使用的語(yǔ)言編寫(xiě)，確保遷移程序可以在不同操作系統(tǒng)上正常運(yùn)行。6.3.6.4 對(duì)于無(wú)法統(tǒng)一遷移的電子檔案，應(yīng)開(kāi)發(fā)出有針對(duì)性的遷移工具進(jìn)行遷移。6.3.7 格式轉(zhuǎn)換6.3.7.1 格式的選擇分析新舊系統(tǒng)電子檔案格式差異，確定轉(zhuǎn)換方案，選擇透明格式（具體見(jiàn)附錄A）進(jìn)行轉(zhuǎn)換。6.3.7.2 電子檔案長(zhǎng)期保存的格式應(yīng)支持與其他格式的相互轉(zhuǎn)換。6.3.7.3 電子檔案格式不能選擇有損壓縮、子采樣、縮減采樣或其他可能

15、改變文件內(nèi)容或降低原始數(shù)據(jù)質(zhì)量的格式。6.3.8 根據(jù)規(guī)劃進(jìn)行遷移測(cè)試對(duì)于數(shù)據(jù)量大、種類繁多或技術(shù)復(fù)雜的電子檔案，應(yīng)進(jìn)行少量電子檔案的遷移測(cè)試，統(tǒng)計(jì)、分析出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)調(diào)整遷移方案。6.3.9 建立應(yīng)急措施在電子檔案遷移前，必須對(duì)電子檔案進(jìn)行備份。一旦遷移失敗，保證可迅速恢復(fù)。6.4 遷移實(shí)施6.4.1 檢查遷移規(guī)劃、方案、流程。6.4.2 根據(jù)遷移準(zhǔn)備，確定新的電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境、應(yīng)用技術(shù)和格式，并進(jìn)行部署、配置。6.4.3 遷移程序，必須經(jīng)檢測(cè)，才可投入使用。6.4.4 對(duì)即將開(kāi)始遷移的電子檔案，必須結(jié)束共享、利用等業(yè)務(wù)流程。6.4.5 在遷移執(zhí)行過(guò)程中，電子檔案從源地址遷移到目標(biāo)地址，無(wú)

16、論在何種情況下，都應(yīng)可以隨時(shí)停止，并能夠?qū)崿F(xiàn)完全恢復(fù)。6.4.6 電子檔案遷移完成后，要形成遷移記錄（具體見(jiàn)附錄B 表 B1） ，以備查考。6.4.7 電子檔案遷移完成后，應(yīng)立即著手對(duì)遷移后電子檔案進(jìn)行備份。6.5 遷移校驗(yàn)6.5.1 電子檔案遷移后，必須對(duì)遷移后的電子檔案進(jìn)行校驗(yàn)。6.5.2 程序校驗(yàn)編寫(xiě)程序，對(duì)電子檔案進(jìn)行自動(dòng)校驗(yàn)。合格率要達(dá)到100%。6.5.3 人工校驗(yàn)通過(guò)運(yùn)行新系統(tǒng)的功能模塊，特別是檢索、報(bào)表等功能，人工抽查校驗(yàn)遷移電子檔案。抽查率不低于10%，合格率要達(dá)到100%。6.5.4 校驗(yàn)內(nèi)容6.5.4.1 遷移前后電子檔案數(shù)量。6.5.4.2 遷移前后電子檔案所占載體空間

17、。6.5.4.3 遷移前后電子檔案可視內(nèi)容的一致性。6.5.4.4 遷移前后電子檔案元數(shù)據(jù)的對(duì)照。6.5.4.5 遷移后重復(fù)的電子檔案。6.5.5 結(jié)束遷移流程。7 源系統(tǒng)的處理7.1 遷移完成之后，遷移前的電子檔案或源系統(tǒng)仍需保存，直到遷移后的電子檔案在目的系統(tǒng)正常運(yùn)行一年后，遷移前的電子檔案和源系統(tǒng)才可進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)進(jìn)行審核，同時(shí)登記造冊(cè)（具體見(jiàn)附錄B 表B2） ，以備查考。7.2 銷毀的原存儲(chǔ)載體，如磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等，應(yīng)由專門(mén)人員進(jìn)行銷毀，并登記造冊(cè)（具體見(jiàn)附錄 B 表 B3） ，以備查考。附錄A（資料性附錄）常見(jiàn)電子文件格式文件類型格式格式特征純文本文件TXK式格式簡(jiǎn)單透明、不含

18、結(jié)構(gòu)信息、不包含加密、不綁定軟硬件、能用 基本文本編輯工具閱讀、數(shù)據(jù)占用字節(jié)數(shù)少等。XM咯式遵循XM技術(shù)規(guī)范，格式開(kāi)放、不綁定軟硬件、格式自描述、不包含 加密、易于轉(zhuǎn)換等。RTF式格式開(kāi)放、不綁定軟硬件、不包含加密、易于轉(zhuǎn)換等。WP貉式支持?jǐn)?shù)字簽名、可向其他文本格式轉(zhuǎn)換等。版式文件PDF/AM 式遵循ISO/DIS 19005文件管理電子文件長(zhǎng)期保存格式第1部分PDF1.4的使用（PDF/A-1），支持?jǐn)?shù)字簽名、格式開(kāi)放、不綁定軟硬 件、格式自包含、格式自描述、固定顯示、不包含加密、可向具他 文本格式轉(zhuǎn)換等。CE潞式支持?jǐn)?shù)字簽名、格式自描述、固定顯示、可向其他文本格式轉(zhuǎn)換等。圖像文件TIFF格式支持無(wú)損壓縮、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換、聚合能力強(qiáng)等。JPEG-2000格式遵循ISO 15444-1:2004信息技術(shù)JPEG 2000圖像編碼系統(tǒng) 核心編碼系統(tǒng)，格式透明、支持無(wú)損壓縮、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換等。JPEG式遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，格式透明、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換等。GIF格式支持無(wú)損壓縮、格式透明、不綁定軟硬件、易于轉(zhuǎn)換等。音頻文件WAB 式支持?jǐn)?shù)字水印技術(shù)、支持無(wú)損或其他公開(kāi)的壓縮算法、易于轉(zhuǎn)換等。MP璐式遵循GB/T 17191-1997信息技術(shù) 具有1.5Mbit/s 數(shù)據(jù)傳輸率的數(shù)字存儲(chǔ)媒體運(yùn)動(dòng)圖像及其伴音的編碼，壓縮算法公開(kāi)、格式